Executive Search – Führungs- und Fachkräfte effektiv besetzen

Als Executive Search bezeichnet man die qualifizierte und spezialisierte Beratung, Suche und Ansprache von Kandidat:innen für gehobene Leitungspositionen durch eine externe Personalberatung.

Eine Executive Search wird durch ein Unternehmen beauftragt, das eine offene Stelle zu besetzen hat. Mit den "Executives" waren in den Anfängen der Executive Search vor allem leitende Angestellte gemeint, zu denen u.a. Mitglieder der Geschäftsführung oder auch des Vorstandes zählten. Inzwischen werden nicht nur die Top-Manager:innen über eine Executive Search gesucht, sondern viele hochspezialisierte Fachjobs in Schlüsselpositionen.

Der englische Begriff Executive Search hat sich mittlerweile gegenüber dem vergleichbaren deutschsprachigen Terminus Direktsuche durchgesetzt, der sehr exakt beschreibt, was beim Search-Prozess geschieht: Bei der Direktsuche macht sich die Personalberatung aktiv und direkt auf die Suche nach passenden Kandidat:innen. Man wartet nicht auf Bewerbungen, sondern spricht interessante Persönlichkeiten von sich aus an.

2019 waren rund 2.000 Personalberatungen in Deutschland aktiv und zwischen 2000 und 2018 hat sich der Umsatz der Personalberaterbranche nahezu verdoppelt.

Personalberater vs. Personalvermittler

Organisationen, die Executive Search betreiben, werden als Personalberater oder landläufig auch als Headhunter (ein nicht geschützter Titel) bezeichnet. Sie sind oft auf einzelne Branchen und Organisationsstrukturen spezialisiert und werden nicht zwingend nach Erfolg, sondern in festgelegten Raten für die erbrachten Dienstleistungen bezahlt. Eine gängige Regelung ist hier das Drittel-Modell: Ein Drittel des festen Honorars wird nach Auftragserteilung gezahlt, das zweite Drittel nach der Präsentation geeigneter Kandidat:innen und das letzte Drittel bei Einstellung.

Während Personalberater ihre Klienten exklusiv und mit einem zeitaufwändigen und individuellen Beratungs- und Auswahlprozess durch den gesamten Recruiting-Prozess führen, vermitteln Personaldienstleister Angestellte aller Qualifikations- und Hierarchiestufen. Diese Personalvermittler sind u.a. Zeitarbeitsunternehmen, die Kandidat:innen im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung an das Unternehmen vermitteln. Hier geht es um die zeitlich befristete und auf Quantität angelegte „Beschaffung“ von qualifizierten Mitarbeiter:innen. Personalvermittler arbeiten in der Regel nicht exklusiv für einen Auftraggeber.

Top-Kandidaten gewinnen? Das muss kein Traum bleiben

Gestalten Sie Karriereseiten, erstellen Sie Jobanzeigen und veröffentlichen Sie diese per Klick auf mehr als 600 Portalen: alles in Personio.

Talente mit Personio finden

Perfekt passende Mitarbeiter:innen in Schlüsselpositionen sind ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Doch in immer mehr Branchen und Positionen gibt es Personalengpässe. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die abseits der Metropolregionen liegen oder deren Marke eher unbekannt ist. Sie geraten im „War for talents“ rasch ins Hintertreffen und können mithilfe der Executive Search perfekte Mitarbeiter:innen finden.

Auch der rasante technologische Wandel, die demographische Entwicklung und die Digitalisierung stellen Organisationen bei der Personalsuche vor immer größere Herausforderungen, die die eigenen HR-Abteilungen nicht mehr ausreichend bewältigen können.

Für folgende Positionen bietet sich die Executive Search an:

• Positionen, die über ein hohes Budget wachen

• Positionen, die große Personalverantwortung haben

• Positionen, bei denen Fehlbesetzungen extrem teuer sind

• Positionen, die aufgrund von Fachkräfteengpässen schwer zu besetzen sind

• Positionen, die vom Suchenden fundierte Branchenkenntnisse erfordern

• Positionen, bei denen Vertraulichkeit ein zentraler Faktor ist

Sie wollen Top-Kandidaten lieber selbst finden?

Mit Personio veröffentlichen Sie Ihre Stellen per Klick auf über 500 Jobportalen. Analysen zeigen, welche Kanäle die meisten Bewerber:innen bringen.

Recruiting mit Personio

Die Executive Search ist ein mehrstufiger Prozess, bei dem das auftraggebende Unternehmen und die Personalberatung Hand in Hand arbeiten. So läuft der Prozess bei einer guten Executive Search ab.

Am Beginn einer Direktsuche nach der Auftragserteilung steht zunächst die Analyse des Personalbedarfs.

• Für welche Position sucht das Unternehmen?

• Wie sieht das exakte Wunschprofil der Kandidat:innen konkret aus?

• Welche fachlichen Kompetenzen sind zwingend erforderlich?

• Wie sieht die Suchstrategie aus?

• Wie wichtig sind bisherige Erfolge der Kanditat:innen bei der Neubesetzung?

• In welchem Gehaltsrahmen wird gesucht?

• Bei welchen Unternehmen (des Wettbewerbs) soll gezielt gesucht werden?

Wenn diese oder ähnliche Fragen im engen Austausch zwischen Beratung und Unternehmen beantwortet sind, kann die Personalberatung mit der Executive Search beginnen.

Als nächstes gehen die „Researcher“ in der Personalberatung an die Arbeit. Sie arbeiten die vorab festgelegten Zielfirmen ab und identifizieren so mögliche Kandidaten. Zusätzlich werden die eigenen Netzwerke in der entsprechenden Branche sorgfältig durchkämmt. Mögliche passende Kanditat:innen werden dann sehr diskret – in der Regel telefonisch – kontaktiert und dabei der Wechselwille abgefragt. Im Rahmen dieses Schrittes entsteht eine Art Long List als Ausgangspunkt für die nun folgende Filterung nach strengen Kriterien.

Von groß nach klein – nach diesem Motto verengen die Personalberater nun ihre Long List und generieren eine qualifizierte Vorauswahl passender und wechselwilliger Personen. Es folgen Erstgespräche mit den Kandidat:innen, bei denen die Berater genau prüfen, wie deckungsgleich Anforderungen und Vorstellungen beider Seiten sind. Auch ein fachlicher Background-Check wird in dieser Phase durchgeführt. Den Kandidat:innen wird das suchende Unternehmen, seine Unternehmenskultur und Ziele vorgestellt. In möglichen weiteren Interviews rückt dann vor allem die Wahrscheinlichkeit eines Wechsels in den Mittelpunkt. Je größer das Interesse der Kandidat:in an der Vakanz, desto ernsthafter wird er/sie den weiteren Prozess verfolgen. Berater brauchen hierfür vor allem psychologisches Hintergrundwissen und eine feinfühlige Art.

Die Entscheidung rückt näher. Die Personalberatung erstellt nun für die Kandidat:innen, die es auf die Short List geschafft haben, aussagekräftige Profile, in denen das Unternehmen detaillierte Einblicke erhält. Seriöse Personalberater evaluieren auch das Entwicklungspotenzial der Kandidat:innen. Zwischen drei und fünf Profilen erhalten die Unternehmen – die dann jene auswählen, die sie persönlich kennenlernen möchten. Auch während dieser Gespräche sind die Berater dabei – entweder als passive Beobachter oder – wenn gewünscht – als aktive Gesprächsgestalter. Wichtig: Vertreter:innen des Unternehmens müssen verstehen, dass ihnen keine klassische Bewerber:innen gegenübersitzen, sondern Kandidat:innen, die bereits durch einen strikten Auswahlprozess gegangen sind. Kommunikation auf Augenhöhe ist wichtig.

Das Unternehmen hat eine Entscheidung getroffen. Nun geht es in die Vertrags- und Gehaltsverhandlungen. Auch hierbei unterstützt eine Personalberatung die HR-Abteilung des aufnehmenden Unternehmens. Einige Beratungen bieten auch eine Begleitung des Onboarding-Prozesses an. Die Executive Search ist erfolgreich abgeschlossen.