Gesetzliche Kündigungsfrist: Was gilt für Arbeitnehmer & -geber?

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert den Begriff „Kündigungsfrist“ als „Zeitspanne zwischen Kündigungserklärung und der daraus resultierenden Vertragsbeendigung“. Die grundlegenden Kündigungsfristen werden vom Gesetzgeber festgelegt und sind in § 622 BGB zu finden.

Doch warum benötigt man überhaupt eine (gesetzliche) Kündigungsfrist? Ohne eine solche Frist hätte keine der beiden Vertragsparteien die Chance, sich rechtzeitig und mit ausreichend Vorlauf nach einem/einer neuen Vertragspartner:in – also Arbeitnehmer:in oder Arbeitgeber – umzusehen. 

Gut zu wissen: Eine Kündigungsfrist müssen die Vertragsparteien nur bei ordentlichen Kündigungen einhalten – eine außerordentliche fristlose Kündigung kennt keine Kündigungsfrist.

Souveräne Austrittsgespräche nach der Kündigung führen

Wenn es doch zu einer Kündigung kommen sollte, eignen sich Austrittsgespräche, um die Beweggründe der Angestellten zu erfahren und letztes Feedback einzusammeln. Das können Sie für zukünftige Optimierungsmaßnahmen nutzen.

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Die Kündigungsfrist kann sich sowohl aus dem Arbeitsrecht als auch aus einem anwendbaren Tarifvertrag oder dem individuellen Arbeitsvertrag ergeben. Als Basis dienen jedoch in jedem Fall die gesetzlichen Vorgaben.

Bei Kündigung durch Arbeitnehmer:innen beträgt die Mindestkündigungsfrist vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats – bzw. zwei Wochen während der Probezeit. 

Die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitnehmer:innen dürfen verlängert werden, aber niemals die Frist überschreiten, die der Arbeitgeber einzuhalten hat – so wird es im Bürgerlichen Gesetzbuch § 622 Absatz 6 verfügt. 

Während die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitnehmer:innen sich nach Ablauf der Probezeit nicht weiter erhöhen, staffeln sich die Fristen für eine Kündigung durch den Arbeitgeber wie folgt: 

Quelle: § 622 Abs. 2 BGB (Stand: März 2024)

Gut zu wissen: Im Sinne der Gleichbehandlung hat der Europäische Gerichtshof bereits 2010 entschieden, dass auch jene Zeiten zur Betriebszugehörigkeit zu rechnen sind, in denen Arbeitnehmer:innen bereits vor ihrem 25. Geburtstag bei einem Unternehmen beschäftigt waren.

Auch die gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitgeber kann im Rahmen des Arbeitsvertrags adaptiert, aber auf keinen Fall verkürzt werden. Eine eventuell verlängerte Kündigungsfrist gilt ebenfalls verbindlich für beide Vertragsparteien.

Ausnahme: In kleineren Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeiter:innen sind keine Kündigungstermine zum 15. eines Monats oder zum Monatsende einzuhalten. Diese Unternehmen können Mitarbeiter:innen an jedem beliebigen Tag kündigen – mit einer Frist von 4 Wochen.

Damit sich bei der Berechnung der Kündigungsfrist kein Fehler einschleicht, geht man idealerweise Schritt für Schritt vor.

Um die im konkreten Fall anwendbare Kündigungsfrist zu ermitteln, ist zunächst entscheidend, ob eine gesetzliche oder vertragliche Fristenregelung vorliegt.

Die gesetzlichen allgemeinen Kündigungsfristen (§ 622 BGB) gelten nur, wenn: 

• der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag keine anderen – für die Mitarbeiter:innen günstigeren – Regelungen oder Sonderbestimmungen enthält, 

• keine besonderen Gesetzesregelungen greifen und 

• gegen den Arbeitgeber kein Insolvenzverfahren eröffnet ist.

Für eine akkurate Berechnung der (gesetzlichen) Kündigungsfrist gilt es, sowohl das exakte Datum des Kündigungszugangs als auch das Fristende zu bestimmen. Dies funktioniert wie folgt:

• Datum des Kündigungszugangs: Das Datum, an dem die schriftliche (!) Kündigung bei dem/der Arbeitnehmer:in eingeht, dient als Grundlage für die Berechnung der Kündigungsfrist – unabhängig davon, welches Datum das Kündigungsschreiben selbst trägt. Der Tag, an dem der/die Arbeitnehmer:in die Kündigung erhält, wird dabei nicht in die Berechnung der Frist einkalkuliert. Stattdessen zählt erst der darauffolgende Tag. (§§ 187 ff. BGB) Sonn- und Feiertage werden wie ganz normale Arbeitstage mitgezählt.

• Fristende: Meist gilt eine Kündigungsfrist nach Wochen oder Monaten, wobei als Stichtag der 15. eines Monats oder das Monatsende angegeben wird. Im § 188 BGB heißt es, die (Kündigungs-)Frist endet „mit dem Ablauf desjenigen Tages der letzten Woche oder des letzten Monats, der durch seine Benennung dem Tage entspricht, in den das Ereignis oder der Zeitpunkt fällt“.

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Wann genau der letzte Arbeitstag eines/einer Mitarbeitenden im Unternehmen vonstattengeht, hängt neben der Kündigungsfrist unter anderem vom verbleibenden Urlaubsanspruch ab. Mitunter reduzieren sich auf diese Weise die restlichen Arbeitstage. Unter Umständen bietet es sich an, verbleibende Urlaubstage auszuzahlen. 

Den Urlaubsanspruch bei Kündigung richtig berechnen – so klappt’s!

Damit Sie ein besseres Gefühl für die Feinheiten der (gesetzlichen) Kündigungsfristen bekommen, werden im Folgenden drei unterschiedliche Szenarien entworfen:

• Beispiel 1: Sie möchten einer Mitarbeiterin, die seit einem Jahr im Unternehmen beschäftigt ist, ordentlich zum 30. November kündigen. Dann müssen Sie die Kündigung mit einer Frist von vier Wochen (28 Tage) aussprechen – also spätestens am 2. November. Der Tag des Zugangs der Kündigung (in diesem Fall der 2. November) zählt nicht zur Kündigungsfrist hinzu, die Frist läuft also ab dem 3. November.

• Beispiel 2: Ein Mitarbeiter ist bereits mehr als zwei Jahre in Ihrem Unternehmen beschäftigt. Wenn Sie ihm zum 30. November kündigen möchten, muss die Kündigung mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende ausgesprochen werden – also am 31. Oktober des laufenden Jahres.

• Beispiel 3: Eine Mitarbeiterin ist dem Unternehmen seit 17 Jahren verbunden. Ihr soll zum 31. Dezember ordentlich gekündigt werden. Hier gilt die gesetzliche Kündigungsfrist von 6 Monaten zum Monatsende. Sie müssen also bis zum 30. Juni gekündigt haben, um keinen Fehler bei der Berechnung der Kündigungsfrist zu machen.

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Gemäß § 626 des BGB „Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund“ ist es sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgebern möglich, ein Dienstverhältnis fristlos zu beenden. Allerdings nur dann, wenn eine Fortführung des Arbeitsvertrags bis zur Vollendung der regulären Kündigungsfrist unter Berücksichtigung der Interessen beider Parteien nicht zumutbar ist. Damit eine Kündigung fristlos – also ohne die Einhaltung von gesetzlichen oder (tarif-)vertraglichen Kündigungsfristen – erfolgen kann, muss demnach ein schwerwiegender Grund vorliegen: Im Regelfall handelt es sich dabei um einen Pflichtverstoß. 

§ 626 BGB besagt außerdem, dass die Kündigung dem/der Betroffenen binnen zwei Wochen, nachdem die Verantwortlichen Kenntnis vom Fehlverhalten erlangt haben, schriftlich zugestellt werden muss. 

Beispiel: Ein:e Arbeitnehmer:in hat ein anderes Teammitglied körperlich angegriffen. Sobald Sie als Arbeitgeber dessen gewahr werden, bleiben Ihnen genau zwei Wochen Zeit, um die außerordentliche fristlose Kündigung schriftlich zu formulieren und dem/der betroffenen Angestellten zukommen zu lassen.

Wichtig: Liegt ein „kleineres“ Vergehen vor, das nicht mit einer Straftat, einer massiven Beleidigung oder einem schweren Vertrauensmissbrauch einhergeht, bedarf es in der Regel einer vorhergehenden Abmahnung, bevor eine außerordentliche fristlose Kündigung als letztes Mittel infrage kommt. 

Lesetipp: Außerordentliche Kündigung – Praxistipps und Fallstricke

In ausgewählten Situationen gilt es, im Hinblick auf eine angestrebte Kündigung(-sfrist), gesetzliche Sonderregelungen zu kennen und zu beachten:

Während der Probezeit, die bis zu sechs Monate dauern kann, haben beide Vertragspartner:innen die Möglichkeit, mit einer Kündigungsfrist von 2 Wochen zu jedem beliebigen Tag zu kündigen – und zwar ohne Angabe von Gründen. Eine Kündigung kann demnach auch noch am letzten Tag der Probezeit ausgesprochen werden.

Fallstrick für HR: Diese stark verkürzte Kündigungsfrist gilt nur dann, wenn Sie im Arbeitsvertrag explizit darauf hinweisen.

Kündigungsgründe – das sollten Sie wissen!

Bei schwerbehinderten Arbeitnehmer:innen beträgt die im § 169 SGB IX festgelegte Mindestkündigungsfrist ebenfalls 4 Wochen und entspricht zunächst einmal grundsätzlich der Kündigungsfrist der Kolleg:innen. Von besonderer Bedeutung ist diese Regelung jedoch, wenn ein geltender Tarifvertrag eine kürzere Frist als jene 4 Wochen vorsieht. Vor der Kündigung eines/einer schwerbehinderten Mitarbeitenden müssen Sie zusätzlich noch einen Antrag beim Integrationsamt stellen; ohne dessen Zustimmung ist die Kündigung unwirksam.

In einem laufenden Insolvenzverfahren beträgt die Kündigungsfrist für beide Seiten maximal 3 Monate zum Monatsende – unabhängig davon, wie lange der/die Arbeitnehmer:in schon im Unternehmen beschäftigt ist. (§ 113 S. 2 InsO)

Vorlage: Kündigungsschreiben erstellen

Mithilfe dieser Vorlage können Sie Mitarbeitende ordentlich kündigen. Sie erhalten eine anpassbare Word-Vorlage mit wichtigen Fristen und Inhalten sowie optionale Textbausteine zu Freistellung und Betriebsrat.

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Bei einem befristeten Arbeitsvertrag sieht das Arbeitsrecht keine Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung vor – der Arbeitsvertrag endet zum vereinbarten Zeitpunkt. In diesem Fall erübrigt sich jede Kündigungsfrist, da der Vertrag ohnehin automatisch ausläuft. Aber: Sie können im Arbeitsvertrag stets abweichende Regelungen treffen.

Kündigung im Krankheitsfall – wann ist sie rechtens?

Wenn Sie als HR eine Kündigungsfrist falsch berechnet haben, ergeben sich daraus möglicherweise Konsequenzen. Diese sind unter anderem abhängig von der Formulierung der Kündigung und vom Einzelfall:

• Fall 1 – Sie haben erstens den Zeitpunkt der Kündigung falsch berechnet und zweitens folgende oder eine vergleichbare Formulierung gewählt: „Wir kündigen hiermit das Arbeitsverhältnis zum 31. Dezember 2024.“ Daraus lässt sich nicht unmittelbar ablesen, dass Sie die Kündigung auch zu einem anderen Zeitpunkt avisiert hätten. Der/Die Arbeitnehmer:in kann Kündigungsschutzklage erheben.

• Fall 2 – Sie haben die Kündigungsfrist falsch berechnet und dabei folgende oder vergleichbare Formulierung gewählt: „Wir kündigen hiermit das Arbeitsverhältnis fristgemäß zum 31. Dezember 2024.“ Das kleine Wort „fristgemäß“ zeigt an, dass Sie als HR bestrebt sind, die vorliegende und maßgebliche Kündigungsfrist einzuhalten. Das fehlerhafte Kündigungsdatum wird in diesem Fall durch das rechtlich zulässige ersetzt.

• Fall 3 – Sie haben die Frist falsch berechnet, jedoch lautet die gewählte Formulierung: „Wir kündigen hiermit das Arbeitsverhältnis zum 31. Dezember 2024, hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.“ Die Kündigung ist durch den Zusatz wirksam – und zwar zum nächstmöglichen Termin. 

• Fall 4 – Mit folgender Formulierung begeben Sie sich rechtlich auf sehr dünnes Eis: „Wir kündigen hiermit das Arbeitsverhältnis zum nächstmöglichen Termin.“ Eine derartige Kündigung kann unwirksam sein, weil sie nicht eindeutig angibt, wann Sie das Beschäftigungsverhältnis beenden möchten. Personio begleitet Sie vom Recruiting bis zur Kündigung und unterstützt Sie unter anderem dabei, die Daten Ihrer Mitarbeiter:innen übersichtlich zu verwalten und somit wichtige (Kündigungs-)Fristen stets im Blick zu behalten. Testen Sie Personio jetzt 14 Tage kostenlos.

Gemäß § 622 BGB betragen die gesetzlichen Kündigungsfristen nach Ablauf der Probezeit vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats – sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch für Arbeitgeber. Dauert das Arbeitsverhältnis zwei Jahre oder länger an, erhöhen sich die Kündigungsfristen für den Arbeitgeber in bestimmten Abständen, während die Kündigungsfristen für Arbeitnehmer:innen gleich bleiben. 

Eine dreimonatige Kündigungsfrist zum Ende des Kalendermonats greift ab einer Beschäftigungsdauer von acht Jahren.

Unabhängig davon, ob das Beschäftigungsverhältnis durch den/die Arbeitnehmer:in oder seitens des Arbeitgebers aufgekündigt wird, greifen entweder die gesetzlichen, vertraglichen oder tariflich festgelegten Kündigungsfristen. 

Die Kündigungsfrist beginnt genau einen Tag nach Zustellung des Kündigungsschreibens. Ab diesem Tag gilt es, die entsprechende gesetzliche, tarifliche und arbeitsvertragliche Kündigungsfrist anzuwenden.

Während der Probezeit ist die gesetzliche Kündigungsfrist auf zwei Wochen beschränkt.

Für Minijobber:innen greifen die gleichen gesetzlichen Kündigungsfristen wie bei einer Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung.

• Änderungskündigung

• Betriebsbedingte Kündigung

• Kündigung nach der Elternzeit

• Kündigung während der Elternzeit

• Kündigungsfrist Minijob

• Kündigung wegen Krankheit

• Massenentlassung

• Massenentlassungsanzeige

• Ordentliche Kündigung

• Probezeitkündigung

• Personenbedingte Kündigung

• Quiet Firing

• Verdachtskündigung

• Verhaltensbedingte Kündigung