Eine faire Gehaltsstruktur entwickeln: Ein umfassender Leitfaden

Die Vergütungs- bzw. Gehaltsstruktur bezeichnet das System, anhand dessen man die Höhe der Entgelte im Unternehmen bemisst. Dabei können Kriterien wie die Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeitenden sowie die Anforderungen und Verantwortlichkeiten der jeweiligen Jobpositionen herangezogen werden. Häufig werden die Positionen in Jobfamilien gegliedert, für die man mithilfe von Gehaltsbändern eine Minimal- und Maximalvergütung definiert.

Ausschlaggebend für den Arbeitgeber, mit einem durchdachten Vergütungssystem zu arbeiten, sind insbesondere die folgenden Aspekte:

• Transparenz und Fairness: Eine Gehaltsstruktur mit klaren Regeln und Kriterien wird als gerecht empfunden und wirkt sich zugunsten einer hohen Mitarbeitermotivation aus. Denn: So wird deutlich, wie und warum welche Tätigkeiten honoriert werden.

• Rechtssicherheit: Durch das Entgelttransparenzgesetz sind Unternehmen ab einer gewissen Größe zu Auskunftsansprüchen, Berichten zur Entgeltgleichheit und Maßnahmen zur Verhinderung von Diskriminierung verpflichtet. Durch die Lohntransparenz-Richtlinie der EU werden die Berichterstattungspflichten in Bezug auf Gehaltsstrukturen zukünftig sogar noch ausgeweitet.

• Stärkung des Employer Branding: Arbeitgeber können durch das Kommunizieren einer attraktiven, transparenten Gehaltsstruktur am Fachkräftemarkt punkten. Auch fördern die als fair empfundenen Gehälter das Betriebsklima und beeinflussen die Außenwirkung des Unternehmens auf positive Weise.

Je nach Branche und Wirtschaftszweig findet man oft typische Gehaltsstrukturen vor, die mitunter tarifvertraglich ausgehandelt wurden. 

Die Gehaltsstruktur im öffentlichen Dienst etwa bietet eine einheitliche und transparente Bezahlung, basierend auf Tarifverträgen wie dem TVöD oder TV-L. Beschäftigte werden entsprechend ihres Berufsabschlusses eingruppiert. Neben dieser Entgeltgruppe bestimmt außerdem die Erfahrungsstufe, wie hoch das Gehalt ausfällt.

In der Vertriebsbranche hingegen beinhaltet die Gehaltsstruktur in der Regel ein Grundgehalt, das um leistungsabhängige Komponenten (variable Vergütung) zur Motivationssteigerung ergänzt wird. Bei Letzteren kann es sich entweder um team- und unternehmensbezogene Leistungskomponenten oder um individuelle Leistungskomponenten handeln. Verbreitet sind außerdem – vor allem für Führungskräfte – Gewinnbeteiligungen als langfristiger Anreiz.

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Die Ausarbeitung einer Gehaltsstruktur beginnt mit einigen grundlegenden Überlegungen, bevor es an die konkrete Umsetzung geht. Das grobe Prozedere kann wie folgt ablaufen:

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung: Wie steht es um die Zahlungsbereitschaft und -fähigkeit des Unternehmens? Sind verschiedene Mitarbeitergruppen zu berücksichtigen (z. B. Angestellte und Arbeiter:innen)? 

2. Marktrecherche und Benchmarking: Vergleichszahlen aus beispielsweise Gehaltsstudien oder von der Arbeitsagentur liefern Anhaltspunkte für die Gehaltsstufen und -höhe. 

3. Einbindung des Betriebsrats: Bei der betrieblichen Lohngestaltung hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht und muss deshalb rechtzeitig miteinbezogen werden.

4. Festlegung der Gehaltshöhen bzw. Gehaltsbänder: Im Einklang mit der Zielsetzung und dem Marktvergleich wird jeder Jobposition eine adäquate Gehaltsspanne zugewiesen. In regelmäßigen Abständen gilt es, die Wettbewerbsfähigkeit der Entgelte zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. 

5. Tools und Software zur Unterstützung: Digitale Helfer können HR-Manager:innen bei der effizienten Gehaltsplanung und -verwaltung assistieren – so etwa die Software von Personio, mit der sich Vergleichszahlen und Leistungsbewertungen heranziehen lassen. 

Gehaltsdaten von Mitarbeitenden gehören zu den personenbezogenen Daten, die in der Personalabteilung verarbeitet werden. Um eine DSGVO-konforme Handhabung sicherzustellen, darf der Zugriff auf Gehälter und Entgeltabrechnungen nur einigen wenigen befugten Mitarbeitenden gestattet sein. 

Für einen datenschutzkonformen Personalprozess empfiehlt sich eine digitale Personalsoftware mit einem Rollen- und Rechtesystem einschließlich Zugriffsprotokollierung. Dort definiert man beispielsweise, dass lediglich direkte Vorgesetzte und die an der Entgeltabrechnung beteiligten HR-Mitarbeitenden Einsicht in die gespeicherten Gehaltsdaten haben dürfen.

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Die Gehaltsstruktur kann beispielsweise im Rahmen des sogenannten Rangstufenverfahrens festgelegt werden. Dabei gilt es zuerst die verschiedenen Positionen nach Rang zu ordnen. Im Anschluss werden die Ränge gewichtet, wobei eine Position als Referenzwert mit 100 % bewertet wird. Sämtliche anderen Positionen werden in ein prozentuales Verhältnis gebracht. Zusätzlich empfiehlt sich die Anpassung der Rangstufen in Abhängigkeit der Berufserfahrung. Eine mögliche Tabelle kann wie folgt aussehen:

Willkürliche Gehaltsstrukturen, die Einheitlichkeit und Transparenz vermissen lassen, werden auch im außertariflichen Bereich immer seltener. Unternehmen tun gut daran, Zeit und Ressourcen in eine solide Vergütungsstruktur zu investieren. Nachvollziehbare Gehälter bieten Mitarbeitenden klare Perspektiven, erhöhen ihre Zufriedenheit und verleihen der Arbeitgebermarke Konkurrenzfähigkeit. 

Um Gehälter zentral zu verwalten und mühelos anzupassen, sollten Personalmanager:innen auf skalierbare digitale Lösungen zurückgreifen. Die HR-Software von Personio vereinfacht das Vergütungsmanagement und unterstützt bei der Umsetzung fairer Gehaltsstrukturen. Kommen Sie gerne auf uns zu, um alle Funktionalitäten kostenlos zu testen! 

Gehaltsbänder sind ein Instrument, das oft bei der Gestaltung der Gehaltsstruktur verwendet wird. Sie bezeichnen Vergütungsspannen, innerhalb derer sich die Gehälter der verschiedenen Jobpositionen bewegen.

Faire Gehälter basieren auf objektiven und messbaren Kriterien. Sie berücksichtigen idealerweise auch leistungsabhängige Faktoren, die etwa bei Gehaltsverhandlungen evaluiert werden. Ein Marktvergleich liefert wertvolle Informationen, anhand derer man den Vergleich mit den Gehaltsstrukturen ähnlicher Unternehmen ziehen kann. Zudem fördern Transparenz und Konsistenz die Fairness der Vergütungspraxis. 

Eine nachvollziehbare Vergütung hilft den Mitarbeitenden, ihre Gehaltsaussichten und Karriereperspektiven besser einschätzen zu können. Damit wird das Vertrauen zwischen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmer:innen gestärkt und die Bindung an das Unternehmen erhöht.

Mit genauer Kenntnis der eigenen Zahlungsbereitschaft und -fähigkeit sollte zunächst eine Marktanalyse der Gehälter in vergleichbaren Branchen, Regionen und Unternehmen erfolgen. Die Daten fließen in die Festlegung von Jobgruppen und zugehörigen Gehaltsbändern ein. Sofern ein Betriebsrat vorhanden ist, wirkt dieser bei der Ausarbeitung der konkreten Gehaltshöhen mit.