Feedbackregeln : So geht Feedback geben heute

Feedback ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterführung. Ohne Feedback im Job können sich Mitarbeitende nicht weiterentwickeln oder aus Fehlern lernen. Damit Sie Feedback konstruktiv und erfolgversprechend äußern können, müssen Sie grundlegende Feedbackregeln beachten. Feedbackregeln stellen eine Art ungeschriebenes Gesetz für eine möglichst optimale Form der Rückmeldung dar – nicht nur von Vorgesetzten zu Mitarbeitenden, sondern auch unter Kolleg:innen.

Feedbackregeln helfen, die Kommunikation über Leistung und Verhalten im Job wertschätzend und erfolgreich zu gestalten. Feedbackregeln umfassen sowohl das aktive Feedback geben als auch das richtige Annehmen von Feedback.

Feedbackregeln kommen in verschiedenen Gesprächsformen zum Einsatz. Der Klassiker hierbei ist das Jahresgespräch, auch Mitarbeitergespräch genannt. In diesem Gespräch vermittelt die Führungskraft ihren Eindruck von Leistung und Verhalten des Mitarbeitenden über einen bestimmten Zeitraum. Wird Feedback nach Feedbackregeln vermittelt, kann dies auf Seiten des Mitarbeitenden ein großes Potenzial freisetzen – fachlich und menschlich.

HR-Tipp: Lassen Sie in Ihrem Unternehmen eine Feedbackkultur einziehen. Etablieren Sie dafür eine Struktur, bei der vor allem die zeitlichen Abstände zwischen den Gesprächen nicht zu groß werden. Wie wäre es neben den „großen“ Jahresgesprächen etwa mit einem monatlichen Feedback-Walk-and-Talk, der 10 Minuten nicht überschreitet?

Regelmäßiges Feedback hilft Ihren Beschäftigten, sich weiterzuentwickeln. Geben Sie Ihren Führungskräften außerdem eine grundlegende Einführung zu goldenen Feedbackregeln im Unternehmen, die als Leitfaden im Feedbackgespräch genutzt werden sollten.

Ganzheitlich bewerten und Feedback geben

Mit diesem Fragebogen haben Sie alle Tools zur Hand, um Mitarbeitenden 360-Grad-Feedback zu geben. Sie erhalten Richtlinien für Fragen im 360-Grad-Feedback, Musterfragen zu Bereichen wie Leistungen, Soft Skills uvm.

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In Feedbackgesprächen geht es darum, Kritik zu äußern – positive wie negative. Dass überschwängliches Lob bei Mitarbeitenden besser ankommt als ätzende Kritik, verwundert nicht. Doch konstruktive Ergebnisse sind nach derartigen Exzessen nicht zu erwarten: Der eine Mitarbeitende fühlt sich nun über jede Kritik erhaben, die andere persönlich tief verletzt. Um diese extremen Reaktionen seitens der Mitarbeitenden zu verhindern, gibt es die sogenannten goldenen Feedbackregeln, die den Gesprächspartnern Struktur, Halt und Orientierung bieten.

Sammeln Sie zunächst Fakten und Beispiele zu Leistung oder Verhalten. Bewerten Sie dann, was Sie beobachtet habe und leiten Sie mögliche Folgen daraus ab. Definieren Sie dann das Ziel Ihres Feedbacks. Konzentrieren Sie sich möglichst auf einen zentralen Aspekt. Sollte es mehrere Kritikpunkte geben, fassen Sie diese unter einer Überschrift zusammen. Holen Sie sich von Ihren Mitarbeitenden das Einverständnis für ein Feedbackgespräch – das erhöht deren Bereitschaft zu einem offenen und transparenten Gespräch.

Werden Sie sich darüber im Klaren, warum Sie Feedback geben möchten. Bauen Sie das Feedback-Gespräch sinnvoll auf, damit Ihr Gesprächspartner auch die Chance erhält, Ihre Rückmeldungen zu verarbeiten. Das kann eine dreigliedrige Struktur sein, in der Sie zunächst Ihr Feedback vorstellen, dann über Planungen und Ziele sprechen, bevor Sie auf mögliche Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten eingehen. Der Einleitung und dem Ende des Gesprächs sollten Sie möglichst einen positiven und verbindlichen Ton verleihen.

Auch wenn es in Pandemie-Zeiten vielleicht eine besondere Hürde darstellt – führen Sie Mitarbeitergespräche nicht über Videocalls, sondern immer in Präsenz. Die Gesprächspartner nehmen dann gegenseitige Zwischentöne besser wahr und der persönliche Kontakt vermittelt Offenheit und Transparenz.

Eigentlich eine Binsenweisheit. Aber eben auch eine goldene Feedbackregel. Mal eben das Gespräch zwischen Tür und Angel oder an der Kaffeemaschine zu suchen, vermittelt keine Wertschätzung. Planen Sie für das Gespräch ausreichend Zeit ein. Wenn Sie dringenden Handlungsbedarf für Feedback sehen – setzen Sie das Gespräch zeitnah an.

Im Idealfall ist das Feedbackgespräch kein einseitiger Vortrag, sondern entwickelt sich zu einem Dialog auf Augenhöhe. Behandeln Sie Ihren Gesprächspartner immer so, wie Sie selbst gerne von Ihrem Vorgesetzten behandelt werden möchten. Respekt und Offenheit sind die Schlüssel für ein konstruktives Feedback.

Auch wenn es hart zur Sache gehen sollte, vermeiden Sie emotionale Ausbrüche. Bleiben Sie auf der Sachebene. Verzichten Sie deshalb auch auf Schuldzuweisungen! Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Mitarbeitenden – vielleicht gibt es Probleme privater Natur, die sich auf die Leistung am Arbeitsplatz negativ ausgewirkt haben? Agieren Sie also möglichst empathisch und sehen Sie im Gegenüber nicht nur Ihren Mitarbeitenden, sondern auch den Menschen.

Damit Ihr Feedback konstruktiv ist und beim Gegenüber die gewünschte Wirkung erzeugt, müssen Sie konkret werden. Ein Satz wie „In letzter Zeit hast du aber stark abgebaut“ bewirkt nur eines: Der Mitarbeitende fühlt sich durch diese Du-Botschaft persönlich angegriffen, verweigert im schlimmsten Fall die Mitarbeit. Sie erreichen ihn nicht mehr.

Konkret sein im Feedback heißt, die Kritik an Beispielen aus dem Arbeitsalltag zu belegen. Benennen Sie eventuelle Fehler – reiten Sie aber nicht darauf herum, das führt eher zu einer Vermeidungshaltung.

Jeder Mensch wird gerne gelobt. Tun Sie das, denn positives Feedback sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden sich gerne weiterentwickeln. Heben Sie deshalb auch potenzielle Stärken hervor, bei denen Sie noch Potenzial sehen.

Auch wenn Sie der Feedbackgeber sind – hören Sie aktiv zu, was Ihr Gegenüber Ihnen zu verstehen gibt oder zu sagen hat. Nehmen Sie kritische Anmerkungen ernst, decken Sie eventuelle Wünsche oder Bedürfnisse auf – und bieten Sie an, diese wenn möglich zeitnah umzusetzen.

Damit das Feedback nicht im Sand verläuft, sollten Sie die Ergebnisse des Gesprächs und die gemeinsam entwickelten Ziele möglichst festhalten und als Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit definieren. Nutzen Sie bei den Zielen die SMART-Methode und machen Sie die Ziele konkret: Spezifisch – Messbar – Attraktiv – Realistisch – Terminiert.

Typische Fehler bei Feedbackgesprächen oder wie Sie’s besser nicht machen sollten.

Feedback zentral speichern und den Überblick behalten

Damit Ihr Feedback strukturiert abläuft und nichts unter den Tisch fällt, braucht es Planung und eine saubere Dokumentation. Beides können Sie mit Personio problemlos umsetzen.

Feedback mit Personio planen

Es sollte mittlerweile deutlich geworden sein: Feedback ist nicht irgendeine allgemeingültige Klassifizierung objektiv abrufbarer Leistungsmerkmale. Feedback ist vielmehr eine individuelle Sichtweise auf Leistung oder Verhalten eines Mitarbeitenden. Ihre Sichtweise.

Deshalb ist neben den goldenen Feedbackregeln die Ich-Botschaft der zentrale Hebel zur konstruktiven und wertschätzenden Vermittlung Ihres Feedbacks.

Die Ich-Botschaft vermitteln Sie am besten über den sogenannten Feedbackdreiklang oder den drei W‘s, der aus drei Phasen besteht und die Sie ausnahmslos als Ich-Botschaft formulieren:

• Phase 1: Wahrnehmung

• Phase 2: Wirkung

• Phase 3: Wunsch

In Phase 1 geht es ausschließlich darum, was Sie beobachten. Und diese Beobachtung schließt noch keine Wertung ein! Beispielphrase: „Ich habe wahrgenommen/beobachtet/festgestellt/gesehen …“

In Phase 2 äußern Sie nun, was die Beobachtung mit Ihnen macht. Beispielphrase: „Das löst bei mir aus/Das bewirkt bei mir …“

In Phase 3 benennen Sie, was Ihre Erwartungen oder Wünsche daraus sind. Beispielphrase: „Deshalb wünsche ich mir/Darum möchte ich gerne …“

Mit einer Ich-Botschaft vermitteln Sie Ihrem Gegenüber echte Wertschätzung, denn Sie beschreiben Ihre persönliche Sicht, Ihre Beobachtung, Ihre Wahrheit.

Übrigens: Fehler zu machen ist keine Schande, sondern der Anfang einer Optimierungsreise. Etablieren Sie deshalb eine gesunde Fehlerkultur in Ihrem Unternehmen und kommunizieren Sie sie transparent in Feedback-Gesprächen.

Feedback muss nicht immer nur von Vorgesetzten kommen. Auch im Team ist das Geben und Empfangen von Feedback ein zentraler Aspekt der täglichen Zusammenarbeit. Eine Grundvoraussetzung für funktionierendes Feedback ist das Wissen, dass Kolleg:innen abweichende Meinungen und Standpunkte haben (können). Feedback hält deshalb nicht nur dem Feedbacknehmer, sondern auch dem Feedbackgeber einen Spiegel vor.

So geben Sie Feedback im Team

• Sie formulieren Ich-Botschaften

• Sie beschreiben und bewerten nicht in einem Schritt

• Sie beziehen sich auf konkrete Beispiele und Situationen – nicht auf den Menschen

• Sie kommunizieren Ihr Feedback zeitnah

• Sie äußern Wünsche oder Bedürfnisse

So empfangen Sie Feedback im Team

• Sie hören aktiv zu, lassen Ihr Gegenüber aber immer ausreden

• Sie fragen bei Unklarheiten nach

• Sie akzeptieren, dass sich Fremd- und Eigenwahrnehmung unterscheiden

• Sie beziehen Feedback stets auf Ihre Leistung und Ihr Verhalten, aber nicht auf Ihre Person

• Sie nutzen Feedback für sich und Ihren beruflichen Alltag

• Sie nehme sich Bedenkzeit, wenn Sie Feedback zunächst „verarbeiten“ müssen

• Sie bedanken sich für geäußertes Feedback

Feedbackgespräch im Voraus planen – mit automatisierter Kalenderfunktion

Als HR können Sie dafür sorgen, dass Teams sich bei den Feedbackregeln an den Grundzügen der Gewaltfreien Kommunikation orientieren, wie Sie der Psychologe Marshall B. Rosenberg formuliert hat. Dabei werden folgende fünf Phasen beachtet und befolgt:

Auch wenn Rosenberg die zweite Phase der Interpretation möglichst ausschließen wollte, ist es durchaus sinnvoll, wenn der Feedbackgeber seine Gedanken an dieser Stelle äußert und mitteilt. So kann der Feedbackempfänger besser verstehen, wie es zum gedanklichen (Fehl)Schluss gekommen ist, und bei Bedarf erklären.

Leitfäden: Richtig Feedback geben

Mit diesen drei Leitfäden sind Sie und Ihre Mitarbeitenden gut für die nächsten Feedback-Gespräche ausgestattet. Sie geben Tipps und Beispiele, wie man richtig Feedback gibt, annimmt und wie man die eigene Leistung am besten einschätzen kann.

Leitfäden hier herunterladen

Mit diesen Beispielsätzen können Sie Ihre Feedbackregeln im Alltag sinnvoll und erfolgversprechend einbringen.

Falsch: „Das Marketingkonzept hast du grundsätzlich gut gemacht, aber …“

Richtig: „Bei deinem Marketingkonzept hat mir besonders gefallen, dass du unsere Unternehmenskultur so gut auf den Punkt gebracht hast. Auch die Struktur passt wunderbar und die Formulierungen sind für die Zielgruppe geeignet. Zwei Punkte möchte dir gerne noch für eine Überarbeitung benennen.“

Verwässern Sie also das grundlegend Positive der Leistung nicht durch ein unbedachtes ABER. Machen Sie lieber eine kurze Pause nach dem Lob und kommen Sie dann auf verbesserungswürdige Details.

Wahrnehmung: „Mir ist aufgefallen, dass deine Mails an unseren wichtigsten Kunden in den vergangenen beiden Wochen ungewohnt viele inhaltliche Unsauberkeiten enthalten.“

Wirkung: „Auf mich wirkt das so, als ob du momentan eher andere Dinge in den Vordergrund rückst.“

Wunsch: „Ich wünsche mir, dass du mit mir für die kommende Woche die Kommunikation vorab durchsprichst. Gerne unterstütze ich dich bei Bedarf auch.“

Mit diesem W-Dreiklang kann das Gegenüber etwas anfangen. Konkrete Probleme werden angesprochen. Und mögliche Lösungsansätze aufgezeigt.

Falsch: „Die Qualität deiner Arbeit leidet in letzter Zeit erheblich.“ „Deine Texte könnten besser sein.“ „Du gibst dir überhaupt keine Mühe mehr.“

Richtig: „Die Gehaltsabrechnungen im letzten Monat waren leider fehlerhaft. Die Sozialversicherungsbeiträge wurden nicht korrekt abgezogen. Gibt es dafür vielleicht einen Grund, den du mir mitteilen möchtest“.

„Deine letzten drei Texte für den Corporate Blog hatten keine festgelegte Zielgruppenansprache. Hast du Fragen dazu? Oder gibt es noch Unklarheiten.“

„Wenn ich mir die Buchhaltung der letzten vier Woche anschaue, muss ich leider feststellen, dass in fünf Fällen die Kontierungen fehlerhaft waren.