Gehaltsbänder: Leitfaden für HR-Manager & Führungskräfte

Mit Gehaltsbändern (engl. Ranges) bezeichnet man die Vergütungsspannen für die Jobfamilien oder Positionen in einem Unternehmen. Mit diesen wird der minimale, mittlere und maximale Verdienst der Mitarbeitenden definiert, den sie in einer bestimmten Position erzielen können. Die darauf aufbauende Entgeltstruktur bietet eine transparente Orientierung für die Gehaltsbestimmung. 

Unter anderem hat die Zahlungsbereitschaft des Unternehmens Einfluss auf die Höhe der Mindest-/Höchstgehälter einzelner Gehaltsbänder. Relevant sind auch tätigkeitsbezogene Faktoren wie eine benötigte Ausbildung oder das Ausmaß an Verantwortung. Für die Positionierung innerhalb des Gehaltsbandes können betriebliche Faktoren (z. B. Wertigkeit der Stelle) und personenbezogene Faktoren (z. B. Arbeitsqualität und Flexibilität) hinzugezogen werden. Zudem darf ein gewisser Verhandlungsspielraum für individuelle Gehälter bestehen bleiben.

Die Jobebenen und Gehaltsbänder können unternehmensweit einheitlich oder auch spezifisch auf einzelne Abteilungen zugeschnitten sein. Unterschiede in der Vergütungsstruktur und -höhe ergeben sich unter anderem aus der Unternehmensgröße sowie ggf. aus branchenspezifischen Mindestlöhnen. Insbesondere in größeren Unternehmen wird oft zwischen Jobfamilien unterschieden, um verschiedene Mitarbeitergruppen abzubilden.

Eine beispielhafte Entwicklungsabteilung mit vier Gehaltsbändern kann man wie folgt darstellen:

Gehaltsband: Software-Developer:innen

In diesem Vergütungsmodell überlappen sich die benachbarten Gehaltsbänder, sodass etwa erfahrene Senior Developer:innen das gleiche Gehalt wie neu eingestiegene Lead Developer:innen verdienen. 

Lohnsteuerabzug: Auf diese Merkmale kommt es an.

Das Betriebsverfassungsgesetz sieht vor, dass ein etwaiger Betriebsrat die betriebliche Lohngestaltung mitbestimmen darf (§ 87 BetrVG). Im Hinblick auf Gehaltsbänder gehören dazu etwa die

• inhaltliche Ausgestaltung der Gehaltsgruppen,

• die Wahl relevanter und gerechter Kriterien sowie

• die Breite der Gehaltsbänder (z. B. als Prozentsatz).

Soll ein auf Gehaltsbändern basierendes Modell eingeführt werden, koordinieren die Personalabteilung und der Betriebsrat den Prozess idealerweise von Beginn an gemeinsam. Die Ergebnisse sollten in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. 

Gut zu wissen: Kein Mitbestimmungsrecht hat der Betriebsrat, wenn es um die Gehaltshöhe innerhalb der einzelnen Bänder geht.

Der Übergang zu einem Vergütungsmodell mit Gehaltsbändern ist oft ein langwieriger Prozess. Die Komplexität nimmt tendenziell mit der Unternehmensgröße zu, da man eine Vielzahl unterschiedlicher Jobfamilien und Positionen mit einbeziehen muss.

1. Aufstellung des Jobmodells: Festlegung von Jobebenen, Jobfamilien und Charakterisierung von Jobprofilen durch HR und Betriebsrat.

2. Zuordnung der Beschäftigten: Welche der zuvor festgelegten Modellparameter passen zu den bestehenden Mitarbeitenden? Dazu tauscht sich die Personalabteilung mit den Führungskräften aus, welche ggf. Rücksprache mit ihren Mitarbeitenden halten.

3. Bestätigung durch die Geschäftsführung: Diese erfolgt nach Absprache der Personalabteilung mit der Führungsebene sowie nach etwaigen Anpassungen.

4. Erstellung der IST-Gehaltsbänder: Anhand der minimalen und maximalen Gehälter aller Mitarbeitenden einer Jobfamilie/-ebene leitet die Personalabteilung die aktuellen Gehaltsbänder ab.

5. Definition der SOLL-Gehaltsbänder: Mitarbeiter:innen mit außergewöhnlich niedrigen bzw. hohen Gehältern („Ausreißer“) werden identifiziert, etwa mithilfe von Marktvergleichen. Diese bleiben bei den neu zu erstellenden Gehaltsbändern außen vor und werden gesondert behandelt.

6. Verabschiedung und Betriebsvereinbarung: Die Geschäftsführung und der Betriebsrat genehmigen die überarbeiteten Gehaltsbänder. 

7. Bekanntgabe der Vergütungsarchitektur: Die Geschäftsführung, Personalabteilung und der Betriebsrat kommunizieren die neuen Gehaltsbänder unternehmensweit.

Ein Vergütungsmodell mit Gehaltsbändern besitzt das Potenzial, die Bezahlung vergleichbarer Tätigkeiten fair und transparent zu gestalten. Um die Akzeptanz auch in der Belegschaft sicherzustellen, sollten Arbeitgeber vor allem

• die zugrunde liegenden Kriterien der Eingruppierung klar kommunizieren und

• die Gehaltsbänder mithilfe aktueller Marktdaten regelmäßig aktualisieren.

Neben dem schon heute wirksamen Entgelttransparenzgesetz kann es weiterhin sinnvoll sein, auch die neue Lohntransparenz-Richtlinie der EU bereits im Hinterkopf zu haben. Diese ist von den EU-Mitgliedsstaaten bis spätestens 2026 in nationales Recht umzusetzen. Zu den kommenden Neuerungen zählt unter anderem eine Informationspflicht des Arbeitgebers gegenüber Arbeitnehmenden. Diese soll Folgendes beinhalten:

• das Einstiegsentgelt bzw. die Entgeltspanne (auch gegenüber Bewerbenden),

• die durchschnittliche Entgelthöhe von Mitarbeitenden mit vergleichbarer Tätigkeit sowie

• die Kriterien zur Entgeltbestimmung und Laufbahnentwicklung.

Zahlreiche Tarifverträge bauen bereits auf Gehaltsbändern für die verschiedenen Entgeltgruppen auf. Auch für Einzelunternehmen lohnt sich mitunter ein derartiges Vergütungsmodell: Eine leistungsgerechte und transparente Vergütung kennzeichnet einen attraktiven Arbeitgeber und trägt zur Zufriedenheit der Belegschaft bei. Damit Letztere die definierten Vergütungsspannen als gerecht empfindet, sind transparente und verständliche Kriterien wichtig.

Um die optimalen Gehaltsbänder zu finden, ist ein solides Vergütungsmanagement von großem Nutzen: Die Personio-Software unterstützt HR-Manager:innen gezielt mit Gehaltsüberprüfungen und Leistungsbewertungen. So behalten Sie das Budget stets im Blick. Testen Sie Personio jetzt 14 Tage kostenlos.

Gehaltsbänder sollten regelmäßig an die marktüblichen Gehaltsniveaus und die Inflation angepasst werden. Die Personalabteilung kann solche kleineren, routinemäßigen Anpassungen beispielsweise jährlich vornehmen. In einem mehrjährigen Turnus kann weiterhin überprüft werden, ob grundsätzliche Änderungen an der Job- und Vergütungsarchitektur notwendig sind.

Transparente Vergütungsstrukturen können die Mitarbeitermotivation erhöhen, da sie zu gerechteren Gehältern beitragen. Mithilfe von Gehaltsbändern und Jobfamilien lässt sich sicherstellen, dass vergleichbare Tätigkeiten und Erfahrungsniveaus gleichermaßen honoriert werden. 

Auch bei einem Vergütungsmodell mit Gehaltsbändern sind Mindestlöhne und die Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes zu berücksichtigen. Letzteres beinhaltet Aspekte wie Entgeltgleichheit und den Auskunftsanspruch für Mitarbeitende. Bei einem vorhandenen Betriebsrat ist auch dessen Mitbestimmungsrecht in Fragen der betrieblichen Lohngestaltung zu beachten.