HR-Analytics: Definition, Vorteile, Software

HR-Analytics ist eine noch junge, digitale Teildisziplin im Personalwesen, die mit der fortschreitenden Digitalisierung der Personalarbeit allerdings zunehmend an Bedeutung gewinnt. Der Begriff umfasst und beschreibt die tiefgreifende und vor allem vernetzte Analyse von Daten mit jedem denkbaren HR-Bezug über digitale Analysetools.

Hauptaufgabe von HR-Analytics ist das Analysieren großer Datenmengen (Big Data) aus verschiedenen Quellen. Das Ergebnis der Analyse ermöglicht es der Unternehmensführung, strategische Entscheidungen für die Zukunft auf einer möglichst objektiven Datenbasis treffen zu können. Damit kann HR-Analytics einen so genannten prädiktiven Ansatz leisten. Im Gegensatz zum HR-Controlling, das lediglich Informationen sammelt und in der Vergangenheit liegende Ereignisse dokumentiert.

HR-Analytics geht also weit über das simple Erstellen von deskriptivenHR-Reportings zu typischenHR-Kennzahlen hinaus. Es beginnt dort, wo wichtige Kennzahlen miteinander in Beziehung gesetzt und verbunden werden, um so eventuell nicht auf den ersten Blick sichtbare kausale Zusammenhänge zwischen Fakten und Daten offenzulegen und diese im nächsten Schritt zu verstehen. Dies geschieht, in dem große Datensätze auf der Basis von theoretischen Hypothesen über eine Software auf wiedererkennbare Muster hin analysiert werden.

Im Rahmen des 13. Deutschen Human Resources Summit Anfang 2023 beschrieb Peter Alexander Rapp, Managing Partner bei Xellento, das Gamechanger-Potenzial von HR-Analytics: „Wir wollen, dass Sie als HR-Community in der Lage sind, Fragen aufzubringen, die man von HR gar nicht erwartet hätte, und möglicherweise Antworten zu liefern.“

Mit anderen Worten: HR kann mithilfe intelligenter Datenanalysen z. B. voraussagen, welche Mitarbeitenden das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen werden.

Erst wenn vergleichbare Zukunftsprognosen dank HR-Analytics möglich werden, kann HR die unternehmerische Zukunft wirklich aktiv und strategisch mitgestalten. Denn dann gibt es verlässliche Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um HR, die sich momentan vor allem um die Themen Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung, Standortsuche in Bezug auf Fachkräftemangel usw. drehen.

Checkliste: HR-Analytics erfolgreich umsetzen

In dieser Checkliste finden Sie alles Wichtige rund um datengetriebene HR-Arbeit, u.a ein grundlegendes Verständnis von HR Analytics sowie vertiefende Infos zu Recruiting- und Retention-KPIs.

Jetzt Checkliste herunterladen

Wenn die aus HR-Analytics gewonnenen Zahlen und Fakten ein elementares Element der Unternehmensstrategie werden, tragen sie zur langfristigen Sicherung des Unternehmens im Markt bei. 

Wie bei allen datenbasierten Verfahren gilt auch für HR-Analytics: Die Ergebnisse können immer nur so gut sein wie die genutzten Daten und Analytiken. Insbesondere vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels kann HR-Analytics Ihnen dabei helfen, den exakten Personalbedarf genau zu bestimmen oder auch die Weiterbildungen der Belegschaft passgenau zu verändern oder gegebenenfalls stärker in die Mitarbeiterbindung zu investieren.

Workforce Analytics und People Analytics werden als Synonyme für HR-Analytics verwendet. Sie meinen grundsätzlich das gleiche, auch wenn es feine Differenzierungsmöglichkeiten gibt. So liegt der Schwerpunkt von HR-Analytics auf der „Evaluation des Personalmanagements“ und damit auch auf den HR-Prozessen, während sich People Analytics eher auf die Mitarbeitenden selbst beziehe. Wir verstehen den Begriff HR-Analytics hier im übergeordneten Sinn und schließen Prozesse wie Mitarbeitende ein.

Eine HR-Analytics-Software stellt Zusammenhänge zwischen Datensätzen unterschiedlicher Herkunft und Art her. Es verknüpft dabei unternehmensinterne HR-Kennzahlen mit Daten aus dem gesamten Unternehmen, ergänzt um Daten aus der gesamten Branche.

Datenanalyse sollte niemals reiner Selbstzweck sein, sondern immer dazu dienen, vorab definierte Fragestellungen oder Problemfelder möglichst konkret zu bearbeiten und diese im Idealfall auch zu beantworten. Ein typischer Prozess in HR-Analytics besteht aus 5 Schritten in dieser Abfolge.

Sie können beispielsweise das Recruiting Ihres Unternehmens auf Effizienz, Effektivität und Candidate Experience untersuchen, um den Recruiting-Prozess dann anhand dieser Kriterien nach der Datenanalyse zu optimieren. Folgende Fragen könnten von Belang sein:

• Stellen wir die passenden Bewerber:innen ein?

• Sind wir dabei schnell genug? Und können wir im Prozess weitere Kosten sparen?

• Ist das Bewerbungsverfahren einfach und verständlich genug oder können wir durch Optimierung die Anzahl der Bewerbungen noch deutlich erhöhen?

Wie viele Bewerber:innen brauchen Sie – Recruiting Analytics einfach erklärt

Je besser und strukturierter die Daten sind, desto bessere Maßnahmen können Sie ableiten. Wenn Sie für Datenhaltung und -analyse eine ganzheitliche HR-Software nutzen, die auch DSGVO-konform ist, sind Sie auf dem richtigen Weg. Infos aus der digitalen Personalakte und aus Bewerbungen können Sie dort zentral speichern und weiterverarbeiten. Die Analytics-Software ordnet, gliedert und fasst die Daten dann nach den von Ihnen frei definierbaren Kriterien zusammen.

Andere Datenquellen können z.B. CRM-Systeme weiterer Abteilungen sein, wie z.B. Controlling. Aber auch Mitarbeiterprofile in Karrierenetzwerken etc. können zur Datensammlung genutzt werden.

Nun setzt die verwendete Software die gesammelten Daten zueinander in Beziehung. Das geschieht unter Einbeziehung der vorab formulierten Problemstellung. Im o.g. Beispiel geht es zum Beispiel darum, anhand der Daten bestimmte Kennzahlen wie Bewerberquote und Einstellungsquote messbar zu machen. Hierbei kommen bei softwaregestützten Analysen auch Verfahren wie Künstliche Intelligenz (KI) oder auch Machine Learning (ML) zum Einsatz.

Wenn die Analyse ergeben hat, dass ein bestimmter Recruiting-Kanal über einen vordefinierten Zeitraum die besten Ergebnisse in Bezug auf die Bewerberquote hat, kann HR etwa entscheiden, weitere offene Positionen mit entsprechendem Budget konzentriert hier auszuschreiben. Wiederholen Sie die Analyse nach der nächsten Recruiting-Kampagne und leiten Sie dann eventuell neue Vorgehensweisen ab.

In wenigen Schritten zur passenden HR-Strategie

Erfahren Sie in diesem Leitfaden, was eine gute HR-Strategie ausmacht, was die wichtigsten Faktoren für die Erstellung sind und welche Schritte Sie dafür beachten sollten.

Jetzt herunterladen

Auch wenn HR-Analytics weitgehend in einer HR-Software abläuft und damit für den überwiegenden Teil der Belegschaft unsichtbar bleibt, ist dieses Analyseverfahren ein essenzieller Baustein für eine HR-Strategie, die nahezu alle Komponenten der Personalarbeit merklich positiv beeinflusst.

So können Unternehmen mithilfe von HR-Analytics …

… die Performance von Teams und Abteilungen steigern

Die Analyse von erfassten Leistungsdaten und Erkenntnisse zur Motivation der Mitarbeitenden zeigt im optimalen Fall wiederkehrende Muster. Und Sie leiten daraus entsprechende Maßnahmen ab.

… passende Gehaltsbestandteile identifizieren

Das Analysetool kann Zusammenhänge zwischen Gehaltsanpassungen bzw. Gehaltsbestandteilen und steigender oder eventuell auch stagnierender Leistung oder Mitarbeitermotivation aufzeigen. Sie sparen Kosten, wenn herauskommt, dass ein höheres Gehalt nicht zur Steigerung von Leistung und/oder Motivation beiträgt. Ihre Aufgabe? Andere wirksame Kriterien ableiten.

… die Mitarbeiterbindung erhöhen

Die Datenanalyse wichtiger KPIs zur Zufriedenheit der Belegschaft verrät essentielle Details, warum Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Nur wenn Sie hier Zusammenhänge herstellen, können Sie entsprechende Maßnahmen einleiten und verhindern, dass die Fluktuation ansteigt.

… das Engagement der Belegschaft fördern

Fühlen sich Ihre Mitarbeitenden im Unternehmen bzw. an einem bestimmten Standort wohl und warum ist das so? Haben Sie hierzu Erkenntnisse über HR-Analytics gewonnen, können Sie passende Schritte formulieren, um gezielt gegenzusteuern bzw. zu optimieren.

… die Personalplanung deutlich vereinfachen

Eine tiefe Analyse zur Mitarbeiterfluktuation innerhalb eines festgelegten Zeitraums versetzt Sie als HR in die Lage, die Personalplanung gezielter anzugehen. Mit HR-Analytics können Sie Personalmangel oder Überbesetzungen voraussehen und verhindern.

… Kosten einsparen

Alle genannten Punkte können durch HR-Analytics prädiktiv bearbeitet werden. Die Folge: Sie sparen in jedem Bereich Kosten ein.  

Personalcontrolling richtig planen, steuern und messen – mit der kostenlosen Checkliste

• Datenanalysen sind immer dann besonders erfolgreich, wenn die Daten mit HR-Bezug in einer ganzheitlichen HR-Software zusammengeführt werden. Weil Sie dann aus einer Quelle schöpfen können und Sie nicht über Datensilos hinweg arbeiten müssen.

• Klären Sie immer zuerst die Problemstellung, betrachten Sie nun die Datenlage und wählen erst dann die passende Methode aus.

• Sorgen Sie dafür, dass die Analysen nicht auf dem Server verstauben! Leiten Sie zeitnah die passenden Maßnahmen aus den Analysen ab. Und wiederholen Sie die Analysen.

Auch wenn HR-Analytics für viele noch ein Buzzword ist, haben vor allem in den USA wichtige Unternehmen gezeigt, dass sie mit HR-Analytics konkrete Erfolge erzielen. Bekanntestes Beispiel ist der Meta-Konzern. Analysen von Mitarbeiterdaten hatten ergeben, dass sich lange Wege zwischen Zuhause und Arbeitsplatz negativ auf die Performance der Mitarbeitenden auswirkten. Die Folge: Das Unternehmen war bereit, jenen Mitarbeitenden eine Art Bonus in Höhe von 10.000 US-Doller auszuzahlen, wenn sie bereit waren, ihren Wohnort dichter an den Arbeitsplatz zu verlegen.

Ein führendes Unternehmen aus der Gesundheitsbranche ermittelte mit Hilfe von HR-Analytics, dass ungleiche Gehälter Mitarbeitende verunsichern und so eine Wechselbereitschaft entsteht. Das US-amerikanische Unternehmen analysierte ein optimales Mindestgehalt und eine obere Gehaltshöhe. Dies wurde innerhalb des Betriebs kommuniziert. Das Ergebnis ließ sich sehen: Das Engagement der Mitarbeiter stieg an, ebenso die Produktivität. Des Weiteren sanken die Fluktuationsrate sowie die Gesamtlohnkosten.

Beim Einsatz von HR-Analytics stehen die HR- oder Personalkennzahlen im Mittelpunkt des Interesses. Diese lassen sich nach quantitativen HR-Kennzahlen und qualitativen HR-Kennzahlen unterscheiden.

HR-Kennzahlen sind die Grundlage für eine moderne Personalarbeit. Sie sind objektiv, auswertbar, kontrollierbar, agil und transparent.

In unserem Beitrag „Personalkennzahlen: Checkliste und Berechnung“ haben wir für sie die wichtigsten HR-Kennzahlen übersichtlich zusammengestellt und detailliert erklärt.

Bei HR-Analytics Software unterscheiden sich die Anbieter vor allem in Bezug auf den Umfang der erfassten Themenbereiche. Zukunftsorientierte Unternehmen haben die Möglichkeit, sich mit ganzheitlicher HR-Software und dem passenden Dashboard eine Komplettlösung ins Haus zu holen. Diese Tools decken sämtliche HR-Bereiche ab.

Der Vorteil von softwaregestützter HR-Analytics liegt auf der Hand. Importierte Datensätze können nicht nur einmal, sondern auf Wunsch regelmäßig analysiert, aggregiert und überwacht werden. Besonders wichtig ist es, dass Sie die Informationen, die in der Regel aus mehreren Datensilos stammen, in einer Datenbank bzw. in einer HR-Plattform halten. Wenn Daten in einer Software automatisch erfasst und über ein Dashboard visualisiert werden können, sparen die HR-Mitarbeitenden wertvolle Arbeitszeit. Die Analyse übernimmt das Tool nach den Vorgaben vollautomatisiert, die daraus abzuleitenden Maßnahmen nehmen die Mitarbeitenden vor. So geht Arbeitsteilung in der HR-Arbeit heute.

Außerdem garantiert eine HR-Plattform eine dauerhafte Aktualisierung der Daten, ohne dass diese erneut in bestimmten Rhythmen händisch von Menschen eingepflegt werden müssen – mit der damit verbundenen Fehleranfälligkeit. 

HR-Analytics beschreibt die Analyse von Big Data mit HR-Bezug. Diese Teildisziplin des Personalwesens gewinnt durch die Digitalisierung an Bedeutung. Bei HR-Analytics analysiert eine Software die Daten auf bestimmte Muster und Zusammenhänge hin.

Unternehmen, die auf HR-Analytics setzen, treffen wichtige Entscheidungen auf einer soliden und validen Datenbasis. Langfristig werden so Kosten eingespart und Prozesse optimiert. HR-Analytics sorgt dafür, dass die Personalabteilung am Steuer sitzt. Denn nun können Potenziale aufgedeckt und Mitarbeitende gezielt weiterentwickelt und gebunden werden. HR-Analytics lässt HR zukunftsorientiert denken und handeln. Denn Daten können für prädiktive Personalarbeit genutzt werden.

Das primäre Ziel von HR-Analytics ist, strategische Unternehmensentscheidungen auf der Basis möglichst objektiver Datenanalysen zu ermöglichen und damit die Zukunft des Unternehmens langfristig zu sichern.

Alle Daten für HR-Analytics sollten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, die dann als Basis für eine Analysesoftware dient. Hier spielen ganzheitliche HR-Systeme eine führende Rolle, sie können Daten aus den verschiedensten Bereichen der HR zur Verfügung stellen. Über ein simples Dashboard können HR-Mitarbeitende schnell und übersichtliche Reportings erstellen und Informationen mit Grafiken und Diagrammen transparent aufbereiten. Die passende Software finden Unternehmen, wenn sie die individuellen Anforderungen definiert haben.