Fehlzeiten: Gründe, Berechnung, Umgang

Der Begriff Fehlzeiten beschreibt im Personalwesen zunächst einmal grundsätzlich die Abwesenheit von Mitarbeitenden von ihrem Arbeitsplatz während eines bestimmten Zeitraums. Synonyme sind Ausfallzeiten oder Fehltage. Der vertraglich vereinbarte Erholungsurlaub stellt dabei keine Fehlzeit dar, ebenso wenig Abwesenheiten aufgrund von Feiertagen. Während einer Fehlzeit können Mitarbeitende ihren Arbeitspflichten nicht nachgehen.

Personalexpert:innen unterscheiden drei Arten von Fehlzeiten:

Eine zu Fehlzeiten führende Erkrankung weisen Beschäftigte ihrem Arbeitgeber durch die Krankschreibung nach. Der Krankenstand kann sowohl arbeitsplatzabhängige Ursachen (wie Arbeitsunfall, Berufskrankheit, physische und psychische Bedingungen) als auch arbeitsplatzunabhängige Ursachen (externe Einflüsse wie z. B. Grippe, Covid-19, aber auch das Verhalten und die Konstitution des Mitarbeitenden) haben.

Diesen Fehlzeiten liegen (in der Regel!) keine gesundheitlichen Probleme zugrunde. Dennoch können motivationsbedingte Fehlzeiten auch im Graubereich der psychosomatischen Erkrankungen entstehen. Absentismus ist einerseits abhängig von der Situation im Job und kann zum Beispiel durch schlechte Vergütung, unpassenden Führungsstil, demotivierende Aufgaben oder fehlende Unternehmenswerte entstehen. Andererseits kann auch die eigene Lebenssituation dazu beitragen, z. B. komplexe Beziehungssituationen, akute Probleme bei der Kinderbetreuung.

Hier zählen zum Beispiel betrieblich angeordnete Fortbildungen, Sonderurlaube aus einem geltenden Tarifvertrag oder auch Wehrübungen, zu denen Mitarbeitende per Gesetz verpflichtet werden können.

Warum ein systematisches Fehlzeitenmanagement wichtig ist

Fehlzeiten online erfassen lassen

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Da fehlende Mitarbeiter:innen ihre vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung nicht erbringen können, verursachen Fehlzeiten hohe Kosten und belasten Unternehmen damit zunächst in wirtschaftlicher Hinsicht. Dienstleistungen oder Produkte können nur verzögert oder in schlechterer Qualität geliefert werden. Ausfallende Mitarbeiter:innen müssen dann durch Zeitarbeit oder erhöhten Arbeitsaufwand der anwesenden Kolleg:innen aufgefangen werden.

Hohe Fehlzeitquoten können weiterhin ein wichtiger Indikator für die aktuelle Stimmung und das Betriebsklima sein.

Seit 1998 erscheint in Deutschland zu diesem Thema der Fehlzeiten-Report des Wissenschaftlichen Instituts der AOK. Im Fehlzeitenreport 2023 dominieren sechs Krankheitsarten, die 2023 primär für Fehlzeiten verantwortlich sind.

• Atemwegserkrankungen (17,5 Prozent)

• Muskel- und Skelett-Erkrankungen (17,4 Prozent)

• psychische Erkrankungen (10,3 Prozent)

• Verletzungen (8,1 Prozent)

• Erkrankungen des Kreislaufsystems (4,0 Prozent) 

• Erkrankungen der Verdauungsorgane (3,3 Prozent)

Besonders auffällig ist die Entwicklung bei den psychischen Erkrankungen im letzten Jahrzehnt: So sind die dadurch verursachten Fehltage zwischen 2012 und 2022 um 48 Prozent gestiegen, haben sich also fast verdoppelt. Außerdem fallen die Fehlzeiten bei psychischen Erkrankungen mit durchschnittlich fast 30 Tagen deutlich länger aus, als dies etwa bei Atemwegserkrankungen (sieben Tage) der Fall ist. 

Arbeitsbezogene psychische Beschwerden äußerten sich laut Fehlzeiten-Report 2023 bei den erkrankten Beschäftigten vor allem in Erschöpfung, Wut, Verärgerung und Lustlosigkeit.

Der DAK-Gesundheitsreport 2023 stellt einen direkten Zusammenhang zwischen Personalmangel und Krankenstand mit sich daraus ergebenden hohen Fehlzeiten her. 54 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen mit Personal- und Fachkräftemangel leiden häufig oder sehr häufig an Müdigkeit und Erschöpfung, 35 Prozent an Schlafstörungen, 23 Prozent an Kopfschmerzen. Ursache ist der hohe Termindruck, der durch Überstunden entsteht, die wiederum eine direkte Folge der Unterbesetzung sind. Diesen Teufelskreislauf aus Personalmangel und Krankenstand gilt es unbedingt zu durchbrechen. Wie das geht, lesen Sie in Abschnitt 5 dieses Beitrags.

Krankschreibungen in Deutschland 2023 auf Rekordhoch

Damit Sie als HR einen Überblick über die Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen erhalten, sollten Sie die Fehltage Ihrer Belegschaft in regelmäßigen Abständen berechnen und die Ergebnisse direkt in Ihrer HR-Software hinterlegen. So können Sie über vordefinierte Zeiträume die Entwicklung von Ausfallzeiten erfassen, überwachen und gegebenenfalls gegensteuern.  Betrachten Sie dabei nicht nur das Gesamtunternehmen, sondern nehmen Sie sich auch einzelne Bereiche und Abteilungen vor. Denn häufig steht die Zufriedenheit (oder Unzufriedenheit) Ihrer Beschäftigten in einem direkten Zusammenhang zu den verantwortlichen Führungskräften.

Die Berechnung der Fehlzeitenquote berücksichtigt in der Regel die krankheits- und motivationsbedingten Ausfallzeiten. Dabei werden allerdings häufig Langzeiterkrankungen (ohne Lohnfortzahlung) nicht miteinbezogen.

Fehlzeitenquote = Fehltage / Soll-Arbeitszeit (in Tagen)

Sie möchten die Fehlzeitenquote für den Bereich Produktion in Ihrem Unternehmen berechnen. In diesem Bereich arbeiten 20 Mitarbeitende, die bei einer Fünf-Tage-Woche pro Monat 20 Soll-Arbeitstage haben. Im Monat November dokumentieren Sie folgende Fehltage.

• 13 Mitarbeitende weisen keine Fehlzeiten auf

• 1 Mitarbeiter hat 10 Fehltage

• 3 Mitarbeitende haben jeweils 5 Fehltage

• 2 Mitarbeitende haben sich für jeweils 7 Arbeitstage krankgemeldet

• 1 Mitarbeiterin war 30 Arbeitstage erkrankt

Auf Basis der oben genannten Formel ergibt sich

(10 + 5 + 5 +5 +7 + 7 + 30) / (20 Mitarbeitende x 20 Arbeitstage x 12 Monate) = 1,44 Prozent Fehlzeitenquote

Das sind relevante Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement

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Wenn Mitarbeitende ihre vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten nicht wahrnehmen, nicht am Arbeitsplatz erscheinen und ihre Arbeitgeber nicht rechtzeitig über die Gründe dafür informieren, drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen. Weil unentschuldigt zu fehlen eben kein Kavaliersdelikt ist, sondern die vertraglichen Pflichten als Arbeitnehmer:in verletzt.

Unentschuldigtes Fehlen am Arbeitsplatz führt im mildesten Fall zu einer mündlichen Ermahnung, in der Regel aber bereits beim ersten Mal zu einer schriftlichen Abmahnung durch den Arbeitgeber. In dieser Abmahnung werden Beschäftigte dazu aufgefordert, ihr Verhalten unverzüglich zu unterlassen. Sie bekommen mit dieser Abmahnung von HR die „Gelbe Karte“ gezeigt. Normalerweise informiert der Arbeitgeber bereits an dieser Stelle darüber, dass er im Wiederholungsfall die Kündigung aussprechen wird.

Eine Abmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen ist also eher die Regel als die Ausnahme. Wenn sich Beschäftigte allerdings bis zu diesem ersten Vergehen nichts zu Schulden kommen lassen haben, wird der Arbeitgeber normalerweise die Androhung der Kündigung noch nicht aussprechen. Ändert sich aber nichts am monierten Verhalten und es entstehen weitere Fehlzeiten durch unentschuldigtes Fehlen, ist auch eine fristlose Kündigung möglich. Bei einer fristlosen Kündigung muss der Arbeitgeber vorher übrigens keine Abmahnung ausgesprochen haben.

Eine weitere wichtige (und dennoch zunächst kaum überraschende) Erkenntnis des Fehlzeiten-Reports 2023 lautet: Als „zukunftsfähig“ eingeschätzte Unternehmen haben grundsätzlich gesündere Beschäftigte – und damit deutlich geringere Fehlzeiten. Mitarbeitende, die ihr eigenes Unternehmen als zukunftsfähig einschätzen, fehlten im Schnitt fast fünf Arbeitstage weniger als Beschäftigte, die ihren Arbeitgeber weniger gut gewappnet für zukünftige Herausforderungen aufgestellt sahen.

In einer Zeit, in der Krisen einander abwechseln und für viele Beschäftigte zum Normalzustand werden, spielt das betriebliche Gesundheitsmanagement eine enorm wichtige Rolle, wie es Jens Martin Hoyer, stellv. Vorstandsvorsitzender des AOK-Bundesverbandes beschreibt: „Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels muss die Gesundheit der Beschäftigten ein zentrales Anliegen jedes Unternehmens sein.“

Dementsprechend sollte die Stärkung der mentalen Gesundheit, aber auch die Steigerung der Resilienz von Beschäftigten in den Mittelpunkt der unternehmerischen Aktivitäten im betrieblichen Gesundheitsmanagement stehen.

Unternehmen sollten ein gesteigertes Interesse an der Verringerung von Fehlzeiten haben und deshalb vor allem ihre Führungskräfte dafür sensibilisieren. Denn permanenter Stress am Arbeitsplatz und ein zu hoher Erfolgsdruck können ebenso wie eine fehlende oder mangelnde Wertschätzung für die geleistete Arbeit zu Fehlzeiten führen, die krankheits- oder motivationsbedingt sind.

1. Fördern Sie eine transparente Kommunikation mit der Belegschaft und bieten Sie diverse Feedbackkanäle an, in denen Mitarbeitende Herausforderungen oder Probleme offen ansprechen können.

2. Sorgen Sie für eine angstfreie Arbeitswelt und garantieren Sie Ihren Mitarbeitenden, dass diese – ohne Angst vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen – auf mögliche Missstände hinweisen können. Mit Personios Whistleblowing Tool geht das absolut einfach und anonym.

3. Optimieren Sie das Arbeitsumfeld und ermöglichen Sie durch eine zeitgemäße und die Anforderungen des Jobs abdeckende technische Ausstattung, flexible Arbeitszeiten und natürlich durch das Angebot zum mobilen Arbeiten oder Home Office ein Modell, das für Ihre Mitarbeitenden angepasst werden kann.

4. Behalten Sie die geleisteten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden im Blick und prüfen Sie Überstunden in regelmäßigen Abständen. Damit können Sie möglicherweise entstehenden Belastungen rechtzeitig entgegentreten.

5. Bieten Sie Präventionshilfen wie Seminare zum Umgang mit Stress und Leistungsdruck an oder entwickeln Sie im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements ein Angebot zur Steigerung der Resilienz in herausfordernden Zeiten.

6. Sensibilisieren Sie die Führungskräfte dafür, dass diese in Ihrer Arbeit und Belastungssteuerung ein gutes Vorbild für ihre Teams sind. Ein im realen Arbeitsalltag vorgelebte Kultur hilft mehr als gut gemeinte Vorträge zu Zeitmanagement-Methoden.

7. Bieten Sie ausgefallenen Mitarbeitenden ein betriebliches Eingliederungsmanagement an, führen Sie Rückkehrgespräche.

Ein Arbeitszeugnis sollte stets wohlwollend und wahr sein. Die Anzahl der Krankentage und Fehltage gehört nicht ins Arbeitszeugnis – solange sie im Verhältnis zur Vertragslaufzeit nicht als beträchtlich gelten. Will sagen: Bleiben die Fehlzeiten im „normalen“ Rahmen, werden sie im Arbeitszeugnis auch nicht erwähnt.

Anders liegt der Fall, wenn die Ausfallzeiten wirklich massiv waren. War eine Arbeitnehmerin beispielsweise während einer Vertragslaufzeit von vier Jahren ganze zwei Jahre krank, darf dies mit einer neutralen Formulierung im Arbeitszeugnis vermerkt werden, etwa „Das Arbeitsverhältnis mit XX war vom XX bis zum XX unterbrochen.“ Normalerweise werden Arbeitszeugnisse ohnehin als Dokument zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden eng abgestimmt. Auch, um unnötige Streitereien zu vermeiden.

Behalten Sie alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden aktuell im Blick