Firmenwagen versteuern: 1%-Regelung oder Fahrtenbuch?
Ein schicker Firmenwagen steht auf der Liste der beliebten Benefits für Mitarbeitende oft ganz oben: gerade jetzt, wo die Kosten für den Kauf und den Unterhalt eines eigenen Autos steigen. Doch komplett kostenlos ist es nicht, wenn das Firmenfahrzeug auch privat genutzt werden darf. Das Finanzamt betrachtet die Gratisleistung des Arbeitgebers als Arbeitsentgelt und hält seine Hand auf: Die Nutzung muss versteuert werden.
Wie wird die Höhe der fälligen Steuer berechnet? Nachfolgend werden die zwei möglichen Verfahren dafür ausführlich und mit Rechenbeispielen erklärt und verglichen; ebenso die besonderen Vergünstigungen für Elektroautos.
Hinweis: Der Artikel erklärt die steuerlichen Aspekte für den Fall, dass Arbeitgeber ihren Angestellten einen Firmenwagen überlassen. Inhaber:innen von Personengesellschaften und Selbstständige, die einen Firmenwagen selbst nutzen, müssen zusätzliche Regeln beachten.
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Definition: Was ist ein Firmenwagen?
Ein Firmenwagen ist ein Fahrzeug, das auf ein Unternehmen zugelassen ist und das die Arbeitnehmenden nutzen können; entweder fährt eine einzelne Person regelmäßig damit oder das Fahrzeug steht einer Abteilung oder allen Mitarbeitenden für gelegentliche Fahrten zur Verfügung.
Was ist der Unterschied zwischen einem Firmenwagen und einem Dienstwagen?
Die Begriffe Firmenwagen und Dienstwagen bedeuten dasselbe; das Gesetz macht zwischen den Begriffen keine Unterschiede.
Wie darf ein Dienstwagen genutzt werden?
Ein Dienstwagen darf sowohl geschäftlich (betrieblich, dienstlich) als auch privat durch die Mitarbeitenden genutzt werden. Damit ein Fahrzeug auf ein Unternehmen zugelassen werden kann, muss es mindestens zu 10 Prozent für betriebliche Zwecke genutzt werden. Wenn es mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, ist die Zulassung als Firmenwagen verpflichtend.
Die anteilige Nutzung des Fahrzeugs muss nicht exakt nachgewiesen werden; das Finanzamt akzeptiert in der Regel eine schlüssige Argumentation, etwa auf Basis von Terminkalendern oder zeitweisen Aufzeichnungen.
Geschäftliche Nutzung
Zur geschäftlichen Nutzung gehören alle Fahrten im Rahmen der Berufstätigkeit von Arbeitnehmenden. Dazu gehören Fahrten
zu Kunden und Lieferanten,
zur Abholung und Lieferung von Waren,
zu Seminaren, Veranstaltungen und Messen,
zu verschiedenen Einsatzorten usw.
Auch Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz gehören zur betrieblichen Nutzung.
Private Nutzung
Alle Fahrten, die nichts mit der Berufstätigkeit zu tun haben, fallen in den Bereich der privaten Nutzung; etwa für Einkäufe, in der Freizeit oder auf Urlaubsreisen.
Firmenwagen (mit privater Nutzung) versteuern: zwei Methoden
Personen, die mit einem Firmenwagen auch privat fahren, haben einen Vorteil gegenüber anderen: sie sparen Kosten für das eigene Fahrzeug. Diesen sogenannten geldwerten Vorteil sieht das Finanzamt als Teil des Arbeitsentgelts an; auf den entsprechenden Betrag fallen Einkommensteuern und Sozialabgaben an. Der Arbeitgeber gibt den Betrag in der monatlichen Entgeltabrechnung an und führt die Lohnsteuer und Abgaben darauf ab.
Der geldwerte Vorteil lässt sich auf zwei Arten berechnen. Steuerzahlende können sich für die Methode entscheiden, die für sie günstiger ist.
Die 1-Prozent-Methode
Die meisten Firmenwagen werden mit der 1-Prozent-Methode versteuert; sie ist einfach und unbürokratisch. Dabei wird monatlich 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises (unverbindlicher Verkaufspreis des Herstellers) des Fahrzeuges (inklusive Sonderausstattungen) zum Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerter Vorteil angesetzt.
Der Listenpreis umfasst auch die Umsatzsteuer, selbst wenn das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist. Auch für Gebraucht- und Leasing-Fahrzeuge gilt derselbe Preis; auf die tatsächlichen Anschaffungskosten kommt es nicht an.
Beispiel: Der unverbindliche Verkaufspreis des Herstellers für ein Fahrzeug ist 50.000 EUR. 1 Prozent davon sind 500 EUR. Eine Mitarbeiterin, die den Firmenwagen privat fährt, muss also jeden Monat 500 EUR geldwerten Vorteil versteuern; anders ausgedrückt: Ihr zu versteuerndes monatliches Einkommen steigt um 500 EUR. Bei einem persönlichen durchschnittlichen Einkommensteuersatz von 25 Prozent würde sie monatlich 150 EUR Steuern mehr bezahlen.
Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz
Wenn Personen mit dem Firmenwagen auch zur Arbeit pendeln, erhöht sich der geldwerte Vorteil. Für diese Berechnung gibt es wieder zwei Methoden zur Auswahl:
Pauschal: Pro Entfernungskilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz wird der geldwerte Vorteil um 0,03 Prozent des Listenpreises erhöht.
Beispiel: Der Arbeitsweg beträgt einfach 20 Kilometer. 0,03 Prozent des Listenpreises von 50.000 EUR sind 15 EUR. 20 Kilometer mal 15 EUR ergibt 300 EUR: so hoch wäre der zusätzliche geldwerte Vorteil pro Monat.
Einzelfahrten: Statt der Pauschale können Mitarbeitende auch die tatsächlichen Fahrten zum Arbeitsplatz angeben. Der geldwerte Vorteil beträgt dann 0,002 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer. Wenn der Firmenwagen an maximal 180 Tagen im Jahr (15 Tage pro Monat) zum Pendeln genutzt wird, ist diese Methode günstiger; allerdings müssen die einzelnen Fahrten für den Arbeitgeber dokumentiert werden.
Beispiel: Der Arbeitsweg beträgt einfach 20 Kilometer. Die Mitarbeiterin pendelt an 10 Tagen im Monat. 0,002 Prozent des Listenpreises von 50.000 EUR sind 1 EUR. 20 Kilometer mal 1 EUR mal 10 Tage ergibt 200 EUR: so hoch wäre der zusätzliche geldwerte Vorteil pro Monat.
Familienheimfahrten
Wenn der Firmenwagen für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt wird, erhöht sich der geldwerte Vorteil weiter: um eine Pauschale von 0,002 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Heimatort. (Ausgeschlossen sind Fahrten, für die der Abzug als Werbungskosten in Betracht kommt.)
Das Fahrtenbuch
Statt der 1-Prozent-Methode können Nutzende eines Firmenwagens ein Fahrtenbuch führen und nachweisen, welche Fahrten betrieblich und welche privat veranlasst sind. Für geschäftliche Fahrten müssen folgende Angaben erfasst werden:
Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt
Reiseziel und -route
Zweck der Reise, Name/Firma der besuchten Geschäftspartner:innen
Bei privaten Fahrten sind die Kilometerangaben ausreichend; für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz reicht ein Vermerk. Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen an ein Fahrtenbuch; ansonsten wird es nicht akzeptiert und die 1-Prozent-Methode angewandt. Deshalb sind digitale, nicht manipulierbare Fahrtenbücher empfehlenswert.
Wenn der geldwerte Vorteil auf Basis eines Fahrtenbuchs berechnet werden soll, müssen die tatsächlichen Fahrzeugkosten berücksichtigt werden: Abschreibungen, Kosten für Wartung und Versicherung und so weiter. Die Abschreibung wird ausgehend von den tatsächlichen Anschaffungskosten einschließlich Umsatzsteuer kalkuliert (nicht ausgehend vom Listenpreis). Bei einem Neuwagen wird eine sechsjährige Nutzungsdauer angesetzt; bei einem Gebrauchtwagen muss die Restnutzungsdauer geschätzt und der Fahrzeugzustand bewertet werden.
Aus dem Fahrtenbuch kann die anteilige private und geschäftliche Nutzung des Firmenwagens ermittelt werden. Der Prozentanteil, der auf die private Nutzung entfällt, bestimmt die Höhe des geldwerten Vorteils.
Beispiel: Ein Firmenwagen verursacht monatlich Kosten von durchschnittlich 1.200 EUR. Ein Mitarbeiter nutzt das Fahrzeug zu 40 Prozent privat. 40 Prozent von 1.200 EUR sind 480 EUR: so hoch ist der geldwerte Vorteil, der versteuert werden muss.
Welche Methode ist steuerlich günstiger?
Mit welcher Methode man Steuern spart, muss im Einzelfall berechnet werden. Tendenziell gilt:
Die 1-Prozent-Methode ist für die Steuerzahlenden umso besser,
je mehr sie mit dem Firmenwagen privat fahren und
je günstiger der Listenpreis des neu gekauften Fahrzeugs ist.
Mit dem Fahrtenbuch sparen sie eventuell Geld,
wenn das Fahrzeug deutlich unter dem Listenpreis (mit hohen Rabatten oder gebraucht) gekauft wurde und
wenn es wenig privat genutzt wird – nur selten oder für kurze Strecken.
Die Methode kann jeweils zum Jahresende gewechselt werden, oder im laufenden Jahr bei einem Fahrzeugwechsel.
Steuerliche Begünstigung von Elektro-Firmenwagen*
Um den Umstieg auf umweltfreundliche Antriebe zu fördern, werden solche Firmenwagen steuerlich extra gefördert. Bei reinen Elektrofahrzeugen, die zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2030 zugelassen werden, muss nur 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden – also nur halb so viel wie bei einem Fahrzeug mit Verbrennermotor.
Die Bemessungsgrundlage wird sogar auf 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises gesenkt, wenn das Fahrzeug
im Jahr 2019 gekauft wurde und der Bruttolistenpreis unter 40.000 EUR lag, oder
ab dem 1.1.2020 gekauft wurde und der Bruttolistenpreis unter 60.000 EUR lag. Für alle ab dem 1.1.2024 angeschafften Elektrofahrzeuge gilt ein Höchstbetrag von 70.000 Euro.
Für den Erwerb von Hybridfahrzeugen kann gemäß der 1%-Regelung bisher der halbe Bruttolistenpreis berücksichtigt werden, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Für Käufe bis zum 31.12.2024 muss der Kohlendioxidausstoß auf höchstens 50 Gramm pro Kilometer oder eine ausschließliche elektrische Reichweite von mindestens 60 Kilometern begrenzt sein.
Ab dem 01.01.2025 muss der Kohlendioxidausstoß für Anschaffungen weiterhin bei maximal 50 Gramm pro Kilometer liegen oder die rein elektrische Reichweite sollte nun mindestens 80 Kilometer betragen.
Für Hybridfahrzeuge, die ab dem 01.01.2025 erworben werden, entfällt die alternative Reichweitenregelung, und es gilt ausschließlich die Grenze für den Kohlendioxidausstoß von höchstens 50 Gramm pro Kilometer.
Wenn Nutzende eines Firmenwagens ein Fahrtenbuch führen, profitieren sie ebenfalls: Die Abschreibungsraten und die Leasingzahlungen werden nur zur Hälfte für den geldwerten Vorteil angesetzt. Wenn der Listenpreis unter den oben genannten Grenzen lag, wird nur ein Viertel der Kosten berücksichtigt.
* Die steuerliche Begünstigung gilt auch für Fahrzeuge, die durch Brennstoffzellen angetrieben werden.
Privat getragene Kosten mindern den geldwerten Vorteil
Oft beteiligen sich Arbeitnehmende sich an den Kosten für das Firmenfahrzeug: sie haben mit dem Arbeitgeber vereinbart, monatlich oder abhängig von der Nutzung einen Betrag zu zahlen. Oder sie zahlen Benzinkosten für private Fahrten selbst, oder lassen den Wagen auf eigene Kosten waschen und so weiter.
Diese Kosten können Steuerzahlende vom geldwerten Vorteil abziehen; dadurch mindern sie ihre Steuerlast. Allerdings können nur Kosten bis zur Höhe des gesamten geldwerten Vorteils abgezogen werden; höhere private Kosten dürfen nicht berücksichtigt werden (auch nicht als Werbungskosten in der Steuererklärung).
Private Nutzung im Arbeitsvertrag regeln
Arbeitgeber können die private Nutzung des Firmenwagens im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Vereinbarung verbieten. Dann entsteht kein geldwerter Vorteil und das Finanzamt verzichtet auf die Versteuerung.
Falls nichts schriftlich geregelt ist, geht das Finanzamt grundsätzlich davon aus, dass ein Firmenfahrzeug privat genutzt werden darf. Wenn Arbeitnehmende davon keinen Gebrauch machen, müssen sie dies gegenüber dem Finanzamt glaubhaft nachweisen. Besonders wenn sie kein privates Auto haben, wird der Nachweis schwerfallen.
Um die erhöhte Steuerbelastung für die Arbeitnehmenden zu vermeiden, sollte deshalb in diesem Fall die Privatnutzung vertraglich ausdrücklich ausgeschlossen werden. Arbeitgeber sind jedoch (steuerrechtlich) nicht verpflichtet, zu kontrollieren, ob das Verbot auch eingehalten wird.