Fluktuationskosten effektiv managen: Tipps für HR

Fluktuationskosten sind die Kosten, die dadurch entstehen, dass Mitarbeitende Unternehmen verlassen – sei es durch Kündigung, Pensionierung oder andere Formen des Ausscheidens. Die Ausgaben, die bei Unternehmen in dem Zuge anfallen, reichen von Kosten für das Recruiting neuer Mitarbeiter:innen über Onboarding bis hin zu weniger offensichtlichen Kosten wie Produktivitätsverlusten. Für Unternehmen und insbesondere HR ist es entscheidend, diese Kosten zu kennen zu managen und bei einer hohen Fluktuationsrate gegenzuwirken.

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Fluktuationsrate berechnen können.

Fluktuationskosten teilen sich in zwei Hauptkategorien: direkte und indirekte Kosten. Direkte Fluktuationskosten sind unmittelbare Ausgaben, die mit dem Ausscheiden von Mitarbeiter:innen verbunden sind. Hierzu gehören klar messbare Posten wie Rekrutierungs- und Einarbeitungskosten. 

Doch die Kosten von Fluktuation reichen noch weiter. Diese verdeckten Kostenfaktoren umfassen zum Beispiel den Wissensverlust durch ehemalige Mitarbeiter:innen, das schleichende Nachlassen der Teamdynamik und sogar die psychologischen Auswirkungen auf die verbleibenden Mitarbeiter:innen. Und auch diese Kosten haben einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtleistung und den Erfolg des Unternehmens.

Fluktuationskosten genau zu berechnen, kann komplex sein, denn dabei müssen verschiedene Kostenfaktoren berücksichtigt werden. Eine grundlegende Formel zur Bestimmung der Kosten rechnet mit den Kosten pro Fluktuationsfall mal der Anzahl der Fluktuationsfälle im Unternehmen. Das sieht wie folgt aus:

Fluktuationskosten = (anfallende Kosten) x (Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen x Fluktuationsrate)

Jetzt fragen Sie sich bestimmt: Aber wie hoch sind denn die anfallenden Kosten? Das variiert natürlich von Fall zu Fall. Als Orientierung kann man davon ausgehen, dass die Kosten für einen Personalwechsel zwischen 90 und 150 Prozent des Jahresgehalts (brutto) der verlorenen Mitarbeiter:innen liegen.

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Die finanziellen Konsequenzen von Mitarbeiterfluktuation erstrecken sich über eine breite Palette von Ausgaben. In der folgenden Tabelle zeigen wir Ihnen Beispiele für die verschiedenen Kosten, die im Zusammenhang mit Fluktuation auftreten können. Für Unternehmen ist es wichtig, diese zu kennen, wenn sie gezielt Strategien entwickeln wollen, die die Fluktuationskosten reduzieren.

Stellen wir uns vor, eine erfahrene Entwicklerin verlässt ihr Unternehmen. Neben den offensichtlichen Rekrutierungs- und Einarbeitungskosten für die Neubesetzung, wird das Unternehmen in dieser Zeit vor Produktivitätsverlusten stehen: Während des Übergangs kommen Projekte ins Stocken, die die Entwicklerin geleitet hat. Die verbleibenden Mitarbeiter:innen haben keine Kapazitäten, um die Aufgaben der ehemaligen Kollegin komplett zu übernehmen. Außerdem geht das Expertenwissen der Entwicklerin verloren, was sich langfristig auf die Effizienz und Qualität der Arbeit auswirken könnte, wenn das Unternehmen keinen adäquaten Ersatz findet.

Die Fluktuationsrate und damit die Fluktuationskosten variieren erheblich je nach Branche. Statistiken von z. B. dem Statistischen Bundesamt geben einen Aufschluss darüber, wo man mit hoher oder niedriger Fluktuation rechnen kann:

• Land- und Forstwirtschaft & Fischerei: Diese Sektoren sind saisonal geprägt und haben bspw. zur Erntezeit ein höheres Arbeitsaufkommen. Aufgrund dieser Schwankungen arbeiten Unternehmen oft mit Saisonarbeitskräften mit niedrigeren Qualifikationen. Dadurch ist die Fluktuationsrate mit ca. 80 Prozent in diesen Branchen besonders hoch.

• Gastronomie: Auch die Gastronomie ist oft ein saisonales Geschäft, zum Beispiel in Urlaubsorten. Auch hier ist die Fluktuation mit rund 70 Prozent natürlicherweise hoch. 

• Information und Kommunikation & Dienstleistungsgewerbe: In diesen Bereichen bewegt sich die Fluktuationsrate zwischen 40 und bis 60 Prozent.

• Handel, Instandhaltung & Reparatur, Immobilien, Bildungs- und Sozialwesen: Unternehmen in diesen Branchen können mit einer Fluktuationsrate zwischen 30 und 40 Prozent pro Jahr rechnen.

• Finanzwesen, Bergbau, Energie- und Wasserversorgung, verarbeitendem Gewerbe und Gesundheitswesen: Hier ist die Fluktuation vergleichsweise niedriger, mit Werten zwischen 15 und 25 Prozent. Mitarbeitende in diesen Branchen sind oft stark spezialisiert und haben damit oft keine große Auswahl an möglichen Arbeitgebern.

• Öffentliche Verwaltung, Verteidigung: Besonders stabil ist die Personalsituation in diesen Bereichen – Stichwort Verbeamtung – mit Fluktuationsraten von unter 15 Prozent.

Wer die Fluktuation im Unternehmen verstehen möchte, muss die Fluktuationsrate berechnen können. Sie wird errechnet, indem man die Anzahl der ausgeschiedenen Mitarbeiter:innen im Verhältnis zur durchschnittlichen Mitarbeiter:innenzahl setzt und das Ergebnis mit 100 multipliziert. In diesem Artikel gehen wir tiefer darauf ein, wie man die Fluktuationsrate berechnet und interpretiert. 

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Hohe Fluktuationsraten und damit -kosten deuten oft auf tieferliegende Probleme in der Organisation hin (es sei denn man bewegt sich in den Sektoren, die von Natur aus eine hohe Fluktuation haben). Deswegen können Strategien, die die Fluktuationskosten minimieren sollen, auch gleichzeitig die Produktivität, das Engagement und die langfristige Mitarbeiterbindung fördern. 

Hier sind einige Strategien und Tipps, die HR-Expert:innen umsetzen können:

1. Ganzheitliches Onboarding-Programm: Ein effektives Einarbeitungsprogramm kann die Bindung neuer Mitarbeiter:innen stärken und sie schneller voll einsatzfähig machen. Denn nichts ist frustrierender, als in einer neuen Rolle nicht loslegen zu können, weil das nötige Wissen fehlt. Indem Sie neuen Mitarbeitenden klare Erwartungen setzen, eine umfassende Einführung in Unternehmenskultur und -prozesse bieten und Mentoring-Möglichkeiten bereitstellen, können Sie den Start erleichtern und das Risiko verringern, dass die neuen Kolleg:innen frühzeitig wieder gehen.

2. Karriereentwicklung und Weiterbildung: Attraktive Karriereentwicklungs- und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten zeigen Mitarbeiter:innen, dass ihrem Arbeitgeber etwas an ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung liegt. Viele Arbeitnehmende entscheiden sich für einen neuen Job, weil sie in ihrer bisherigen Rolle nicht weiterkommen. Diese Ausstiegsgründe werden damit minimiert. 

3. Attraktive Vergütungs- und Benefits-Strukturen: Ein wettbewerbsfähiges Gehalt und eine umfassende Auswahl an Benefits können Mitarbeiter dazu motivieren, längerfristig im Unternehmen zu bleiben. Für HR-Verantwortliche ist es essentiell, die branchenüblichen Gehälter und Zusatzleistungen zu kennen und sich so vom Wettbewerb abheben zu können.

4. Mitarbeiterfeedback und -kommunikation: Ein offener Dialog zwischen Belegschaft und Führungskräften schafft eine transparente und vertrauensvolle Arbeitsumgebung. Durch regelmäßige Feedbackgespräche, Mitarbeiterumfragen und interne Kommunikationsplattformen können Sie Probleme frühzeitig erkennen und angehen.

5. Work-Life-Balance: Indem Sie eine ausgewogenen Work-Life-Balance fördern, können Sie Stress minimieren und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen steigern. Flexible Arbeitszeiten, Mobile-Work-Optionen und Unterstützung in familiären Angelegenheiten, bspw. Kinderbetreuung oder Pflege von Elternteilen, tragen dazu bei, Talente langfristig zu binden.

6. Wertschätzung und Anerkennung: Das Thema Wertschätzung ist nicht zu unterschätzen. Auch wenn alle anderen Rahmenbedingungen passen, können Angestellte unzufrieden sein, wenn ihre Leistungen und Erfolge nicht gesehen werden. Wertschätzung steigert das Engagement. Ein einfaches Danke, Teamfeiern und individuelle Anerkennungsprogramme (bspw. interne Awards) schaffen eine positive und wertschätzende Arbeitsatmosphäre.

7. Exit-Interviews und Analyse der Kündigungsgründe: Teammitglieder, die das Unternehmen verlassen, können Ihnen wertvolle Einblicke geben, warum sie sich entschlossen haben zu kündigen. Durch gezielte Austrittsgespräche und die Analyse dieser Informationen können Sie Muster erkennen und gezielte Gegenmaßnahmen entwickeln.

8. Starke Unternehmenskultur: Die Arbeit an einer Unternehmenskultur, in der sich Mitarbeitende wohl, geschätzt und unterstützt fühlen und die ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit vermittelt, ist ein langfristiger Prozess. Aber es ist ein Weg, der sich immer lohnt – nicht nur in Bezug auf Fluktuationskosten.

Fluktuationskosten sind ein wichtiger Aspekt des Personalmanagements, der eine erhebliche finanzielle Auswirkung auf Unternehmen haben kann. Indem sie verstehen, wie diese Kosten entstehen und wie sie berechnet werden, können HR-Manager:innen geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Fluktuation zu minimieren und die langfristige Stabilität des Unternehmens sicherzustellen. Und das reduziert nicht nur Kosten, sondern schafft auch eine positive Arbeitsumgebung, die talentierte Mitarbeiter:innen anzieht und langfristig bindet.