Kinderbetreuungskosten & Kinderbetreuungszuschuss erklärt

Mit dem Kinderbetreuungszuschuss hat der Gesetzgeber eine attraktive Möglichkeit für Arbeitgeber geschaffen, sich an den Kosten der Angestellten für Kinderbetreuung und -unterbringung zu beteiligen. Der Kinderbetreuungszuschuss bzw. das Kinderbetreuungsgeld ist eine freiwillige (oder vertraglich vereinbarte) Zusatzleistung, die in den meisten Fällen für beide Seiten steuerbegünstigt ist. Der Kinderbetreuungszuschuss ist jedoch nicht nur eine Möglichkeit zur Nettolohnoptimierung, sondern unterstützt Eltern vor allem dabei, das Familienleben mit dem Berufsleben in Einklang zu bringen.

Lesetipp: Erfahren Sie mehr über steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse!

Die Voraussetzungen für eine steuerfreie Auszahlung des Kinderbetreuungszuschusses finden sich in § 3 Nr. 33 EStG (Einkommensteuergesetz):

• Das Kind ist noch nicht schulpflichtig, d. h. noch nicht eingeschult.

• Das Kind wird nicht zu Hause, sondern in einer geeigneten sowie qualifizierten Einrichtung, wie z. B. einer Kita, betreut.

• Die Zuschussleistung erfolgt zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und wird nicht in Form einer Gehaltsumwandlung realisiert. Eine Zuschusszahlung anstelle einer Gehaltserhöhung ist denkbar.

Sind sämtliche Bedingungen erfüllt, gilt die Zahlung des Kinderbetreuungszuschusses nicht als Arbeitslohn. In diesem Fall bleibt der komplette Zuschuss für Arbeitnehmende lohnsteuer- und somit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV § 1 Abs. 1 Nr. 1) ebenso sozialversicherungsfrei.

Gut zu wissen: Beim Kinderbetreuungszuschuss existiert keine Obergrenze. Es muss jedoch immer nachweisbar sein, dass die Leistung tatsächlich und vollständig für die Kosten der Kinderbetreuung genutzt wird. Dies gilt auch dann als erfüllt, wenn der zweite, nicht angestellte Elternteil die Ausgaben trägt. Neben Geldleistungen sind auch Sachleistungen, wie z. B. betriebseigene Kindergärten, möglich.

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Damit die Kinderbetreuungskosten tatsächlich steuerfrei bleiben, gilt es, neben den im Einkommensteuergesetz genannten Anforderungen darauf zu achten, weitere Kosten von den Kinderbetreuungskosten zu separieren.

Bei der alltäglichen Unterbringung ist eine geeignete Einrichtung für die Kinderbetreuung und -unterbringung zu wählen. Dies beinhaltet beispielsweise Kindertagesstätten (Kitas), Kinderkrippen, Kindergärten, Tagesmütter oder -väter sowie Ganztagspflegestellen. Auch eine alltägliche Unterbringung im Betriebskindergarten oder einer ähnlichen betriebsinternen Einrichtung ist möglich.

In folgenden Szenarien herrscht weiterhin Steuerpflicht:

• Betreuung im privaten Haushalt, z. B durch Familienangehörige, Hilfskräfte oder Kinderpfleger:innen

• Leistungen für den Unterricht von Kindern

• Leistungen für die Beförderung von Kindern zwischen der Einrichtung und der Wohnung

• weitere Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung und Unterbringung (inkl. Verpflegung) des Kindes dienen

Erfolgt die Betreuung nur kurzfristig und aus zwingenden sowie beruflich veranlassten Gründen, wie z. B. auswärtigen Fort- und Weiterbildungen, sind die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung weniger streng geregelt (§ 3 Nr. 34a EStG). Die Betreuung kann in diesem Fall auch im privaten Haushalt stattfinden und betroffene Kinder dürfen bis zu 14 Jahre alt sein. Der steuerfreie Maximalbetrag für eine kurzfristige Betreuung ist jedoch bei 600 Euro pro Kalenderjahr gedeckelt. Für Kinder mit Behinderung gelten besondere Konditionen.

Eine Beteiligung an den Kosten für die Kinderbetreuung und -unterbringung erweist sich im Regelfall sowohl für die Arbeitnehmenden als auch für das Unternehmen als attraktiv. Hinsichtlich der Entscheidung, ob der Kinderbetreuungszuschuss eine sinnvolle Option für Ihr Personalmanagement darstellt, sollten deshalb die folgenden Punkte in die Beurteilung einfließen:

Durch den Kinderbetreuungszuschuss kann sowohl auf Arbeitnehmer- als auch auf Arbeitgeberseite die Steuerlast reduziert werden. Während Arbeitnehmende in ihrer Steuererklärung lediglich zwei Drittel der Kinderbetreuungskosten und maximal 4.000 Euro als Sonderausgaben geltend machen können, sind die Kosten für Unternehmen vollständig absetzbar. 

Gut zu wissen: Damit keine Kosten doppelt geltend gemacht werden, führt die Leistung des Kinderbetreuungszuschusses immer zu einer Kürzung der Sonderausgaben für die Arbeitnehmenden.

Im Rahmen einer Nettolohnoptimierung profitieren Arbeitnehmende von der Steuerfreiheit des Kinderbetreuungszuschusses, während das Unternehmen von einer geringeren Belastung durch Sozialbeiträge profitiert. Zusätzlich können im Rahmen von Gehaltsverhandlungen beide Seiten aus einer Vereinbarung zur Leistung des Kinderbetreuungszuschusses Nutzen ziehen, da die steuerliche Absetzbarkeit für das Unternehmen gegenüber der Arbeitnehmerseite um mindestens 50 Prozent höher liegt.

Hinweis: Bei Barzahlungen an Angestellte ist die Zweckbindung durch den/die Empfänger:in nachzuweisen und den entsprechenden Lohnkonten im Original beizufügen.

Abgesehen von den steuerlichen Vorteilen ergeben sich für Unternehmen mit dem Kinderbetreuungszuschuss häufig weitere, nicht zu unterschätzende Vorteile:

• Intensivierung der Mitarbeiterbindung

• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit

• Steigerung der Motivation und Arbeitsleistung von Arbeitnehmenden

• Stärkung der Corporate Benefits für Bewerbende und Angestellte

• gezielte Beeinflussung des Employer Brandings hinsichtlich der Familienfreundlichkeit

• erleichterte Wiedereingliederung nach der Elternzeit

Beim Kinderbetreuungszuschuss handelt es sich um eine freiwillige Zusatzleistung von Arbeitgebern an ihre Mitarbeitenden. Abhängig von der genauen Betreuungsform und der Erfüllung bestimmter Voraussetzungen ist der Zuschuss für die Arbeitnehmenden komplett steuerfrei und für den Arbeitgeber steuerlich voll absetzbar. Mithilfe der digitalen Personalakte lassen sich Daten betreffend Ihrer Mitarbeitenden unkompliziert verwalten und Sonderfälle wie der Kinderbetreuungszuschuss ohne großen Zusatzaufwand in die Wege leiten. 

Ja, eine Übernahme der Kinderbetreuungskosten durch den Arbeitgeber ist problemlos möglich und in den meisten Fällen für Arbeitnehmende komplett steuerfrei.

Ja, die Kinderbetreuungskosten sind vom Arbeitgeber als Betriebsausgaben vollständig absetzbar. Wird ein Kinderbetreuungszuschuss anstelle einer Gehaltserhöhung vereinbart, kann das Unternehmen zusätzlich Sozialabgaben einsparen und den Nettolohn von Arbeitnehmenden optimieren.

Für den Arbeitgeber können sich durch die freiwillige Leistung des Kinderbetreuungszuschusses an seine Angestellten vielfältige Vorteile, wie z. B. eine Stärkung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit, ergeben.