Kompetenzmodell: Definition, Aufgaben und Vorgehen

Das Kompetenzmodell ist eine Maßnahme im Kompetenzmanagement. Es erfasst bestehende und erforderliche Kompetenzen (Soft und Hard Skills) sowie Kenntnisse von Mitarbeitenden. Personaler:innen sind für die Festlegung und das Messen von Kompetenzen, aber auch für den Aufbau des Modells verantwortlich. Kompetenzen werden dabei wie folgt definiert:

• Kompetenzen beschreiben das eigenständige und selbstorganisierte Handeln einer Person in komplexen und dynamischen Situationen.

• Er/Sie stellt sich alltäglichen beruflichen Herausforderungen und findet kreative Lösungen für sie.

Mithilfe der erfassten Kompetenzen bestimmt das Kompetenzmodell die Anforderungen an Mitarbeitende. Für jede Position im Unternehmen wird eine Bestandsaufnahme gemacht und klare Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter:innen abgeleitet.

In der Regel wird ein kompetentes Handeln in vier Aspekte unterteilt. Sie legen die Basis, um Anforderungen an die Mitarbeitenden festzulegen.

• Mit der personalen Kompetenz ist der/die Mitarbeiter:in dazu in der Lage, produktiv, kritisch und wertorientiert zu arbeiten.

• Die fachliche Kompetenz umfasst das Wissen der Mitarbeitenden. Hier spielt auch die Fähigkeit hinein, das eigene Wissen zur Lösungsfindung bei Problemen einzusetzen.

• Dank der sozialen Kompetenz können Mitarbeiter:innen proaktiv auf andere zugehen und mit ihnen kooperieren.

• Die agierende Kompetenz ist die Fähigkeiten, die drei vorangehenden Kompetenzen aktiv zu verbinden und anzuwenden.

Mit einem Kompetenzmodell legen Sie eine wichtige Basis für die Mitarbeiterentwicklung und damit Ihren Unternehmenserfolg. Es unterstützt Ihre Personalarbeit in vielerlei Hinsicht:

• Es gibt Ihnen eine klare Vorstellung darüber, welche Fähigkeiten Sie im Unternehmen haben und brauchen, um ihre Ziele zu erreichen und strategisch zu planen.

• Sie können die Mitarbeiterleistungen konkret an Ihren Unternehmenszielen ausrichten.

• Ein Kompetenzmodell gibt Ihnen eine gute Übersicht über alle Fertigkeiten sowie Fähigkeiten im Unternehmen und hilft Ihnen, passende Mitarbeiter:innen einzustellen und sie zielgerichtet weiterzuentwickeln.

• Es verdeutlicht Mitarbeitenden, welche Erwartungen an ihre Rolle gestellt werden,, sodass sie ihr Potenzial besser einschätzen und sich entsprechend weiterentwickeln können.

• Kompetenzmodelle legen eine faire Basis für die Leistungsbewertung und ihre Analysen. Er gibt Ihnen zudem einen klaren Fahrplan für die Beurteilung der Mitarbeiterleistung, da sie notwendige mit bestehenden Fähigkeiten leichter abgleichen können.

Machen Sie Kompetenzlisten leicht zugänglich

Verlinken Sie Ihre Kompetenzanforderungen auf Personios Dashboard und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeitende für eine optimale Entwicklung immer darauf zugreifen kann.

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Ein Kompetenzmodell richtet sich nach der Unternehmensstrategie sowie deren Leitbildern und Werten aus. Sobald sich die strategischen Ziele Ihres Unternehmens ändern, sollten Sie auch Ihr Kompetenzmodell entsprechend anpassen

• Eine zentrale Aufgabe des Kompetenzmodells ist es, die Ziele Ihres Unternehmens in Relation zu den Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen zu setzen.

• Es beschreibt übersichtlich und leicht verständlich, welche fachlichen Anforderungen Sie an Ihre Mitarbeiter:innen haben.

• Ein Kompetenzmodell unterstützt Sie dabei, gezielte Maßnahmen für die Personalentwicklung zu definieren und hilft Ihnen dabei, Fortschritte zu messen.

Für die Personalabteilung spielen Kompetenzmodelle vor allem in drei Bereichen eine wichtige Rolle.

Recruiting: Kompetenzmodelle eignen sich hervorragend, um passende Stellen zu schaffen und Ihre Stellenbeschreibungen zu konkretisieren. So stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Kompetenzen, die Ihnen für Ihre Zielerreichung fehlen, im Unternehmen haben.

Performance Management: Kompetenzmodelle bilden das Fundament für eine zukunftsorientierte Entwicklung der Mitarbeitenden. Sie können für jede Stelle "Erfolgskriterien” definieren und entsprechend gegensteuern, wenn die Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt.

Leistungsbeurteilung: Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten eine konkrete Liste mit Verhaltensweisen und Fähigkeiten, die für die jeweilige Stelle relevant sind. Sie dient als Basis für eine faire Leistungsbeurteilung und macht sie für beide Parteien nachvollziehbar.

Kostenlose Vorlage: Leistungsbeurteilung

Diese Vorlage hilft Ihnen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen fair zu beurteilen und nachhaltig zu optimieren.

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Die Unternehmensziele der kommenden Jahre bilden die Basis Ihres Kompetenzmodells. Sie müssen also bereits definiert sein.

Legen Sie anfangs fest, ob Sie ein generalisiertes oder spezifisches Kompetenzmodell erstellen möchten. Das generalisierte Modell gilt für das gesamte Unternehmen und fasst die wichtigsten, für alle Mitarbeiter:innen erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zusammen. Es ist vor allem nützlich, um ein allgemeines Verständnis für gewünschte Arbeitsweisen im Unternehmen zu schaffen. Hieraus werden (anschließend) spezialisierte Kompetenzen entwickelt.

Das spezialisierte Kompetenzmodell definiert, welche Fähigkeiten jede einzelne Position in bestimmten Bereichen, Funktionen und Prozessen haben muss. Es ist also detaillierter und für die Leistungsbeurteilung hilfreicher.

Erstellen Sie Ihr Kompetenzmodell pro Beruf / Position. An einen Marketing Manager werden andere Anforderungen als an einen Service- oder Produktionsmitarbeiter gestellt.

Auch bei den Hierarchiestufen sollten Sie unterscheiden: Ein Berufsanfänger braucht zum Beispiel keine Führungskompetenzen, aber ein Senior Manager, der zum Team Lead befördert werden will, schon. Generell wird zwischen Praktikant, Auszubildender, Junior-, Mid-, Senior-Level und Führungskraft unterschieden.

Ein gutes Kompetenzmodell berücksichtigt darüber hinaus Faktoren wie Unternehmenskultur, -werte und die Arbeitsweisen. Wenn einer Ihrer Arbeitsweisen zum Beispiel lautet “Zahlen vor Bauchgefühl”, kann ein Kompetenzkriterium “Datengetriebenes Arbeiten” sein.

Beispiel für einen PR Manager:

Sie haben nun Ihr Grundgerüst und kennen die Kompetenzkriterien. Jetzt heißt es: Ihr Modell mit fachlichen, personalen und sozialen Kompetenzen befüllen.

Zentrale Fragen, die Sie sich stellen können, sind:

• Welches Verhalten und welche Leistungen Ihrer Mitarbeitenden können Sie beobachten?

• Welche Fähigkeiten und Eigenschaften sind für alle oder einzelne Mitarbeiter zielführend?

• Inwiefern gibt es die geforderten Fähigkeiten und Kompetenzen bereits in Ihrem Unternehmen?

Neben diesen Fragen stehen Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um bestehende Kompetenzen ausfindig zu machen und nötige festzulegen. Sie können sich zum Beispiel ähnliche Rollen anschauen und sie als Richtlinie für die Kompetenzrecherche anderer Rollen nutzen. Auch Interviews mit Ihren Mitarbeiter:innen sowie Workshops oder Brainstormings mit Führungskräften sind hilfreich. Machen Sie so Schlüsselkompetenzen und wichtige Verhaltensweisen ausfindig.

Nachdem Sie das Modell finalisiert haben und es von der Geschäftsleitung bzw. den Führungskräften abgesegnet wurde, können Sie es unternehmensübergreifend nutzen. Machen Sie es zu einem festen Bestandteil der drei zuvor beschriebenen HR-Bereiche: Recruiting, Performance Management und Leistungsbeurteilung.