Interne Bewerbung: Aufbau, Muster, Beispiele und Tipps

Im Zuge einer internen Bewerbung bewerben sich bereits im Unternehmen tätige Mitarbeiter:innen auf eine andere Stelle innerhalb des Unternehmens. Sie visieren dabei einen Wechsel der Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten oder neue Herausforderungen an. Die Grundlage bildet der Wille, weiterhin für den aktuellen Arbeitgeber aktiv zu sein.

Die interne Bewerbung erfolgt entweder initiativ oder auf eine interne Stellenausschreibung hin. Üblicherweise schließt sich dementsprechend die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch an, sofern die interne Bewerbung auf Anklang stößt.

Das sollten Sie bei der Gestaltung einer internen Stellenausschreibung beachten.

Eine externe Bewerbung erfolgt auf eine öffentlich ausgeschriebene Stellenanzeige hin, wobei die Bewerber:innen zum gegebenen Zeitpunkt nicht im Unternehmen beschäftigt sind. Interne Bewerber:innen hingegen sind firmeneigene Mitarbeiter:innen und somit dem Unternehmen bereits bekannt. Im Vorfeld einer internen Bewerbung sind also bereits Informationen wie etwa bisherige Leistungen oder steuerlich relevante Informationen der Kandidat:innen in einer Personalakte dokumentiert.

Für eine interne Bewerbung werden grundsätzlich die gleichen Bewerbungsunterlagen benötigt, die auch von externen Bewerber:innen verlangt werden. Dazu gehören:

• Anschreiben

• Deckblatt (optional)

• Lebenslauf

• ggf. Motivationsschreiben

• Anlagen: Referenzen, Arbeitszeugnisse, Zertifikate

Frühere Arbeitszeugnisse, Referenzen, Nachweise zu Weiterbildungen etc. sind zwar möglicherweise bereits in der Personalakte abgelegt.Diese können allerdings für die neue Stelle irrelevant, unvollständig oder veraltet sein. Aus diesem Grunde sollte auch bei einer internen Bewerbung einerseits auf Vollständigkeit und andererseits auf Aktualität der Unterlagen Wert gelegt werden. Es gilt, gezielt (nur) jene Nachweise einzureichen, die in direktem Bezug zur neuen beruflichen Herausforderung stehen. Dabei können auch Referenzen bzw. Empfehlungsschreiben von Kund:innen, Kooperationspartner:innen oder gar Kolleg:innen der internen Bewerbung beigefügt werden.

Tipp: Unvollständige Unterlagen können darauf hinweisen, dass die Bewerbung mit mangelnder Sorgfalt erstellt wurde. 

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Talente effektiv rekrutieren

Sofern ein Unternehmen generell ein Anschreiben in den Bewerbungsunterlagen erwartet, ist für dieses die Einhaltung der üblichen Struktur unabdingbar. Zu den Daten im Briefkopf gehören firmeninterne Kontaktdaten plus die aktuelle Abteilung des/der Bewerbenden – das macht die interne Bewerbung als solche kenntlich. Der nach den Empfängerdaten folgende Fließtext wird in drei Teile untergliedert.

Gut zu wissen: Der Umfang von maximal einer DIN-A4-Seite sollte immer eingehalten werden, um das Wesentliche auf den Punkt zu bringen.

Die einleitenden Worte sollten unmittelbar Aufmerksamkeit und Neugier erzeugen und den Bezug zur Vakanz herstellen. Da der erste Leseeindruck ausschlaggebend für die Motivation zum Weiterlesen ist, sollte der sprachliche Ausdruck gewählt sein und vom Gebrauch leerer Floskeln absehen.Bei einer internen Bewerbung ist eine persönliche Adressierung die Regel, da die Personalverantwortlichen im Vorfeld leicht zu ermitteln sind.

Beispiel:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr Müller,

Gelegenheiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung zu nutzen, ist stets die Grundlage meines Tatendrangs. Um meine Kompetenzen zukünftig noch gewinnbringender für <Firmenname> einzubringen, erachte ich die freie Stelle des leitenden <Positionsbezeichnung> als adäquaten nächsten Schritt.“

Gut zu wissen: Indikativ statt Konjunktiv – dieser verleiht den Aussagen Überzeugungskraft und vermittelt Selbstbewusstsein!

Der Hauptteil des Anschreibens thematisiert die Motivation hinter dem anvisierten internen Stellenwechsel. Für HRler:innen und zukünftige Vorgesetzte müssen sämtliche Beweggründe nachvollziehbar dargelegt werden. Sie gilt es zu überzeugen, dass sich hinter der internen Bewerbung keine ausschließlich monetären Gründe oder gar Reibereien mit ehemaligen oder aktuellen Kolleg:innen verbergen. 

Nach welchen Entwicklungsmöglichkeiten strebt der/die Bewerber:in konkret? Kompetenzen (Soft Skills und Hard Skills) sowie bisherige Leistungen müssen untermauern, dass der/die Kandidat:in in der neuen Position einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. Um den Worten mehr Gewicht zu verleihen, kann dabei auch eine positive Meinung Dritter Erwähnung finden.

Beispiel:

„Während meiner mehrjährigen Tätigkeit als <Jobbezeichnung> für die <Abteilung Y> nutzte ich regelmäßig interne und externe Fortbildungen, um mein Fähigkeitsspektrum zu erweitern. So konnte ich unter Einsatz meiner fachlichen und kommunikativen Fähigkeiten zahlreichen Projekten zum erfolgreichen Abschluss verhelfen. Meine proaktive Herangehensweise an Herausforderungen sowie meine konstruktiven Vorschläge für effizientere Teamarbeit wusste meine Führungskraft <Name> stets zu würdigen.“

Lesetipp: Erfahren Sie, welche Soft Skills heutzutage am meisten gefragt sind.

Den Abschluss des Anschreibens sollte die Absicht des/der Bewerbenden verdeutlichen, den Arbeitgeber auch persönlich überzeugen zu wollen. Dabei kann man bereits im Vorfeld Dankbarkeit für die Einladung zum Bewerbungsgespräch zum Ausdruck bringen.

Beispiel:

„Mit Freude überzeuge ich Sie auch in einem persönlichen Gespräch von meiner Motivation und Qualifikation. Im Voraus bedanke ich mich für diese Gelegenheit.“

Gut zu wissen: Eine handgeschriebene Unterschrift nach der Grußformel dient als Beteuerung, dass der/die Bewerber:in fest hinter den zuvor getroffenen Aussagen steht.

Ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen – so klappt’s!

Der Lebenslauf stellt nicht ohne Grund in vielen Unternehmen das wichtigste Dokument der Bewerbungsunterlagen dar. Als personalverantwortliche Führungskraft gilt es, bei der Auswahl vielversprechender Lebensläufe eher auf Übersichtlichkeit und Struktur als auf ein auffälliges Design zu achten. Denn die Einhaltung einer überzeugenden Darstellung inklusive roten Fadens sagt viel über den Charakter und die Eignung der Kandidat:innen aus. Zu den tabellarisch aufgeführten Inhalten des Curriculum Vitae gehören:

• persönliche Daten 

• beruflicher Werdegang 

• Ausbildung/Studium/Schulbildung

• (relevante) Fort- und Weiterbildungen, besondere Erfolge oder Kenntnisse, Hobbys oder Ehrenämter

• besonders relevante Hard oder Soft Skills

• Datum und Unterschrift

Ein Lebenslauf ist im Regelfall in umgekehrter chronologischer Reihenfolge aufgebaut, beginnend mit der aktuellen Karrierestation. Aus ihm sollten die bisherigen Leistungen und erworbenen Fähigkeiten hervorgehen, die für die offene Stelle von Relevanz sind. Der Lebenslauf sollte insgesamt nicht mehr als zwei DIN-A4-Seiten umfassen.

Gut zu wissen: Lücken im Lebenslauf sind nicht grundsätzlich gravierend – sie bedürfen jedoch in jedem Fall einer Erklärung (z. B. berufliche Umorientierung in Form eines Selbststudiums). Bleiben Fragen offen, empfiehlt es sich, diese im Bewerbungsgespräch zu klären.

Alex Muster

Abteilung X

a.muster@musterunternehmen.de

Durchwahl: 0123 

Musterunternehmen

Personalabteilung, z.Hd. Chris Müller

Firmenstr. 1

12345 Musterstadt

Musterstadt, TT.MM.JJJJ

Bewerbung auf die Stelle als <Jobbezeichnung>

Sehr geehrter Herr Müller/Sehr geehrte Frau Müller,

ich bedanke mich für das freundliche und höchst informative Gespräch, das ich vergangene Woche mit Ihnen führen durfte, und bewerbe mich auf die Vakanz, die seit dem TT.MM.JJJJ auf/bei/in <Medium, z. B. Schwarzes Brett, Jobplattform etc.> als Stellenanzeige <Jobbezeichnung> annonciert ist. Nachdem ich in Ihrem Unternehmen bereits seit xy Jahren tätig bin, möchte ich mich gerne innerhalb des Unternehmens beruflich verändern. An der neuen Stelle reizen mich insbesondere das mit mehr gestalterischen Möglichkeiten ausgestattete Betätigungsfeld sowie der technisch anspruchsvolle Rahmen.

Zurzeit bin ich als <aktuelle Position> in der Abteilung <Name der Abteilung> tätig. Die dort gemachten breitbandigen Erfahrungen in einem international aufgestellten, vielseitigen Vertriebsumfeld bilden daher eine ausgezeichnete Grundlage für die von mir angestrebte neue berufliche Herausforderung. Mein technischer Hintergrund als <Bezeichnung> sowie meine akademische Ausbildung sind für die ausgeschriebene Position sicher interessant. 

Über eine Einladung zu einem weiteren Gespräch mit Ihnen freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen

Alex Muster

(Unterschrift)

Anlagen:

Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Zertifikate

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Eine Studie des Berufsnetzwerks LinkedIn zu den „Global Talent Trends“ stellte eine verbesserte Personalbindung bei Mitarbeiter:innen fest, die einen internen Jobwechsel vollzogen haben: Sie blieben dem Unternehmen mit höherer Wahrscheinlichkeit länger erhalten. Eine interne Bewerbung kann jedoch positive sowie negative Aspekte mit sich bringen und sollte aus diesem Grund einer zweiseitigen Betrachtung unterzogen werden:

• Bekanntschaft mindert Risiko: Die in einer internen Bewerbung angegebenen Leistungen und Kompetenzen lassen sich leichter überprüfen als bei externen Kandidat:innen. Die derzeitigen Vorgesetzten fungieren als verlässliche Referenz. Mitunter ist keine Probezeit mehr nötig.

• Bindung loyaler Mitarbeiter:innen: Bewerber:innen beweisen Loyalität und Vertrauen zum Unternehmen, indem sie sich intern bewerben, anstatt sich nach externen Möglichkeiten umzusehen. Auch von der Arbeitgeberseite her besteht ein grundlegendes Vertrauen. Schließlich hat sich das Unternehmen schon einmal aktiv für die jeweilige Person entschieden.

• Beibehalten von Know-how: Mitarbeiter:innen mitsamt aller erworbenen Fähigkeiten und der firmenintern aufgebauten Vernetzung bleiben dem Unternehmen erhalten und gehen nicht an die Konkurrenz verloren.

• Kostenersparnis: Kosten für den Bewerbungsprozess wie externe Recruiting-Maßnahmen und das Onboarding entfallen.

• Fließender Übergang: In Absprache mit allen beteiligten Führungskräften kann eine ordentlich geregelte Übergabe des Arbeitsplatzes mitsamt aller anfallenden Aufgaben erfolgen. Wechselnde Mitarbeiter:innen können begonnene Projekte final abschließen und die Einarbeitung von Nachfolger:innen selbst übernehmen. Gleichzeitig bleiben sie auch im Nachhinein über kurze Wege erreichbar.

• Unterschätzter Aufwand: Der interne Bewerbungsprozess wird von manchen Mitarbeiter:innen für eine unkomplizierte Formalität gehalten. Ein nicht ausreichend durchdachtes Vorgehen und mangelnde Sorgfalt bei der internen Bewerbung können die Erfolgsaussichten schmälern. 

• Eine bleibende Lücke: Nach erfolgreicher interner Bewerbung wird eine Stelle besetzt – gleichzeitig wird allerdings eine andere Position vakant. Je nach Fachkräfteverfügbarkeit kann Letztere mühseliger zu besetzen sein.

• Faktor Betriebsblindheit: Für manche Stellen ist es erforderlich oder zumindest erwünscht, frischen Wind durch externe Kandidat:innen in die Abteilung zu bringen. Kolleg:innen aus den eigenen Reihen bringen womöglich weniger innovatives Potenzial mit.

• „Böses Blut“ in der Belegschaft: Ein interner Wechsel oder schon dessen Absicht kann bei mangelnder Kommunikation oder Indiskretion Wellen schlagen. Missgunst und interne Konkurrenz können das Verhältnis zu Kolleg:innen und Vorgesetzten nachhaltig schädigen.

So gelingt der Bewerbungsprozess perfekt!

Die folgenden Tipps sollen internen Bewerber:innen dabei helfen, sich optimal auf die besonderen Umstände einer internen Bewerbung vorzubereiten:

Um eventueller Missgunst im Team oder innerhalb der Abteilung vorzubeugen, ist es ratsam, über die eigenen Bewerbungsabsichten zunächst Stillschweigen zu bewahren. Schließlich kann im Regelfall nur ein:e Bewerber:in die neue Stelle zugesprochen bekommen und es ist nicht ausgeschlossen, dass sich auch andere Mitarbeiter:innen des Hauses auf die Vakanz bewerben. Scheitert die interne Bewerbung, möchte sich niemand den Spötteleien von Kolleg:innen ausgesetzt sehen. 

In der internen Bewerbung sollte deutlich werden, warum der/die Bewerber:in in der neuen Position mindestens die gleichen Leistungen erbringen kann wie zuvor. Personalverantwortliche und potenzielle zukünftige Vorgesetzte müssen nachvollziehen können, wieso der Wechsel der Tätigkeiten oder Verantwortungen (für das Unternehmen) einen Gewinn darstellt.

Interne Bewerber:innen tun – genau wie ihre externe Konkurrenz – gut daran, ihre  Bewerbungsunterlagen auf den aktuellen Stand zu bringen, um die Ernsthaftigkeit ihrer Bewerbung zu unterstreichen. Gegenüber externen Bewerber:innen haben interne jedoch das Privileg des Heimvorteils: Sie können oft zusätzliche Informationskanäle nutzen, um Details zur offenen Stelle zu erfahren. Das Insiderwissen über Abteilungsstrukturen und interne Prozesse liefert in jedem Fall einen Vorsprung. Vorfühlende Gespräche mit Kolleg:innen oder Vorgesetzten in der Zielabteilung können sich sowohl bei der Formulierung der schriftlichen Bewerbung als auch beim Bewerbungsgespräch als hilfreich erweisen.

Auch wenn die Bewerber:innen und die verantwortlichen Führungskräfte bereits einen vertrauensvollen Umgang im beruflichen Miteinander pflegen, ist bei der Bewerbung eine förmliche Kommunikation geboten. Dies beinhaltet eine seriöse Ausdrucksweise und Anrede, die den Gepflogenheiten des Unternehmens entspricht. Über bisherige Vorgesetzte wird selbstverständlich respektvoll gesprochen bzw. geschrieben. 

Auch für interne Bewerber:innen gilt der reguläre Bewerbungsweg, z. B. über Recruiting Tools oder eine offizielle E-Mail. Was man im Hinterkopf behalten sollte: Auch eine gescheiterte interne Bewerbung landet in der Personalakte! Zuvorkommende Bewerber:innen bieten zudem an, die Einarbeitung eigener Nachfolger:innen persönlich vorzunehmen. So zeigen sie, dass ihnen das Wohl ihrer Abteilung nach wie vor wichtig ist und ihnen an einem reibungslosen, geordneten Wechsel zum Vorteil des Unternehmens liegt.

Ein interner Jobwechsel ist stets auch ein Entgegenkommen vonseiten des Arbeitgebers. Denn: Auch interne Mitarbeiter:innen müssen sich in ihrer neuen Stelle erst einarbeiten und erneut profilieren, insbesondere bei einem Quereinstieg oder Aufstieg. Daher ist von überzogenen Gehaltsvorstellungen auch bei einem „Heimspiel“ abzuraten. Andererseits würde es verwundern, wenn ein:e Mitarbeiter:in, der/die eine anerkannt anspruchsvollere Tätigkeit innerhalb des eigenen Unternehmens anstrebt, nicht auch angemessen dafür entlohnt werden möchte, d. h. eine Gehaltserhöhung anstrebt. 

Die folgenden Kriterien fungieren als mögliche Indizien dafür, dass eine interne Bewerbung mit zu wenig Sorgfalt erstellt wurde:

• Firmenname oder -adresse weisen Rechtschreibfehler auf: Derartige Fehler sollten natürlich auch externen Bewerber:innen nicht unterlaufen, aber gerade bei einer Bewerbung „im eigenen Haus“ ist eine korrekte Adressierung Mindestvoraussetzung.

• Formalitäten werden nicht eingehalten: Wird die interne Bewerbung nicht auf dem gewünschten Weg, zu spät oder beispielsweise im falschen Dateiformat eingereicht, lässt das auf mangelndes Engagement schließen.

• Die Bewerbung beinhaltet zu viele (Flüchtigkeits-)Fehler: z. B. doppelte Leerzeichen, zahlreiche Tippfehler, unterschiedliche Schriftgrößen, Mix verschiedener Schriftarten, Inkohärenz bzgl. Abkürzungen und Zeilenabständen.

• Unvollständige Unterlagen: Alle geforderten Unterlagen sollten eingereicht werden. Ist dies nicht der Fall, kann von einer unzureichenden Vorbereitung ausgegangen werden.

• Bezugnahme zur Stellenbeschreibung fehlt: Eine Bewerbung, die nur auf Floskeln und Allgemeinplätzen basiert, geht möglicherweise mit einer geringen persönlichen Motivation und zu wenig Sorgfalt einher.

Für eine interne Bewerbung gilt es, die Motivation für den Wechsel sowie die Eignung des/der Bewerbenden überzeugend zu begründen. Die Identifikation und die Loyalität gegenüber dem Unternehmen sollten herausgestellt werden. Davon abgesehen, sind die gleichen Inhalte und Nachweise wie bei einer externen Bewerbung erforderlich.

Von einer freien Stelle können potenzielle Kandidat:innen im Intranet, auf einem schwarzen Brett oder durch persönliche Kanäle Kenntnis erlangen. Der eigentlichen Bewerbung kann ein informelles Gespräch mit der verantwortlichen Führungskraft vorausgehen. Letztendlich erfolgt eine interne Bewerbung über demselben Weg und im gleichen Umfang wie eine externe Bewerbung.

Eine interne Bewerbung erlaubt es Mitarbeiter:innen, sich auf eine andere Stelle im selben Unternehmen zu bewerben und ermöglicht auf diesem Wege die Besetzung einer Stelle mit bereits bekannten und bewährten Angestellten. Insbesondere beim Stellenabbau in einer Abteilung sind interne Ausschreibungen und Bewerbungen ein probates Mittel, um einem Fachkräfteverlust vorzubeugen und vakante Stellen mit qualifiziertem und vertrauenswürdigem Personal zu besetzen.