Entgeltbescheinigung und elektronische Entgeltbescheinigung (EEL): Alle wichtigen Fakten

In der Entgeltbescheinigung informiert der Arbeitgeber seine Beschäftigten in Textform über deren Arbeitsentgelt. Auf dem Dokument müssen der Abrechnungszeitraum – oft ein Kalendermonat – und die genaue Zusammensetzung des Entgelts sowie der im Abrechnungszeitraum angefallenen Abgaben auf das Entgelt angegeben sein.

Die Arbeitnehmenden können die Entgeltbescheinigung als offiziellen Nachweis ihres Einkommens nutzen, zum Beispiel gegenüber Behörden, Vermietern oder Banken. Aus diesem Grund ist die genaue Darstellung des Entgelts sowie aller weiteren Bestandteile seit 1.7.2013 durch den Gesetzgeber eindeutig geregelt.

Besser bekannt ist die Entgeltbescheinigung als monatliche Verdienstabrechnung (Gehalts- oder Lohnabrechnung; engl.: Payroll), die Angestellte vom Arbeitgeber bekommen. Im Kleingedruckten muss sie die verpflichtende Bemerkung enthalten: „Bescheinigung gemäß § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung".

§ 108 der Gewerbeordnung schreibt vor, dass die Entgeltbescheinigung in Textform ausgestellt werden muss. Sie darf in Papierform oder digital übermittelt werden; das digitale Dokument müssen Mitarbeitende jedoch bei Bedarf ausdrucken können. (In der Regel wird ein PDF verwendet).

Sie muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• den Abrechnungszeitraum

• persönliche Daten des Arbeitnehmenden

• Angaben zum Arbeitgeber

• Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale

• die detaillierte Zusammensetzung des Arbeitsentgelts; dazu gehören Angaben über Art und Höhe von Zuschlägen und Zulagen, Nebenbezüge („geldwerte Vorteile") und Vorschüsse sowie (gesetzlich und sonstige) Abzüge oder Abschlagszahlungen.

Die Gewerbeordnung legt lediglich einen groben Rahmen fest. In einer ergänzenden Rechtsverordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung finden Arbeitgeber eine genaue und abschließende Auflistung aller erforderlichen Angaben.

Die Bescheinigung enthält das sogenannte Kirchensteuermerkmal – die Angabe zur Religionszugehörigkeit eines Mitarbeitenden. Arbeitnehmer:innen dürfen dieses Merkmal unkenntlich machen, wenn sie das Dokument Dritten gegenüber als Nachweis verwenden. (Sollten die steuerlichen Abzüge für den Nachweis relevant sein, muss die Kirchensteuer jedoch als solche erkennbar sein; zum Beispiel durch den Hinweis „Mitglied einer Kirche“.)Wenn Unternehmen ein sogenanntes „systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm“ nutzen, erfüllen die Mitteilungen automatisch die gesetzlichen Erfordernisse. Die Software zur Lohnabrechnung von DATEV ist ein Beispiel für ein solches Programm.

Wie bereits erwähnt ist der Vermerk “Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 GewO” auf dem Dokument verpflichtend. Dadurch ist für die Empfänger erkennbar, dass die Bescheinigung die Vorschriften der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) erfüllt und als Nachweis des Einkommens gültig ist.

Die Entgeltbescheinigung ist nicht nur für die persönlichen Unterlagen der Arbeitnehmenden gedacht. Wann immer Arbeitnehmende ihr Einkommen gegenüber Behörden, Unternehmen oder anderen Privatpersonen nachweisen müssen, benötigen sie die Entgeltbescheinigung; zum Beispiel, wenn sie Sozialleistungen bei der Agentur für Arbeit beantragen. Das Dokument gilt dann als amtlicher Nachweis. Auch ist es üblich, wenn Banken bei einer Kreditaufnahme oder Vermieter vor Abschluss eines Mietvertrages die letzten Entgeltbescheinigungen verlangen.

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Die monatliche Abrechnung ist zwar üblich, aber nicht vorgeschrieben. Arbeitgeber müssen Entgeltbescheinigungen laut Gesetz nur dann ausstellen, wenn sich am Arbeitsentgelt etwas geändert hat. Stellen Arbeitgeber nicht für jeden Abrechnungszeitraum – normalerweise für den Kalendermonat – eine Bescheinigung aus, müssen sie einen gesonderten Hinweis in das Dokument aufnehmen:

Sie müssen angeben, für welche Zeiträume keine separaten Bescheinigungen ausgestellt wurden – oder, anders ausgedrückt, für welchen Zeitraum die zuletzt ausgestellte Entgeltbescheinigung gültig war. Arbeitnehmende müssen ihre Arbeitsentgelte durchgehend für alle Abrechnungszeiträume anhand der Bescheinigungen nachweisen können.

Die elektronische Entgeltbescheinigung übermitteln Arbeitgeber an Krankenkassen, zum Beispiel, wenn Mitarbeitende Ersatzleistungen wie Krankengeld oder Mutterschaftsgeld beantragen. Mitarbeitende selbst erhalten die Bescheinigung nicht.

Diese Bescheinigungen müssen seit 1.1.2020 digital übermittelt werden: deshalb der Begriff „elektronische Entgeltbescheinigung.“ Welche Daten Arbeitgeber in welcher Form übermitteln müssen, ist in der Verfahrensbeschreibung „Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen“ (DTA EEL) beschrieben; die erforderlichen Angaben unterscheiden sich je nach dem Zweck der Bescheinigung.

Detaillierte Informationen hierzu finden Arbeitgeber auf der Website gkv-datenautausch.de.

Wann immer das Arbeitsentgelt teilweise oder ganz von der Sozialversicherung übernommen wird, also sogenannte Entgeltersatzleistungen beantragt werden, müssen Arbeitgeber eine elektronische Entgeltbescheinigung EEL ausstellen. Auf Basis der Entgelte der letzten Monate werden die jeweiligen Ansprüche der Arbeitnehmenden berechnet.

Arbeitgeber müssen in diesen Fällen die elektronische Entgeltbescheinigung direkt an die Krankenkassen oder die Sozialversicherungsträger übermitteln.

Für die Beantragung folgender Entgeltersatzleistungen wird die Entgeltbescheinigung benötigt:

Die Mutterschutzfrist beginnt normalerweise 6 Wochen vor dem geplanten Geburtstermin und endet acht Wochen nach der Entbindung. Während dieser Zeit bekommen Frauen, die selbst gesetzlich versichert sind, Mutterschaftsgeld. Es wird berechnet anhand des durchschnittlichen Nettolohns der letzten drei Monate, in denen eine Frau vor der Geburt berufstätig war.

Die Entgeltbescheinigung für das Mutterschaftsgeld muss an die Krankenkasse übermittelt werden, sobald die Mutterschutzfrist beginnt; in der Regel stellen Arzt oder Hebamme sieben Wochen vor dem errechneten Geburtstermin die dafür nötige Bescheinigung aus.

Arbeitnehmende erhalten bei einer Arbeitsunfähigkeit 6 Wochen (42 Kalendertage) Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger, springt die Krankenkasse ein und zahlt Krankengeld.

Arbeitgeber müssen die elektronische Entgeltbescheinigung für das Krankengeld an die Krankenkassen melden, sobald absehbar ist, dass Beschäftigte länger als 6 Wochen krank sein werden und die Entgeltfortzahlung auslaufen wird.

Arbeitnehmende dürfen der Arbeit (für eine bestimmte Anzahl an Tagen pro Jahr) fernbleiben, wenn sie ein krankes Kind pflegen oder beaufsichtigen müssen. Die Voraussetzungen: das Kind ist unter 12 Jahre ist, dessen Krankheit wurde ärztlich attestiert und keine andere, im selben Haushalt lebende Person kann die Betreuung übernehmen. In diesem Fall erhalten Arbeitnehmende ein Kinderkrankengeld.

Die Entgeltbescheinigung muss an die Krankenkasse übermittelt werden, sobald ein Elternteil die „Arbeitsunfähigkeit“ an den Arbeitgeber meldet.

(Während der Lockdowns in der Corona-Pandemie wurde das Kinderkrankengeld auch für die Betreuung gesunder Kinder gezahlt, die nicht zur Schule oder in die Kita gehen konnten. Eltern mussten dann eine Bescheinigung der jeweiligen Einrichtung beim Arbeitgeber vorlegen.)

Nach einem Unfall, einer längeren Arbeitsunfähigkeit oder bei einer Behinderung benötigen Arbeitnehmende eventuell besondere Maßnahmen, um wieder zurück ins Arbeitsleben zu finden. Um dabei zu unterstützen, zahlen verschiedene Stellen Ersatzleistungen, die unter dem Begriff „Übergangsgeld“ zusammengefasst werden, wie:

• Die Rentenversicherung zahlt Übergangsgeld während Reha-Maßnahmen.

• Die gesetzliche Unfallversicherung zahlt nach Arbeitsunfähigkeiten, die durch Arbeitsunfälle oder Berufskrankheiten verursacht wurden.

• Die Agentur für Arbeit bezuschusst Maßnahmen, durch die Menschen mit Behinderung einen Beruf erlernen und ausüben können.

Arbeitgeber müssen die elektronische Entgeltbescheinigung zur Berechnung des Übergangsgelds an den jeweiligen Träger übermitteln, sobald eine der genannten Maßnahmen absehbar ist.