Alles über Gratifikation: Bedeutung und praktische Tipps

Eine Gratifikation ist eine außerordentliche finanzielle Zuwendung, die Beschäftigte zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt von ihrem Arbeitgeber gewährt bekommen können. Gratifikationen bezeichnet man auch als Sonderzuwendungen oder Sondervergütungen. Wer in den Genuss einer Gratifikation kommt, hängt vom Willen des Arbeitgebers ab – einen gesetzlichen Anspruch gibt es nicht. In der Regel werden Gratifikationen nicht für die vertraglich ohnehin geschuldete Arbeitsleistung, sondern zur besonderen Motivation der Arbeitenden eingesetzt.

Gratifikationen sind demnach als besondere finanzielle Belohnungen zu verstehen. Diese können

• für besondere Leistungen

• als Auszeichnung für eine langjährige Unternehmenszugehörigkeit oder

• als eine Kombination aus beiden erbracht werden.

Achtung: Von den klassischen Gratifikationen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Jubiläumszuwendung grenzt man jene Prämien- oder Bonuszahlung ab, die Mitarbeitenden auf der Basis einer persönlichen Zielvereinbarung zusteht. Der Grund: Die Auszahlung ist eine konkret definierte und zu erbringende Leistung geknüpft.

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Gratifikationen – egal, ob sie Weihnachts-, Urlaubsgeld oder Prämie heißen – sind weder für Arbeitnehmer:innen noch für Unternehmen steuerfrei.

Werden sie nicht fortlaufend gezahlt, zählen sie zu den sogenannten sonstigen Bezügen. Sie sind damit nicht nur steuer-, sondern auch sozialabgabenpflichtig. Der Worst Case für die Begünstigten ist eine höhere Steuerklasse durch das höhere Monatseinkommen.

Werden die Gratifikationen allerdings fortlaufend mit dem normalen Arbeitsentgelt gezahlt, müssen sie als laufender Arbeitslohn versteuert werden.

Tipp: Sie möchten Ihren Beschäftigten lieber steuerfreie Zuwendungen zukommen lassen? Dann setzen Sie doch einfach auf Sachzuwendungen. Darunter fallen z.B. Arbeitsmittel wie Laptops, Smartphones oder Tablets, die von den Beschäftigten auch privat genutzt werden können. Für die Begünstigten sind diese Zuwendungen steuerfrei, Sie als Arbeitgeber versteuern diesen geldwerten Vorteil pauschaliert. Bewegen sich diese Sachbezüge innerhalb der monatlich geltenden Freigrenze von 44 Euro, zahlt auch das Unternehmen keine Steuern.

Hier sind einige Ideen für geldwerten Vorteil:

• ÖPNV-Ticket

• Restaurantgutscheine

• Ladegutschein für E-Autos

• Tankgutschein

Eine Sachzuwendung anlässlich eines Firmenjubiläums kennt einen Freibetrag in Höhe von 110 Euro.

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Die Unternehmen haben mehrere Optionen, die Gratifikation für ihre Beschäftigten zu benennen und zu regeln. Diese klassischen Formen der Gratifikation gibt es (Fallbeispiele in Klammern):

• Gratifikation für ein Dienstjubiläum

(Ein Mitarbeiter feiert sein 25jähriges Dienstjubiläum. Dafür erhält er einmalig ein doppeltes Monatsgehalt als Gratifikation. Geregelt ist dies in einer Betriebsvereinbarung.)

• Sonderzahlung zum Jahresabschluss

(Zum Abschluss des Geschäftsjahres erhalten alle Sales-Mitarbeitende eine Gratifikation als Motivationsspritze für das neue Geschäftsjahr. Einzelvertraglich geregelt.)

• Urlaubsgeld

(Das Unternehmen entscheidet sich, allen Mitarbeitenden ein halbes Monatsgehalt als Urlaubsgeld zu zahlen. Vereinbart über einen in der Branche geltenden Tarifvertrag.)

• Weihnachtsgeld

(Auf Basis eines Tarifvertrages erhalten alle Mitarbeitenden eines Unternehmens eine Weihnachtsgratifikation in Höhe von 50 Prozent eines Monatsgehaltes.)

Wie erwähnt, gibt es für Mitarbeiter:innen keinen grundsätzlichen, gesetzlich geregelten Anspruch auf Gratifikationen. Gratifikationen müssen deshalb in einem Vertragswerk oder in einer Vereinbarung geregelt werden. Dies sind:

• Arbeitsvertrag

Merke: Der Anspruch auf Gratifikation kann hier nur durch Abänderungsvertrag oder über eine Änderungskündigung beseitigt werden.

• Betriebsvereinbarung

• Tarifvertrag

Neben diesen Vertragswerken kann auch aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz oder aus einer sogenannten betrieblichen Übung (auch: Gewohnheitsrecht) ein Anspruch auf die Zahlung von Gratifikationen entstehen.

Was Sie hier tun können: HR Manager:innen sollten darauf achten, in den Verträgen bzw. den Vereinbarungen die Freiwilligkeit der Gratifikation explizit zu beschreiben (der sog. Freiwilligkeitsvorbehalt). Erklären Sie außerdem, dass die Zahlung der Gratifikation ohne Anerkennung einer Rechtspflicht erfolgt. Legen Sie dar, dass wiederholte Zahlungen keinen Rechtsanspruch begründen.

Praxis-Tipp: Schließen Sie eine schriftliche Vereinbarung mit Ihren Mitarbeiter:innen.Diese Vereinbarung muss unbedingt dem Transparenzgebot aus § 307 Bürgerliches Gesetzbuch folgen – also verständlich formuliert sein.

Ihr Vorteil: Das Unternehmen kann auf dieser Basis jedes Jahr von neuem darüber entscheiden, ob eine Gratifikation gezahlt wird, unter welchen Voraussetzungen dies erfolgt und welche Arbeitnehmer:innen diese erhalten sollen.

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Gratifikation zurückzahlen bei Kündigung?Auch wenn es Arbeitnehmer:innen nicht gerne hören – Unternehmen können eine kürzlich ausgezahlte Gratifikation nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter bestimmten Umständen wieder zurückfordern. Dafür bedarf es im Arbeitsvertrag allerdings einer ausdrücklichen Rückzahlungsklausel – die nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sind.

Gibt es diese Klausel nicht, ist die Art der Gratifikation entscheidend. Honoriert das Unternehmen mit der Gratifikation etwa die Betriebstreue von Beschäftigten, haben die Betroffenen bei Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses keinen Anspruch mehr.

Stellt die Gratifikation eine finanzielle Belohnung einer besonderen Arbeitsleistung dar, muss sie zumindest anteilig gezahlt werden. Eine Rückzahlungsforderung ist generell unzulässig, wenn die Gratifikation unter 100 Euro (sog. Kleingratifikation) liegt oder das Ende des Arbeitsverhältnisses nach dem 30. Juni des Folgejahres nach Zahlung der Gratifikation.

Beispiel: Wenn eine Arbeitnehmerin ihren Arbeitsvertrag am 1. Juli 2020 gekündigt hat, muss sie das Weihnachtsgeld 2019 nicht zurückzahlen.

Gratifikationen kürzen?Arbeitgeber können Gratifikationen kürzen, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde oder der Beschäftigte wegen Fehlzeiten (etwa aus Krankheitsgründen) über einen bestimmten Zeitraum hinweg keine Leistung erbringen konnte.

Bedingung für eine Kürzung sind Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag bzw. in einer Betriebsvereinbarung. Gibt es eine derartige Regelung nicht, ist die Art der Gratifikation entscheidend: Wenn die Gratifikation für besondere Leistungen gezahlt wird, kann sie anteilig gekürzt werden. Ist die Gratifikation hingegen eine finanzielle Belohnung für eine lange Betriebszugehörigkeit, kann sie nicht gekürzt werden.

Spezialtipp für Kürzungen: § 4a im Entgeltfortzahlungsgesetz

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Für die Höhe einer Gratifikation gibt es keine verbindlichen Regeln. Sie richtet sich nach der stillschweigend oder ausdrücklich getroffenen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. Regelungen über die Höhe der Gratifikationen werden dabei entweder im individuellen Arbeitsvertrag, in einem geltenden Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten.

Der Arbeitgeber kann über die Höhe von Gratifikationen nach eigenem Ermessen entscheiden – solange er den Gleichbehandlungsgrundsatz beachtet und anwendet. Wenn Gratifikationen primär der Motivation der Mitarbeitenden dienen, sollten Sie die Höhe der Zahlung angemessen wählen. Grundsätzlich können Sie bei den Gratifikationen entweder Pauschalbeträge zahlen oder die Höhe prozentual an den gezahlten Monatslohn koppeln.

Wichtig: Legt ein Unternehmen die Zahlung einer Gratifikation über eine der oben beschriebenen Vereinbarungen fest, muss er alle Mitarbeitenden bei der Zahlung in gleichem Maße berücksichtigen.

Es liegt im Ermessen des Unternehmens, die Gratifikationen innerhalb der Gruppe der Beschäftigten nach bestimmten Kriterien abzustufen. So kann sich etwa aus der Dauer der Betriebszugehörigkeit, der Anzahl der Kinder oder auch dem Familienstand eine Abstufung der Gratifikationen ergeben.

In Tarifverträgen ist die Höhe einer Gratifikation wie z.B. Urlaubsgeld über die Dauer der Betriebszugehörigkeit gestuft, wie in diesem Beispiel, in dem die Höhe abhängig vom Monatslohn ist.