Karriereplanung: Definition, Strategien und Vorlage

Aus Unternehmenssicht ist Karriereplanung ein wesentliches Instrument der langfristig angelegten Personalentwicklung und Personalplanung. Karriereplanung ist ein fortlaufender Prozess und hat ein vornehmliches Ziel: Der festgestellte Personalbedarf bei Führungs- und Fachkräften soll durch passende und rechtzeitige Personalentscheidungen auch langfristig gedeckt werden.

Im Rahmen einer möglichst gemeinsam entwickelten Karriereplanung legen Unternehmen und Mitarbeitende zu Beginn ihrer Zusammenarbeit bestimmte Karriereziele fest, an denen sich die weitere berufliche Entwicklung in der Organisation ausrichtet: Welche Schritte muss ein Mitarbeitender gehen, um sich im Unternehmen weiterentwickeln und wachsen zu können?

Im Idealfall decken sich die persönlichen Wünsche des Mitarbeitenden dabei mit der Vorstellung und den Bedarfen des Unternehmens. Doch die klassischen Karrieren, bei denen Menschen ihr gesamtes Arbeitsleben nur einem Arbeitgeber widmen, sind im 21. Jahrhundert längst Auslaufmodelle. Das stellt die Karriereplanung der Unternehmen vor ganz neue Herausforderungen.

Karriereplanung ist kein Wunschkonzert – weder für Arbeitgeber noch für Beschäftigte. Zahlreiche Einflussgrößen beeinflussen die Interessenlage. So gilt es neben Branche, Größe oder strategischer Ausrichtung des Unternehmens eben auch die mitarbeiterbezogenen Daten, z.B. Betriebszugehörigkeit und Qualifikation, zu berücksichtigen.

In Zeiten eines Arbeitnehmermarktes voller umworbener Fachkräfte müssen Arbeitgeber heute im Sinne einer möglichst langfristigen Mitarbeiterbindung weitreichende Kompromisse eingehen. Nur so können sie den individuellen Karriereplänen ihrer Key Player oder High Potentials entsprechen. Eine gezielte Förderung und eine gelebte Arbeitgeberverantwortung, gebündelt unter dem Dach eines klugen und ganzheitlichen Karrieremanagements, können die Personalentwicklung positiv beeinflussen.

Je konsequenter und fundierter HR eine strategische Karriereplanung gemeinsam mit den Mitarbeitenden aufsetzt, desto vielversprechender sind die Vorteile für die gesamte Organisation. Schlüssel zum Erfolg ist die volle Konzentration auf die Mitarbeitenden. Zeigen Sie ihnen bereits zu Beginn der Zusammenarbeit die individuellen Karriereoptionen und potenziellen Entwicklungswege in Ihrer Organisation auf.

Betrachten Sie die Module und Bestandteile Ihres Karrieremanagements in jedem Fall ganzheitlich. Das erhöht die Chancen, dass die in Ihrem Unternehmen angebotenen Karrieremodelle sowie die Instrumente zur Identifizierung dringend benötigter fachlicher Kompetenzen perfekt ineinandergreifen.

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Über welches Potenzial und welche Stärken verfügen Ihre wichtigen Mitarbeitenden? Zur Beantwortung dieser Frage nehmen Sie zunächst eine Potenzialanalyse vor und ergänzen diese durch eine Selbsteinschätzung der Kandidat:innen. Neben persönlichen Gesprächen können Sie auch eine langfristig angelegte Bewertung der Mitarbeitenden über regelmäßige Beurteilungsgespräche und Feedbackgespräche vornehmen.

Sie nutzen eine HR Software? Prima, dann können Sie mit den dort hinterlegten Daten eine strategische Karriereplanung erstellen, auf die Vorgesetzte und Mitarbeitende zugreifen können. Mithilfe der Daten kann HR die individuelle Entwicklung jedes Mitarbeitenden im Unternehmen nachvollziehen und rasch jene identifizieren, deren Potenzial es zu entwickeln gilt. Automatisiert erstellte Berichte und Analysen helfen bei der Aufstellung eines Karriereplans mit mehreren Etappen.

Die Hauptherausforderung: Wie gelingt es, aus der persönlichen Karriereplanung eines Mitarbeitenden und Ihrer Bewertung von vorhandenem Potenzial und Fähigkeiten ein passgenaues Konzept zu entwickeln, das für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen passt? Hier helfen nur ein offener, ehrlicher und konstruktiver Gedankenaustausch – sonst gerät die Karriereplanung in eine Sackgasse.

Eine fundiert formulierte und auf Fakten basierende strategische Karriereplanung ist alles andere als ein starres Gerüst. HR muss offen für neue Entwicklungen sein, sonst schränkt ein linearer Plan die Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu sehr ein. Insbesondere in unerwarteten Krisenzeiten ist der beste Plan rasch Makulatur. Betrachten Sie Karriereplanung deshalb als einen Organismus, der zwar Orientierung und eine Richtung vorgibt, bei Bedarf aber anpassungsfähig reagiert.

8 Eigenschaften, an denen Sie Ihre besten Mitarbeitenden erkennen

In Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels kann HR mit einer strategischen Karriereplanung gezielt gegensteuern und das Recruiting entlasten. Dazu müssen die Anforderungen der zu besetzenden Positionen mit den Kompetenzen und Fähigkeiten des vorhandenen Personals abgeglichen werden.

Der große Vorteil dieses Vorgehens: Die Beschäftigten kennen das Unternehmen und haben ihre Fähigkeiten bereits bewiesen. Fördern Sie also bereits vorhandene Talente im Rahmen einer möglichst langfristigen Laufbahnplanung. Mitarbeiterentwicklung kann aufwändiges Recruiting zwar nicht komplett ersetzen, aber doch zur Besetzung offener Stellen ein Gutteil beitragen.

Für eine strategische Karriereplanung benötigen Sie als HR in erster Linie aussagekräftige Informationen zum Mitarbeitenden. Im Zentrum stehen dabei folgende Fragen:

• Welche Karriereziele verfolgt der/die Mitarbeitende?

• In welcher Position sieht sich der/die Mitarbeitende in Zukunft?

• Über welche Kompetenzen verfügt die Mitarbeitende?

Antworten auf diese Kernfragen lassen sich (neben den KPIs aus einer HR Software) sehr gut in Einzelgesprächen zur Karriereplanung gewinnen. Durch eine intensive Begleitung der Mitarbeitenden in diesen Gesprächen tragen Sie zu einem wertschätzenden Umgang bei, erhöhen dadurch die grundsätzliche Arbeitszufriedenheit und intensivieren die Mitarbeiterbindung.

Erkennen Sie im Rahmen der Einzelgespräche Diskrepanzen zwischen persönlichen Karrierewünschen und vorhandenen Kompetenzen, steht als nächstes die gezielte Nach- oder Weiterqualifizierung vielversprechender Kandidat:innen an.

Gespräche dienen vor allem dem gegenseitigen Austausch von wichtigen Informationen. Nehmen Sie sich als HR also ausreichend Zeit für diese Einzelgespräche. Selbstredend lässt sich eine Karriereplanung nicht in einer Stunde festzurren. Suchen Sie also wiederholt das Gespräch – auch dadurch motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden zum aktiven Mitwirken.

Definieren Sie im Verlauf der Gespräche gemeinsam die wichtigsten beruflichen Ziele des Mitarbeitenden. Haben Sie als HR die Mindestanforderungen für die zu besetzende Position festgelegt, prüfen Sie im nächsten Schritt gemeinsam mit der Kandidat:in, welche Schulungsmethoden am ehesten zum gewünschten Fortbildungsziel führen. Legen Sie sodann einen Etappenplan fest, in dem die Weiterbildungen und Feedbackgespräche terminiert sind. So stellen Sie sicher, dass die eingeleiteten Maßnahmen der Karriereplanung erfolgreich sind – oder können gegebenenfalls nachsteuern.

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Grundsätzlich spricht man im Kontext strategischer Karriereplanung von zwei Stoßrichtungen:

Betrifft jene Mitarbeitende, die eine klassische Aufsteigerkarriere verfolgen. Die Karriereplanung ist in der Regel linear und stark strukturiert. Bewusst gewählte Umwege kennt die vertikale Karriere kaum.

Musterbeispiel vertikale Karriereplanung: Eine Mitarbeitende beginnt ihre Laufbahn im Unternehmen als Junior, beweist sich und entwickelt sich über einen mit HR festgelegten Zeitraum in ihrem Fachbereich, geht dann im Rahmen eines internen Mentoring-Programms in eine Auslandsdependance des Unternehmens. Nach ihrer Rückkehr in die Zentrale übernimmt sie zunächst eine Team- und anschließend eine Abteilungsleitung.

Der mit einer erheblichen Gehaltsentwicklung verbundene hierarchische Aufstieg in die Geschäftsleitung durch Beförderung stellt den Abschluss dieser vertikalen Musterkarriere dar. HR unterstützt die Mitarbeitende beim Aufstieg in die oberste Führungsebene durch ein Mentoren-Programm, Sprachkurse und fachliche Qualifikationsangebote.

Betrifft jene Mitarbeitende, die vor allem eine fachliche Karriere anstreben, ohne Führungsverantwortung zu übernehmen. Heißt auch Fachkarriere.

Musterbeispiel horizontale Karriereplanung: Ein fachlich bereits spezialisierter Mitarbeiter steigt in die Fachabteilung des Unternehmens ein. Sein primäres Ziel ist die fachliche Exzellenz, z.B. die Arbeit und Weiterentwicklung des Kernprodukts. Der Mitarbeiter strebt danach, seine Kompetenzen und fachlichen Qualifikationen immer weiter zu perfektionieren.

Auch er geht im Rahmen der Karriereplanung ins Ausland, allerdings primär, um fachlich von den Kolleg:innen zu lernen. Das Unternehmen unterstützt ihn beim permanenten Ausbau seines Fachwissens durch Lehrgänge, Seminare und Weiterbildungen. Eine Führungsposition wird nachdrücklich nicht angestrebt – stattdessen ist das Ziel der horizontalen Karriere die fachliche Anerkennung.

In Gespräche über eine erfolgversprechende Karriereplanung sollten beide Gesprächspartner reflektiert und gut vorbereitet gehen. Mit dieser kostenlosen Vorlage für einen Leitfaden zum Karriereplan können Sie Ihre Mitarbeitenden dazu inspirieren und motivieren. Er enthält acht Fragen zu vier Themengebieten, nach deren Beantwortung die Mitarbeitenden ihre eigene Leistung noch besser reflektieren, einen eigenen Karriere- und Entwicklungsplan entwerfen sowie ihre fachliche und persönliche Entwicklung eigenverantwortlich steuern können.