Interne Kommunikation – Instrumente, Strategie, Konzept

Interne Kommunikation ist per Definition ein Instrument der Unternehmenskommunikation. Sie nutzt klar definierte Medien und Kommunikationswege, um die Kommunikation zwischen Organisationsleitung und Belegschaft sicherzustellen und relevante Inhalte zu vermitteln. Über diesen organisierten Informationsaustausch werden im besten Fall die Unternehmensziele transportiert. Neben der formellen Kommunikation – also den offiziell bespielten Kanälen eines Unternehmens – ist auch die informelle Kommunikation Bestandteil der Internen Kommunikation, auch bekannt als „Flurfunk" oder innerbetriebliche Kommunikation.

Wenn Interne Kommunikation richtig eingesetzt und angewandt wird…

• trägt sie zur Effizienz interner Abläufe bei

• sorgt sie für hohe Transparenz bei der Unternehmensentwicklung

• fördert sie den dialogischen Austausch zwischen und die Partizipation von organisatorischen Einheiten und Gruppen

• stärkt sie folglich die Motivation und die feste Bindung der Mitarbeiter:innen an das Unternehmen

Kommunikationsprozesse aus einem Guss

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So funktioniert's

Aus den Aufgaben und Zielen der Internen Kommunikation lässt sich ihre Bedeutung für ein modernes, zukunftsorientiertes Unternehmen ableiten.

Mit diesem Verständnis von Interner Kommunikation können zentrale Aspekte wie Unternehmenskultur, Werte, Normen und auch das Leitbild eines Unternehmens den Mitarbeiter:innen vermittelt werden. Interne Kommunikation wirkt demnach nicht mehr als klassisches redaktionelles Instrument zur Top-Down-Verbreitung von Betriebsinformationen, sondern dient als wirkungsvolles Führungsinstrument. Für HR ist eine enge Bindung an die Interne Kommunikation unerlässlich, insbesondere wenn es Themen wie Employer Branding oder die Candidate Experience geht. Hier muss mit einer Sprache gesprochen werden. Ein gemeinsames Verständnis der Unternehmenskultur ist genauso wichtig wie deren Vermittlung bei zentralen Personalprozessen.

Ohne korrekte und verlässliche Informationen können Mitarbeiter:innen ihr volles Leistungsvermögen nicht abrufen. Interne Kommunikation beginnt für Mitarbeiter:innen mit dem Tag des Onboardings und begleitet sie permanent durch ihr Arbeitsleben. Um aus Informationen allerdings Wissen generieren zu können, müssen die Informationen vom Empfänger verstanden werden.

Kommunikation kann nur dann dialogisch wirken, wenn sie in mehrere Richtungen agiert. Die Belegschaft muss Fragen stellen und Feedback geben können, um eine einseitige Kommunikation Top/Down zu verhindern. Die zentralen Zielgruppen (in der Kommunikation spricht man auch von Bezugsgruppen) sind das HR Management, Vorgesetzte, Mitarbeiter:innen und der Betriebsrat.

Mittels transparenter Kommunikation und der Nutzung passender Kommunikationskanäle können Sie unmittelbar die Motivation der Belegschaft steigern. Indem Sie zeigen, dass Ihre Unternehmenskultur auf einer Kommunikationskultur fußt.

So stärken Sie Ihre Unternehmenskultur

Transparente Kommunikation, Feedback – all das macht eine starke Unternehmenskultur aus. Dieser Leitfaden zeigt, welche kleinen Stellschrauben bei Ihrer Kultur Wirkung zeigen.

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Die Interne Kommunikation wird seit den letzten Jahren massiv von der Digitalisierung beeinflusst – insbesondere bei der Auswahl der passenden Instrumente. Galten klassische Kanäle wie Briefe, Mitarbeitermagazine, Plakate, Rollups und Flyer noch vor zehn Jahren als passende und effektive Instrumente, bewegt sich die Interne Kommunikation heute weitgehend auf digitalem Terrain. Digital bzw. sogar mobile first lautet die Devise. Damit ist allerdings nicht gesagt, dass die „klassischen“ Instrumente, zu denen nicht nur die schriftlichen Instrumente, sondern auch Präsenzveranstaltungen jeglicher Art zählen, in der Internen Kommunikation komplett ausgedient hätten. Im Gegenteil, abhängig vom definierten Kommunikationsziel können sie auch in einer weitgehend digital denkenden Berufswelt wertvolle Dienste leisten.

Das Portfolio der Instrumente für die Interne Kommunikation ist sehr breit. In der Folge stellen wir die wichtigsten digitalen, analogen und persönlichen Instrumente im Überblick vor.

Gut für kleine und schnelle News … Sammlung von Präsentationen und Hintergrundinfos … permanent aktuell … passendes Tool zum Schaffen eines „Wir“-Gefühls … schneller Zugriff möglich

Gut für das Bündeln allgemeiner (Fach)Informationen … rasches Finden von relevanten Informationen … aktiviert Mitarbeiter:innen zum Mitmachen … hilft bei effizienter Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen … erfordert intensive Pflege und Aktualisierung

Gut für zügige Verbreitung von Kurzinfos und Fakten wie z.B. Personalien, Jubiläen … Themen können über geeignete Newsletter-Tools einfach aufbereitet werden … fest definierte Adressatenkreise möglich, deshalb für viele Zielgruppen verwendbar

Gut für Fachinformationen mit dem Ziel des Wissenstransfers aber auch Vermittlung der Unternehmenskultur … kann für interne und externe Kommunikation eingesetzt werden … kann im Employer Branding zur Mitarbeiter:innengewinnung genutzt werden

Gut für alle standardisierten Anfragen zu Prozessen und Ansprechpartnern … erleichtert Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter:innen deutlich … präzise Prozessgestaltung möglich

Gut für Informationen, die rasch zu den Mitarbeiter:innen gelangen müssen … perfekt für Remote Worker

Gut für Übermittlung zentraler Botschaften; als Ersatz für Präsenzveranstaltungen … lässt sich in hybriden oder remote Situationen einsetzen … ermöglicht sowohl 1:1-Gespräche als auch direkten Austausch innerhalb einer Gruppe

Gut für die informelle und rasche Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen … geringeres Mailaufkommen … Kommunikation in Echtzeit, wichtig dann, wenn es auf die Minute ankommt

Gut für vertiefende Themen im Wissenstransfer; emotionale Themen … kann Mitarbeiterbindung stärken … steigert Motivation durch passende Themensetzung

Gut für emotionale und unterhaltende Ansprache der Belegschaft … fordert hohe journalistische Qualität … wird online über verschiedene Kanäle rezipiert

Gut als Feedbacktool und zur Erfolgskontrolle der Internen Kommunikation … gibt Rückmeldung über Stimmung … einfache Abwicklung über digitale Tools möglich

Checkliste: Wie Sie die Interne Kommunikation boosten

Die wichtigsten Punkte für eine gelungene Interne Kommunikation finden Sie in dieser Checkliste.

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Gut für schnelle und unkomplizierte Verbreitung allgemeiner Informationen, auch für Betriebsratsthemen … unabdingbar für Mitarbeiter:innen, die keinen Mailaccount bzw. keinen Internetzugang haben … eher unpersönlich … schnell veraltete Infos

Siehe E-Magazin … ältere Mitarbeiter:innen bevorzugen Printausgaben

Gut für interne Kommunikationskampagnen … hohe Erreichbarkeit … erzeugt hohe Aufmerksamkeit … unpersönlich und aktualisierungsanfällig

Gut für News mit großem Informationswert und von großer Wichtigkeit … sehr persönlich … der Briefcharakter vermittelt dem Adressaten Wertschätzung … nur für besondere Ereignisse zu verwenden, sonst Abnutzungseffekt Präsenzinstrumente der Internen Kommunikation

Gut für sehr persönliche Neuigkeiten (wie z.B. Versetzung o.ä.) … sehr persönlich … vermittelt Mitarbeiter:in über die Gesprächssituation Bedeutung und Wertschätzung

Gut für wichtige, bereichsübergreifende Neuigkeiten … gute Feedbackmöglichkeit für Belegschaft … unterstützt das „Wir“-Gefühl … kann sich negativ aufschaukeln … hoher Aufwand bei Vorbereitung

Gut für direkte Einblicke in Arbeitsprozesse der Belegschaft … wichtig in Krisensituationen oder bei anstehenden Veränderungsprozessen … Präsenz wird gezeigt und der persönliche Kontakt intensiviert

Gut für besseres Kennenlernen von Kolleg:innen und Führungskräften … sorgt für „Wir“-Gefühl … hilft Neuen bei der Integration … hohes Identifikationspotenzial für Teilnehmer:innen

Mit unserer Checkliste können Sie Ihre Interne Kommunikation systematisch planen. Hier können Sie die Checkliste Interne Kommunikation kostenlos herunterladen.

Das Wichtigste vorab: Jedes Unternehmen ist zur Internen Kommunikation verpflichtet. Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sagt, wer wann über welche Themen zu informieren ist. Informiert das Unternehmen nicht, kann das zu Ordnungswidrigkeiten führen – abgesehen von Imageschaden, den ein solches Fehlverhalten auslösen kann. Intern wie extern.

Informations- und Kommunikationspflicht gilt für

• die Kommunikation mit den einzelnen Arbeitnehmer:innen

• die Kommunikation mit der ganzen Belegschaft (bei Betriebsversammlungen)

• die Kommunikation mit dem Betriebsrat (falls vorhanden)

Hier sind die Informations- und Kommunikationspflichten geregelt:

Was bis hierhin klar geworden sein sollte: Interne Kommunikation darf nicht auf der Basis von Vermutungen oder einem Bauchgefühl heraus entwickelt werden. Sie benötigen eine exakte Analyse der Ausgangssituation im Unternehmen. Nur dann gewinnen Sie eine Grundlage für die Erarbeitung einer Strategie, die nicht nur richtungsweisend ist, sondern die Ihnen vor Augen führt

WAS WEM WIE gesagt wird und mit welchem Ziel das geschieht

Grundsätzlich werden in der Internen Kommunikation drei Konzeptarten unterschieden.

1. Das Maßnahmenkonzept kurzfristig angelegt. Beispiel: Launch des Wikis

2. Das Projekt- oder Kampagnenkonzept mittelfristig angelegt. Beispiel: Einführung Leitbild und Unternehmenswerte

3. Mehrjähriges Konzept langfristig angelegt. Beispiel: Change Prozess im Rahmen der Digitalisierung

Egal, welches Konzept Sie in der Internen Kommunikation umsetzen möchten, die 5-Phasen-Strategie* hilft Ihnen bei der Klärung des Prozesses:

In Phase 1 wird das Problem erkannt und benannt. Die Aufgabe zur Lösung wird erteilt, in der Regel durch ein Briefing, das als Fundament für das Konzept dient. In Phase 2 werden alle relevanten Infos recherchiert und gesammelt und in einem Faktenspiegel zusammengefasst. Dabei kommen Methoden wie die Instrumenteninventur oder auch eine SWOT-Analyse zum Einsatz. In Phase 3 entwickelt die Interne Kommunikation eine Zieldefinition und anschließend einen Lösungsansatz. Die Zielgruppen werden festgelegt, die Instrumente gewählt, der Terminplan fixiert und die Kosten evaluiert. In Phase 4 wird die Planung mittels der gewählten Instrumente und Maßnahmen umgesetzt. Phase 5 dient der Ergebniskontrolle, auch um eventuelle Schwachstellen des Konzeptes zu identifizieren und zu verbessern.

Sie werden schnell feststellen, dass Ihnen die 5-Phasen-Strategie nach der einmaligen Einführung gute Dienste leistet. Je länger Sie damit arbeiten, desto routiniert gehen Sie damit um. Außerdem werden Sie aus dem breitgefächerten Instrumentenportfolio immer wieder auf die gleichen zentralen Komponenten zurückgreifen. Warum das so ist? Auch wenn jedes Projekt nach einem individuellen Kommunikationskonzept verlangt, kristallisieren sich passende und unpassende Wege der Kommunikation heraus. Und wenn sich ein Instrument bewährt hat, bleiben Sie dabei. Warum sollten Sie beim nächsten Mal das Rad neu erfinden?

Best Practice Interne Kommunikation: So erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Eine ineffiziente und damit schlechte Interne Kommunikation kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Mitarbeiter:innen das Unternehmen unzufrieden, desillusioniert und enttäuscht verlassen. Mit dreifach negativer Auswirkung: HR muss auf einem überhitzten Markt aktiv ins Recruiting gehen, das Team oder die Abteilung des Mitarbeiters muss aufgefangen und motiviert werden und der Abgänger kann mit negativen Bewertungen Ihr Arbeitgeberimage ankratzen. Vermeiden Sie also unbedingt die 6 schlimmsten Fehler der Internen Kommunikation.

Man kann es nicht oft genug betonen – Kommunikation darf nicht einseitig verlaufen, wenn sie Erfolg haben will. Ohne Feedbackoptionen versickern die tollsten Kampagnen so schnell wie ein Regentropfen in der Wüste.

Sie haben Ihren Mitarbeiter:innen viel zu sagen? Dann fassen Sie sich kurz und bündig! Sie möchten Ihre Botschaft vermitteln – vermeiden Sie daher endlose Textwüsten. Bereiten Sie Informationen kommunikativ ansprechend und passend auf. Da darf es ruhig auch mal ein Emoji sein.

Die größte Sünde. Ihre Interne Kommunikation ist zu spät dran, weil die Presse bereits Neuigkeiten verbreitet, die doch Ihre Belegschaft zuerst hätte erfahren sollen. Ein abgestimmtes Timing und eine genaue Zeitplanung verhindern derartige Fauxpas. Und noch etwas: Sprechen Sie intern und extern in der gleichen Sprache. Sonst entstehen Missverständnisse.

Sie müssen den Abbau von Arbeitsplätzen kommunizieren und hängen die Info dazu zunächst am Schwarzen Brett aus. Keine gute Idee – denn ein unpassenderes Instrument hätten Sie sich nicht aussuchen können. Hier muss die interne Kommunikation persönlich, vertraulich und verbindlich erfolgen – zum Beispiel in Face-to-Face-Gesprächen.

Was nicht passieren darf: Die Führungsabteilung hält sich aus der Internen Kommunikation raus. Bei der Belegschaft kommt da rasch das Gefühl von Abgrenzung und Bedeutungslosigkeit auf. „Die da oben haben es wohl nicht nötig, uns die Wahrheit zu sagen.“ Geschäftsführung oder Vorstand müssen insbesondere in der Krisenkommunikation geradestehen und Flagge zeigen.

Informationen sind nur etwas wert, wenn sie der Empfänger auch versteht. Vermeiden Sie darum einerseits unbedingt fachsprachliche Schwellen und andererseits soweit es immer geht sprachlich leere Floskeln. Die führen nur dazu, dass Ihre wichtigen Botschaften auf der Strecke bleiben. Seien Sie also so verständlich wie möglich und so konkret wie nötig.

* in Anlehnung an Führmann/Schmidbauer: „Wie kommt System in die interne Kommunikation?“, 2008