Fehlzeitenmanagement: Definition, Maßnahmen und Methoden

Das Fehlzeitenmanagement ist eine Maßnahme im Personalbereich, um die Fehlzeitenquote der Angestellten zu überblicken, zu analysieren und zu senken. Dafür ist es wichtig, die Ursachen für die Fehlzeiten ausfindig zu machen, sie zu beseitigen und präventive Maßnahmen abzuleiten.

Ein gutes Fehlzeitenmanagement beinhaltet außerdem Fehlzeitengespräche, Rückkehrgespräche und eine erfolgreiche Wiedereingliederung.

Krank ist jeder einmal. Aber wenn sich die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter häufen oder zum Dauerzustand werden, sollten Ihre Alarmglocken läuten. Warum?

Zum einen ist das häufige Fehlen Ihrer Mitarbeiter teuer für Ihr Unternehmen. Wenn Mitarbeiter häufig fehlen, hat das Auswirkungen auf die Produktivität im ganzen Team (Gründe sind zum Beispiel: Es entstehen Wissenslücken und Kollegen müssen mehr Aufgaben übernehmen), die Ergebnisse und letztendlich den Umsatz.

Zum anderen ist es ein Signal dafür, dass irgendwas in Ihrem Unternehmen nicht rund läuft. Das können eine zu hohe Arbeitsbelastung, Konflikte mit Kolleg*innen oder die maroden Strukturen innerhalb Ihrer Organisation sein.

Fehlzeiten erfassen und genehmigen lassen

Mit Personio läuft Ihr Fehlzeitenmanagement wie von alleine: Mitarbeiter:innen tragen ihre Fehlzeiten ein, Führungskräfte bestätigen sie und bei Bedarf erinnert Personio an wichtige Ereignisse, z. B. an das Hochladen von Attesten.

Personios Fehlzeitenmanagement kennenlernen

Der Fehlzeiten-Report 2020 der AOK zeigt, dass Unzufriedenheit mit der Führungskraft zu den häufigsten Gründen für Fehlzeiten führt. Demnach fehlen Mitarbeiter häufiger (15 Tage), wenn sie sich ungerecht vom Chef behandelt fühlen. Zufriedene Mitarbeiter fehlen nur knapp 13 Tage. Die Unzufriedenheit resultiert in einer Reihe an negativen Emotionen, z. B.: Wut und Gereiztheit, Lustlosigkeit, Erschöpfung und Schlafstörungen.

Weitere Gründe lassen sich in drei Kategorien aufteilen:

• Betriebliche Gründe: Arbeitsplatz, Aufgaben, Klima im Unternehmen, Gehalt

• Persönliche Faktoren: Qualifikationen, Alter, Position

• Umweltfaktoren: Jahreszeit – hat das Business Konjunktur?

Für das Fehlzeitenmanagement lohnt es sich, die Fehlzeiten der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen anzuschauen und diese zudem nach Abteilungen, Betrieben oder Filialen herunterzubrechen. So können Sie bessere Team-spezifische und regionale Vergleichswerte bilden und analysieren.

Zudem lohnen sich zeitliche Vergleiche. Dafür sollten Sie Fehlzeiten bzw. Krankheitsstände monatlich anschauen und mit den Vormonaten vergleichen. Auch ein Quartalsvergleich und eine Jahresanalyse machen Sinn, denn sie geben Ihnen Aufschluss über Trends und Entwicklungen. So können Sie Ihre Personalbedarfsplanung optimieren und einen Leerlauf, z. B. im Vertrieb, vermeiden.

Um lange oder oft fehlenden Mitarbeitern zu signalisieren, dass Ihnen ihr Wohlbefinden am Herzen liegt, können Sie einiges tun.

Während der Abwesenheit können Sie eine Genesungskarte oder Blumen verschicken. Versichern Sie Ihrem kranken Mitarbeiter, dass er/sie sich keine Sorgen um den Arbeitsplatz zu machen braucht und sich absolut auf seine/ihre Genesung konzentrieren soll.

Fällt ein Mitarbeiter für mehr als sechs Wochen aus, müssen Sie eine stufenweise Wiedereingliederung durchführen. So stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter mit einem gemächlichen Tempo an seine Aufgaben herangeführt wird.

In einem Fehlzeitengespräch können Sie klären, welche Ursachen die lange Abwesenheit hatte – ausgenommen, es handelt sich um eine schwerwiegende Erkrankung – und können entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Bei besonderen Umständen, wie einer verzögerten Diagnose, kann auch eine rückwirkende Krankschreibung in Betracht gezogen werden, um die Abwesenheitszeiten korrekt zu dokumentieren. Gehen Sie dabei auch auf den individuellen Fall Ihres Mitarbeiters / Ihrer Mitarbeiterin ein und vereinbaren Sie konkrete Schritte, um einer erneuten langen Abwesenheit vorzubeugen.

Fehlzeiten online erfassen lassen

Atteste in Papierform haben im HR ausgedient! Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen Krankmeldungen mit wenigen Klicks durchführen und ihr Attest bequem online hochladen können – ob bei langem oder kurzem Ausfall.

Mehr zum Fehlzeitenmanagement

Sie können unterschiedliche Methoden im Fehlzeitenmanagement anwenden, um die Fehlzeitenquote in Ihrem Unternehmen zu senken.

Um ein ganzheitliches Bild über alle Fehlzeiten zu bekommen, sollten Sie eine Fehlzeitenstatistik mit unterschiedlichen Kategorien führen:

• Klassische Krankmeldungen mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

• Krank wegen eines Unfalls

• Arbeitsunfall

• Bei Dienstabbruch

• Sonderurlaub

• Weiterbildung

Diese Kategorien helfen Ihnen, Fehlzeiten aufzuschlüsseln und passgenaue Maßnahmen abzuleiten, um die Fehlzeiten zu reduzieren.

Fragen, die Ihnen bei der Analyse helfen könnten:

• Gibt es Mitarbeiter oder Gruppen, die besonders oft fehlen? Wie sieht die Verteilung auf jüngere oder ältere Angestellte aus? Wie lange sind sie bereits im Unternehmen?

• Hat sich etwas an den Arbeitsbedingungen geändert?

• Gab es in Ihrem Unternehmen, dem Betrieb oder der Abteilung strukturelle oder personelle Änderungen?

• Wie lange fehlen Mitarbeiter durchschnittlich?

• In welchen Monaten oder Jahreszeiten können Sie die meisten Fehltage verzeichnen?

• Was hat sich in dieser Zeit geändert, was als Ursache in Frage kommt?

Die Gestaltung des Arbeitsplatzes hat großen Einfluss auf die Produktivität und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter. Achten Sie deshalb auf möglichst ergonomische Stühle und Tische, auf eine gute Raumbelüftung, angemessene Lichtverhältnisse und einen nicht störenden Geräuschpegel. Auch Pflanzen können die Büroathmosphäre verbessern.

Zu den Arbeitsbedingungen gehört aber auch, wie gut Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeitslast zurecht kommen. Prüfen Sie deshalb gemeinsam mit Führungskräften und den entsprechenden Mitarbeitern, was sich ändern muss, um Unter- oder Überforderung im Job zu vermeiden.

Flexible Arbeitszeiten können die Work-Life-Balance der Angestellten verbessern, weil sie Ihren (Familien-)Alltag so besser unter einen Hut kriegen. Sie können zum Beispiel eine Gleitzeit oder lockerere Home-Office-Regelungen anbieten. Ihre Angestellten können ihren Tag so freier gestalten, was Stress reduziert, das Wohlbefinden steigert und die Zufriedenheit erhöht.

>>Auch interessant: Stressbewältigung am Arbeitsplatz

Checkliste: Flexibler arbeiten mit Remote Work

Sie denken darüber nach, Ihre Richtlinien für ortsunabhängiges Arbeiten zu ändern? Dann ist diese Checkliste Ihre perfekte Unterstützung, um Remote Work sicher umzusetzen.

Checkliste "Remote Work" herunterladen

Monotonie, Mikromanagement und enge Handlungsspielräume sind ein absoluter Produktivitäts- und Motivationskiller. Schaffen Sie deshalb mehr inhaltliche Freiheiten für Ihre Mitarbeiter, lassen Sie sie proaktiv Ideen einbringen und involvieren Sie sie in Entwicklungsmaßnahmen.

Modelle wie Job Enlargement, Job Rotation oder Job Enrichment bieten sich als Weiterbildungsmaßnahmen an, um mehr Vielfalt und Verantwortung in den Aufgabenbereich von Mitarbeitern zu schaffen. Aber auch klassische Seminare, interne Schulungen oder Konferenzen eignen sich, um die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter auszubauen und sie entsprechend ihrer Stärken einzusetzen.

Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeiten und/oder führen Sie Mitarbeiterbefragungen durch. Das lohnt sich nicht nur für Mitarbeiter, die oft fehlen, sondern auch für diejenigen, die fast nie krank sind. Solche Gespräche geben Ihnen einen umfassenden Einblick, wie die Gemütslage momentan in einzelnen Abteilungen aussieht, was gerade nicht so gut läuft und wo Sie am besten ansetzen sollten, um die Mitarbeiterzufriedenheit anzukurbeln.

Tipp: Nutzen Sie auch Mitarbeitergespräche zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitern, um eine bessere Momentaufnahme zu bekommen.

Dieser Leitfaden bereitet die Führungskräfte optimal auf ein Mitarbeitergespräch vor.

Mittlerweile haben viele Unternehmen Maßnahmen zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement eingeführt. Viele setzen dieses Thema mit einem großen Projekt gleich, doch schon mit kleinen Maßnahmen können Sie eine große Wirkung erzeugen:

• Stärken Sie den Team-Zusammenhalt durch regelmäßige Team Events. Dazu können Sie jeder Abteilung zum Beispiel quartalsweise ein Event-Budget zur Verfügung stellen.

• Schaffen Sie eine gesundheitsbewusste Umgebung im Büro: Bieten Sie Sporteinheiten wie Yoga an und bieten Sie Snacks an. Nüsse eignen sich hierfür hervorragend, da sie neue Energie geben und dabei zu geringen Schwankungen im Blutzuckerspiegel führen.

• Machen Sie kleinere Überraschungen: Das kann ein kleines Geburtstagsgeschenk oder neues Merchandise-Material sein.

>> Wie Sie das Betriebliche Gesundheitsmanagement systematisch einführen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie Sie bereits erfahren haben, ist die Anzahl der Fehltage eng an die Zufriedenheit mit der Führungskraft geknüpft. Es ist deshalb besonders wichtig, vor allem jungen Team Leads das richtige Werkzeug zu geben, um sie zu verantwortungsvollen Managern zu entwickeln.

Was eine gute Führung zum Beispiel ausmacht:

• Wertschätzende Zusammenarbeit

• Eine positive Fehlerkultur verankern

• Freiheiten lassen und Verantwortung abgeben

• Nicht alles kontrollieren wollen

• Die Stärken der Mitarbeiter fördern

• Empathisch sein und auf die Sorgen der Angestellten eingehen

• Ziele, Prioritäten und Visionen klar kommunizieren

Dafür bietet sich der Austausch unter Kollegen an, um Best Practices auszutauschen. Aber auch interne und externe Schulungen sind sinnvoll, um eine einheitliche Führung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Um diese ganzen Maßnahmen umsetzen zu können, müssen Personaler*innen stets Herr*in über die Lage sein. Das geht am besten mit einer Fehlzeitenmanagement-Software, denn die zeigt Ihnen auf Knopfdruck, wo Handlungsbedarf besteht.

Wie funktioniert das? Wenn Sie Ihr Fehlzeitenmanagement in einer HR Software wie Personio verwalten, können Sie sich die Daten dort ziehen, wo auch die Fehlzeiten eingetragen werden. Sie definieren unterschiedliche Fehlzeitenkategorien, Ihre Mitarbeiter melden sich in der HR Software krank und die Führungskraft bestätigt die Abwesenheit.

Ihnen stehen dadurch eine Reihe an Daten per Abteilung zur Verfügung, die Sie zur Analyse und Auswertung nutzen können. Das gibt Ihnen eine stabile Datengrundlage, um richtige Interpretationen und passgenaue Maßnahmen zur Prävention abzuleiten.