Krankheitsquote: Berechnung, Interpretation, Ursachen

Mit der Krankheitsquote kann HR errechnen, in welchem Verhältnis die krankheitsbedingten Fehltage in der Belegschaft zu deren Soll-Arbeitstagen stehen. Die Krankheitsquote ist eine zentrale Kennzahl im Personalcontrolling und ein wichtiger Indikator für die „Arbeitsfähigkeit“ eines Unternehmens. Sie wird in der Regel in periodischen Abständen, z.B. monatlich oder jährlich erhoben und sollte stets über einen längeren Zeitraum hinweg betrachtet werden, um Entwicklungen aufzeigen zu können.

Hohe Krankheitsquoten kosten ein Unternehmen Geld. Weil die Arbeit nicht erledigt werden kann, müssen die erkrankten Kolleg:innen ersetzt werden – entweder durch Zeitarbeitende oder eben intern, durch Überstunden von Kolleg:innen. Kund:innen müssen auf Produkte oder Dienstleistungen warten, mit negativen Folgen für das Ansehen des Unternehmens. Durch die allmählich wachsende Unzufriedenheit der Beschäftigten wird das Betriebsklima beeinflusst. Dienstleistungen, Services oder Produkte können nur mit Verzögerung ausgeliefert werden. Damit wird eine Spirale in Gang gesetzt, die im schlimmsten Fall zu weiteren Krankmeldungen führt – eine schleichender Prozess, der die Existenz von Organisationen bedrohen kann.

Aus diesem Grund sollte HR die Krankheitsquote stets im Blickfeld behalten. Sie gibt Aufschluss zu grundlegenden Probleme in der Organisation, zur Zusammensetzung des Personals aber auch zu den herrschenden Arbeitsbedingungen.

Zur Einordnung der Krankheitsquote im eigenen Unternehmen kann HR als vergleichende Kennzahl den durchschnittlichen Krankenstand in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) heranziehen. Der Krankenstand gibt an, wie viel Prozent der in der GKV versicherten Erwerbstätigen an einem Kalendertag durchschnittlich arbeitsunfähig erkrankt waren. Der durchschnittliche Krankenstand liegt laut Bundesgesundheitsministerium für die ersten acht Monate des Jahres 2023 bei rund 5,62 Prozent und damit deutlich über dem Wert der letzten Jahre (4,3 Prozent).

Wie viele Krankheitstage pro Jahr sind normal?

Krankheitsquote auf einen Blick sehen

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HR-Tipp: Verwechseln Sie die Krankheitsquote auf keinen Fall mit der Fehlzeitenquote. Auch letztgenannte ist eine wichtige Kennzahl im Personalcontrolling und Fehlzeitenmanagement, umfasst allerdings sämtliche Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden. Fehlzeiten können demnach nicht nur krankheitsbedingt sein, sondern auch aus Urlaub sowie Fort- und Weiterbildungen oder aus Mutterschutz resultieren.

Die Berechnung der Krankheitsquote im Unternehmen ist kein mathematisches Zauberwerk. Sie können für die Berechnung der Krankheitsquote folgende Formel anwenden:

Formel Berechnung Krankheitsquote

((Fehltage aufgrund von Krankheit)/(Soll-Arbeitstage)) * 100 %

Das Unternehmen A mit Sitz in Bayern hat 25 Mitarbeitende. HR möchte die Krankheitsquote für den Monat März berechnen. Der März hat für alle Beschäftigten im Unternehmen 23 Soll-Arbeitstage. Zwei Mitarbeitende waren jeweils drei Tage krank, eine Mitarbeiterin vier Tage und zwei weitere jeweils 5 Tage krank. Aus diesen Werten ergibt sich im Unternehmen A für den Monat März folgende Krankheitsquote:

((3 Tage + 3 Tage + 4 Tage + 5 Tage + 5 Tage)/(23 Sollarbeitstage * 25 Mitarbeitende)) * 100 % = 3,48 % Krankheitsquote

Die Krankheitsquote kann nach mehreren Kriterien aufgeschlüsselt werden – etwa nach Alter, Geschlecht, Kostenstellen, Abteilung und Senioritätsgrad der Positionen.

Grundsätzlich sollte geklärt sein, inwieweit die Sollarbeitstage von langzeiterkrankten Kolleg:innen (ab dem 42. Arbeitstag) im Einzelfall in die Krankheitsquote einfließen.

Vorsicht vor Burnout – so packen Sie das Problem bei der Wurzel

Wie interpretiert HR die Krankheitsquote im Unternehmen? Zunächst einmal ist es wichtig festzuhalten, dass die Krankheitsquote für einen Monat lediglich eine Momentaufnahme darstellt. Deshalb muss die Quote über einen zu definierenden, längeren Zeitraum hinweg beobachtet und analysiert werden. Im nächsten Schritt gilt es, auf Basis der erhobenen Daten passende Fragen zu stellen und in der Folge mit Maßnahmen korrigierend einzugreifen.

Mögliche Fragestellungen können sein:

• Liegt unsere Krankheitsquote über, unter oder im Branchendurchschnitt?

• Gibt es bei uns Bereiche, Betriebe oder Abteilungen mit auffällig hoher Krankheitsquote?

• Wie hoch ist der Anteil von Langzeiterkrankten? Verzerren diese das Gesamtbild?

• Gibt es Zusammenhänge zwischen der Anzahl möglicher Betriebsunfälle und daraus resultierenden Fehltagen?

• Gibt es Auffälligkeiten bei bestimmten Altersgruppen?

• Ist die Krankheitsquote in Teams bestimmter Führungskräfte höher als bei anderen?

• Gibt es unerkannte Belastungsfaktoren oder Gefährdungspotenzial, das zu einer erhöhten Krankheitsquote führt?

Beachten Sie: Die individuellen Grundbedingungen pro Betrieb oder Unternehmen müssen bei der Interpretation der Krankheitsquote unbedingt berücksichtigt werden.

Krankschreibung – das geht auch rückwirkend

Krankheitstage mühelos verwalten

In Personio können Mitarbeitende ihre Krankheitstage selbst eintragen und Atteste hochladen – die Führungskraft bestätigt die Abwesemheit nur noch. Vergisst ein:e Mitarbeiter:in einmal, den Nachweis zur Krankmeldung hochzuladen, erinnert ihn das System daran.

Krankmeldungen leichter verwalten

Ob eine Krankheitsquote niedrig, normal oder hoch ist, liegt im Auge des individuellen Betrachters. Als orientierende Vergleichswerte sollten Sie immer Krankheitsquoten aus früheren Jahren, aber auch von anderen Unternehmen der gleichen Branche heranziehen. Auch saisonale Schwankungen wie z.B. durch Grippewellen o.ä. müssen immer berücksichtigt werden.

Wenn die Krankheitsquote nicht mehr im akzeptablen Bereich liegt, hat dies Auswirkungen auf das Unternehmen und auf dessen „Gesundheit“. Eine Krankheitsquote von mehr als 5 Prozent wird landläufig als hoch bezeichnet. Eine derart hohe Quote deutet auf grundlegende Probleme und Ursachen innerhalb des Unternehmens hin, die wir im folgenden Abschnitt erläutern.

Das ist der korrekte Weg der Krankschreibung

Die Ursachen für eine hohe Krankheitsquote sind vielfältig. Externe Faktoren sind etwa Krankheitswellen, die saisonal auftreten (Grippe, Allergien). Davon sind die meisten Unternehmen in einem ähnlichen Ausmaß betroffen. Entgegenwirken können Unternehmen hier etwa durch regelmäßige Gesundheitsangebote für Mitarbeitende wie z.B. Impfungen.

Interne Ursachen für eine hohe Krankheitsquote müssen von HR unbedingt identifiziert und effektiv bekämpft werden. Diese Ursachen können sich massiv auf die Quote auswirken:

• schlechte bzw. unterdurchschnittliche Bezahlung

• suboptimale Arbeitsbedingungen

• körperliche und/oder psychische Belastungen am Arbeitsplatz (die etwa zu Depressionen führen können)

• nicht-ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze bzw. Arbeitsstätten

• Gefährdungen unterschiedlichster Art (z.B. mechanisch, elektrisch, chemisch, thermisch, Lärm etc.)

• Mobbing oder Gewalt am Arbeitsplatz

• hoher Leistungsdruck

• Anforderungen einzelner Jobs und individuelle Qualifikation der Mitarbeitenden sind nicht deckungsgleich (Unter- bzw. Überforderung)

• ungenügende Arbeitsorganisation z.B. intransparente Abläufe, unklare Verantwortlichkeiten, mangelhafte Unterstützung in Extremsituationen

• mangelhaftes, weil nicht mitarbeiterorientiertes Führungsverhalten

• schlechtes Betriebsklima

• Arbeitszeiten nicht optimal verteilt (auch in Verbindung mit Ruhe- und Pausenzeiten, Schichtarbeit etc.)

Damit Sie eine möglicherweise zu hohe Krankheitsquote in Ihrem Unternehmen senken können, muss HR in der Lage sein, Belastungen und Ursachen rasch zu erkennen.

Dafür bieten sich z.B. Mitarbeiterbefragungen und Befragungen zur psychischen und physischen Gefährdungsbeurteilung an. Diese Umfragen sollten in regelmäßigen Abständen wiederholt werden, um die Wirksamkeit beschlossener und umgesetzter Maßnahmen überprüfen zu können.

Sorgen Sie dafür, dass die Arbeitsplätze möglichst sicher und vor allem ergonomisch gestaltet sind. Arbeitsschutz ist kein nice to have.

Hierfür ist eine funktionierende, offene und transparente Kommunikation Gold wert. Wenn Führungskräfte und Mitarbeitende eine Atmosphäre der gegenseitigen Wertschätzung und des Respekts pflegen, wirkt sich dies garantiert positiv auf Ihre Krankheitsquote auf.

Entwickeln Sie ein Gesundheitsprogramm, das ausnahmslos alle Mitarbeitenden nutzen können. Die vergünstigte Mitgliedschaft im Fitnessstudio, Yoga-Kurse, Massage- und Entspannungsangebote, Vorsorgeuntersuchungen oder Impfangebote zeigen Ihren Mitarbeitenden einerseits, dass Sie das Thema Gesundheit am Arbeitsplatz ernst nehmen – andererseits verankern Sie damit ein neues Gesundheitsbewusstsein in der Belegschaft.

Wenn sich Mitarbeitende unter- oder überfordert fühlen, wartet die nächste Krankschreibung direkt um die Ecke. Kümmern Sie sich in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachabteilungen darum, dass jeder Mitarbeitende mit seinen Aufgaben zufrieden ist. Sollte Bedarf an Nachqualifikation herrschen, bieten Sie Fortbildungen an. Merken Sie, dass Kolleg:innen unterfordert sind, sollten Sie eine mögliche Karriereentwicklung thematisieren.

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