Falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgeber: Infos 2025

Im September 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht die Pflicht der Arbeitszeiterfassung, die Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive der Pausenzeiten beinhaltet. Bis dato musste lediglich die von Arbeitnehmenden geleistete Mehrarbeit dokumentiert werden (§ 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes). 

Da Arbeitszeitnachweise zu den personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO gehören, gelten die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung. So ist etwa eine Nutzung der Daten für Leistungs- und Verhaltenskontrollen untersagt. Aus arbeitsrechtlicher Sicht besteht eine Aufbewahrungsdauer der Arbeitszeitnachweise von 2 Jahren.

Hat sich in den Aufzeichnungen der Arbeitszeit ein Fehler eingeschlichen, muss der Arbeitgeber die Zeiterfassung korrigieren. Schließlich steht deren ordentliche Dokumentation oft im direkten Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung. Eine wissentlich falsche Arbeitszeiterfassung durch den Arbeitgeber bzw. deren absichtliche Manipulation gilt demnach als Arbeitszeitbetrug. 

Um einer falschen Arbeitszeiterfassung durch den Arbeitgeber vorzubeugen, steht den Mitarbeitenden vor allem ein Mittel zur Verfügung: die eigenständige Mitschrift ihrer persönlichen Arbeitszeit – zusätzlich zum Zeiterfassungssystem des Arbeitgebers. Durch den Abgleich der Arbeitszeiten treten Flüchtigkeits- oder Systemfehler in der Regel zutage. 

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Bei Unstimmigkeiten in der Arbeitszeiterfassung sollten Arbeitnehmende ihren Arbeitgeber zunächst auf den Irrtum aufmerksam machen und dessen Beseitigung fordern.

„Korrigiert“ der Arbeitgeber die Zeiterfassung jedoch vorsätzlich in unzutreffender Weise und unterschlägt damit Arbeitsentgelte von Arbeitnehmenden, hat dies rechtliche Folgen. Je nach Ausmaß und den näheren Umständen handelt es sich potenziell um eine Ordnungswidrigkeit oder Straftat. Erstere kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Trifft allerdings der Straftatbestand des Vorenthaltens und Veruntreuens von Arbeitsentgelt (§ 266a StGB) zu, so drohen in schweren Fällen Geldstrafen oder Freiheitsstrafen bis zu 5 Jahren. 

Prinzipiell darf die Arbeitszeit handschriftlich dokumentiert werden. Dies kann allerdings bei der Übertragung in die Software der Lohnbuchhaltung zu unbeabsichtigten Fehlern führen. Auch können Excel-Tabellen zur Zeiterfassung von Datenverlust oder versehentlichem Überschreiben betroffen sein. 

Eine mutwillige falsche Arbeitszeiterfassung durch den Arbeitgeber hingegen liegt vor, wenn dokumentierte Überstunden im Nachhinein gestrichen werden. Anfällig für Missbrauch ist ebenso der Minijob-Bereich. So kann durch eine unerlaubte Korrektur der Zeiterfassung durch den Arbeitgeber ein:e Minijobber:in mehr Stunden pro Monat eingesetzt werden als rechtmäßig zugelassen.

Wie lassen sich Flüchtigkeitsfehler oder gar Manipulationen – und damit eine falsche Arbeitszeiterfassung durch den Arbeitgeber – wirkungsvoll vermeiden?

• Vier-Augen-Prinzip: Als organisatorische Maßnahme bietet sich eine Kontrolle durch zwei Parteien an, beispielsweise bestehend aus HR und der direkten Führungskraft. 

• Kontrolle durch den Betriebsrat: Dieser ist dafür zuständig, die Einhaltung der Arbeitszeiten (inklusive deren Dokumentation) zu überwachen.

• Digitales Zeiterfassungssystem: Ein Zeiterfassungssystem ist ein effektives Mittel, um eine falsche Arbeitszeiterfassung durch den Arbeitgeber im Vorfeld zu vermeiden. Nutzen Sie hierzu das sichere Zeiterfassungssystem von Personio. Dank des automatischen Datentransfers an die Lohnabrechnung werden zudem Übertragungsfehler minimiert. 

Der Arbeitgeber muss die betriebliche Arbeitszeiterfassung organisieren, kontrollieren sowie Fehler in der Zeiterfassung bei Bedarf korrigieren. Die Arbeitsschutzbehörde des jeweiligen Bundeslands ist letztendlich zuständig dafür, dass die gesetzlichen Vorschriften angewendet und eingehalten werden.

Bei Arbeitszeitverstößen muss zunächst der Arbeitgeber zur Beseitigung der Missstände aufgefordert werden. Ein alternativer Ansprechpartner ist der Betriebsrat. Korrigiert der Arbeitgeber die Zeiterfassung nicht – etwa nach gemeldeten Unstimmigkeiten –, fungiert die zuständige Arbeitsschutzbehörde des Bundeslands als letzte Anlaufstelle.

Das Arbeitszeitgesetz enthält keine Spezifikation zur Genauigkeit der Zeiterfassung. Um das Risiko einer falschen Arbeitszeiterfassung durch den Arbeitgeber zu verringern, ist ein minütlicher Arbeitsnachweis jedoch zu empfehlen.