HR-Audit: Vorgehen, Vorteile, Checkliste

Als HR-Audit oder HR-Auditierung bezeichnet man ein systematisches Verfahren, mit dem möglichst sämtliche im Personalwesen eingesetzten Prozesse, Richtlinien, Systeme, Dokumente anhand eines definierten Fragenkatalogs bzw. einer Checkliste untersucht und überprüft werden. Im Mittelpunkt des Audits steht die Beantwortung einer zentralen Frage:

Wie effektiv, wie effizient und auf welchem Qualitätslevel arbeitet die Personalabteilung in ihren Handlungsfeldern im Verlauf des Untersuchungszeitraums?

Damit ein HR-Audit mittel- und langfristig Sinn ergibt, sollte es mindestens einmal pro Jahr durchgeführt werden. Denn nur anhand regelmäßiger HR-Auditierungen lässt sich die Effizienz der getroffenen Maßnahmen nachhalten und bewerten.  

Sinn und Zweck von Audits ist es, mögliche Fehler oder Schwachstellen in den untersuchten Bereichen zu identifizieren und diese im Nachgang zu beheben. Nur, wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann bewusst handeln, eingeschliffene Prozesse anpassen und das eigene Handeln optimieren. Ein Audit dient nicht dazu, eventuell schlechte Leistungen von HR an den Pranger zu stellen. Im Mittelpunkt steht vielmehr das Identifizieren eines bisher nicht gehobenen Potenzials, das sich positiv auf das Leistungsvermögen des gesamten Unternehmens auswirken kann. 

HR-Audits können problemlos mit internen Ressourcen durchgeführt werden. Die Auditierung erfolgt dann beispielsweise durch HR-Fachleute, denen Kolleg:innen aus anderen Abteilungen zur Seite stehen, damit eine möglichst objektive Sicht eingenommen werden kann. HR-Audits können selbstverständlich auch von externen Unternehmen durchgeführt werden. Eine unabhängige Beurteilung, wie sie u.a. Unternehmensberatungen aber auch Softwarehäuser über digitale Auditierungstools anbieten, ist damit garantiert.

Ein HR-Audit kann sich übergeordnet auf sämtliche Aufgabenbereiche der Personalabteilung beziehen oder einzelne Aspekte gesondert unter die Lupe nehmen.

Bei einem HR-Audit "Compliance" steht die Überprüfung des rechtssicheren Handelns im Mittelpunkt. Agiert die HR-Abteilung im Rahmen aktueller Vorschriften und Gesetze? Bei einem HR-Audit, das sich um die Themen Vergütung und Arbeitszeit kümmert, werden Vergütungsstrukturen und die Arbeitsbelastung der Belegschaft untersucht. Auch das Thema Gesundheitsmanagement kann im Rahmen eines spezifischen HR-Audits untersucht werden. HR-Audits können Themen wie Datenschutz, Onboarding, Arbeitsschutz, Personalstrategie, Personalakte betrachten.

Ein HR-Audit wird bei den o.g. Themen stets überprüfen, ob Vorschriften und Richtlinien eingehalten, welche Praktiken und Leistungen erbracht werden und wie es um die Wettbewerbsfähigkeit steht. Auch abteilungsspezifische Aspekte spielen eine Rolle.

In wenigen Schritten zur passenden HR-Strategie

Erfahren Sie in diesem Leitfaden, was eine gute HR-Strategie ausmacht, was die wichtigsten Faktoren für die Erstellung sind und welche Schritte Sie dafür beachten sollten.

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HR-Audits gewinnen immer mehr an Bedeutung, weil sich Human Resources dank Digitalisierung und Automatisierung mittels HR-Software und -Tools in eine zunehmend strategische Rolle hinein entwickelt. Eine digital aufgestellte und zukunftsorientiert handelnde Personalabteilung kann maßgeblich dazu beitragen, strategische Unternehmensprozesse wertschöpfend zu unterstützen.

HR-Audits liefern dem Management daher wichtige Erkenntnisse über die Arbeitsweise der Personalabteilung. Detaillierte Einblicke zeigen, ob abteilungsspezifische Prozesse und Abläufe auch im Hinblick auf ihren Nutzen für das gesamte Unternehmen und die definierten Unternehmensziele funktionieren.

Weiterhin profitieren die Mitarbeitenden im HR selbst von den Ergebnissen regelmäßiger HR-Audits. Belastbare Informationen zeigen, an welchen Stellschrauben sie drehen können, um noch effizienter und effektiver arbeiten zu können.

Wenn HR-Audits nicht als Fehleraufdeckungsmaßnahme, sondern als Potenzialentwicklungsmaßnahme betrachtet und durchgeführt werden, ergeben sich in der Regel stets positive Veränderungen. HR kann sich als Abteilung weiterentwickeln, wachsen und vor allem eine Öffnung in Richtung Erneuerungen und Innovationen zulassen.

Ein HR-Audit ist demnach nicht nur ein reiner Kontrollmechanismus, sondern ein strategisches Werkzeug, um die Ressourcen des Unternehmens effizient zu nutzen. Durch die Identifizierung von Stärken und Schwächen in den HR-Praktiken können Unternehmen ihre Mitarbeitenden besser fördern, die Compliance sicherstellen und damit auch ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt stärken.

Hier sammeln Sie anhand eines vordefinierten Fragenkatalogs (Checkliste) die Informationen zu jenen HR-Aufgabengebieten ein, die Sie auditieren möchten. Hierfür können Sie zum Beispiel Prozessinterviews mit den beteiligten Personen führen und den IST-Stand festhalten.

Falls Sie HR-Tools nutzen, in denen Sie HR-Daten zentral an einem Ort verwalten, werden Sie sich an dieser Stelle deutlich leichter tun als bei manuellen Abfragen. Denn Kennzahlen etwa zur Abwesenheit, zur Personalplanung oder zur Fluktuation können Sie dann direkt aus Ihrem HR-Tool ziehen und Ihr Audit damit auf Faktenbasis anreichern. Die folgende Phase 2 - Analyse wird Ihnen damit zuverlässiger und geht schneller von der Hand gehen.

Werten Sie in dieser Phase die Daten aus Ihrer Erfassung detailliert aus. Welche Kennzahlen ergeben sich? Welche Schlussfolgerungen liegen nahe? Welche Optimierungspotenziale erkennen Sie? In welchen Prozessen hakt es? Welche Richtlinien werden nicht, nur unzureichend oder in Gänze eingehalten?

Stellen Sie nun die aus den Phasen 1 und 2 gewonnenen Erkenntnisse für das Management zusammen. Das Audit-Team (intern oder extern) wird an dieser Stelle klare Handlungsempfehlungen geben. Sie nutzen eine ganzheitliche HR-Software, in der Sie die Ergebnisse in übersichtlichen Dashboards darstellen können? Umso besser, dann lassen Sie die Software die Berichtserstellung übernehmen. Sie müssen diese dann nur noch präsentieren.

1. Bestimmen Sie Ihre Ziele – konzentrieren Sie sich zu Beginn auf einen Bereich und ziehen Sie daraus dann die Learnings für ein größer dimensioniertes HR-Audit

2. Stellen Sie ein passendes Audit-Team zusammen – intern oder extern

3. Sammeln Sie nur relevante Daten – greifen Sie hierbei möglichst auf Daten Ihres HR-Tools zurück

4. Setzen Sie nach der Auswertung klare Prioritäten – in den Bereichen, in denen Sie erhebliche Risiken (z. B. bei rechtlichen Vorschriften) entdeckt haben oder das größte Optimierungspotenzial sehen

5. Kommunizieren Sie die Ergebnisse – fair und transparent.

Die Basis für ein gelungenes HR-Audit ist eine Audit-Checkliste. Wie tief Sie in die einzelnen Bereiche der HR vordringen, obliegt Ihnen. Mit unserer Audit-Checkliste geben wir Ihnen einen Basisfragebogen an die Hand, den Sie beliebig erweitern können – um weitere Auditarten, aber auch um weitere Fragestellungen. Die Checkliste ist nicht nur ein gedanklicher Leitfaden, sondern auch ein praktisches Werkzeug, mit dem Sie keine wichtigen Aspekte übersehen.