Gesetzliche Pausenzeiten: Regeln und Ausnahmen

Pausen sind im Büro immer wieder ein Diskussionsthema: Manche Angestellte wollen keine Pausen machen, um früher in den Feierabend zugehen, andere beklagen sich über zu kurze Mittagspausen. Aber was gilt rechtlich überhaupt als Pause? Zählt der Gang zur Toilette bereits oder der Küchentratsch mit Kolleg:innen? Was ist, wenn man kurz zum Rauchen vor die Tür geht? Wie ist die Pausenregelung hier?

Das Arbeitszeitgesetz schafft Klarheit mit seiner Definition von Ruhepausen (§ 4 ArbZG): „Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.“

Eine Pause muss also mindestens 15 Minuten betragen. Wenn sich ein Privatgespräch mit Kolleg:innen in die Länge zieht, könnte man es theoretisch als Pause werten. Im Allgemeinen zählen Toilettengänge und Flurgespräche zur Arbeitszeit.

Eine kurze Raucherpause ist demnach streng genommen keine Pause. Der Arbeitgeber kann entscheiden, wie er mit solchen – vielleicht häufigen – Arbeitsunterbrechungen umgehen will. In einigen Unternehmen pausieren Mitarbeitende ihre Zeiterfassung für die Raucherpause, in anderen wird sie stillschweigend als Teil der Arbeitszeit akzeptiert.

Wie Angestellte ihre gesetzlichen Pausenzeiten verbringen, steht ihnen frei. Ob sie eine Kleinigkeit in der Kantine essen oder lieber spazieren gehen – hier darf der Arbeitgeber nicht eingreifen. Angestellte dürfen während ihrer Pause auch das Unternehmensgelände verlassen – es sei denn, es ist etwas anderes im Arbeitsvertrag vereinbart.

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Pausen müssen innerhalb der Arbeitszeit liegen. Nicht erlaubt ist eine halbe Stunde später ins Büro zu fahren und die Pause vorzuverlegen; oder die Mittagspause zu kürzen, um früher in den Feierabend zu gehen. Dies würde dem Zweck der gesetzlichen Pausenzeiten widersprechen, denn der liegt in der Erholung der Angestellten und im Erhalt der Leistungsfähigkeit während der Arbeitszeit.

Außerdem müssen Pausen laut Gesetz im Voraus festgelegt werden. In der Praxis reicht es aus, wenn ein Zeitfenster für die Pausen vereinbart ist. In vielen Betrieben ist es zum Beispiel üblich, dass Mitarbeitende zwischen 12 und 14 Uhr ihre Mittagspause nehmen, je nach Terminlage oder Arbeitsaufkommen. Da der Arbeitgeber das Direktionsrecht hat, müssen sich Angestellte mit ihm abstimmen und dann Pausen machen, wenn es mit dem Betriebsablauf vereinbar ist.

Wie viele Minuten Pause Angestellten laut Gesetz zustehen, richtet sich nach deren täglicher Arbeitszeit.

Bis zu einer täglichen Arbeitszeit von sechs Stunden ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, Mitarbeitenden eine Pause zu genehmigen. Viele Teilzeitangestellte haben also keinen Anspruch darauf. Je nach Art der Arbeit kann es im Sinn des Arbeitgebers sein, auch bei kürzeren Arbeitszeiten zur Erholung Pausen einzuräumen. Diese Pausenregelung ist im Arbeitsvertrag festzuhalten.

Angestellten und Auszubildende unter 18 Jahren steht nach 4,5 Stunden Arbeitszeit eine 30-minütige Pause zu. Der Anspruch ergibt sich aus §11 Jugendarbeitsschutzgesetz.

Bei einer täglichen Arbeitszeit von sechs bis acht Stunden steht Mitarbeitenden eine Pause von 30 Minuten zu. Minderjährige haben einen Anspruch auf 60 Minuten Pause, sobald sie mehr als sechs Stunden am Tag arbeiten.

Bei mehr als neun Stunden Arbeit am Tag stehen Angestellten 45 Minuten Pause zu.

Die Pausen dürfen Mitarbeitende in 15 Minuten Einheiten aufteilen.

Das Arbeitszeitgesetz gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmenden und Auszubildenden. Allerdings gibt es Ausnahmen: zum Beispiel für leitende Angestellte, Minderjährige und Angestellte, die Familienangehörige pflegen oder erziehen. Eine Übersicht über alle Ausnahmen finden Sie in §18 ArbZG.

Das Arbeitszeitgesetz definiert dabei Mindeststandards, wobei Arbeitsverträge zugunsten der Mitarbeitenden davon abweichen können. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden also längere Pausen zugestehen, als im Gesetz vorgeschrieben.

Auf Basis von Tarifverträgen dürfen Unternehmen zudem von den gesetzlichen Pausenregelungen abweichen. Bei besonders anstrengender Schichtarbeit können zum Beispiel Kurzpausen von fünf Minuten eingeführt werden. Es sind aber auch Regelungen zur Verlängerung der gesetzlich zugelassenen Höchstarbeitszeit pro Tag oder Verkürzung von Ruhezeiten denkbar (§7 ArbZG).

Übrigens: Wenn es einen Betriebsrat im Unternehmen gibt, muss dieser bei der Gestaltung abweichender Pausenregelungen mit einbezogen werden.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf die Einhaltung der Pausenregelung zu achten. Das kann etwa über eine elektronische Arbeitszeiterfassung geschehen. Mitarbeitende stoppen dann die Zeiterfassung, solange sie in der Pause sind.

Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit und müssen daher per se nicht erfasst werden. Sie sind jedoch gesetzlich vorgeschrieben und müssen ausgewiesen werden. Um die Dauer der Arbeitszeit zu ermitteln, müssen sie von der Arbeitszeit abgezogen werden. Es ist auch erlaubt, Pausen über ein Zeiterfassungssystem automatisch abzuziehen, denn das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, Pausen im Vorhinein festzulegen und zu gewähren.

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Ruhepausen und Ruhezeiten klingen zwar ähnlich, tatsächlich unterscheiden sie sich aber grundlegend. Während sich Ruhepausen auf Pausen während eines Arbeitstags beziehen, bezeichnen Ruhezeiten die arbeitsfreien Zeiten zwischen zwei Arbeitstagen oder Schichten.

Gesetzliche Ruhezeiten zwischen zwei Schichten müssen mindestens elf Stunden lang sein. Ausnahmen greifen zum Beispiel in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, in der Landwirtschaft oder beim Rundfunk (§5 ArbZG).

Betriebspausen sind unvorhergesehen – im Gegensatz zu den geplanten Pausenzeiten. Im Unternehmensalltag sind sie oft technisch bedingt: zum Beispiel, wenn eine Produktionslinie stillsteht oder das Internet ausfällt. Mitarbeitende sind dann zwar weiter arbeitsbereit, können ihre Aufgaben aber nicht erledigen. Anders als gesetzliche Pausenzeiten werden solche Betriebspausen als Arbeitszeit gezählt und bezahlt.

Sobald sich Angestellte während der Rufbereitschaft an ihrem Arbeitsplatz aufhalten müssen, gilt die Rufbereitschaft als Arbeitszeit. Anschließend stehen ihnen die gesetzlich vorgeschriebenen elf Stunden Erholungszeit zu. Anders sieht es aus, wenn Mitarbeitende zu Hause in Rufbereitschaft sind oder ihren Aufenthaltsort frei wählen können. Dann beginnt die Arbeitszeit erst, wenn der Angestellte zum Bereitschaftseinsatz abgerufen wird. Vorher kann die Rufbereitschaft als Ruhezeit gezählt werden.

Ob Unternehmen die gesetzlichen Pausenzeiten einhalten, wird von den Landesämtern für Arbeitsschutz überwacht. Diese sind berechtigt, Betriebsprüfungen durchzuführen und relevante Dokumente zur Prüfung der Arbeits- und Pausenzeiten anzufordern. Wenn Angestellte Verstöße bei ihrem Arbeitgeber feststellen, können sie diese selbst bei ihrer zuständigen Landesbehörde melden.

Arbeitgebern drohen dann Bußgelder von bis zu 15.000 Euro – bei vorsätzlicher genauso wie bei fahrlässiger Missachtung der Vorschriften (§22 ArbZG). Wiederholen sich die Verstöße, können die Bußgelder noch deutlich höher liegen.

Das gilt auch, wenn Unternehmen vorsätzlich die gesetzlichen Pausenregelungen verletzen und dadurch die Gesundheit oder Arbeitskraft ihrer Mitarbeitenden gefährden.

Arbeitgeber, die feststellen, dass sich Mitarbeitende nicht an die vorgeschriebenen Pausenregelungen halten, dürfen eine Abmahnung aussprechen. Bei wiederholten Verstößen haben sie auch das Recht, dem betreffenden Beschäftigten verhaltensbedingt zu kündigen.