Job Shadowing: Bedeutung, Vorteile, Wege

Beim Job Shadowing beschattet eine Person (Shadow) eine andere bei der Arbeit, greift aber selbst nicht in die Arbeit ein. Sie beobachtet nur aus dem Hintergrund. Job Shadowing ist in der Regel auf einen oder wenige Arbeitstage beschränkt.

Vom Praktikum unterscheidet sich das Job Shadowing in zwei wesentlichen Aspekten: Während ein Praktikant aktiv in einem Arbeitsbereich mitarbeitet, schaut der Shadower nur zu und stellt jobbezogene Fragen. Außerdem dauern Praktika in der Regel mehrere Wochen bis mehrere Monate. Die Praktikanten werden dabei konkret in Teams und Arbeitsabläufe integriert.

Mehr als Job Shadowing – wie Mitarbeitende vom Job Enlargement profitieren.

Job Shadowing hat vor allem ein Ziel: Interessierten einen ersten und vor allem möglichst realistischen Einblick von einem bestimmten Arbeitsplatz in einem bestimmten Arbeitsumfeld zu vermitteln. Mit diesen gewonnenen Eindrücken gewinnen einerseits Talente, andererseits auch langjährige Mitarbeitende wichtige Impulse für eine berufliche Entscheidung oder einen innerbetrieblichen Arbeitsplatzwechsel.

Im Gegenzug profitieren auch HR und Unternehmen gleich in mehrfacher Hinsicht vom Job Shadowing:

• schnelleres Lösen von Problemen durch gegenseitiges Lernen

• höhere Wertschätzung und besseres Verständnis für die Arbeit anderer Abteilungen oder Kolleg:innen

• bessere Transparenz im Unternehmen – man weiß jetzt, was die anderen tun

• neue Perspektiven auf altbekannte Probleme – im Gespräch ergeben sich andere Blickwinkel

• Fördern eines abteilungsübergreifenden Denkens und Abbau von isoliertem Silohandeln

• besseres Verständnis füreinander innerhalb der Belegschaft

• gezielte Personalentwicklung wird einfacher, weil Mitarbeitende selbst die Initiative ergreifen, um neue Karrierewege innerhalb des Unternehmens kennenzulernen.

• potenziell neue Fachkräfte erhalten Einblicke in das Unternehmen und können dann z. B. in einen Talent Pool o.ä. aufgenommen und gezielt angesprochen werden.

In Abschnitt 5 erhalten Sie einen Überblick über die Vorteile des Job Shadowing für Unternehmen und Teilnehmende.

Performance Management wirksam aufsetzen

Performance-Zyklen definieren, Ziele setzen, wirkungsvoll Feedback geben und Leistung fair bewerten – all das steuern Sie zentral in Personio.

Leistung effektiv steigern

Job Shadowing richtet sich an Menschen, die sich über (neue) Berufsperspektiven informieren möchten. Dabei werden sowohl bereits angestellte Mitarbeitende angesprochen als auch Menschen, die sich beruflich zunächst orientieren möchten. Folgende Gruppen sollte HR beim Job Shadowing unbedingt im Auge behalten:

Die Teilnahme an Job Shadowing-Programmen kann Studierenden etwa bei der Planung der Praxiselemente oder der fachlichen Vertiefung im Rahmen ihres Studiums helfen. Ein Schnuppertag in diversen Unternehmen ist gut investierte Zeit, wenn danach feststeht, in welche Richtung es weitergehen soll. Auch für Arbeitssuchende ist Job Shadowing eine gute Möglichkeit, neue Tätigkeitsfelder oder Berufe ohne Hemmschwelle kennenzulernen.

Wenn Mitarbeitende innerhalb ihres Unternehmens gerne wechseln möchten, bietet ihnen Job Shadowing die Möglichkeit, vor einer internen Bewerbung den potenziellen neuen Arbeitsplatz ohne Verpflichtung und Druck kennenzulernen. Und das Risiko eines scheiternden Arbeitsplatzwechsels wird für das Unternehmen geringer.

Dies gilt besonders, wenn es für Mitarbeitende mehrere interne Karriereoptionen gibt. Hier kann Job Shadowing helfen, die Optionen besser zu sortieren und dabei zu prüfen, ob die eigenen Kompetenzen für die möglichen neuen Positionen ausreichend sind. Auch hiervon profitiert das Unternehmen, weil die Wahrscheinlichkeit steigt, dass die Mitarbeitenden sich für die am ehesten passende Stelle entscheiden.

Natürlich ersetzen einige Tage Job Shadowing nicht eine nötige fachliche Fortbildung, sie helfen aber dabei, dass wichtiges Fachwissen intern weitergegeben und erkannt wird, an welcher Stelle mit Fort- und Weiterbildungen nachgesteuert werden muss. 

Mitarbeitende, die in absehbarer Zeit Führungsverantwortung übertragen bekommen, erhalten über Job Shadowing bei aktuellen Führungskräften Eindrücke, wie Führung im Unternehmen praktisch aussehen und gelebt werden soll.

Job Shadowing sollte von der HR-Abteilung als wirkungsvolles Instrument der Personalentwicklung und des Recruiting verstanden werden. Zukünftige Bewerber:innen erhalten während des Job Shadowings vorab bereits wichtige Eindrücke von ihrem potenziellen Arbeitgeber.

So können Sie einen Job-Shadowing-Tag in Ihrem Unternehmen beispielhaft gestalten.

• Gegenseitiges Kennenlernen von Shadow und Mitarbeitendem

• Kurze Einführung in den geplanten Tagesablauf

• Führung durch die Abteilung oder falls möglich auch durch das Unternehmen

• Das eigentliche Shadowing: Beobachtung typischer Arbeiten, Begleitung in Meetings, digitalen Terminen, Möglichkeit zu Fragen

• Gemeinsames Lunchbreak im Team

• Gespräch über aktuelle Aufgaben und Herausforderungen

• Abschlussgespräch mit Feedbackmöglichkeit

Auch wenn es keine festen oder vorgegebenen Regeln für Job Shadowing gibt, muss die Kommunikation zwischen dem Job Shadowing anbietenden Unternehmen und den Interessierten von vorneherein klar und transparent sein.

1. Stellen Sie eine Checkliste für den „Shadow“ zusammen. Welche Infos und Materialien braucht er, um voll profitieren zu können?

2. Suchen Sie mit ausreichendem Vorlauf passende Mentoren und klären Sie diese auf, wie das Job Shadowing ablaufen wird. Unterstützen Sie bei eventuell offenen Fragen.

3. Legen Sie zusammen mit den Mentoren die Struktur des Tages zumindest in den Eckpunkten fest. Welche Arbeitsabläufe charakterisieren das Aufgabenfeld ganz besonders? In welchen Terminen werden die täglichen Herausforderungen besonders prägnant? Bauen Sie während des Ablaufs immer die Möglichkeit zu Fragefenstern ein.

4. Ermöglichen Sie dem Shadow ein Abschlussgespräch mit dem Mentor, aber zusätzlich auch mit HR, um offen gebliebene Fragen zu klären und um Feedback einzuholen.

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Eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Arbeitswelt schreit geradezu nach flexiblen Modellen, in denen sich Mitarbeitende nicht nur wiederfinden, sondern auch neu ausprobieren können. In denen sie bewusst ihr Abteilungssilo verlassen, um sich mit Kolleg:innen anderer Bereiche auszutauschen, ihr Wissen zu transferieren, neue Aufgaben und Herausforderungen im Berufsalltag kennenzulernen. Job Rotation heißt eines der Zauberworte, mit denen HR die Motivation, die Zufriedenheit und damit auch die Bindung von Mitarbeitenden an das eigene Unternehmen stärken kann.

Job Rotation – von wegen Bäumchen wechsle dich!

Zu den Möglichkeiten der Job Rotation gehört neben dem Swapping, bei dem Mitarbeitende Aufgaben und Arbeitsplatz tauschen, auch die Hospitation und das attraktive Job Shadowing. Dies sind die Vorteile von Job Shadowing auf einen Blick – für Unternehmen und Mitarbeitende bzw. Talente und Bewerber:innen.

Wenn sich das Aufgabenspektrum eines Mitarbeitenden qualitativ erweitert – das ist Job Enrichment in der Praxis

Viele Universitäten und Fachhochschulen richten für ihre Studierenden eigens Job Shadowing-Programme ein, um damit eine engere Verbindung zwischen Theorie und Praxis zu ermöglichen. Die Basis dieser Programme sind Kooperationen mit Unternehmen, die sich vertraglich für eine bestimmte Zeit an die Hochschule binden. Einige Beispiele sind die Leuphana Universität in Lüneburg, die Christian-Albrecht-Universität in Kiel oder die Universitäten in Bielefeld und Konstanz.

Aber auch zahlreiche Unternehmen haben die Vorteile von Job Shadowing erkannt und eigene Programme ins Leben gerufen. So bietet zum Beispiel die Allianz-Gruppe unter dem Hashtag #widenyourhorizons ihren Mitarbeitenden diverse Möglichkeiten, den beruflichen Horizont innerhalb des Unternehmens zu erweitern. Eine davon ist das Job Shadowing, das auf einem Tauschprogramm basiert: Jeder, der über das Allianz-Job-Portal einen Partner für das „Beschatten“ findet, kann mitmachen. Einzige Voraussetzung: Die Führungskräfte müssen zustimmen.

Auch das Erasmus+-Programm bietet (neben zahlreichen anderen Optionen) auch Job Shadowing und Hospitationen für junge Menschen nach der Schule an.

Job Sharing – wenn sich mehrere Mitarbeitende eine Stelle teilen

Beim Job Shadowing „beschatten“ Studierende aber auch bereits angestellte Mitarbeitende einen Tag oder einige Tage lang eine berufstätige Person bei der Arbeit und erleben dadurch deren Arbeitsalltag.

Beim Job Shadowing erhalten die Teilnehmenden die Gelegenheit, eine berufstätige Person für eine kurze Zeitspanne bei ihrer Arbeit zu begleiten und dabei ganz unmittelbare Einblicke in ihr Tätigkeitsfeld zu gewinnen. Die Shadows halten sich dabei ganz im Hintergrund und arbeiten nicht mit. Sie können aber Fragen stellen.

Beim Job Shadowing sollen die Teilnehmenden ohne großen Zeitaufwand erste und vor allem realistische Einblicke in den Arbeitsalltag eines anderen Menschen in einem Unternehmen erhalten, Kontakte knüpfen und weitere Ideen für die eigene berufliche Zukunft entwickeln.