Homeoffice im Ausland: Was ist rechtlich erlaubt?

Um im Zuge von Homeoffice im Ausland (gesetzlichen) Schwierigkeiten vorzubeugen, ist es von großer Relevanz, sich im Vorhinein ausführlich über entsprechende Regulierungen zu informieren. Dazu zählen sowohl allgemeine Gesetzesgrundlagen als auch individuelle, das Zielland betreffende Rahmenbedingungen. 

Als besonders problematisch gelten Fälle, in denen sich das mobile Arbeiten im Ausland „verfestigt“. In einer solchen Lage sollten Sie als HRler:in zusammen mit den betroffenen Arbeitnehmer:innen die Situation mit den Behörden des Landes klären, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Denn rasch wird aus einem regelmäßigen und über einen längeren Zeitraum hinweg genutzten Homeoffice im Ausland eine steuerpflichtige Betriebsstätte des Unternehmens – insbesondere wenn der/die Mitarbeitende dort Räume anmietet oder Verträge abschließt. Dies kann mit erheblichen Kosten für Ihr Unternehmen verbunden sein. 

Gut zu wissen: Arbeitgeber haben eine gesetzliche Fürsorgepflicht gegenüber ihren Angestellten und sollten diese möglichst vorab über eventuelle Konsequenzen einer Tätigkeit im ausländischen Homeoffice informieren und sie bei der Abklärung in Bezug auf Steuer- und Sozialrecht nach Kräften unterstützen – sofern dem Wunsch nach Mobile Office entsprochen werden soll.

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Für die Abgabe zur Sozialversicherung im Rahmen einer vorübergehenden Tätigkeit im Homeoffice im Ausland spielen zwei Faktoren eine entscheidende Rolle:

• Wie lange arbeitet der/die Arbeitnehmer:in mobil im Ausland?

• Liegt das Land der Träume innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union (EU)?

Wichtig: Innerhalb von Europa sollten Mitarbeiter:innen stets eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Mit dieser kann nachgewiesen werden, ob hinsichtlich der Sozialversicherungsabgaben das Recht des Wohnstaates oder die Vorschriften eines ausländischen Staates maßgebend sind.

Sobald das mobile Arbeiten länger als drei Monate dauert und der Tätigkeitsort innerhalb der EU liegt, werden die Abgaben zur Sozialversicherung im jeweiligen Tätigkeitsland fällig.

Ausnahme: Das Unternehmen entsendet seine in Deutschland tätigen Mitarbeiter:innen für maximal 24 Monate in ein Land, in dem es außerdem einen ständigen Firmensitz hat. Arbeitsrechtsexperte Philipp Raben präzisiert: „Eine Entsendung liegt allerdings nicht vor, wenn Mitarbeiter:innen auf eigenen Wunsch vom Ausland aus arbeiten.“

Eine Aufenthaltsgenehmigung brauchen mobil arbeitende EU-Bürger:innen innerhalb der EU aufgrund der Freizügigkeit nicht. Es sind natürlich dennoch die Meldepflichten des jeweiligen Landes zu beachten. „Und in Corona-Zeiten müssen zudem die Quarantäne- und Untersuchungspflichten eingehalten werden“, ergänzt der Experte.

Außerhalb der EU ist die Sozialversicherungsbeitragspflicht nicht einheitlich geregelt. Hier kommt es darauf an, welche Vereinbarungen zwischen Deutschland und dem Tätigkeitsland getroffen worden sind. 

Möchten Beschäftigte ihr Mobile Office vorübergehend in ein Land außerhalb der EU verlegen, benötigen sie außerdem sowohl eine Aufenthalts- als auch eine Arbeitsgenehmigung. Heutzutage können diese in der Regel problemlos online beantragt werden.

„Eine einheitliche EU-Regelung gibt es hierzu nicht. Steuerrechtliche Themen hängen von der Länge des Auslandsaufenthalts und vom Einsatzort ab“, erläutert Arbeitsrechtler Raben. Sollten 183 Tage Aufenthalt in einem anderen EU-Staat nicht überschritten und das Arbeitsentgelt von einem in Deutschland ansässigen Unternehmen gezahlt werden (also nicht von einer Betriebsstätte dieses Unternehmens im Tätigkeitsstaat), bleiben die Beschäftigten in Deutschland steuerpflichtig (183-Tage-Regelung) unter der Bedingung, dass betroffene Mitarbeiter:innen ihren deutschen Wohnsitz behalten. 

Mit vielen Ländern hat Deutschland zudem ein Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen, in dem geregelt ist, in welchem Land Steuern fällig werden.

Bevor Sie Ihre Mitarbeitenden zum Homeoffice ins Ausland schicken, stehen einige organisatorische Aspekte auf dem Programm:

Um die relevanten Punkte für beide Seiten verbindlich zu erfassen, eignet sich eine  Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.

Laut Arbeitsrechtler Raben sollte diese Folgendes regeln:

• Wie soll die Erreichbarkeit des/der Angestellten beim Homeoffice im Ausland geregelt sein – und wie wird dies sichergestellt?

• Welche zeitlicheBefristung des Homeoffice im Ausland besteht?

• Welche Kosten fallen an und wer trägt welche davon?

• Welche steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte sind zu erfüllen?

• Unter welchen Bedingungen greift die Rückkehrpflicht?

Extra-Tipp: Sollte in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat bestehen, müssen Sie ihn bei diesem Thema mit einbeziehen und eine entsprechende Betriebsvereinbarung über das mobile Arbeiten im Ausland schließen.

Egal, wo gearbeitet wird: Behalten Sie den Überblick

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(Arbeits-)Aufenthalte im Ausland gehen im Regelfall mit einer Meldepflicht für die betroffenen Angestellten einher. Die Bestimmungen unterscheiden sich dabei von Land zu Land und sollten bei der Reiseplanung für das Homeoffice im Ausland unbedingt Beachtung finden. 

In anderen Ländern ticken die Uhren mitunter anders. Und das heißt konkret, dass beim Kommunikationsaustausch zwischen den Angestellten im Ausland und ihren daheim gebliebenen Teammitgliedern Zeitunterschiede zu berücksichtigen sind. Die Kernarbeitszeiten können sogar beträchtlich voneinander abweichen. Dies gilt es vor allem bei Meetings und Abgabefristen mit einzuplanen.

Falls unterschiedliche Uhrzeiten sich nicht mit dem unternehmensinternen Workflow vereinbaren lassen, sollte die Auswahl auf ein Reiseziel der gleichen oder einer angrenzenden Zeitzone fallen.

Wie lange Mitarbeiter:innen imHomeoffice im Ausland arbeiten (dürfen), liegt in vielerlei Hinsicht in der Hand des Arbeitgebers. Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen können die Länge des Aufenthalts demnach individuell und in Abhängigkeit von Bedarf und Unternehmensstruktur festlegen. 

Allerdings ist die Aufenthaltsdauer abhängig vom Zielland an unterschiedliche Visabestimmungen geknüpft. Hinzu kommt, dass das Homeoffice im Ausland ab einer gewissen Länge sowohl Steuer- als auch Sozialversicherungsbeitragspflichten im jeweiligen Aufenthaltsland nach sich zieht.  

Als Arbeitgeber sollten Sie sich außerdem gut überlegen, wie lange Sie auf persönliche Treffen mit den jeweiligen Angestellten verzichten wollen bzw. können. 

Lesetipp: Vor- und Nachteile von mobilem Arbeiten 

Homeoffice im Ausland bringt sowohl für die Angestellten als auch für den Arbeitgeber zahlreiche Vorteile mit sich:

• Verbesserte Work-Life-Balance: Homeoffice im Ausland ist zwar nicht mit Urlaub gleichzusetzen, kommt dem jedoch schon sehr nahe. Wenn der Weg vom Schreibtisch bis zum Strand aus wenigen Metern besteht, ist das die beste Voraussetzung für eine unvergessliche Zeit. 

• Mehr Flexibilität: Beim Arbeiten vom Ausland aus steht es Angestellten häufig frei, wo und wann sie genau arbeiten. Sofern sie die gestellten Aufgaben zuverlässig erledigen und das vereinbarte Pensum einhalten, können sie sich den restlichen Tag nach Belieben einteilen. 

• Internationale Erfahrungen sammeln: Ein längerer Aufenthalt im Ausland ermöglicht es, über den eigenen Horizont zu blicken und auf der Basis neuer Erfahrungen Soft Skills und Hard Skills auszubauen. 

• Aufpolierte Sprachkenntnisse: In einer zunehmend global vernetzten Welt sind grundlegende Englischkenntnisse als Mindestanforderung anzusehen. Jede zusätzliche Sprache erhöht – abhängig vom Jobprofil – die Chance, unter Mitbewerber:innen positiv hervorzustechen.

• Mitarbeitermotivation erhöhen: Das Bewilligen von Homeoffice im Ausland wird von Angestellten häufig als Vertrauensbeweis und Honorierung von Leistungen empfunden. Dies vertieft die Bindung zum Unternehmen und spornt gleichzeitig dazu an, sich dieses Vertrauens als würdig zu erweisen. 

• Employer Branding stärken: Vor dem Hintergrund eines vorherrschenden Fachkräftemangels tun Unternehmen gut daran, mit Zusatzangeboten zu punkten.

• Internationale Netzwerke ankurbeln: Das Entsenden von Angestellten zum Homeoffice im Ausland bietet sich dazu an, internationale Partnerschaften zu pflegen bzw. neue zu knüpfen. 

Lesetipp: Alles, was Sie über Workations wissen sollten! 

Homeoffice im Ausland geht mit einer Vielzahl organisatorischer Hürden einher. Von der Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag bis zur Arbeitsgenehmigung im Zielland muss jeder einzelne Schritt gewissenhaft ausgeführt, überprüft und verwaltet werden. Die Personio-Software hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Relevante Daten lassen sich ganz einfach in der digitalen Personalakte ablegen und gesetzeskonform verwalten. 

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, Homeoffice im Ausland zu machen. Allerdings sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sich vor Reiseantritt ausführlich mit den vor diesem Hintergrund geltenden Gesetzesgrundlagen in Heimat- und Zielland auseinandersetzen und für eine gültige Aufenthalts- sowie Arbeitserlaubnis sorgen. 

Es besteht kein grundlegendes Recht auf Homeoffice im Ausland. Arbeitgeber sind demnach nicht dazu verpflichtet, Angestellten Arbeitsaufenthalte im Ausland zu genehmigen.

Mobiles Arbeiten aus dem Ausland ist im Regelfall erlaubt. Jedoch sind die Rahmenbedingungen von Land zu Land unterschiedlich. Vor der Verlagerung des Homeoffice ins Ausland gilt es also, die gesetzlichen Gegebenheiten zu prüfen und – falls erforderlich – eine Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung einzuholen.