Feedback geben: Methoden, Regeln & Beispiele

Anderen Feedback zu geben bedeutet, ihnen mitzuteilen, wie man ihr Verhalten wahrnimmt, wie es auf einen selbst wirkt, und welche Veränderungen man sich eventuell wünscht. Der aus dem Englischen stammende Begriff bedeutet übersetzt „Rückkopplung“. Feedback kann neutral, positiv (Lob) und negativ (Kritik) sein.

Ziel eines Feedbacks ist, eine Veränderung zu bewirken – nicht, jemanden schlechtzumachen oder zu bestrafen. Deshalb sollte Feedback immer konkret, sachlich, respektvoll und konstruktiv sein.

Feedback ist ein fester Bestandteil im Berufsleben und eine Hauptaufgabe von Führungskräften. Es soll Mitarbeitende motivieren, ihnen bei der Weiterentwicklung helfen und die Qualität der Arbeit steigern. Führungskräfte sollten auch selbst nach Feedback fragen und dieses annehmen, um sich selbst zu verbessern. So können auch demotivierende Faktoren für Mitarbeitende identifiziert werden. Lesetipp: In diesem Zusammenhang kann auch ein Zwischenzeugnis eine wichtige Rolle spielen.

Wer Feedback gibt, bezieht meist zwei Wahrnehmungen ein: Die Wahrnehmung des Gegenüber und die eigene Wahrnehmung. Diese Wahrnehmungen können situativ, selektiv und subjektiv sein.

Situativ: Die Wahrnehmung oder Beobachtung bezieht sich auf das Verhalten in einer bestimmten Situation und hat keine Allgemeingültigkeit.

Selektiv: Man wählt aus dem eigenen Informationsschatz die für sich bedeutungsvollsten Aspekte aus und nimmt diese dann fokussiert wahr.

Subjektiv: Das eigene Wertesystem bestimmt, was jemand wahrnimmt und wie er es bewertet. Deswegen sagt Feedback auch mehr über den Feedbackgeber als über den -nehmer aus. Diese persönliche Färbung der Rückmeldung birgt das Risiko von Beurteilungsverzerrungen, die es zu erkennen und zu minimieren gilt, um die Objektivität und Fairness im Feedbackprozess zu wahren.

Als Menschen neigen wir dazu, unsere eigenen Fehler zu übersehen und uns falsch einzuschätzen. Andere Menschen nehmen uns und unser Verhalten oft ganz anders wahr als wir denken. Die systematische Mitarbeiterbeurteilung ermöglicht eine objektivere Einschätzung der Leistungen und Kompetenzen, fördert die persönliche Entwicklung und unterstützt somit den gesamten Prozess der Mitarbeiterführung. Wenn sie uns dies mitteilen, können wir uns dadurch selbst besser kennenlernen und an uns arbeiten.

Solches Feedback aus dem Umfeld ist wertvoll. Es gehört zu den wirksamsten Werkzeugen in der Mitarbeiterführung. In der Arbeitswelt erfüllt Feedback eine Reihe von Funktionen:

• Positives Verhalten verstärken und unerwünschtes Verhalten abstellen

• Mitarbeitende motivieren und stärken

• Ziele und Anforderungen formulieren

• Konflikte lösen und vermeiden

• Kompetenzen und bisherige Leistung analysieren

• Weiterentwicklung von Mitarbeitenden planen

• Erfolge und Fortschritte feststellen

• Arbeitsergebnisse verbessern

Überdies stärkt konstruktives Feedback das Vertrauensverhältnis und die Wertschätzung zwischen Feedback-Gebenden und Empfangenden. Studien zeigen auch: Wenn Mitarbeitende regelmäßig Feedback erhalten, sind sie zufriedener und identifizieren sich stärker mit ihrem Arbeitgeber.

In Mitarbeitergesprächen konstruktives Feedback geben

Wie gestaltet man Mitarbeitergespräche strukturiert, zielorientiert und gleichzeitig entspannt sowie konstruktiv? Unser Leitfaden verrät es Ihnen.

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Wann und wie oft ist Feedback angebracht? Grundsätzlich gilt: Geben Sie regelmäßig und so oft wie möglich Feedback. Ihre Rückmeldung sollte zeitlich so nah wie möglich an dem Ereignis liegen, auf das es sich bezieht. Wenn Sie erst mehrere Wochen nach einem Ereignis ein Feedback dazu geben, wird es wahrscheinlich kaum wirken.

Ein jährliches Feedbackgespräch allein bringt daher wenig. Machen Sie Feedback zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags. Gute Gelegenheiten sind zum Beispiel Arbeits-Meetings, Abschlüsse von Projekten oder wenn Mitarbeitende eine Aufgabe erledigt haben.

Persönliches Feedback für einzelne Mitarbeitende sollten Sie grundsätzlich unter vier Augen in ruhiger Atmosphäre austauschen. Dafür können feste, regelmäßige Termine vereinbaren, wie einmal pro Monat oder auch wöchentlich nur 10 Minuten.

Beide Parteien sollten dabei gut vorbereitet, entspannt und aufnahmebereit sein. Auch wenn Sie Feedback möglichst zeitnah geben sollten, kann es sinnvoll sein, etwas zu warten: etwa wenn es gerade sehr stressig ist oder sich die Emotionen nach einem Streit noch nicht wieder gelegt haben. Ansonsten kann das Feedback sogar nach hinten losgehen und noch mehr Ärger verursachen.

Genauso, wie Sie regelmäßig Feedback geben, sollten Sie regelmäßig nach Feedback fragen. Schaffen Sie Gelegenheiten, in denen sich die Mitarbeitenden Ihnen gegenüber frei äußern können.

Beim Feedback kommt es meist mehr darauf an, wie Sie etwas sagen, als auf den Inhalt selbst. Diese Feedbackregeln helfen Ihnen:

Es gibt nur eine richtige Motivation für Feedback, nämlich andere unterstützen oder die Situation für alle verbessern zu wollen. Wenn Sie dagegen feststellen, dass Sie Frust ablassen oder jemandem „mal so richtig die Meinung geigen“ wollen, wird es nichts mit dem Feedback.

Bereiten Sie Feedback gut vor. Überlegen Sie sich, was Sie erreichen wollen. Notieren Sie sich die Hauptpunkte und arbeiten Sie eventuell passende Formulierungen aus. Integrieren Sie in die Vorbereitung eine Selbsteinschätzung, um die Reflexion eigener Leistungen und Entwicklungsziele zu fördern. Geben Sie auch Ihrem Gegenüber Zeit zu Vorbereitung, zum Beispiel in Form einer Selbsteinschätzung.

Richtiges Feedback, insbesondere im Rahmen eines formalisierten Personalgesprächs oder eines Beurteilungsgespräches, gehört in ein persönliches Gespräch mit den Mitarbeitenden von Angesicht zu Angesicht – oder über ein Online-Gespräch.

Schaffen Sie eine informelle und ruhige Atmosphäre und reservieren Sie ausreichend Zeit. Geben Sie negatives, persönliches Feedback nie vor einer Gruppe, sondern nur unter vier Augen.

Beziehen Sie Ihr Feedback auf konkrete Ereignisse, an die sich Ihr Gegenüber erinnern kann. Bleiben Sie nicht im Ungefähren, pauschalisieren Sie nicht. Üben Sie sachliche Kritik: Sprechen Sie über das, was jemand tut oder sagt – nicht über die Person selbst und deren Charakter.

Spekulieren Sie nicht, aus welchen Beweggründen jemand etwas getan oder gesagt hat. Das können Sie einfach nicht wissen.

Heben Sie immer auch das Positive hervor; sparen Sie nicht mit ernst gemeintem Lob.

Zwar sollten Sie Fehler offen ansprechen, doch Ihr Hauptziel ist, eine Veränderung herbeizuführen. Bleiben Sie deshalb nicht zu lange bei der Analyse, was schiefgelaufen ist. Beschreiben Sie konkret Ihre Erwartungen, was sich in Zukunft ändern soll. Machen Sie Vorschläge und nennen Sie Beispiele, wie Ihr Gegenüber Ihr Feedback umsetzen kann. Beschreiben Sie die positiven Folgen, wenn jemand die erforderlichen Veränderungen vornimmt.

Sprechen Sie nur wenige Punkte in einem Gespräch an. Muss vieles geklärt werden, teilen Sie das Feedbackgespräch lieber auf mehrere Male auf. Schließlich müssen die Feedback-Empfangenden nicht nur alles aufnehmen, sondern anschließend auch umsetzen können.

Sie können niemanden zwingen, sich zu ändern. Stattdessen sind Sie auf die Einsicht und die Mitarbeit des anderen angewiesen. Drohen Sie deshalb nicht mit möglichen Konsequenzen, auch nicht subtil. Das bringt die Feedback-Empfangenden in die Defensive, doch Sie möchten ja, dass sie aktiv werden.

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Gegenüber genau versteht, was Sie ausdrücken wollten. Eine Möglichkeit: Bitten Sie darum, dass Ihr Gegenüber am Ende des Gespräch Ihr Feedback und Ihre Erwartungen nochmals in eigenen Worten zusammenfasst.

Geben Sie den anderen Gelegenheit, zu antworten und ihre Sicht der Dinge zu schildern. Nur dann wird aus einer Kritik ein wertschätzendes Feedback-Gespräch. Außerdem kann Ihre Wahrnehmung auch falsch oder unvollständig sein. Vielleicht gibt es Umstände, die Sie bisher übersehen haben.

Fördern Sie Mitarbeitende aktiv dabei, Ihr Feedback umzusetzen. Bieten Sie Unterstützung an, sprechen Sie regelmäßig darüber. Und vor allem sollten Sie loben, wenn Ihnen Fortschritte auffallen.

Feedback regelmäßig erfassen und auswerten

Mitarbeitende schöpfen ihr volles Potenzial nur mit regelmäßigem und konstruktivem Feedback aus. Über Personio können Sie das ganz leicht steuern.

So steuern Sie Feedback

Durch bestimmte Formulierungen wirkt Ihr Feedback deutlich besser. Was könnten Sie etwa sagen, wenn Mitarbeitende immer wieder unpünktlich sind?

Senden Sie Ich-Botschaften: Beschreiben Sie Ihre eigene Wahrnehmung, statt den anderen persönlich zu bewerten.

Falsch:

• „Sie sind unpünktlich in Meetings.“

Richtig:

• „Mir ist aufgefallen, dass Sie öfter zu spät zu Meetings kommen.“

• „Mich ärgert, dass wir in Meetings auf Sie warten müssen.“

Beziehen Sie sich nur auf konkrete, beschreibbare Ereignisse. Vermeiden Sie Pauschalaussagen.

Falsch:

• „Sie sind nie pünktlich.“

Richtig:

• „Mir ist aufgefallen, dass Sie bei den letzten drei Meetings deutlich zu spät kamen.“

• „In den letzten Wochen ist mir mehrmals aufgefallen, dass Sie zu spät zu Meetings kamen.“

Statt unerwünschtes Verhalten zu kritisieren, können Sie sagen, welches Verhalten Sie sich wünschen:

Falsch:

• „Sie sind unpünktlich in Meetings.“

Richtig:

• „Ich wünsche mir, dass wir in Zukunft unsere Meetings pünktlich beginnen können. Bitte seien Sie ein paar Minuten vor Beginn anwesend.“

Noch besser: Kombinieren Sie Ihren Wunsch mit einem Lob.

• „Sie arbeiten in unseren Meetings immer hervorragend mit. Bitte arbeiten Sie daran, in Zukunft auch rechtzeitig da zu sein.“

Thomas B. Richter, Vertriebsdirektor von AB InBev, gibt in diesem Artikel weitere Tipps für konstruktives Feedback.

Feedback geben oder nehmen – was ist schwerer? Auf jeden Fall ist beides eine Herausforderung. Und beide Parteien müssen ihren Teil beitragen, damit Feedback Wirkung zeigt. Ähnlich dem Eisbergmodell zeigt Feedback oft nur die sichtbare Spitze der zugrunde liegenden Gedanken und Gefühle. Es ist wichtig, auch die tieferen Aspekte zu erkennen und anzusprechen, um ein vollständiges Verständnis zu erreichen. Wie verhalten Sie sich richtig, wenn Sie negatives Feedback bekommen?

Machen Sie sich bewusst, dass Andere Ihnen durch ihr Feedback helfen möchten. Kritisches Feedback zu geben, kann unangenehm sein. Wenn Ihr Gegenüber es trotzdem tut, heißt das, dass ihm oder ihr etwas an Ihnen liegt. Mit dieser Einstellung können Sie Feedback leichter annehmen.

Hören Sie zuerst aufmerksam und geduldig zu. Fangen Sie nicht an, sich zu verteidigen, alles zu bestreiten oder gar den Feedback-Gebenden selbst anzugreifen. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht richtig verstehen. Fragen Sie nach Vorschlägen, was Sie besser machen könnten.

Analysieren Sie die Kritik ehrlich. Überlegen Sie, wie Sie Ihr Verhalten anpassen können. Selbst wenn Sie der Kritik nicht zustimmen, sollten Sie sich fragen, warum Ihr Gegenüber so denkt und fühlt. Bedanken Sie sich zum Schluss für das Feedback und bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie die Offenheit der Anderen schätzen.

Negatives Feedback zu bekommen und auf die eigenen Fehler hingewiesen zu werden, ist nicht angenehm und kann am Selbstbewusstsein kratzen. Trotzdem sollten Sie den ersten Impuls – Abwehr – unterdrücken und es als Chance sehen, sich zu verbessern.

Die beste Methode, um Feedback angenehmer zu machen, ist: Bitten Sie andere regelmäßig um Feedback. Fordern Sie es regelrecht ein. Dadurch wird es zu einer alltäglichen Sache und zu etwas, das Sie wollen – nicht etwas, das Sie ungefragt bekommen.

Feedback-Kit: Mitarbeitende bei der Entwicklung unterstützen

Ob Selbsteinschätzung, Karriereplan oder Feedback geben und annehmen: Mit unserem Feedback-Kit sind Ihre Mitarbeitende bestens für ihre Entwicklung ausgerüstet.

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Feedback zwischen einzelnen Personen sollte in der Regel in einem informellen Gespräch ausgetauscht werden. Daneben gibt es formelle, standardisierte Feedback-Methoden. Diese eignen sich hauptsächlich dann, wenn Feedback im Team oder von vielen Personen eingeholt werden soll; etwa am Ende eines Projekts, nach einem Seminar oder für eine regelmäßige Umfrage unter den Mitarbeitenden.

Folgende Feedback-Methoden können Sie dabei einsetzen: Die ersten beiden sind hilfreich, um kurzes, spontanes Feedback zu bekommen. Mit den letzteren drei können Sie umfangreiches, detailliertes Feedback einholen.

Jede Person in der Runde gibt eine spontane, mündliche Rückmeldung in 2-3 Sätzen: wie sie etwas wahrgenommen hat, was sie gut oder weniger gut fand.

Jede Person erhält drei Karten in den Ampelfarben Rot, Gelb und Grün. Mit den Karten können die Personen jeweils ihr Feedback zu einzelnen Punkten oder Fragen signalisieren:

• Rot: Fand ich nicht gut.“

• Gelb: „Teils-teils; ich schlage eine Verbesserung vor.“

• Grün: Fand ich gut.“

Statt der Ampelfarben können Sie auch Karten mit Emojis verwenden: etwa lachende und weinende Gesichter oder Daumen hoch und Daumen runter.

Jede Person schreibt ein ausführliches, frei formuliertes Feedback. Das kann in Form einer Rezension sein, zum Beispiel zu einem Seminar oder einer anderen Veranstaltung; oder in Form eines Briefs an ein anderes Team-Mitglied mit persönlichem Feedback.

Beim 2-Seiten-Feedback schreibt jede Person auf eine Seite eines Blattes, was ihr positiv aufgefallen ist; auf die Rückseite schreibt sie die Kritikpunkte.

Jede Person erhält einen vorbereiteten Feedback-Bogen, auf dem sie verschiedene Fragen beantworten oder Aspekte bewerten soll. Für die Antworten können verschiedene Formate verwendet werden, wie freier Text, Multiple-Choice oder Bewertungsskalen.