Insourcing – wie Outsourcing, nur umgekehrt

Der Begriff Insourcing bezeichnet die strategisch motivierte Wiedereingliederung bestimmter Leistungen, Funktionen oder Prozesse, die zu den Kernkompetenzen einer Organisation gehören. Die Voraussetzung für Insourcing ist eine zuvor durch Outsourcing vorgenommene Auslagerung dieser Prozesse an externe Dienstleister. Mit anderen Worten: Insourcing ist Outsourcing – nur umgekehrt. Insourcing wird auch als Backsourcing oder Wiedereinlagerung bezeichnet.

Der Entscheidung, bestimmte Aufgaben, Funktionen oder Prozesse aus- oder wieder einzulagern, sollten stets tiefgreifende Analysen vorausgehen. In deren Verlauf müssen die jeweils gültigen Rahmenbedingungen geprüft, die Pro- und Contra-Argumente aufgestellt und bewertet sowie die zu erwartenden finanziellen Auswirkungen von In- und Outsourcing miteinbezogen werden. Ändern sich die Rahmenbedingungen, hat dies direkte Auswirkungen auf den eingeplanten finanziellen Nutzen der ursprünglichen Entscheidung. Eine erneute Entscheidung steht an.

Die Entscheidung für Insourcing ist in der Regel strategisch motiviert. Dabei gibt es verschiedene Gründe, die für eine Reintegration von Prozessen, Strukturen und Funktionen sprechen.

1. Abhängigkeit von externen Dienstleistern minimieren

   Das Hauptargument für Insourcing. Gerade die Corona-Krise hat überdeutlich gezeigt, dass Unternehmen extrem schnell und kurzfristig auf Veränderungen reagieren müssen. Eine Abhängigkeit von externen Dienstleistern ist unter diesen Voraussetzungen nicht nur problematisch, sie kann dann zum realen Unternehmensrisiko werden, wenn Kernkompetenzen Inhouse nicht mehr vorhanden sind. Noch problematischer und unkontrollierbarer wird die Lage, wenn Dienstleister selbst unter wirtschaftlichen oder technologischen Druck geraten und nicht mehr in der Lage sind, ihre Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen. Dann ist guter Rat teuer – auf die Schnelle muss ein neuer Dienstleister gefunden werden bzw. die Prozesse oder Strukturen ins eigene Unternehmen zurückgeführt werde – oftmals verbunden mit hohen Reibungsverlusten. Sind die Kernkompetenzen aber durch Insourcing im Unternehmen vorhanden, können Unternehmen notwendige Anpassungen ungestört implementieren.

2. Höhere Effizienz und langfristige Kosteneinsparung

   Ohne externe Dienstleister entfällt ein oftmals hoher Zeitaufwand auf Seiten des auslagernden Unternehmens vor allem bei der Koordination der unternehmensübergreifenden Prozesse. Endlose Kommunikationsschleifen löst Insourcing auf. Sollten sich die Rahmenbedingungen für ausgelagerte Prozesse ändern, kann dies weitreichende negative Auswirkungen auf die ursprünglich durch Outsourcing eingeplanten Kosteneinsparungen haben. Insourcing kann langfristig – nach anfänglich höheren Initialkosten – Einsparpotenziale des Unternehmens optimieren.

3. Verbesserung und Flexibilisierung der Produktqualität

   Das Outsourcing in der Produktion kann zwar kurzfristig zu geringeren Kosten, mittelfristig aber eben auch zu erheblichen Qualitätsproblemen führen, wenn externe Dienstleister die Standards nicht einhalten (können). Im Worst Case ergeben sich erhebliche Konsequenzen für die Kundenzufriedenheit. Unternehmen, die darauf mit Insourcing reagieren, setzen den Hebel auf der Qualitätsebene an – und zwar langfristig. Nicht kalkulierbare Folgekosten werden so vermieden. Ein weiterer Vorteil von Insourcing: Auch auf kurzfristige Aufträge und Anfragen können Unternehmen deutlich flexibler reagieren.

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1. Stärkung der Kernkompetenz und der Mitarbeiterbindung

   Insourcing holt das Know How ins eigene Unternehmen zurück und stärkt somit die eigene Stellung gegenüber dem Wettbewerb. Auch im War for Talents, denn Leistungsträger und High Potentials werden in einem umkämpften Arbeitsmarkt von Kompetenzträgern angezogen. Die eigenen Mitarbeiter:innen werden in ihren Fähigkeiten gestärkt und tragen damit zur Wertschöpfung bei. Insourcing ist aktiv betriebene Mitarbeiterbindung.

Auf den Punkt gebracht: Die Nachteile des Outsourcings sind die Vorteile des Insourcings und vice versa.

Aus der Tabelle „Vor- und Nachteile“ zeigt sich, dass Sie eine Entscheidung Pro oder Contra Insourcing keinesfalls übers Knie brechen sollten. Voraussetzung ist stets eine detaillierte Analyse des eigenen Status Quo unter Berücksichtigung der aktuell geltenden (und für die Zukunft zu erwartenden) Rahmenbedingungen. Da diese in einer globalisierten und immer stärker digitalisierten Wirtschaftswelt in kürzeren Änderungszyklen unterliegen, kann eine Entscheidungsmatrix helfen, wie sie Dornier und Kollegen 1998 entwickelt haben, in der Outsourcing und Insourcing in ihrer Wechselbeziehung dargestellt werden.

Danach lohnt sich Outsourcing nur dann, wenn die konkreten Unternehmensfälle oder -prozesse einen hohen Beitrag zur operativen Leistung Ihres Unternehmens bieten und gleichzeitig nur eine geringe strategische Bedeutung für Ihr Unternehmen haben.

Im Gegenzug lohnt sich Insourcing vor allem dann, wenn der betroffene Vorgang oder die Funktion einen hohen Beitrag zur operativen Leistung Ihres Unternehmens hat und gleichzeitig von großer strategischer Bedeutung ist.

Beispiel: Sie betreiben ein Unternehmen aus der Kfz-Branche, das Gutachten zur Unfallinstandsetzung und zur Schadensregulierung erstellt.

Große strategische Bedeutung und geringer Beitrag zur operativen Leistung Sie möchten das Unternehmen in den sozialen Netzwerken präsentierten. Statt hierfür eine eigenen Marketing-Abteilung mit Spezialwissen aufzubauen, können Sie etwa eine externe Social Media-Agentur beauftragen. → Outsourcing

Große strategische Bedeutung und hoher Beitrag zur operativen Leistung Sie planen einen Tag der offenen Tür für B2B- und B2C-Kunden, mit Fachvorträgen, einer Diskussionsrunde, Werkstattpräsentation o.ä. Hier sollte das eigene Team übernehmen, auch dann, wenn Sie normalerweise eine Eventagentur beauftragen – denn Ihre Mitarbeiter:innen kennen den Stil Ihres Unternehmens, idealerweise identifizieren sie sich mit den Unternehmenswerten und wissen, was Bestands- und Neukunden von einer derartigen Veranstaltung erwarten würden. All dies sind Ihre Kernkompetenzen. → Insourcing

Am Anfang steht eine Entscheidungsgrundlage. Klären Sie hierfür vorab, welche Aufgaben, Prozesse, Strukturen oder Funktionen zu den Kernkompetenzen Ihrer Organisation gehören. Prüfen Sie dann, welche Prozesse bereits stark standardisiert sind und – falls nötig – einfach ausgelagert werden können. Auch die Kapazitäten und vor allem die Struktur Ihres Unternehmens hat einen Einfluss auf die Frage „Insourcing – ja oder nein?“ Je größer Ihr Unternehmen, je komplexer die Verfahren oder Prozesse, je stärker die Hierarchien ausgeprägt sind, desto stärker steigen die Kosten für ein Outsourcing.

Ist die Entscheidung pro Insourcing gefallen, müssen die sich daraus ergebenden weitreichenden Veränderungen effizient und effektiv gemanagt werden. Denn der Management-Aufwand steigt insbesondere zu Beginn des Insourcing-Prozesses deutlich an.

HR spielt hierbei eine zentrale Rolle. Die Mitarbeiter:innen in den betroffenen Abteilungen müssen jetzt mit Workshops oder praxisorientierten Schulungen fachlich weitergebildet und unterstützt werden. Auch Coachings können helfen, die strukturelle Umsetzung des Insourcings professionell zu begleiten. Fehlen die passenden Mitarbeiter:innen, muss sich HR um den kompletten Recruiting-Prozess kümmern. Hierbei können Ihnen digitale HR Tools standardisierte Aufgaben abnehmen, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren können – jene Mitarbeiter:innen auszuwählen, die das Insourcing-Projekt zum Erfolg führen.

Das sollten Sie unbedingt beachten: Denken Sie bereits beim Abschluss von Verträgen und Vereinbarungen mit externen Dienstleistern – also im Rahmen eines Outsourcings-Prozesses – ein potenzielles Backsourcing mit. Legen Sie Fragen der Rückabwicklung von Prozessen, der sicheren und verlässlichen Übergabe von Daten, der Wahrung von Betriebsgeheimnissen fest und definieren Sie mit dem Partner eine Übergangszeit zur Sicherung der eigenen Produkt- bzw. Servicequalität.

Beispiel 1: Ein Unternehmen aus dem verarbeitenden Gewerbe hat seine Qualitätskontrolle im Wareneingang an einen externen Dienstleister ausgelagert. Im Lauf der Zusammenarbeit stellt sich heraus, dass die Transaktionskosten höher als erwartet sind und der Dienstleister nicht die geforderte und erforderliche Flexibilität in der Abwicklung bietet. Das Unternehmen entscheidet sich, die Qualitätskontrolle zukünftig wieder im eigenen Unternehmen zu erbringen.

Beispiel 2: Ein Modeunternehmen hat seine Produktion in das Niedriglohnland Bangladesch verlagert. Doch unerwartet stark steigende Transportkosten sorgen dafür, dass die Rückholung der Herstellung nach Deutschland günstiger ist. Außerdem werden neue Arbeitsplätze am Heimatstandort geschaffen und der CO2-Fußabdruck des Unternehmens verbessert sich. Das Insourcing der Kleidungsproduktion wird durchgeführt.

Beispiel 3: Ein deutscher Stofftierhersteller hat 20 Prozent seiner Produktion aus Kostengründen nach China ausgelagert, 50 Mitarbeiter:innen verloren am Hauptstandort ihre Jobs. Vier Jahre später reagiert das Traditionshaus und „holt die Teddys heim“, wie der Focus titelte. Der Grund: Die chinesischen Partner konnten die hohen Qualitätsvorgaben des Mutterkonzerns nicht erfüllen. Im Rahmen des Insourcings wird die Fertigungskette wieder integriert.