Kündigungsgespräch führen: So bereiten Sie sich richtig vor

Warum darauf achten, wie das Kündigungsgespräch verläuft? Der Mitarbeiter verlässt uns doch sowieso. Wer seine Trennungskultur nach diesem Prinzip aufstellt, schadet sich nur selbst. Denn gekündigte Mitarbeiter neigen eher zur schlechten Nachrede. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie ihrem Ärger auf privater oder öffentlicher Ebene (soziale Medien, Arbeitgeber-Bewertungsportale) Luft machen. Das Image leidet in jedem Fall, denn ausscheidenden Mitarbeitern wird eine hohe Glaubwürdigkeit zugesprochen.

Auch intern: Kollegen stehen sich nahe. Wenn einer von ihnen auf eine kränkende Art und Weise entlassen wird, spricht sich das schnell herum. Die Folge: schlechtes Betriebsklima, fehlende Motivation und Leistungs- bzw. Produktivitätsabfall. Mit einem Kündigungsgespräch, das Wertschätzung sowie Empathie zeigt, minimieren Sie den Frust bei Ihrem ausscheidenden Mitarbeiter und negativen Folgen entgegen.

Die erste Wahl sollte immer die Führungskraft sein. Als Vorgesetzter kennt er die private Situation sowie die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters am besten, z. B. aus vergangenen Feedbackgesprächen. Das gibt ihm die Möglichkeit, evtl. darauf einzugehen und mehr Empathie zu zeigen.

Das Kündigungsgespräch sollte die Führungskraft aber nie alleine durchführen. Aus drei Gründen sollte immer auch ein Vertreter aus der Personalabteilung dabei sein:

1. HR Manager kennen sich besser mit der rechtlichen Lage aus. Wenn Fragen dazu aufkommen, können Sie sie noch im Gespräch beantworten.2. Personaler können vermitteln. Wenn der Mitarbeiter sehr emotional reagiert, kann HR die Situation beschwichtigen.3. Stichpunkt “extreme Situation”: Vor allem wenn die Kündigung personen- oder verhaltensbedingt ist, können sich Mitarbeiter persönlich angegriffen fühlen. Das Resultat kann eine Klage sein. HR kann als dritte Partei als Zeuge dienen, wenn das Gespräch aus dem Ruder läuft.

Ein Kündigungsgespräch ist keine Sache, die man mal eben abhaken kann. Keiner überbringt gerne schlechte Nachrichten. Zu gerne würden Führungskräfte Kündigungsgespräche deshalb an Personaler delegieren. Denn: “Solche fair zu führen, ist so schwer wie Schluss machen.”, sagt Trennungscoach, Roland Jäger. Ein Kündigungsgespräch ist keine Selbstverständlichkeit: Wie fange ich an? Wie fange ich die Reaktion des Mitarbeiters auf? Auch für Führungskräfte ist diese Art von Gesprächen emotional belastend. Oft werden sie dafür aber ins kalte Wasser geschmissen. Die Folge: ein Kündigungsgespräch ohne System, Vorbereitung und der nötigen Wertschätzung. Das wiederum führt zu Frust und Wut beim Mitarbeiter, der eher zu einer üblen Nachrede neigt.

Wie kann HR hier unterstützen? Auch wenn Kündigungsgespräche nicht zum Alltag gehören, sollte jede Führungskraft darin geschult sein. Personaler sind in der Verantwortung, dies im Rahmen eines professionellen Trennungsmanagements sicherzustellen und ein Bewusstsein für respektvolle Kündigungsgespräche zu schaffen. Dabei reicht es nicht aus, sich nur auf Checklisten oder einmalige Seminare zu verlassen. Expertin, Manuela Richter, empfiehlt, Kündigungsgespräche zum regulären Teil der Führungskräfteentwicklung zu machen. Sie sollten generell im “schlechte Nachrichten überbringen” geschult werden, z. B. wenn Urlaubsanträge abgelehnt werden oder Kritik beim Feedbackgespräch zu üben, und nicht einmal kurz vor einer Kündigungswelle.

Bei Kündigungsgesprächen ist entscheidend, was sie sagen und wie sie es sagen. Dafür ist eine gute Vorbereitung nötig. Dies wird der Führungskraft und Ihnen helfen, bei unerwarteten Reaktionen des Mitarbeiters souverän zu reagieren.

Egal, ob Ihre Gründe zur Kündigung betriebs-, verhaltens- oder personenbedingt sind: Sie müssen vor dem Mitarbeiter argumentieren und belegen können, warum Sie ihn kündigen. Listen Sie deshalb die Gründe aus und prüfen Sie, ob die Kündigung auch rechtens ist. Sichern Sie sich dafür über einen Anwalt oder Ihre Rechtsabteilung ab.

Für ein Kündigungsgespräch eignet sich der Montag oder Dienstag, optimalerweise ein Vormittag. Das gibt dem Mitarbeiter Zeit, das Gespräch sacken zu lassen, zeitnah offene Fragen zu stellen und evtl. externes juristisches Feedback einzuholen. An einem Freitagnachmittag wäre das fast unmöglich.

Der übliche “Kündigungsraum” oder das Großraumbüro sollten und dürfen es nicht sein – allein aus Diskretionsgründen. Wählen Sie stattdessen einen Meetingraum, der nicht verglast und hellhörig ist. Außenstehende sollten das Gespräch nicht sehen und vor allem nicht hören können. Alternativ bietet sich auch das Büro der Führungskraft an, wenn vorhanden.

Beim Termin sollten alle wichtigen Unterlagen in schriftlicher Form vorliegen und dem Mitarbeiter mitgegeben werden. Dies umfasst zum Beispiel das Kündigungsschreiben, das Zeugnis und evtl. finanzielle Vereinbarungen, z. B. die Abfindung.

“Wir haben es hier mit Menschen zu tun, also brauchen wir individuelle Ansätze.”, sagt Kündigungs-Coach, Hermann Refisch. Es gibt keine Formel, die für jeden gleich gut funktioniert. Nichtsdestotrotz können und sollten sich Führungskräfte im Vorfeld Gedanken darüber machen, was sie sagen wollen. Konkrete Formulierungen helfen, beim Gespräch den Fokus zu behalten. Floskeln wie “Kopf hoch” und “wird schon” sollte man vermeiden.

Ein Offboarding, das sitzt

Gestalten Sie mit dieser Checkliste ein professionelles Offboarding, das einen letzten guten Eindruck hinterlässt.

Hier Offboarding-Checkliste herunterladen

Die Kündigung ist für Ihren Mitarbeiter eine große psychische Belastung. Die Art und Weise, wie Sie ihm die Botschaft überbringen, beeinflusst im großen Maße, wie Ihr Mitarbeiter die Kündigung aufnimmt. Gestalten Sie das Gespräch also fair und rücksichtsvoll. Heißt konkret: klar, eindeutig und transparent kommunizieren, sachlich und objektiv bleiben und den Mitarbeiter höflich und wertschätzend behandeln. Beachten Sie diese acht Punkte und geben Sie sie Ihrer Führungskraft an die Hand.

1. Der Ablauf Generell gilt: Seien Sie ehrlich! Das fängt beim Betreff in der Einladung an und sollte sich durchziehen, bis das Gespräch vorüber ist. Zwar sollte im E-Mail-Betreff nicht unbedingt das Wort “Kündigung” fallen, doch irreführende Formulierungen wie “Feedbackgespräch” oder “Mitarbeitergespräch” sollten Sie auch vermeiden. Andernfalls schüren Sie falsche Erwartungen. Erstellen Sie eine Gesprächsstruktur als Leitfaden, an dem Sie sich während des Gesprächs orientieren, z. B.: kurze Begrüßung, Kündigung aussprechen, Gründe nennen und erklären, Reaktion des Mitarbeiters abwarten und darauf eingehen, nächste Schritte klären, Folgegespräch vereinbaren.

2. Schnell auf den Punkt kommen Reden Sie im Termin nicht lange um den heißen Brei herum. Laut Experten sollte ein Kündigungsgespräch nicht länger als 15 Minuten dauern. Eine lange Einleitung ist zwar freundlich gemeint, aber sie spannt den Mitarbeiter nur unnötig auf die Folter.

Kommunizieren Sie die Kündigung explizit, eindeutig und aktiv. Vermeiden Sie Umschreibungen und Konjunktive. Dies schürt nur Hoffnungen. Benutzen Sie lieber unmissverständliche Begriffe wie “Entlassung” und “Kündigung”. Vermeiden Sie Floskeln wie “Kopf hoch” und “Das packen Sie schon”. Das sind leere Worthülsen ohne emotionalen Charakter.

So nicht: “Es sieht so aus, als würde Ihre Stelle abgebaut werden! ”Stattdessen: “Ich muss Sie leider entlassen! Die Kündigung ist ab [Datum] gültig.”

3. Kündigungsgründe nennen Optimalerweise folgen die Kündigungsgründe nach der eigentlichen Kündigung – innerhalb der ersten fünf Sätze. Ist es betriebs-, personal- oder verhaltensbedingt? Erklären Sie dem Mitarbeiter, was er falsch gemacht hat und warum es gerade ihn getroffen hat.

Nennen Sie konkrete Punkte, zum Beispiel: Leistungs- und Qualitätsabfall, negative Einstellung, Konflikte im Team, zwangsweise Stellenabbau im Unternehmen oder die Schließung von einzelnen Abteilungen. Legen Sie beim letzten Punkt konkrete Zahlen auf den Tisch, warum es gerade ihn getroffen hat, und ziehen Sie Vergleiche mit anderen Mitarbeitern. Die Kündigung muss in jedem Fall für den Mitarbeiter nachvollziehbar sein.

4. Störungen vermeiden Dieser Punkt scheint offensichtlich, aber er ist nicht trivial. Dass der Raum nicht hellhörig sein darf und andere Kollegen nicht reingucken dürfen, sollte gegeben sein. Andere Geräusche wie klingelnde Handys oder anklopfende Kollegen sollten das Gespräch auch nicht unterbrechen. Denn sie machen die Atmosphäre nur noch unangenehmer für den ausscheidenden Mitarbeiter.

5. Auf Reaktionen des Mitarbeiters gefasst sein Es gibt drei grundlegende Reaktionen, auf die sich Führungskräfte vorbereiten sollten: der beherrschte und der emotionale Typ sowie der Verhandler. Der beherrschte Typ wirkt gefasst und sagt nicht viel. Der emotionale Typ wiederum weint oder wird wütend. Der Verhandler wird versuchen, Kompromisse mit Ihnen aushandeln zu wollen oder die Kündigung nach hinten zu verschieben. Führungskräfte sollten hierauf nicht eingehen, sondern standhaft bleiben. Bei sehr emotionalen Reaktionen sollten Sie Anteilnahme, aber kein Mitleid, zeigen.

6. Kontrolle über das Gespräch behalten Egal, wie Ihr Mitarbeiter reagiert: Führungskräfte sind die Gesprächsleiter und sollten immer dafür sorgen, dass das Gespräch in gelenkten Bahnen verläuft. Um nicht von der Reaktion des Mitarbeiters überrascht zu sein, ist auch hier eine Vorbereitung wichtig. Was tun, wenn der Mitarbeiter wütend wird? Wenn er anfängt zu weinen? Oder wenn er handgreiflich wird? Es liegt an der Führungskraft, die Situation zu beruhigen und wieder unter Kontrolle zu bringen.

So sollten Führungskräfte während des Kündigungsgespräch auftreten:

• Höflich, aber nicht zu herzlich: Während des ganzen Gesprächs sollte eine emotionale Distanz bewahrt werden.

• Gefasst und standhaft: Führungskräfte sollten sich nicht durch die Emotionen des Mitarbeiters verunsichern lassen.

• Klar in der Kommunikation, professionell im Verhalten: Egal, wie der Mitarbeiter auf die Kündigung reagiert – Ihre Führungskraft sollte sich nicht auf Streitereien einlassen.

7. Nächste Schritte mit dem ausscheidenden Mitarbeiter klären Eine Kündigung ist eine Ausnahmesituation und stellt den Mitarbeiter erst einmal vor eine Wand. Was passiert nun? Weisen Sie den Mitarbeiter deshalb in die nächsten Schritte ein. Mittlerweile ist es Standard, entlassene Kollegen mit sofortiger Wirkung freizustellen. Es gilt als ein Zeichen der Fairness. Die freie Zeit gibt ihm die Möglichkeit, sich mit der Kündigung abzufinden und sich direkt seiner Zukunft zu widmen. Auch die Kommunikation ans Team, die Übergabe und der anteilige Urlaubsanspruch müssen geklärt werden. Dieser sollte entweder ausgezahlt oder gewährt werden.

Was können Sie als Personaler zusätzlich tun? Bieten Sie Ihrem Mitarbeiter ein Folgegespräch an. Manchmal hilft es, Gedanken in Worte zu fassen und sie zu diskutieren. Als Bindeglied zwischen Management und Mitarbeiter sollten Sie deshalb nach dem Kündigungsgespräch auf den Mitarbeiter zugehen und evtl. offene Fragen klären oder versuchen, seine Sorgen zu reduzieren.

Eine Möglichkeit dafür ist das Austrittsgespräch. In diesem Termin zwischen dem Personaler und dem ausscheidenden Mitarbeiter können Sie letzte Fragen klären und nochmals Feedback vom Mitarbeiter einholen. Nutzen Sie dafür unseren Fragebogen für Austrittsgespräche. Er unterstützt Sie dabei, genug Raum für Emotionen zu lassen und gleichzeitig Learnings dank strukturierter Auswertungen zu ziehen.

8. Sprechen Sie mit verbliebenen Mitarbeitern Bin ich der nächste? Eine Kündigung spricht sich schnell herum – und das verunsichert. Um zu verhindern, dass sie sich negativ auf die Stimmung und Leistung der anderen Kollegen auswirkt, sollten Sie mit dem Team sprechen. Stellen Sie klar, welche Auswirkungen die Kündigung auf das Team, Projekte, Ziele und die Organisation hat. Das beschwichtigt die Situation in den meisten Fällen, gibt den Mitarbeitern einen neuen Motivationsschub und bindet sie wieder stärker ans Unternehmen.

Gute Führungs- und Trennungskultur zeichnet Fairness und Klarheit aus. Dazu zählt auch ein Kündigungsgespräch, das die Arbeit des Mitarbeiters würdigt. Bereiten Sie es zusammen mit Ihrer Führungskraft vor und stellen Sie die Rollen klar auf. Leiten Sie die Führungskraft an und geben Sie Input, wie das Gespräch ablaufen sollte.

Übrigens: Bevor der Mitarbeiter tatsächlich das Unternehmen verlässt, sollten Sie ein Austrittsgespräch mit ihm führen. In diesem Termin klären Sie alle offenen Angelegenheiten und sorgen so für einen positiven Abschied.