Freelancer im Unternehmen: Tipps für gute Zusammenarbeit

Unternehmen engagieren Freelancer vor allem dann, wenn bei ihren Festangestellten keine Kapazitäten frei sind. Oder wenn eine besondere Expertise, etwa für ein IT-Projekt, benötigt wird, die von den eigenen Arbeitnehmern nicht oder nur teilweise geleistet werden kann. Doch wie lautet eigentlich die exakte Definition von Freelancern?

Der Begriff selbst macht es bereits deutlich: Freie Mitarbeiter, in vielen Unternehmen auch als Freelancer bezeichnet, sind keine Arbeitnehmer der Auftraggeber. 

Freelancer …

• gelten laut Arbeitsrecht als selbstständige Arbeitskräfte.

• arbeiten auf Basis eines freien Dienstvertrags oder Werkvertrags.

• bekommen kein festes Gehalt ausgezahlt, sondern arbeiten auf Honorarbasis. Ihre Einkünfte sind somit direkt von den ausgeführten Projekten abhängig.

• führen die erteilten Aufträge in der Regel persönlich und eigenständig durch. 

•  verfügen auf ihrem Fachgebiet meist über eine hohe Qualifikation.

•  stehen bereit, um flexibel einzuspringen, wenn ihre Fachkenntnisse von       Auftraggebern nachgefragt werden.

• sind dazu verpflichtet, Gewerbesteuer, Einkommen- und Umsatzsteuer zu entrichten.

• müssen sich selbst um ihre Altersvorsorge kümmern. 

Achtung, Missverständnis: Verwechseln Sie freie Mitarbeiter oder Freelancer nicht mit Freiberuflern! Laut § 18 (1) des Einkommensteuergesetzes (EStG) handelt es sich bei Freiberuflern um Selbstständige, die wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten ausüben. In Deutschland dürfen sich demnach nur Mitglieder ausgewählter Berufsgruppen als Freiberufler bezeichnen – etwa Anwälte, Mediziner, Notare und Journalisten. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit. 

Lesetipp: Personal so effizient wie möglich einsetzen – mithilfe von Workforce Management klappt’s.

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Im Freelancervertrag regeln Sie die Aufgaben und Pflichten von freien Mitarbeitern. Achten Sie unbedingt darauf, nicht alle Freien über einen vertraglichen Kamm zu scheren. Jeder Vertrag sollte individuell gestaltet sein. Außerdem gilt es, zwischen Dienst- und Werkvertrag zu unterscheiden:

Beim Dienstvertrag schulden Freie die festgelegte Tätigkeit bzw. Dienstleistung als solche. Freelancer sind dabei in der Regel nicht an ein bestimmtes Projekt oder an einen konkreten Auftrag gebunden. Für Sie als Auftraggeber bedeutet das Schließen eines Dienstvertrags allerdings, dass Sie nicht auf ein erwartetes Ergebnis pochen können. 

Beispiel Dienstvertrag:

Sie beschäftigen im Key Account einen Interimsmanager für einen bestimmten Zeitraum, der den langfristig erkrankten Abteilungsleiter ersetzen und dessen Zielvorgaben übernehmen soll. Zum Beispiel soll er die Vertriebszahlen um einen bestimmten Prozentsatz erhöhen. Durchsetzen können Sie diese Ziele nicht, denn der freie Mitarbeiter (selbst wenn er die Bezeichnung Manager trägt!) schuldet Ihnen im Dienstvertrag lediglich die Vertretung des erkrankten Mitarbeiters und die Erledigung der Aufgaben.

Beim Werkvertrag steht die Her- und Fertigstellung eines Werks im Mittelpunkt. Auf Basis eines Werkvertrags verpflichten sich Freelancer dazu, ein gewünschtes Ergebnis zu liefern. Erst nach Abnahme des Werks durch den Auftragnehmer findet die Vergütung statt. 

Beispiel Werkvertrag:

Sie verpflichten eine Programmiererin für die Aufgabe, das Content-Management-System Ihrer Firma nach den Vorgaben der Agentur umzusetzen. Im Ergebnis erwarten Sie, dass die Programmiererin das CMS wie gewünscht einrichtet, und genau das garantiert sie Ihnen auch auf Basis des Werkvertrags – sie steht damit also für den Erfolg ein.

Mit freien Mitarbeitern weht eine frische Brise durchs Unternehmen – fast immer zum Vorteil desselben …

Wenn einerIhrer Freelancer nur dem Anschein nach selbstständig ist, kann das Ihr Unternehmenteuer zu stehen kommen. Für scheinselbstständige Freelancer müssen Sie nämlich Sozialversicherungsbeiträge abführen. Und zwar vom Zeitpunkt der ersten Beschäftigung an – also auch rückwirkend.

Achten Sie deshalb auf folgende Grundregel: Nicht der Inhalt des Arbeitsvertrags sagt, ob die Grenze zwischen freier Mitarbeit oder Scheinselbstständigkeit bereits überschritten wurde. Entscheidend ist, wie Freelancer im Alltag für Ihr Unternehmen arbeiten. Eine zentrale Frage dabei lautet: Ist der freie Mitarbeiter weisungsgebunden? Mit anderen Worten: Kann er selbst bestimmen, wann und wo er arbeitet?

Dies sind Indizien für eine Scheinselbstständigkeit:

• Der Auftraggeber stellt Computer, Dienstwagen oder Arbeitsplatz.

• Das Gehalt ist gleichbleibend und wiederkehrend.

• Der freie Mitarbeiter bekommt Urlaubs- oder Krankentage bezahlt.

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Lesetipp: So gelingt Ihre Personaleinsatzplanung!

Wie bereits erwähnt, muss jeder Vertrag für freie Mitarbeiter – egal ob Werkvertrag, Dienstvertrag, Honorarvertrag – einen individuellen Stempel erhalten. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, die zentralen Punkte eines Freie-Mitarbeiter-Vertrags zu berücksichtigen.

Grundsätzlich gilt für den Vertrag: Je komplexer der Einsatzbereich von freien Mitarbeitern, desto wichtiger ist die exakte Definition des Aufgabenbereichs im Vertrag.

Überlegen Sie möglichst umfassend und konkret, welche Aufgaben Sie dem freien Mitarbeiter zuteilen möchten. Legen Sie dann den Umfang der Tätigkeit im Vertrag fest.

Tipp: Je genauer Sie die Details zum Aufgabengebiet festhalten, desto unwahrscheinlicher sind spätere Unklarheiten. Schließen Sie andererseits auf jeden Fall das Auftraggeber-Weisungsrecht aus!

Legen Sie nicht nur die Höhe der Vergütung für den Freelancer fest, sondern formulieren Sie außerdem, zu welchem Zeitpunkt die Vergütung fällig wird. Dies kann nach Fertigstellung des Auftrags oder nach einem bestimmten Zeitraum der Fall sein.

Als Auftraggeber können Sie Fristen definieren. Bis zum Ende einer Frist muss der Freelancer demnach beispielsweise bestimmte Leistungen erbracht haben. Freie Mitarbeiter sind zwar in ihrer Zeiteinteilung weitgehend frei, aber Sie dürfen und sollten durchaus grundsätzliche Fristen setzen.

Freie Mitarbeiter erhalten oft Zugang zu Betriebsgeheimnissen des beauftragenden Unternehmens oder arbeiten mit sensiblen und sicherheitskritischen Informationen. Schließen Sie daher eine Verschwiegenheitsverpflichtung ab und verpflichten Sie freie Mitarbeiter zur Geheimhaltung.

Falls Sie mit freien Mitarbeitern einen Werkvertrag schließen, sollten Sie die Abnahme des Werks genau regeln. Die Abnahme eines mangelhaften Werks kann einen Verlust der Ansprüche auf Schadensersatz bzw. Minderung der Vergütung bedeuten.

Klären Sie unbedingt, ob der freie Mitarbeiter seine Arbeitskraft auch für Wettbewerber einsetzen darf.

Der wichtigste Punkt: Wenn Sie die vertraglichen Vereinbarungen im betrieblichen Alltag nicht umsetzen, nützt Ihnen die beste Vertragsgestaltung nichts. Es ist daher beispielsweise wichtig, alle Vorgesetzten darüber zu informieren, dass freie Mitarbeiter nicht weisungsgebunden sind. Sie entscheiden selbst, wann und wo sie arbeiten.

Halten Sie im Vertrag für freie Mitarbeiter außerdem Erfüllungsort und Gerichtsstand, eventuelle arbeitsrechtliche Schutzvorschriften und eventuelle Nebenabreden fest.

Wenn Sie die Arbeitsverträge für Ihre freien Mitarbeiter sauber und individuell aufsetzen, haben Sie die zentrale Aufgabe beim Managen Ihrer Freelancer bereits erfüllt. Auf diese Weise gewährleisten Sie, dass die Freien nicht als Scheinselbstständige zum Unternehmensrisiko werden, sondern als wertvolle Kräfte zum Gelingen von Projekten beitragen. Und wenn Sie dann noch die passenden Tools einsetzen, um Ihre Freelancer zu managen, haben Sie die Basis dafür geschaffen, vollumfänglich vom frischen Freelancerwind in Ihrem Unternehmen zu profitieren. In der digitalen Personalakte von Personio speichern und verwalten Sie Mitarbeiter- sowie Freelancerdaten übersichtlich und zentral.

Freelancer arbeiten selbstständig und weisungsunabhängig. Sie fungieren somit als externe Arbeitskräfte, die ein Unternehmen bei Bedarf flexibel unterstützen. 

Freelancer werden in der Regel auf einem Werk- oder Dienstvertrag basierend engagiert. Welche Vertragsvariante sich im Einzelfall als beste Lösung erweist, ist in erster Linie von Art und Umfang der zu erbringenden Leistung abhängig. 

Die Zusammenarbeit mit Freelancern ermöglicht Unternehmen einen hohen Grad an Flexibilität. Zudem bringen sich freie Mitarbeiter oftmals mit kreativen Ideen und neuen Ansatzpunkten ein.