Krankmeldung & Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Für die Krankmeldung gibt es keine formalen Vorgaben. Arbeitnehmer:innen können im Unternehmen anrufen und Bescheid geben oder alternativ eine E-Mail schreiben. Sie können auch jemanden beauftragen, für sie die Nachricht zu überbringen, oder selbst beim Arbeitgeber vorbeigehen, wenn es der Gesundheitszustand zulässt.

Allerdings können Sie als Arbeitgeber die Einhaltung bestimmter Formalitäten verlangen. Wenn die Prozesse im Unternehmen es beispielsweise nicht zulassen, dass permanent E-Mails gelesen werden, kann der Arbeitgeber vorschreiben, dass die Krankmeldung auf telefonischem Wege stattzufinden hat, da nur so der reibungslose Ablauf im Unternehmen sichergestellt werden kann. In diesem Fall dürfen sich Arbeitnehmer:innen aber bei der Krankmeldung „vertreten“ lassen, beispielsweise durch ein Familienmitglied.

Das Entgeltfortzahlungsgesetz – genauer gesagt § 5 „Anzeige- und Nachweispflichten“ – schreibt Arbeitnehmer:innen vor, den Arbeitgeber im Krankheitsfall unverzüglich durch eine Krankmeldung zu informieren. In der Regel wird die Krankmeldung also fällig, sobald Arbeitnehmer:innen die Arbeitsunfähigkeit feststellen. 

Gut zu wissen: Ist die Zustellung der Krankmeldung beispielsweise durch einen Auslandsaufenthalt nur verzögert möglich, obliegt es den Arbeitnehmenden, dafür zu sorgen, dass die Nachricht den Arbeitgeber schnellstmöglich erreicht. 

Mit Stichtag 1. Januar 2023 wurde der sogenannte „gelbe Schein“ durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt. Arztpraxen übermitteln nun alle Informationen zur Krankschreibung digital an Krankenversicherungen, die wiederum alle Daten für Arbeitgeber bereitstellen. Arbeitgeber müssen diese Daten selbst abrufen.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird im Regelfall für alle gesetzlich versicherten Mitarbeitenden verpflichtend ausgestellt, wenn diese für einen Zeitraum von mehr als drei Tagen erkrankt sind. 

Keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten unter anderem:

• Minijobber:innen, die im Privathaushalt angestellt sind

• Privatversicherte

Diese Arbeitnehmergruppen müssen weiterhin eine Krankschreibung in Papierform einreichen.

Gut zu wissen: Ärzte und Ärztinnen, die nicht Teil der vertragsärztlichen Versorgung sind, haben keine Möglichkeit zur Erstellung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Krankmeldungen für jede:n einfach gestalten

In Personio können Mitarbeiter ihre Krankheitstage selbst eintragen und Atteste hochladen. Vergisst ein Mitarbeiter einmal, den Nachweis zur Krankmeldung hochzuladen, erinnert ihn das System daran.

Krankmeldungen leichter melden

Die Ausstellung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unterscheidet sich kaum von der herkömmlichen Krankschreibung. 

Erkrankte Arbeitnehmer:innen suchen eine Arztpraxis auf und lassen sich untersuchen. In der Folge stellt die Ärztin bzw. der Arzt eine Krankschreibung aus, die über die Erkrankung und ihre prognostizierte Dauer informiert.

Die hauptsächliche Neuerung besteht darin, dass die Krankschreibung direkt an die Krankenkasse übermittelt wird und Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr in Papierform erhalten, sondern diese online bei der Krankenkasse der Arbeitnehmer:innen abrufen. 

Lesetipp: Alle Details zur eAU!

Von der Krankmeldung zu unterscheiden ist die Krankschreibung. Die Krankmeldung erfolgt durch die Arbeitnehmer:innen selbst. Sie ist nur die Information über die Krankheit an den Arbeitgeber. Sie kann und muss daher auch dann erfolgen, wenn man selbst für einen Gang zur Arztpraxis zu krank ist.

Eine Krankschreibung dagegen wird durch die behandelnde Ärztin bzw. den behandelnden Arzt ausgestellt. Diese:r stellt nach einer Untersuchung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, die beim Arbeitgeber vorgelegt werden kann. Eine Krankschreibung ist spätestens ab dem 4. Tag der Krankheit vorzulegen. Dies ist gesetzlich so vorgeschrieben.

Im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung kann jedoch verfügt werden, dass Arbeitnehmer:innen schon früher eine Krankschreibung vorzulegen haben. Tatsächlich darf der Arbeitgeber sogar eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Tag per Arbeitsanweisung verlangen, und das ohne Angabe von Gründen. Dies passiert meistens dann, wenn der Arbeitgeber den Verdacht hat, dass Arbeitnehmer:innen die Regelung ausnutzen, sich zu häufig krankmelden und sich auf diese Weise zusätzliche freie Tage verschaffen möchten.

Natürlich können Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen auch vereinbaren, dass die Krankschreibung nicht am 4. Tag der Krankheit, sondern erst später zu erfolgen hat. Besonders in kleineren Unternehmen, in denen man jeglichen bürokratischen Aufwand für alle Beteiligten vermeiden möchte, kommen solche Vereinbarungen vor. Für spätere Ansprüche ist es jedoch aus Arbeitnehmersicht dennoch sinnvoll, sich die Arbeitsunfähigkeit ab dem 4. Tag ärztlicherseits bestätigen zu lassen.

Viele Unternehmen verzichten bewusst auf die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Tag, um so ihren Mitarbeiter:innen den Arztbesuch zu ersparen und auch um lange Krankschreibungen zu verhindern.

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Üblicherweise erfolgt die Krankmeldung in der Personalabteilung oder bei direkten Vorgesetzten. Solange nichts anderes vereinbart ist, ist der Arbeitgeber in der Pflicht, eine Krankmeldung auch ohne ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu akzeptieren. Hat der Arbeitgeber den Verdacht, dass ein:e Arbeitnehmer:in zu locker mit Krankmeldungen umgeht, muss er zunächst eine entsprechende Anweisung formulieren, bevor er bei der nächsten Krankheit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Tag verlangen kann.

Im Idealfall erfolgt die telefonische Krankmeldung noch vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. Während des Telefongesprächs gilt es, den Arbeitgeber über das Auftreten einer Erkrankung und über deren voraussichtliche Dauer in Kenntnis zu setzen. Eine Aussage zur Art der Erkrankung muss der/die Arbeitnehmende jedoch nicht machen. 

Da die Krankmeldung möglichst frühzeitig beim Arbeitgeber einzugehen hat, sollte die Krankmeldung per E-Mail unbedingt an eine Mailadresse gesendet werden, die der Arbeitgeber regelmäßig abruft. 

Sehr geehrte:r Frau/Herr [Arbeitgeber/Vorgesetzte:r],

ich informiere Sie im Rahmen dieser Krankmeldung darüber, dass ich erkrankt bin und heute nicht zur Arbeit erscheinen werde. Nach meinem Arzttermin heute um XX Uhr werde ich Ihnen mitteilen, für wie viele Tage ich krankgeschrieben bin. 

Mit freundlichen Grüßen

[Name Arbeitnehmer:in] 

Atteste automatisch generieren

Sie möchten sich die Extra-Arbeit sparen, jede Krankschreibung einzeln bei den Versicherungsgesellschaften anzufordern? Mit der Verknüpfung zwischen Personio und DATEV ist das kein Problem, denn Atteste werden automatisch in die Mitarbeiterakte geladen.

Krankheitschreibungen mit Personio managen

Manchmal ist es das Unternehmen, manchmal sind es die Kolleg:innen und manchmal hat man einfach keine Lust mehr auf den Job. Wenn Mitarbeiter:innen unzufrieden sind, kann sich das in den Fehltagen niederschlagen. Denn wer geht gerne zur Arbeit, wenn alles nervt – dann lieber fernbleiben. Hier gilt es mit einem effektiven Fehlzeitenmanagement entgegen zu steuern.

Eine Studie des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) hat in ihrem Fehlzeiten- Report 2018 herausgefunden: Sehen Mitarbeiter:innen keinen oder nur ein wenig Sinn hinter dem, was sie tun, wirkt sich das auf ihre Gesundheit aus. Denn sie fehlten im untersuchten Jahr häufiger, und zwar im Schnitt an 19,6 Tagen, ihre zufriedenen Kolleg:innen dagegen nur an 9,4 Arbeitstagen. 

Bleiben Arbeitnehmer:innen der Arbeit aufgrund von Krankheit fern, so müssen sie alles unterlassen, was ihre Genesung verzögern könnte. Besuche in der Apotheke oder im Supermarkt sind also möglich, sofern von ärztlicher Seite keine strikte Bettruhe verordnet wurde. Ausgiebiges Feiern auf einer Party dagegen dürfte die Genesung verzögern. Davon sollten Arbeitnehmer:innen demnach dringend absehen, wenn sie krankgemeldet sind.

Dies ist unabhängig davon, ob sie sich selbst krankgemeldet haben oder ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arzt vorliegt. Wer der Arbeit aufgrund von Krankheit fernbleibt, ist in der Verantwortung, alles dafür zu tun, schnellstmöglich wieder gesund und damit arbeitsfähig zu werden.

Im Fall einer vorzeitigen Genesung dürfen Arbeitnehmer:innen zum Arbeitsplatz zurückkehren, bevor die Krankschreibung bzw. die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abgelaufen ist, und das auch ohne zusätzliche ärztliche Bescheinigung. Anders als oft vermutet, ist man als Arbeitnehmer:in dann trotzdem ganz normal unfall- und krankenversichert.

Lesetipp: Dies gilt es beim Arbeiten trotz Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu beachten.

Gut zu wissen: Der Urlaubsanspruch bleibt erhalten, sofern Arbeitnehmer:innen ihre Krankheit ordnungsgemäß melden und bescheinigen.

Während der Zeit der Krankmeldung haben Arbeitnehmer:innen einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Während der ersten sechs Wochen erfolgt dies durch den Arbeitgeber. Anschließend springt die Krankenkasse der Arbeitnehmenden ein. Das durch die Krankenkasse ausgezahlte Krankengeld beträgt in der Regel 70 Prozent des letzten Bruttogehalts, jedoch maximal 90 Prozent des Nettogehalts.

Einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bedarf es in der Regel erst ab dem vierten Tag. Anspruch auf eine Krankmeldung hat der Arbeitgeber gemäß § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes jedoch ab dem ersten Tag.

Arbeitnehmer:innen sind gesetzlich dazu verpflichtet, sich bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung beim Arbeitgeber krankzumelden. Die Krankmeldung ist dabei unverzüglich vorzunehmen. 

Im Rahmen einer Krankmeldung teilen Arbeitnehmende ihrem Arbeitgeber mit, dass und wie lange sie voraussichtlich krank sein werden. Im Idealfall ist eine Krankmeldung knapp und präzise formuliert. 

Für die Form der Krankmeldung gibt es zunächst keine allgemein verbindliche Form. Wurde vom Arbeitgeber nichts anderes vorgegeben, kann man sich sowohl telefonisch als auch per E-Mail oder durch eine vertretende Person krankmelden. 

Wenn nicht anders vom Arbeitgeber verfügt, können Arbeitnehmer:innen ihre Krankmeldung telefonisch, per E-Mail, durch Dritte oder sogar persönlich dem Arbeitgeber zukommen lassen.