Gehalt anteilig berechnen: Definition, Berechnung, Formel

Der Begriff anteiliges Gehalt definiert eine Vergütungsform. Diese wird gezahlt, wenn Beschäftigte ihre vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung nicht über einen vollen Monat erbracht haben. Anteiliges Gehalt wird grundsätzlich in den folgenden drei Fällen gezahlt.

• Mitarbeitende treten im laufenden Monat ins Unternehmen ein oder verlassen es im Verlauf eines Monats

• Mitarbeitende fehlen aufgrund von Krankheit länger als sechs Wochen oder treten in den Mutterschutz ein

• Mitarbeitende nehmen unbezahlten Urlaub

Personalabteilungen sollten sich unbedingt auf die genannten Situationen einstellen, da sie im HR-Alltag öfter vorkommen. Für die Berechnung eines anteiligen Gehalts gibt es keine gesetzliche Grundlage. Deshalb bietet es sich für Unternehmen mit Betriebsrat an, eine Regelung zum anteiligen Gehalt in Form einer Betriebsvereinbarung festzuhalten. Bei Tarifbindung kann das Thema von Tarifparteien in den Tarifvertrag integriert werden. Auch einzelvertragliche Vereinbarungen sind möglich, sollten dann aber idealerweise einheitlich für alle Beschäftigten gelten.

Die Lohnabrechnung – so einfach erstellen Sie sie 

Bei der Berechnung von anteiligem Gehalt spricht man auch von der Berechnung von Teilmonaten – weil das Bruttomonatsgehalt als Basis für die Berechnung dient.

Es gibt drei sinnvolle Methoden, mit denen Sie das anteilige Gehalt berechnen können. Unternehmen müssen sich für eine dieser Methoden entscheiden und diese dann im Alltag auch konsequent anwenden. Mit anderen Worten: Wenden Sie zum Beispiel die Kalendertag-Methode beim Eintritt eines Beschäftigten im laufenden Monat an, müssen Sie diese auch bei dessen Austritt anwenden, falls dieser nicht zum Monatsende erfolgen sollte.

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Bei dieser Berechnung legen Sie immer die tatsächlichen Kalendertage pro Monat zugrunde, also im Januar 31 Tage, im Februar 28 Tage, im März 31 Tage usw..

Beispiel: Eine neue Mitarbeiterin nimmt die Arbeit zum 11. Juli auf. Ihr Monatsgehalt beträgt 3.000 Euro. Der Juli hat 31 Kalendertage.

Formel zur Berechnung: Gehalt / Anzahl Kalendertage x gearbeitete Kalendertage

In unserem Fall: 3.000 / 31 x 21 = 2129,03 Euro

Sie können auch die nicht gearbeiteten Kalendertage abziehen und kommen auf das gleiche Ergebnis.

3000 / 31 x 9 = 870,97 Euro. Subtrahieren Sie diese Summe vom Monatsgehalt:

3000 – 870,97 = 2129,03 Euro

In diesem Fall nehmen Sie für jeden Monat ausnahmslos 30 Kalendertage als Basis, egal, ob der konkrete Monat mehr oder weniger Kalendertage hat.

Die Formel zur Berechnung auf Basis der gearbeiteten Tage ändert sich nun wie folgt:

Gehalt / 30 Kalendertage x gearbeitete Kalendertage.

3000 / 30 x 21 = 2100 Euro.

Hier spielen die Kalendertage keine Rolle, die Berechnung findet auf Grundlage der in Ihrem Unternehmen fest vereinbarten Arbeitstage pro Monat statt. In unserem Fall hat das Unternehmen pro Monat 23 Arbeitstage festgelegt. Der Arbeitsbeginn in unserem Beispiel erfolgt nach 9 Arbeitstagen. Damit arbeitet die neu eingestellte Mitarbeiterin 14 Arbeitstage, für die das anteilige Gehalt berechnet werden muss.

Die Formel sieht folgendermaßen aus:

Gehalt / 23 Arbeitstage x 14 Arbeitstage

3000 / 23 x 14 = 1826,09 Euro

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Die beschriebenen Methoden zur Berechnung des anteiligen Monatsgehalts sind unabhängig von den Gründen für eine anteilige Vergütung zu betrachten. Egal, ob Mitarbeitende im Laufe eines Monats ins Unternehmen eintreten oder es wieder verlassen, ob sie unbezahlten Urlaub nehmen oder ob das Arbeitsverhältnis durch eine längere Krankheit unterbrochen wird – für alle diese Fälle werden die Berechnungsmethoden angewandt.

Wird ein Arbeitsverhältnis unterjährig beendet, steht dem Mitarbeitenden bis zum letzten Arbeitstag das vereinbarte Monatsgehalt zu. Endet die Beschäftigung nicht zum Ende, sondern etwa zum 15. eines Monats, so gelten die oben beschriebenen Berechnungsmethoden für das anteilige Gehalt im letzten Arbeitsmonat. Entscheidend ist nur, dass Sie als HR jene Berechnungsmethode zugrunde legen, die im Unternehmen festgelegt ist.

Info zum Arbeitsrecht: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschied 2012 in einem Fall zur anteiligen Vergütung und legte darin fest, dass zur Berechnung des anteiligen Gehalts die 30-Tages-Methode heranzuziehen sei. Begründung: Diese lehne sich eng an die Idee des Monatsgehalts an, nach der ein gleiches Gehalt pro Monat ausgezahlt wird, losgelöst von den konkreten Kalender- oder Arbeitstagen.

Wenn Mitarbeitende in Teilzeit angestellt sind und ein entsprechendes Teilzeitgehalt ausbezahlt bekommen, gelten hier die gleichen Regeln wie für Vollzeitbeschäftigte. Auch das Teilzeitgehalt ist ein Monatsgehalt. Bei der Berechnung eines anteiligen Gehalts in Teilzeit ziehen Sie also das aktuelle Teilzeitgehalt als Basis heran.

Das sogenannte 13. Monatsgehalt ist ein normaler steuerpflichtiger Arbeitslohn – für den aber ein höherer Lohnsteuersatz anzusetzen ist. Tritt ein Mitarbeitender im Lauf eines Jahres aus einem Unternehmen aus oder in ein Unternehmen ein, erhält er das 13. Monatsgehalt dennoch ausgezahlt – wenn auch nur anteilig. Achtung: Dies gilt nur, wenn der Austritt nach dem Ende der Probezeit erfolgt!

Beispiel zur Berechnung des anteiligen 13. Monatsgehalts: Ein Mitarbeitender beginnt zum 1. August seinen neuen Job und erhält einen Monatslohn in Höhe von 4.000 Euro, damit verdient er in diesem Eintrittsjahr ein Jahresgehalt von 20.000 Euro. Diese Summe teilen Sie durch 12 und erhalten so das anteilige 13. Monatsgehalt:

20.000 / 12 = 1.666,67 Euro.

Das Bruttogehalt berechnen – dies ist die Formel für Arbeitgeber

Grundsätzlich gilt: Volle Monate werden stets mit 30 Steuertagen berechnet. Wenn allerdings ein Teilmonat vorliegt, z.B. beim Eintritt eines neuen Mitarbeitenden im Verlauf eines Monats, müssen Sie das bezogene Gehalt auf die einzelnen Kalendertage umrechnen. Daraus ergeben sich auch anteilige Steuertage bzw. ein Teillohnzahlungszeitraum.

Bei Teilmonaten ziehen Sie für die Berechnung der Lohnsteuer des dann anteiligen Gehalts die Tagestabelle heran, weil in der Monatstabelle Freibeträge auf Monatsbasis enthalten sind. Die Lohnsteuer für das anteilige Gehalt ergibt sich aus dem mit der Zahl der gearbeiteten Kalendertage multiplizierten Betrag aus der Tagestabelle.