Kompetenzmanagement: Definition und Vorteile für Unternehmen

Kompetenzmanagement beschreibt den Umgang mit den Kompetenzen eines Unternehmens oder seiner Einheiten. Dieser Umgang erfolgt stets systematisch und orientiert sich immer an den strategischen Zielen des Unternehmens.

Das Ziel von Kompetenzmanagement ist es, die vorhandenen Fähigkeiten im Unternehmen

• zu sichten

• zu beschreiben

• zu bewerten

• einzusetzen

• Potenziale zu erkennen

• Potenziale zu entwickeln

Dies geschieht ausnahmslos mit striktem Fokus auf die Unternehmensziele, um damit die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu sichern.

Kompetenzmanagement ist grundsätzlich eine Kerndisziplin der Personalentwicklung, hat aber eine übergeordnete Bedeutung für die strategische Unternehmensführung, deshalb muss HR bei der Ausgestaltung des Kompetenzmanagements langfristig denken. Erfolge stellen sich nicht ad hoc ein.

Vom Kompetenzmanagement begrifflich unterschieden wird das Skills Management, bei dem vor allem die konkreten Kompetenzen und Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter:innen im Mittelpunkt stehen, die für eine operative Geschäftsführung bedeutsam sind.

Kompetenzmanagement setzt strategische Schwerpunkte.Skills Management setzt operative Schwerpunkte.

Die HR-Arbeit unterscheidet in der Alltagspraxis allerdings kaum zwischen den Begriffen Kompetenzmanagement und Skills Management – auch weil beiden Disziplinen ein integriertes Kompetenzmodell zugrunde liegt, das die Kernkompetenzen von Unternehmen und Belegschaft erfasst und in Beziehung zueinander setzt (siehe Punkt 3).

Performance Management wirksam aufsetzen

Performance-Zyklen definieren, Ziele setzen, wirkungsvoll Feedback geben und Leistung fair bewerten – all das steuern Sie zentral in Personio.

Leistung effektiv steigern

In einem immer stärker umkämpften Arbeitsmarkt – insbesondere bei Fachkräften – müssen Sie als HR zweierlei exakt wissen:

• Wie Sie ausgezeichnete qualifizierte Talente für sich gewinnen können

• Wie Sie gleichzeitig die eigenen Mitarbeiter:innen in ihren Kompetenzen stärken, um sie langfristig zu binden

Dabei hilft Ihnen Kompetenzmanagement. Es kann allerdings nur dann seine strategischen Vorteile entfesseln, wenn die grundlegende Bedeutung von Kompetenzen innerhalb Ihres Unternehmens verstanden wird. Deshalb sollte HR die Kompetenzen eindeutig definieren – nur dann wissen die Mitarbeitenden, wie sie ihre Ziele erreichen sollen. Kompetenzen sind dabei nicht ausschließlich fachlicher Natur, sondern schließen auch persönliche Haltungen und Einstellungen ein, z. B. Serviceorientierung, Integrität und Glaubwürdigkeit. Diese Kompetenzen gibt es:

Damit diese Kompetenzen in einem übergeordneten Rahmen verankert sind, braucht jedes Unternehmen zentrale Leitkompetenzen zur Orientierung der Belegschaft. Diese stärken zusätzlich die eigene Unternehmenskultur. Neben der Erstellung dieser Leitkompetenzen ist es aber sinnvoll, wenn HR zusammen mit den Führungskräften ein Set passender Kompetenzen für jede Rolle in der Organisation entwickelt.

Kompetenzmanagement arbeitet in der Praxis idealerweise somit auf zwei Ebenen – auf der Ebene der einzelnen Mitarbeiter:innen und auf der Ebene des Unternehmens. Mitarbeitende erhalten so gleichermaßen einen klaren Blick auf geltende Werte und erforderliche Kompetenzen. Sie können damit produktiver sein, weil sie exakt wissen, was von ihnen erwartet wird. Das Unternehmen kann die Kompetenzen von Unternehmen und Belegschaft im Sinne eines ganzheitlichen Mehrwerts für die Organisation entwickeln.

Das Kompetenzmanagement hat einen theoretischen und wissenschaftlichen Unterbau. Es gibt zahlreiche Modelle. Ein relevantes ist das integrierte Kompetenzmanagement-Modell, das Mitarbeiterkompetenzen und Unternehmenskompetenzen miteinander verbindet, die beiden Ebenen also integriert. Alle Unternehmensbereiche werden in das Kompetenzmanagement einbezogen, damit kein Herrschaftswissen entstehen kann.

Kompetenzmanagement ist in diesem integrierten Modell keine isolierte HR-Aufgabe, es bildet vielmehr den Rahmen für die Wertschöpfungskette eines Unternehmens. Dabei werden drei Ebenen berücksichtigt: strategisch, organisatorisch, prozessual.

Eine Maßnahme des Kompetenzmanagements ist die Umsetzung von Kompetenzmodellen. Wie Sie ein Kompetenzmodell in 4 Schritten entwickeln und wo Sie Kompetenzmodelle in der HR einsetzen, erfahren Sie hier.

Kompetenzmanagement im Unternehmen einzuführen, ist eine strategische Aufgabe, die sich in mehrere Musterphasen gliedern lässt.

Phase 1 – Identifikation und Analyse der Bedarfe

Zu Beginn der Umsetzung müssen Sie wissen, wohin sie wollen. Klären Sie, welche Erwartungen die Stakeholder haben. In dieser Analysephase geht es darum, zusammen mit den Fachabteilungen zu identifizieren, welche Kompetenzen in welcher Rolle und in welchem Bereich nötig sind, damit die Unternehmensziele erreicht werden können. Dokumentieren Sie Ihre Analysen und entwerfen Sie Kompetenzprofile. Was muss welche Rolle (bis wann) können?

Phase 2 – Validierung der vorhandenen Kompetenzen

Erfassen Sie im nächsten Schritt die vorhandenen Kompetenzen auf verschiedenen Ebenen – vom einzelnen Mitarbeitenden über Teams und Abteilungen bis auf Organisationsebene. Damit können Sie zum Abschluss der Phase feststellen, über welche Kompetenzen einzelne Mitarbeitende verfügen und wie tief diese Kompetenzen ausgeprägt sind. Dafür können die Mitarbeitenden sich anhand von Fragebögen oder Interviews selbst einschätzen. Fremdeinschätzungen ergänzen dieses Bild.

Phase 3 – Lücken zwischen vorhandenen und benötigten Kompetenzen schließen

Legen sie die Ergebnisse aus den Phasen 1 und 2 nebeneinander. Vergleichen Sie Ihre Soll-Anforderungen mit den Ist-Profilen. Nun können Sie sehen, wo es Kompetenzlücken gibt, die es zu schließen gilt.

Phase 4 – Maßnahmen entwickeln und umsetzen

Entwickeln Sie – mit den Unternehmenszielen im Kopf – weiterführende und zielgerichtete Maßnahmen, um die in Phase 3 festgestellten Lücken zu schließen.

Das klingt nach einem recht reibungslosen und simplen Prozess, den es nur abzuarbeiten gilt? In der Theorie – ja. In der Praxis stehen der Einführung eines effizienten Kompetenzmanagements aber durchaus einige Hürden im Weg. So muss HR beachten, dass vor der vollständigen Erfassung und Dokumentation der Kompetenzen aller Mitarbeitenden auf jeden Fall der Betriebsrat miteinbezogen werden muss.

Es handelt sich um mitarbeiterbezogene Daten. Auch die Belegschaft selbst steht dem „gläsernen Mitarbeitenden" tendenziell eher kritisch gegenüber. Man befürchtet einen direkten Wettbewerb, der sich etwa bei Nachbesetzung einer besser dotierten Position oder auch anstehenden Personalkürzungen nachteilig auswirken könnte.

Bedenken Sie: Planung, Aufbau, Umsetzung und vor allem die operative Verankerung eines Kompetenzmanagements können sich – ernsthaft betrieben – über einen längeren Zeitraum hinziehen. Die initialen Aufwände sind erheblich, können aber mittel- und langfristig wirken.

Feedback-Kit: Mitarbeitende bei der Entwicklung unterstützen

Ob Selbsteinschätzung, Karriereplan oder Feedback geben und annehmen: Mit unserem Feedback-Kit sind Ihre Mitarbeitende bestens für ihre Entwicklung ausgerüstet.

Leitfäden hier herunterladen

1. Klären Sie zunächst, wie Sie Kompetenzmanagement in Ihrem Unternehmen nutzen möchten. Wofür benötigen Sie dieses Tool? Was möchten Sie damit verbessern? Welche Vorteile möchten Sie mit Kompetenzmanagement erreichen?

2. Entwerfen Sie eine Roadmap für die Einführung. Brechen Sie diese dann auf die einzelnen Unternehmensbereiche inkl. Mitarbeitender herunter. Binden Sie die Fachbereiche bei der inhaltlichen Gestaltung des Fahrplans von Beginn an mit ein.

3. Lassen Sie es gar nicht erst zu Irritationen kommen. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende vor Beginn der Datenerfassung erkennen, dass auch sie direkt vom Kompetenzmanagement profitieren. Betonen Sie die positiven individuellen Entwicklungsmöglichkeiten für jede Mitarbeiter:in und heben Sie die steigende Bedeutung eines jeden Einzelnen für das Unternehmen hervor. Etablieren Sie ein Anreizsystem: Bei eventuellen Lücken in den relevanten Kompetenzfeldern werden diese durch Fortbildungen zeitnah geschlossen.

4. Nehmen Sie Ängste, indem Sie in einem ersten Schritt die Kompetenzen in Phase 1 zunächst auf Teamebene erheben. Niemand wird sich dann herausgestellt fühlen. Ermöglichen Sie den Mitarbeiter:innen, ihre Kompetenzen in bestimmten Abständen selbst neu einzuschätzen. So erhalten Sie eine Aktualisierung der Dokumentation unter Beteiligung der Betroffenen.

Kompetenzmanagement ist nicht das Allheilmittel für sämtliche Herausforderungen in der HR-Arbeit. Es kann aber insbesondere bei der Personalentwicklung systematisch unterstützen.

Etwa bei der inhaltlichen Neuausrichtung der Mitarbeitergewinnung, die sich dank Kompetenzmanagement punktgenau gestalten lässt. Die Anforderungen an eine Stelle werden durch die vorab definierten Kompetenzen klarer. Die Entscheidungen für oder gegen eine bestimmte Bewerber:in basieren nicht mehr nur auf dem vielzitierten Bauchgefühl, sondern werden anhand der Ist- und Soll-Kompetenzen faktisch überprüfbar und messbar.

Laden Sie sich hier eine Vorlage für Anforderungsprofile herunter.

Wenn sich Unternehmensbereiche erneuern, Abläufe angepasst oder neue Geschäftsmodelle erschlossen werden, können Sie dank eines funktionierenden Kompetenzmanagements viel schneller die perfekt passenden Mitarbeitenden einsetzen.

Das Weiterbildungs- und Fortbildungsmanagement basiert nach Einführung eines Kompetenzmanagements nun auf Fakten und Zahlen. Sie wissen exakt, welche Mitarbeitenden in welchen Bereichen Kompetenzlücken aufweisen, die im Sinne des Unternehmens geschlossen werden müssen.

Die strategische Personalplanung wird mittel- und langfristig mit Kompetenzmanagement auf feste Füße gestellt. Es bleibt Zeit, die entscheidenden Kompetenzen in der Belegschaft aufzubauen. Dies kann ein wirkungsvoller Weg sein, dem Fachkräftemangel entgegenzutreten.