HR-Dashboard: Beispiele, Vorteile, Tools

Ein HR-Dashboard ist eine grafische Benutzeroberfläche und fester Bestandteil eines digitalen Analysetools. Die Oberfläche dient der Visualisierung relevanter Informationen und Daten mit HR-Bezug. Dabei werden die Daten entweder als KPIs oder in grafischer Form dargestellt. Wörtlich ins Deutsche übersetzt bedeutet Dashboard Armaturenbrett. Und wie ein solches zeigt es dem „Daten-Fahrer“ die wichtigsten Details an, damit er sicher navigieren kann.

Denn in einem Dashboard werden die wesentlichen Informationen aus einem definierten Fachgebiet für den Anwendenden intuitiv erfassbar zusammengestellt. Auf einen Blick und für die Bedarfe jedes Anwenders individuell konfigurierbar. Ohne dass dafür tiefschürfende IT-Kenntnisse erforderlich wären.

In einem HR-Dashboard können diverse Aktionen, Vorgänge und Ereignisse mit Personalbezug dargestellt werden. Durch die optisch anschauliche Aufbereitung dieser HR-Kennzahlen können Entscheidungen auf valider und objektiver Datenbasis gefällt werden.

Unter den Voraussetzungen der von Unternehmen ausgearbeiteten Digitalisierungsstrategien, einer zunehmenden Digitalisierung des Personalwesens und dem Damoklesschwert rasanter Veränderungen sind HR-Dashboards sinnvolle und transparente Analysewerkzeuge. Vor allem dann, wenn sie Bestandteil einer ganzheitlichen HR-Softwarelösung sind und die Daten für das HR-Dashboard aus der zentralen Datenbank gezogen werden können.

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Das kann die HR Analytics Funktion

Das Angebot an vordefinierten HR-Dashboards ist in erster Linie abhängig vom eingesetzten Tool. Die im Folgenden kurz umrissenen Dashboards sollten auf jeden Fall Bestandteil einer Softwarelösung sein. Die genannten KPIs sind lediglich Optionen, die Sie natürlich beliebig einschränken und erweitern können.

Für jedes Dashboard müssen Sie eine Auswahl an passenden HR-Kennzahlen heranziehen und diese regelmäßig über Ihr HR-Dashboard auswerten. Konzentrieren Sie sich hierbei auf HR-Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Mögliche KPIs: Personalbestand, Personalbedarf, Fluktuation, Anteil der Teilzeitmitarbeitenden, Anteil der Auszubildenden, Krankenquote, Bildungslevel, Qualifikationsebenen

Mögliche KPIs: Kosten pro Neueinstellung, Rekrutierungsrate, Bewerbungen pro Stelle, Time to hire (auch abhängig von Funktionsebene und Seniorität), Anteil der Bewerbungen von Frauen, Anzahl Neueinstellungen, Anteil der Bewerbungen über diverse Jobbörsen, Frühfluktation, unbesetzte Stellen

Mögliche KPIs: Recruitingkosten, Bewerbungen pro Stelle, Time to hire, Mitarbeiterzufriedenheit, Engagementstatus, Arbeitgeberbekanntheit bei Top-Talenten, Verweildauer, Talent-Fluktuationsrate, Ausbildungstage, Anzahl der Initiativbewerbungen

Mögliche KPIs: Mitarbeiterzufriedenheit, Rückkehrerquote (Boomerangrate), Krankenquote, Ausfallzeiten, Fluktuation

Personalkennzahlen – diese sollten Sie kennen

Mögliche KPIs: Fehlzeiten, Überstunden und Mehrarbeit (z.B. nach Altersgruppen gegliedert), Kosten für Weiterbildungen, Produktivität der Mitarbeitenden, Vergütungselemente nach Seniorität, Leistungsquoten

Mögliche KPIs: Anzahl der Azubi-Plätze, Anzahl Mitarbeitende in Talent- oder Förderprogrammen, Teilzeitquote, Kosten Weiterbildungen, Quantität der Schulungsangebote, Teilnahmequote an Schulungen, Anzahl Praktikant:innen, Turnoverquote, Beförderungsrate

Mögliche KPIs: Gehaltskosten, Home office-Quote, Boniquoten, Weiterbildungskosten, Recruitingkosten, Gehäusekosten, Gehaltsanpassungen, direkte Kosten von Abwesenheit, ROI pro Mitarbeiter, Umsatz pro Mitarbeiter

Mögliche KPIs: Fluktuation, Eigenkündigungen, Verweildauer bei Kündigung, Betriebszugehörigkeit nach diversen Kategorien, Entlassungsquote, Pensionierungen, Altersteilzeit

Mögliche KPIs: Anteil der Frauen in Führungspositionen, Anzahl der Mitarbeitenden mit Migrationshintergrund, Anteil der Mitarbeitenden mit Behinderung, Anteil der Menschen über einer bestimmten Altersgrenze

Wie im vorigen Abschnitt erläutert, benötigen Dashboards relevante Kennzahlen, um aussagekräftig zu sein. Die Betonung auf liegt relevant. Deswegen ist dies Ihre Hauptaufgabe beim Erstellen eines HR-Dashboards: Finden und definieren Sie jene HR-Kennzahlen, die für Ihre HR-Arbeit von entscheidender Bedeutung sind. Dabei können sich die Schwerpunkte durchaus im Lauf der Zeit verändern.

Geben Sie Ihren Dashboards auf jeden Fall sprechende und konkrete Namen. Wenn Sie etwa ein Dashboard zum Thema Personalmarketing erstellen möchten, sollten Sie es auch exakt so oder etwa mit „Employer Branding“ aber z.B. nicht als „EB Personal“ benennen.

Beim Design des HR-Dashboards können Sie in der Regel die benötigten Elemente definieren. Das Anordnen geschieht dann über eine normale Drag and Drop-Funktion. Sie bauen sich Ihr Dashboard so auf, wie es für Ihre Bedarfe am besten passt.

Gehen Sie dabei nach drei Ordnungskriterien vor. Setzen Sie auf

• Usability

• Wiedererkennbarkeit

• Übersichtlichkeit

Grenzen Sie dafür Teilabschnitte grafisch ab – etwa durch Farben, Rahmen oder grafische Hintergründe. Reduzieren Sie diese Visuals so weit wie möglich. Bauen Sie alle HR-Dashboards möglichst nach dem gleichen Grundprinzip auf, das hilft bei der Wiedererkennung. User finden sich damit schneller zurecht. Denken Sie darüber nach, ob Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens einsetzen.

Dashboards können den Usern über Webseiten zugänglich gemacht werden. Der Vorteil: Die Nutzer können über diverse Endgeräte zugreifen – und die Dashboards werden im responsiven Design auch für Smartphone oder Tablet optimal ausgespielt.

Vergeben Sie – wenn es Ihre HR-Software hergibt – auf jeden Fall Berechtigungen. Damit kann eine Führungskraft die Kennzahlen ihres Bereichs einsehen, die Geschäftsführung erhält die aggregierten Daten des Gesamtunternehmens. HR-Dashboards werden nach einem festgelegten Rhythmus automatisch aktualisiert, es besteht auch die Möglichkeit, diese Datenaktualisierung manuell vorzunehmen – mit deutlich mehr Aufwand für HR.

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HR-Dashboards sind zwar streng genommen nichts weiter als ein Stück Software. Doch im HR-Alltag werden sie zu einem mächtigen Management-Tool. Wenn Sie sie richtig und zielgenau strukturieren und einsetzen. Insbesondere in den letzten Jahren haben sich die Möglichkeiten von HR-Dashboards deutlich erweitert.

Nutzen Sie deshalb die Stärken moderner HR-Dashboards, um Antworten auf drängende Fragen im HR zu erhalten. So setzen Sie HR-Dashboards in 5 Schritten ein.

• Wer soll mit dem HR-Dashboard arbeiten?

• Brauchen diese Personen spezielle Schulungen?

• Welche HR-Prozesse wollen Sie besser monitoren?

• Vergleichen Sie mehrere Tools auf Basis Ihrer Needs

• Prüfen Sie, welche Schnittstellen Sie zu welchen Datenbanken benötigen

• Lassen Sie sich erklären, welche Funktionalitäten die Software bietet und vergleichen Sie diese mit Ihren Needs

• Prüfen Sie, ob die Software bereits vordefinierte Vorlagen für HR-Dashboards bietet

• Welche Systeme nutzen Sie in Ihrem Unternehmen, die einen Bezug zu HR haben?

• Gibt es CRM-Systeme anderer Abteilungen?

• Es ist die Aufgabe Ihrer IT, die sich um die Schnittstellen zwischen der HR-Software und anderen Systemen kümmert.

• Nun werden die identifizierten Datenquellen importiert und in einer zentralen Datenbank abgelegt.

• Legen Sie die einzelnen Dashboards auf der Basis der für Sie relevanten HR-Kennzahlen fest (siehe oben)

• Erstellen Sie dann für jedes Dashboard die passende visuelle Ausrichtung

HR-Dashboards bieten Anwendern im HR drei wesentliche Vorteile bei datenbasierter Personalarbeit.    

Vom Einrichten des Dashboards bis zur Präsentation der ersten, validen Ergebnisse braucht es nicht lange. Nach dem Datenimport geht es per Mausklick direkt zu den grafischen Darstellungen. Mit einem interaktiven HR-Dashboard, das Teil einer modernen HR-Plattform ist, müssen Sie weniger Zeit für die Datenaufbereitung aufwenden und haben mehr Zeit, sich auf wichtige HR-Aufgaben zu fokussieren: besseres Personal-, Entwicklungs-, Vergütungs-, Sicherheits- und Gesundheitsmanagement.

Zukunftsfähige HR-Software ist in der Lage, diverse Datenquellen zu verarbeiten und dabei auch verschiedene Datenformate zu berücksichtigen, von Excel bis zu SAP. Sie können dadurch Daten aus allen Personalanalysesystemen und Anwendungen kombinieren und analysieren: Gehaltsabrechnung, Compliance, Recruiting und vieles mehr.

Hohe Flexibilität bieten HR-Dashboards weiterhin durch die auf jeden Anwender angepasste Auslieferung der Daten. Die Darstellung auf diversen Endgeräten ist möglich – vom stationären Rechner über Laptops und Tablets bis zu Smartphones. Dadurch steigt auch die Akzeptanz in der Belegschaft bei der Einführung einer neuen Software deutlich.

Weil die Daten nach der Migration zentral gehalten werden, kann es z.B.  nicht zu Dubletten bei Datensätzen kommen. Eine Quelle garantiert saubere Darstellungen im Dashboard. Außerdem werden moderne Dashboards durch KI und Warnmeldungen stark kontextualisiert. Sie können in hohem Maße kollaborativ genutzt werden und entwickeln sich zu einer Drehscheibe, die Erkenntnisse und Daten katalogisiert.

Automatisierte Warnungen und Berichte machen das HR-Dashboard zu einem aktiven Player Ihrer HR, der seine Daten regelmäßig und automatisch mit den wichtigen Stakeholdern teilt und ihnen Meldungen auf der Grundlage der festgelegten KPIs sendet.

Die Arbeit mit HR-Dashboards löst eines der Hauptprobleme zahlreicher Unternehmen: Die Verantwortlichen erhalten ein einheitliches und bereichsübergreifendes Bild der aktuellen Lage. Sie bekommen dank transparenter und kluger Visualisierung einen „echten Blick für das große Ganze“. Dank zentraler und auf Rechenmodellen basierender automatisierter Datenverarbeitung sind Silolösungen endlich Geschichte. Die Grundlage für ein einheitliches Reporting und Controlling ist gelegt.

Ein HR-Dashboard ist ein Business-Intelligence-Tool, mit dem Personalteams HR-KPIs verfolgen, analysieren und nutzen können. Moderne, interaktive Dashboards nutzen eine HR-Analyseplattform, über die Daten aus allen Systemen kombiniert und dann direkt im Dashboard untersucht werden können.

Mit HR-Dashboards können HR-Teams schnelle und valide Erkenntnisse gewinnen, die das Recruiting verbessern, das Arbeitsplatzmanagement optimieren und die Leistung der Mitarbeiter steigern.

So viel Sie mögen. Doch beachten Sie: Dashboards helfen Ihnen nur dann, wenn Sie sich auf die für Sie relevanten Daten konzentrieren. Legen Sie ein Set an Dashboards fest, mit dem Sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg arbeiten möchten und wählen die dazu passenden HR-Kennzahlen aus. So erhalten Sie einen datenbasierten Überblick über die Problemfelder, bei denen der Schuh drückt.