Employer of Record: Bedeutung, Vorteile, Funktion

Der Begriff Employer of Record (EOR) steht für ein Dienstleistungsmodell, bei dem ein Serviceanbieter – der Employer of Record – seine Auftraggeber beim internationalen Personaleinsatz unterstützt.

Bei diesem im angloamerikanischen Raum entwickelten Modell stellt der EOR im Auftrag einer Organisation, die ins Ausland expandieren möchte, Beschäftigte für jene Organisation ein. Und zwar nach den gültigen arbeitsrechtlichen Regeln und Gesetzen jenes Landes, in dem der Kunde bisher keine Niederlassung hat und auch nicht benötigt – weil der EOR dort einen lokalen Firmensitz hat.

Insbesondere in Zeiten von mobilem und hybridem Arbeiten gewinnen Remote Teams und die Beschäftigung von Fachkräften im Ausland zunehmend an Bedeutung. Unternehmen möchten ihren Beschäftigten mehr Flexibilität im Hinblick auf Arbeitsort und Arbeitsweise bieten, außerdem müssen, bedingt durch den Fachkräftemangel, neue Wege beim Recruiting sowie bei der Bindung von Top-Mitarbeitenden gegangen werden. Unterstützung holen sich viele Unternehmen hierbei bei Employer of Record.

WorkMotion fasst die zentrale Aufgabe eines Employer of Record zusammen: 

Der Employer of Record ist der formale Arbeitgeber und wickelt in diesem Rahmen auch sämtliche Aufgaben und rechtlichen Verpflichtungen rund um Bezahlung, Sozialleistungen, Steuern, Versicherungen und Arbeitsverträge ab. Der EOR muss dafür die im jeweiligen Land geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten und eventuell auch nötige Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen für die Beschäftigten einholen. Er hat auch das disziplinarische Weisungsrecht und darf (in der Regel nach Rücksprache mit dem Auftraggeber) Mitarbeitende abmahnen und kündigen.

Das beauftragende Unternehmen wiederum hat ausschließlich ein fachliches Weisungsrecht. Es entscheidet, welche Tätigkeiten von den Mitarbeitenden vor Ort durchgeführt und wie diese inhaltlich ausgestaltet werden.

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Beide Begriffe beschreiben Modelle der Arbeitgeberübernahme im internationalen Kontext. Während ein EOR als alleiniger formaler Arbeitgeber rechtlich für die Beschäftigten verantwortlich ist, teilen sich beim PEO-Modell Auftraggeber und PEO diese Rolle gemeinschaftlich.

Um eine PEO nutzen zu können, benötigt das beauftragende Unternehmen im gewählten Land eine eigene Niederlassung. Dadurch wird der Kunde zum Mitarbeitgeber und ist für die Einhaltung der vor Ort geltenden Arbeitsgesetze verantwortlich. Haftung und Risiken sind beim PEO-Modell geteilt. Außerdem setzt eine Professional Employment Organisation in der Regel eine minimale Anzahl von Mitarbeitenden voraus, während ein Employer of Record für Unternehmen jeder Größenordnung aktiv werden kann.

Wichtig: Die Begriffe "Employer of Record" und "Professional Employment Organisation" können in verschiedenen Ländern und Rechtssystemen unterschiedlich verwendet werden. Machen Sie sich deshalb immer mit den vor Ort geltenden spezifischen Vorschriften und Vereinbarungen vertraut.

Auch eine Global Employment Organisation ist eine Form der Arbeitgeberübernahme im internationalen Kontext. Strukturell steht sie eine Ebene über einem EOR. Eine GEO besteht demnach aus mehreren EORs, die in möglichst vielen Ländern vertreten sind. Die einzelnen EORs konzentrieren sich dann auf die Dienstleistungen für Kunden in einem speziellen Land. GEOs sind in der Regel global aufgestellt.

Unternehmen, die eine internationale oder globale Strategie verfolgen, stehen bei der Expansion in neue Länder und Märkte vor zahlreichen Hürden. Eine ist die Rekrutierung von Personal im Zielland unter landesspezifischen, oft komplexen arbeitsrechtlichen Umständen. Damit der Markteintritt im Ausland reibungslos und vor allem schnell vonstatten gehen kann, nutzen immer mehr Unternehmen die Dienste eines Employer of Record. Dieser kümmert sich alleinverantwortlich um die Personalbeschaffung vor Ort – dabei immer im Einklang mit den aktuellen Gesetzen und Vorschriften des neuen Landes.

Die Vorteile von Unternehmen, die auf das Modell eines Employer of Record setzen, sind vielfältig.

• Sie erzielen einen schnellen und vor allem effizienten globalen Marktzugang, meist innerhalb weniger Wochen.

• Sie können einfach in neue Märkte expandieren, ohne eine eigene lokale Niederlassung mit hohem zeitlichem und finanziellem Aufwand eröffnen zu müssen.

• Sie erhalten durch die Zusammenarbeit mit einem EOR zudem Zugriff auf einen großen internationalen Talentpool. In Zeiten eines lokalen Fachkräftemangels kann dies sogar zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.

• Sie profitieren davon, dass ein EOR-Dienstleister wie WorkMotion die Verantwortung als rechtlicher Arbeitgeber übernimmt und die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes gewährleistet. Das Arbeitsverhältnis wird rechtskonform betreut.

• Sie erlangen Vorteile dadurch, dass EORs auch den kompletten administrativen Teil, z. B. die Vertragserstellung, Lohnabrechnung, Steuerabwicklung und Versicherungen sicherstellen. Der eigene administrative Aufwand wird dadurch deutlich geringer.

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Employer of Record eignen sich als Personaldienstleister immer dann für Unternehmen, wenn eine stärkere Internationalisierung des Geschäftsmodells ansteht und in diesem Zusammenhang neue Märkte getestet werden sollen, ohne dass dafür eigene Niederlassungen gegründet werden müssen.

Der Employer of Record garantiert seinen Auftraggebern in diesem Zusammenhang die Einhaltung auch komplexer arbeitsrechtlichen Vorschriften des Ziellandes. Dabei werden auch die entstehenden Kosten so gering wie möglich gehalten. Unternehmen, die den lokalen Fachkräftemangel bewältigen und gleichzeitig ihren Talentpool vergrößern möchten, profitieren von diesem Einstellungsmodell.

Organisationen, die bisher in ihren neuen internationalen Standorten auf das arbeitsrechtliche Konstrukt des Freelancers zurückgegriffen haben, um passende Fachkräfte vor Ort zu haben, nehmen nach Einschätzung der Experten von WorkMotion verstärkt eine Konvertierung dieses Arbeitsverhältnisses vor. Mit der stärkeren Verbreitung und Bekanntheit des Employer-of-Record-Modells setzt es sich sukzessive als effiziente und vor allem rechtskonforme Lösung immer mehr durch. Die ehemaligen Freelancer werden jetzt Festangestellte – beim formalen Arbeitgeber EOR.

Mangelndes Vertrauen dem Dienstleister gegenüber

Unternehmen geben nur ungern Verantwortung an Dienstleister ab. Wenn es dabei um bedeutende Vorgänge wie eine arbeitsrechtskonforme Einstellung von Beschäftigten im Ausland geht, ist das auf den ersten Blick auch verständlich. 

Doch es kann schnell zu erheblichen Missverständnissen kommen, wenn Unternehmen die Arbeitsverträge von im Ausland beschäftigten Mitarbeitenden selbst in die Hand nehmen und diese vor dem Hintergrund der eigenen kulturellen und arbeitsrechtlichen Prägung erarbeiten möchten. 

Jedes Land hat individuelle arbeitsrechtliche Grundlagen und Vorschriften, die sich vom deutschen Arbeitsrecht teils gravierend unterscheiden. Deshalb sollten Sie nach der Entscheidung für ein EOR-Modell auch auf die fachliche Expertise Ihres Dienstleisters vertrauen.

Kommunikationsprobleme und Unsicherheiten der Talente

Auch eine unzureichende Kommunikation zwischen Unternehmen und EOR kann zu Missverständnissen und Verzögerungen führen. Achten Sie deshalb darauf, von Anfang an klare Kommunikationskanäle und -protokolle festzulegen. Regelmäßige Meetings können helfen, offene Fragen zu klären, Probleme zu besprechen und sicherzustellen, dass alle Parteien auf dem gleichen Stand sind.

Unabhängig davon, ob ein neues Talent im Ausland gefunden oder eine Freelance-Beschäftigung in eine Festanstellung konvertiert werden soll – tauschen Sie sich frühzeitig und transparent mit Ihren Kandidat:innen über die Gründe und Vorteile einer Festanstellung mittels EOR-Anbieter aus. Damit vermeiden Sie Verzögerungen und nachgelagerte Diskussionen und stellen sicher, dass alle Beteiligten dieselben Ziele verfolgen.

Mangelnde Transparenz bei Kosten und Gebühren

Einige Employer of Record erheben versteckte Kosten oder Gebühren, die beim Auftraggeber zu finanziellen Unklarheiten führen können. Deshalb sollten Sie im Vorfeld unbedingt klare Vereinbarungen über die Gebührenstruktur und alle zusätzlichen Kosten treffen. Der Vertrag mit dem EOR-Dienstleister sollte transparent sein und alle finanziellen Aspekte im Detail aufführen, damit Sie vor bösen Überraschungen gefeit sind.

Das Modell mit einem Employer of Record stellt nach deutschem Recht in vielen Fällen eine sog. Arbeitnehmerüberlassung dar, die wiederum im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) geregelt ist. Die beim formalen Arbeitgeber EOR beschäftigten Mitarbeitenden werden von diesem an das Kundenunternehmen „verliehen“ und fachlich in dessen Unternehmensorganisation eingegliedert.

Das AÜG findet übrigens keine Anwendung in dem Fall, dass ein ausländischer Employer of Record Mitarbeitende ausschließlich im Ausland beschäftigt. Dann benötigt der EOR auch keine Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis.

Ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz aber anzuwenden – etwa, weil der im Ausland Beschäftigte auch mobil in Deutschland arbeitet -, muss der Employer of Record zwingend über eine Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis verfügen. Eine arbeitsrechtliche Hürde stellt in diesem Zusammenhang auch die maximale Überlassungsdauer von 18 Monaten dar – etwa, wenn der Mitarbeitende darüber hinaus beschäftigt werden soll.

Weiterhin ist in jedem Einzelfall von den Vertragsparteien zu prüfen, ob bei einer Tätigkeit im Ausland nicht eventuell doch auch Bestandteile des in der Regel strikten deutschen Arbeitsrechts angewendet werden müssen, wenn es etwa um Kündigungen geht.

Damit Unternehmen den für ihre Belange passenden Dienstleister für ein EOR-Modell finden können, sollten im Auswahlprozesse folgende Fragen geklärt werden.

• Wie gut ist der Dienstleister in dem Land vernetzt, für den Sie Mitarbeitende einstellen möchten?

• Wie lange ist er bereits vor Ort?

• Hat er eine eigene dauerhafte Niederlassung oder greift er lediglich auf Kooperationspartner vor Ort zurück?

• Hat der Dienstleister selbst Mitarbeitende, die in der Lage sind, die erforderlichen HR-Anforderungen und Prozesse zu erfüllen?

• Gibt es aussagekräftige Kundenreferenzen für Ihre Branche?

• Wie ausgeprägt sind die Fachkenntnisse des EOR in dem Land/in den Ländern, in dem/denen Sie Personal aufbauen möchten?

• Kann der Anbieter in kurzer Zeit einstellen? Nutzt er dafür automatisierte Prozesse?

• Kann der Dienstleister die komplette Compliance – von der Gehaltsabrechnung über die Sozialleistungen bis hin zu steuerlichen Fragen – abdecken?

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