HR-Prozesse: optimieren, digitalisieren, automatisieren

Zukunftsorientierte HR-Abteilungen gestalten die Personalarbeit wo immer möglich über HR-Prozesse. Das umfasst alle Bereiche von Personalplanung, Personalbeschaffung und Personalbetreuung über Lohnabrechnung (engl.: Payroll) bis zu Personalentwicklung und dem Trennungsmanagement.

HR-Prozesse können analog, digital oder automatisiert umgesetzt werden. In digitalisierter und automatisierter Form verschaffen sie HR und dem gesamten Unternehmen diese großen Vorteile:

HR-Prozesse werden auch als Personalprozesse bezeichnet. Damit sie ihre volle Power entfalten können, sind ganzheitliche HR-Plattformen das digitale Mittel der Wahl. Mithilfe derartiger Softwarelösungen lassen sich die HR-Prozesse Schritt für Schritt von der analogen in die digitale Welt überführen, dort dann transparent abbilden und im besten Fall auch noch automatisieren. Wenn HR-Prozesse automatisiert sind, bekommen Sie die Hände und den Kopf für die wirklich wichtigen Aufgaben frei: die Unterstützung, Förderung und Bindung der Mitarbeitenden.

Übrigens: Die Digitalisierung des Mittelstands und die damit verbundenen Digitalisierungsstrategien werden vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert. Informieren Sie sich auf dieser offiziellen Seite über Ihre Möglichkeiten.

HR-Prozesse erfolgreich digitalisieren

Von der Stellenausschreibung bis zum Offboarding: In Personio können Sie sämtliche HR-Kernprozesse digital abbilden und optimieren. Und das Beste: Wir begleiten Sie bei der kompletten Implementierung.

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Damit Sie HR-Prozesse gewinnbringend einsetzen können, bietet sich eine Übersicht möglicher Anwendungsbeispiele an. So können Sie die Prozesse entweder nach thematischen Sektoren clustern oder auch im Sinne des Mitarbeiterzyklus sukzessive vorgehen.

Personalplanung HR-Prozesse, mit denen Sie auf der Basis von Kennzahlen den Bedarf an Personal kurz-, mittel- und langfristig planen; Prozesse, mit denen Sie Über- oder Unterdeckung erkennen. Dabei helfen Ihnen auf Mausklick erstellte Analysen und Berichte auf Basis der Personaldaten in Ihrer HR Software.

Personalgewinnung Hierzu zählen sämtliche Prozesse im Bereich von E-Recruiting und Bewerbermanagement, wie etwa bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Stellenbeschreibungen und Stellenausschreibungen, genauso wie das automatisierte Posten und Schalten von Stellenanzeigen über Ihre HR Software. Auch das Personalauswahlverfahren wird durch automatisierte Prozesse in Sachen Tempo und Verlässlichkeit revolutioniert. Ein weiterer zentraler HR-Prozess hierbei: das Onboarding.

Personalverwaltung Digitale HR-Prozesse über Plattformen vereinfachen das komplette An- und Abwesenheitsmanagement, die Urlaubsplanung und -genehmigung. Die Mitarbeitenden können über Apps selbst aktiv agieren. Das Mailaufkommen in der HR geht auf ein Minimum zurück.

Lohnabrechung Auch die Lohnabrechnung ist ein Beispiel für einen digitalen HR-Prozess, bei dem administrativ-standardisierte Tätigkeiten von einem HR-Tool ausgeführt werden. Über Schnittstellen können zum Beispiel vorbereitende Lohndaten sicher und schnell an Ihr Lohnbüro übertragen werden.

Personalentwicklung Auch das Feedback und Performance Management lassen sich perfekt über digitale HR-Prozesse abbilden: Automatisiert verschickte Erinnerungen unterstützen Führungskräfte bei der Terminplanung, Beurteilungen werden direkt im HR-Tool vorgenommen und können dann von den Stakeholdern eingesehen werden. HR kann auf dieser Basis Entwicklungspläne erstellen und passende Maßnahmen für Fort- und Weiterbildungen entwickeln.

Personaltrennung Auch das Offboarding lässt sich ausgezeichnet über HR-Prozesse regeln. Der Personalaustritt, die Zeugniserstellung, die Rückgabe der IT-Ausstattung – alles kann automatisiert angestoßen werden.

Die vorgenannten Tätigkeitscluster, in denen HR-Prozesse wirken, lassen sich eins zu eins auf den Mitarbeiterzyklus umsetzen.

Von der Einstellung und das – nicht nur technische – Onboarding über das Performance Management, die fachliche Weiterentwicklung des Mitarbeitenden, die datenbasierte Karriereplanung, den Bereich Compensation & Benefits und Lohnabrechnung bis zum finalen Austritt und Offboarding: HR-Prozesse erleichtern und optimieren die HR-Arbeit für jeden einzelnen Mitarbeitenden.

5 Gründe, warum People Workflow Automation Ihre HR revolutioniert

Die größten Kostentreiber im HR

Wussten Sie, dass Sie im HR mehr Geld ausgeben, als es eigentlich nötig wäre? Unser Leitfaden stellt Ihnen die fünf größten Kostentreiber im HR vor und zeigt, wie Sie sie eliminieren.

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Sie kennen das. Jede HR-Abteilung hat ihre vordefinierten Themenfelder mit entsprechenden Aufgaben. Innerhalb dieser Felder wiederholen sich standardisierte Aufgaben. Um daraus einen kompletten HR-Prozess zu definieren, müssen Sie die einzelnen Aufgabenschritte in einer zeitlich sinnvollen Abfolge festlegen.

Gehen Sie dabei möglichst detailliert vor. Beschreiben Sie zunächst den aktuellen Ist-Ablauf, bevor Sie Ihren Soll-Prozess definieren. Nur so können Sie mögliche Schwachstellen identifizieren und beheben.

Bis aus einer Bewerber:in ein Mitarbeitender wird, muss HR zahlreiche Prozessschritte durchlaufen, die hier beispielhaft skizziert sind.

1. Bewerbung trifft (über unterschiedliche Kanäle) bei HR ein 2. Falls nötig wird eine analoge Bewerbung digitalisiert 3. Bewerbung wird von HR auf Vollständigkeit geprüft 4. Bewerbung wird beim Erfüllen der Kriterien von HR an Fachabteilung weitergeleitet oder Bewerbung wird beim Nichterfüllen mit Absage zurückgesandt 5. Bewerbung wird von Fachabteilung geprüft 6. Fachabteilung nimmt (Vor)Auswahl der geeigneten Kandidat:innen vor 7. Fachabteilung informiert HR über vorgenommene Auswahl 8. HR lädt ausgewählte Kandidat:innen zum Gespräch ein 9. HR informiert Fachabteilung über Termine und Ablauf 10. Bewerbungsgespräch findet statt 11. HR und Fachabteilung werten Gespräche (eventuell getrennt) aus 12. Fachabteilung informiert HR über Entscheidung 13. HR sagt Bewerber:in zu 14. HR sagt anderen Bewerber:innen ab 15. Weiterer Einstellungsprozess beginnt

Nach Feststellung der einzelnen Prozessschritte beschreibt HR jeden Schritt im Detail und dokumentiert diesen dann. Hierfür bietet sich eine Überführung des Prozesses in eine Prozesslandkarte an. Sie werden feststellen, dass ein derart standardisierter Prozess durchaus Optimierungspotenzial hat.

Nutzen Sie bei der Definition eines HR-Prozesses auch die Erfahrung anderer Abteilungen, die bereits auf Prozesse setzen. Hierbei kann insbesondere die IT von Nutzen sein, da IT-Services regelbasiert und prozessual aufgesetzt sind.

Am Anfang war das Wort … und die Digitalisierung der HR

Ihren Prozess zum Bewerbungsmanagement haben sie nun definiert. Um ihn jetzt zu optimieren, sollten Sie klären, ob es redundante Prozessschritte gibt, die Sie entweder eliminieren oder mit anderen Schritten kombinieren können.

Optimieren heißt in diesem Zusammenhang: Für Ihre individuellen Bedürfnisse optimieren! Klären Sie also zunächst, welche Ziele Sie in Ihrer HR-Abteilung erreichen möchten. Und welche der vorliegenden Prozesse Sie dafür optimieren müssen. Sie werden rasch feststellen, dass Sie im HR-Alltag mindestens 50, eher aber 100 Prozesse verwalten. Konzentrieren Sie sich also auf jene Kernprozesse, die einfach umzusetzen sind und Ergebnisse versprechen.

Prüfen Sie, an welchen Prozessstellen es zu (medialen) Brüchen kommt, wo es an den Schnittstellen hapert. Klären Sie dann, welche HR-Systeme oder Plattformen Ihre wichtigen Prozesse optimal unterstützen und weiterentwickeln können.

Als HR können Sie dabei nur dann erfolgreich agieren, wenn Sie Ihre grundlegenden Standard-HR-Prozesse dauerhaft und kontinuierlich wieder unter die Lupe nehmen, mögliche Hürden identifizieren und diese dann aus dem Weg räumen. Dabei helfen Ihnen digitale HR-Plattformen. Sie bieten Ihnen durch transparente Prozessdarstellung die Chance, permanent nachzuschärfen und zu optimieren.

Dieser Leitfaden unterstützt Sie bei der Digitalisierung.

Digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse in sieben Schritten

Haben Sie den Bewerbungsprozess mithilfe einer HR Software digitalisiert, geht es an den finalen Schritt der Prozessoptimierung – die Automatisierung einzelner Schritte. Diese automatisierten Schritte nennt man Workflows. Workflows sind Ihre digitalen Helferlein, die Ihnen lästige Standardaufgaben abnehmen.

Aber Vorsicht, nicht aus jedem Prozess lässt sich sinnvoll ein Workflow machen. Sie sollten also folgende Faustregel beachten: Je stärker ein Prozess standardisiert ist, je regelmäßiger und regelbasierter er abläuft, je weniger Varianten er zulässt – desto größer ist die Chance, dass Sie ihn wirklich erfolgversprechend automatisieren können.

Sie feiern bereits erste Erfolge mit HR-Prozessen? Und möchten nun den nächsten Schritt gehen? Dann wird es Zeit, die Prozesslandkarte zu erweitern und noch stärker abteilungsübergreifend zu denken und anzupacken. Dazu braucht es Software, die Datensilos und fragmentierte Prozessabläufe eliminiert und Schnittstellen anbietet, mit denen Sie Mitarbeitenden automatisierte Workflows an die Seite stellen, die bereits kurzfristig Potenziale entwickeln und vor allem die Belegschaft nachhaltig motivieren. Achten Sie also darauf, dass Ihre digitalen Tools miteinander „sprechen“.

So bringen Sie Ihre Prozesse zum Fließen – kostenloser Download Leitfaden „Automatisierung“

Mehr Produktivität mit automatisierten HR-Prozessen

Sie sind tückisch und vermeintlich harmlos: Unterbrechungen bei der Arbeit. Doch jede Verzögerung kostet 47 Minuten, was die gesamte Produktivität in Ihrem Unternehmen lähmt. Mit People Workflow Automation wirken Sie dem entgegen.

Prozesse mit Personio automatisieren

Ein Musterbeispiel für einen essenziell wichtigen HR-Prozess ist der Urlaubsantrag. Manuelle Prozesse erzeugen hier allerlei Probleme:

1. Zu viele Ressourcen nötig: Der Genehmigungsprozess ist langatmig und raubt wertvolle Arbeitszeit – der Personalabteilung und den Führungskräften.

2. Fehler passieren schneller: Einmal vertippt und schon ist die Urlaubsberechnung fehlerhaft. Die Folge: Rückstellungen müssen erstellt und Mitarbeiter besänftigt werden.

3. Zehn Listen und nur ein Personaler, der sich mit ihnen auskennt. Was tun, wenn der mal ausfällt? Abhängigkeiten von Einzelpersonen machen unflexibel und unproduktiv.

4. Datenschutzlücken entstehen: Wissen Sie immer, wer Zugriff auf Excel-Tabellen mit Mitarbeiterdaten hat? Intransparenz führt zu Datenschutzlücken und hohen Strafen.

5. Berichte fehlen oder sind fehlerhaft: Entscheidungen werden nach Bauchgefühl getroffen. Das kann zu falschen Maßnahmen führen.

Das Urlaubs-Management besteht aus gleichen und wiederkehrenden Prozessschritten, die es ermöglichen, den Prozess zu digitalisieren und auch zu automatisieren. Damit können Sie als HR den Austritt ressourcenschonend und effizient gestalten. Ist der Prozess als automatisierter Workflow ausgestaltet, wird kein nötiger Schritt vergessen. Der Workflow stößt dank seiner Logik jeden Schritt von sich aus an.

Diese Gegenüberstellung zeigt, wie ein üblicher manueller Prozess bei der Urlaubsbeantragung aussieht, und wie er digitalisiert und automatisiert mit Personio aussehen könnte:

Der digitalisierte und automatisierte Prozess schafft freie Kapazitäten und mehr Zeit für alle Beteiligten. Das Fehlerrisiko wird minimiert, denn Personio aktualisiert den Urlaubsanspruch von jedem Mitarbeitenden automatisch. Das steigert Ihre Arbeitsqualität und verhindert Mehraufwand. Sie im HR verwalten alle Mitarbeiterdaten in nur einer Software und können so bei Personalausfällen spontan einen Vertreter definieren. Außerdem ist Personio datenschutzkonform und erlaubt Ihnen, verschiedene Rechte zu verteilen. So wissen Sie immer, wer Zugriff auf einzelne Informationen hat.