Effektives Vorstellungsgespräch: 76 Fragen, Tipps und Vorlagen

Wie lauten typische Fragen im Vorstellungsgespräch und mit welchen Antworten können Bewerber:innen glänzen?

Hier können Bewerber:innen punkten, indem sie konkret auf die Stellenausschreibung sowie das Unternehmen Bezug nehmen und mit ihren persönlichen Stärken und Zielen in Einklang bringen. 

Die Frage nach den individuellen Stärken und Schwächen sollten Bewerber:innen stets authentisch und im Idealfall in Relation zur ausgeschriebenen Stelle beantworten. Wichtig ist zudem, dass Bewerber:innen im Hinblick auf die genannten Schwächen Lernwillen zeigen. 

Mit einer Kurzzusammenfassung der für die Stelle relevanten Stärken und Fachkompetenzen zeigen Kandidat:innen Selbstbewusstsein und aufrichtiges Interesse an der Position.

Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Die ideale Antwort geht den Mittelweg – zeigt also, dass ein grundsätzlicher Wille da ist, für das Unternehmen in Extraleistung zu gehen, dass aber auch Wert auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance gelegt wird.

Bewerber:innen, die angeben, auf Komplikationen lösungsorientiert zu reagieren und Konflikte offen zu kommunizieren, verschaffen sich damit einen klaren Vorteil. Achten Sie zudem darauf, inwieweit die Antwort der Bewerber:innen mit der Unternehmenskultur übereinstimmt. 

Die Antwort sollte kurz und bündig ausfallen und selbstverständlich im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Stelle stehen. Clevere Bewerber:innen können hier aber auch eine nicht stellenrelevante Zusatzqualifikation angeben, z. B. Kenntnisse als Ersthelfer:in, oder mit der Nennung eines sozialen Engagements punkten. 

Diese Frage ermöglicht es Bewerber:innen, ihren beruflichen Hergang skizzenhaft zu umreißen. Dabei sollte das Hauptaugenmerk auf Erfahrungen liegen, die sich im Hinblick auf die ausgeschriebene Stelle als nützlich erweisen. 

Spüren Sie Top-Talente auf

Wir verraten, wie Sie Bewerbungsgespräche mit einerm strukturierten Interview souverän meistern:

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• Wie gehen Sie an knifflige Aufgaben heran, alleine oder im Team?

• Was zeichnet Sie in der Zusammenarbeit mit anderen Menschen aus?

• Können Sie sich vorstellen, Führungsaufgaben zu übernehmen?

• Welche Rolle nehmen Sie in der Regel in Gruppen ein?

• Mit welchem Typ Mensch arbeiten Sie gerne zusammen?

• Mit welchem Typ Mensch arbeiten Sie weniger gerne zusammen?

• Welche Umstände tragen dazu bei, dass Sie sich in einem Unternehmen wohlfühlen?

• Sie leiten ein Projekt. Welche Abteilungen beziehen Sie ein und wie tun Sie das?

• Sie sind Projektleiter:in und die Hälfte Ihres Teams fällt grippebedingt aus. Sie müssen aber den Zeitplan einhalten. Was tun Sie?

• Was tun Sie, wenn es keinen Ausweg zu geben scheint?

• Welche kreativen Tätigkeiten übten Sie in Ihren bisherigen Jobs aus?

• Welche Freiheiten sind Ihnen wichtig im Job?

• Was macht für Sie eine gelungene Work-Life-Balance aus?

• In welchen Situationen sind Sie am kreativsten?

• Welche Situationen können Ihre Kreativität hemmen?

• An welche belastenden Situationen aus Ihrem bisherigen Berufsleben erinnern Sie sich?

• Sind Sie einmal gescheitert? Wie sind Sie damit umgegangen?

• Halten Sie sich selbst für belastbar? Woran machen Sie das fest?

• Sie leiten ein Projekt und wissen, dass ein Großteil der Beteiligten Ihnen mit Skepsis begegnet. Wie gehen Sie damit um?

• Was bedeutet für Sie sorgfältiges Arbeiten? Nennen Sie Beispiele.

• Wie überprüfen Sie Ihre Arbeit auf Fehler?

• Sie haben ein zeitkritisches Projekt. Was ist für Sie wichtiger: Die Terminvorgabe penibel einzuhalten oder Qualität abzuliefern, aber zu spät fertig zu werden?

• Sie haben sich bei uns beworben. Was hat Sie dazu bewogen, Ihren alten Job aufzugeben?

• Gibt es etwas an Ihnen, das Sie gerne weiterentwickeln möchten?

• Welche Fort- oder Weiterbildungen streben Sie langfristig an?

• Ihr Team steht geschlossen an Ihrem Schreibtisch und sagt: „Ihre Anweisungen sind unklar, Ihre Zeitvorgaben viel zu eng. Wir können so nicht arbeiten.“ Was machen Sie?

• Waren Sie schon einmal von sich enttäuscht? Wie sind Sie damit umgegangen?

• Welche Herausforderungen wünschen Sie sich im Arbeitsleben, um sich weiterzuentwickeln?

• Welche Fähigkeiten unterscheiden Sie von anderen Kandidat:innen?

• Welches Führungsmodell sagt Ihnen am meisten zu?

• Können Sie sich vorstellen, hauptsächlich im Homeoffice zu arbeiten? Begründen Sie Ihre Antwort.

• Was fasziniert Sie an der ausgeschriebenen Stelle besonders?

Das sind die Phasen eines Vorstellungsgesprächs.

Im Interview die besten Fragen stellen

In unserer Fragensammlung haben wir die 90 beliebstesten Interview-Fragen von HRler:innen für Sie zusammengestellt. Lassen Sie sich gerne für Ihr nächstes Bewerbungsgespräch inspirieren.

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Im Sinne eines optimierten und situationsspezifischen Einsatzes bietet es sich an, die Vorstellungsgesprächsfragen im öffentlichen Dienst hinsichtlich Basis-, Motivations- und Fangfragen zu unterscheiden:

• Was sind Ihre Stärken und Schwächen?

• Wie würde Sie eine Person aus Ihrem Freundeskreis beschreiben?

• Was war Ihr letzter größerer Fehler im Job und wie haben Sie ihn gemeistert?

• Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

• Welche positiven und negativen Dinge würde Ihr letzter Arbeitgeber über Sie sagen?

• Warum haben Sie sich für den öffentlichen Dienst entschieden?

• Warum wollen Sie genau in unserem Amt / in unserer Behörde arbeiten?

• Was möchten Sie in den nächsten fünf Jahren bei uns erreichen?

• Was erwarten Sie von dieser Stelle?

• Wen haben Sie zuletzt angelogen und weswegen?

• Welches Wort beschreibt Sie am besten?

• Sind Sie eher ein:e Anführer:in oder ein:e Ausführer:in?

• Womit waren Sie in Ihrer letzten Position unzufrieden?

• Was verstehen Sie unter dem Begriff „Streitkultur“?

Neben Führungsqualitäten spielt im Servicebereich vor allem auch der Umgang mit der Kundschaft eine entscheidende Rolle: An die dort eingesetzte Fachkraft werden höchste Ansprüche an Verbindlichkeit, Einfühlungsvermögen, Servicebereitschaft und Menschenkenntnis gestellt. Mit folgenden Fragen loten Sie diese Bereiche aus:

• Wie lernen Sie neue Teammitglieder an? Was zeichnet dabei Ihre Vorgehensweise aus?

• Wie messen Sie den Erfolg im Kundenservice? Welche Kennzahlen schauen Sie sich an?

• Welche Maßnahmen ergreifen Sie, wenn Ihre Kennzahlen einen Negativtrend aufweisen? Erklären Sie dies anhand einer beispielhaften Kennzahl.

• Sie erhalten negatives Feedback zu einer unserer Funktionen. Wie reagieren Sie?

• Wann war das letzte Mal, dass Sie die Erwartungen einer Kundschaft übertreffen konnten? Beschreiben Sie die Situation.

• Wie sollte das Serviceteam mit dem Produktteam zusammenarbeiten, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen? Welche sind Ihrer Meinung nach die drei größten Stellschrauben?

• Wie informieren Sie sich über die Branche der Kund:innen? Was unternehmen Sie, um stets auf dem aktuellsten Stand der Dinge zu bleiben?

Diese Fragen sollten Sie im Vorstellungsgespräch mit potenziellen Führungskräften stellen.

Disponent:innen brauchen in erster Linie Organisationsgeschick und ein Händchen für Logistik. Die folgenden Fragen helfen dabei, ebendiese Qualifikationen im Vorstellungsgespräch zu überprüfen:

• Das Angebot übersteigt die Nachfrage? Welche Maßnahmen leiten Sie ein?

• Ihnen fehlt Personal, um einen wichtigen Auftrag zu erfüllen? Wie reagieren Sie?

• Was sind Ihrer Meinung nach die drei wichtigsten Eigenschaften, die ein:e Disponent:in braucht? (Begründen Sie diese Meinung.) Inwiefern decken Sie diese Eigenschaften ab?

• Wie reagieren Sie bei einem hohen Arbeitsvolumen?

• Auf welche Weise organisieren und priorisieren Sie Ihre Arbeit?

Lesetipp: Sie sind auf der Suche nach einer Assistenz? Diese Fragen eignen sich für das Vorstellungsgespräch!

Kandidat:innen mithilfe von provokativen Fragen im Vorstellungsgespräch ein wenig (!) aus der Ruhe zu bringen, kann ausgesprochen aufschlussreich sein. Denn es zeigt, …

• … wie sie auf unangenehme Fragen im Vorstellungsgespräch reagieren. Bleiben sie ruhig und besonnen? 

• … ob sie in der Lage sind, Grenzen zu setzen.

• … wer das Zeug für eine Führungsposition und das nötige Selbstbewusstsein mitbringt, um mit Provokationen souverän umzugehen.

Beispiele für provokante Fragen:

• Sind Sie die klügste Person, die Sie kennen?

• Auf einer Skala von eins bis zehn: Wie seltsam sind Sie?

• Warum stehen Sie morgens überhaupt auf?

• Was kann Ihr:e Partner:in an Ihnen nicht leiden?

• Ich sehe es Ihnen an – Sie wollen nur bei uns arbeiten, um Geld zu verdienen. Ihr Traumberuf ist ein anderer. Habe ich recht?

• Wir reden hier nun seit zwei Stunden. Jetzt sagen Sie uns bitte in drei kurzen Sätzen, warum wir gerade Sie einstellen sollen.

Es gibt jedoch auch Fragen, die im Rahmen von Vorstellungsgesprächen nicht gestellt werden dürfen. Grundsätzlich sind alle Fragen unzulässig, an deren Antwort der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse hat (z. B. „Welche politische Partei wählen Sie?“) oder die die Persönlichkeitsrechte der Kandidat:innen verletzen (z. B. „Sind Sie gläubig?“). Fragen, die ausschließlich die private Lebensführung betreffen und mit der Arbeit nichts zu tun haben, müssen Bewerber:innen ebenfalls nicht beantworten. Eine gründliche Vorbereitung hilft dabei, unangenehme Situationen und Fehler zu vermeiden.

Nicht nur Arbeitgeber stellen im Vorstellungsgespräch Fragen, auch Bewerber:innen haben die Möglichkeit, Informationen einzuholen und Unklarheiten zu thematisieren. Mit folgenden Rückfragen zeigen Bewerber:innen, dass sie sich umfassend vorbereitet und echtes Interesse an der ausgeschriebenen Position haben: 

• Welche Erwartungen haben Sie an Angestellte, die die betreffende Stelle besetzen?

• Wie lange hat mein:e Vorgänger:in die frei gewordene Position innegehabt?

• Welche Fehler haben meine Vorgänger:innen gemacht, die ich vermeiden kann?

• Welche Weiterbildungsmöglichkeiten und Schulungsangebote stehen neuen Mitarbeitenden zur Verfügung?

• Wie empfinden Sie die Unternehmenskultur und den Zusammenhalt unter den Mitarbeitenden?

Nachdem alle relevanten Fragen gestellt und der/die Kandidat:in verabschiedet wurde, gilt es, das Vorstellungsgespräch aufzuarbeiten. Zu diesem Zweck sollten sich Personalverantwortliche bereits während des Gesprächs Notizen machen und diese im Nachgang in Reinschrift übertragen. Beim Vergleich der Kandidat:innen untereinander hilft zudem ein standardisierter Bewertungsbogen, dessen Ergebnisse die finale Entscheidungsfindung erheblich beeinflussen können. Im letzten Schritt geht es daran, Kandidat:innen über ihre Ab- bzw. Zusage zu informieren. Achten Sie dabei unbedingt darauf, die angegebenen Fristen einzuhalten.

Auf Fragen gibt es in der Regel eine Vielzahl von potenziell richtigen Antworten und Antwortweisen; die eine perfekte Antwort gibt es oft nicht bzw. sie hängt stark von der Betrachtungsweise ab. Denn auch Personalverantwortliche machen ihre Entscheidungen mitunter (unbewusst) von Sympathien und Stimmungen abhängig. KI im Recruiting funktioniert hingegen nach festen Mustern und entscheidet rein faktenbasiert. Zumindest in der Theorie. In der Praxis stecken hinter jedem Algorithmus Programmierer:innen – und auch diese können Vorurteile haben, die sich auf den Code auswirken. 

KI kann den Recruitingprozess zweifellos sinnvoll unterstützen, aber ein „echtes“ Vorstellungsgespräch, das sich auch spontan in eine andere Richtung entwickeln kann und bei dem die Möglichkeit des gezielten Nachfragens besteht, ist durch KI bislang nicht zu realisieren. Bei alledem muss auch berücksichtigt werden, dass am Ende Menschen zusammenarbeiten, zwischen denen die Chemie stimmen sollte.

Die Länge eines Vorstellungsgesprächs ist abhängig vom Unternehmen, dem Kandidaten bzw. der Kandidatin und der zu besetzenden Stelle. In der Regel nimmt ein Vorstellungsgespräch ca. 25 bis 60 Minuten in Anspruch. 

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Bedingt durch die Unternehmensgröße und die Summe an vielversprechenden Bewerbungen kann die Anzahl der eingeladenen Kandidat:innen beliebig variieren. 

Mithilfe des Bewerberfeedbacks lässt sich der Einstellungsprozess verbessern und auf diese Weise das Employer Branding stärken. Zu diesem Zweck sollten regelmäßige Bewerberbefragungen durchgeführt und analysiert werden. 

Haben Bewerber:innen die Chance, am Ende eines Vorstellungsgesprächs selbst Fragen zu stellen, wird darauf Wert gelegt, dass diese echtes Interesse bekunden und stellenbezogen formuliert werden.