Kündigungsschreiben: Vorlage und die wichtigsten Tips

Die Arbeitnehmer in Deutschland profitieren von einem starken Kündigungsschutz, den der Gesetzgeber u.a. im Kündigungsschutzgesetz formuliert hat. Sie als HRler*in müssen auf der Grundlage dieses Gesetzes zahlreiche Formalien und Fristen beachten. Selbst kleinere Formfehler in Ihrem Kündigungsschreiben können schon zur Unwirksamkeit einer Kündigung führen. Dann müssen Sie den zu kündigenden Mitarbeiter weiter beschäftigen.

Im Rahmen einer ordentlichen Kündigung des Arbeitsvertrages können Sie als HR aus drei Gründen kündigen. Diese sind…

• Personenbedingte Gründe

• Verhaltenbedingte Gründe

• Betriebliche Gründe

Eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung förderte zutage, dass 73 Prozent aller in Deutschland ausgesprochenen Kündigungen „betriebliche Gründe“ hatten, 24 Prozent „verhaltensbedingt“ und nur 2,4 Prozent „personenbedingt“ waren. Arbeitsrechtler vermuten allerdings, dass die „betrieblichen Gründe“ in vielen Fällen nur vorgeschoben sind, da Kündigungen aus den anderen genannten Gründen langwierige juristische Verfahren nach sich zögen und so kaum Aussicht auf Erfolg hätten. Umso wichtiger ist es, dass Sie die durchzuführende Kündigung mit einem perfekten Kündigungsschreiben auf den sicheren Weg bringen.

Das Arbeitsrecht kennt mehrere Wege, das durch den Arbeitsvertrag begründete Arbeitsverhältnis mit einem Mitarbeiter zu beenden. Dazu zählen etwa der Aufhebungsvertrag, vor allem aber natürlich die Kündigung, die durch das Kündigungsschreiben in die Tat umgesetzt wird.

1. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen

Ein Kündigungsschreiben kann weder per Mail noch per SMS oder gar über einen Messengerdienst wie z.B. Whatsapp versandt werden. Auch das altehrwürdige Fax oder ein Telegramm reichen für die in BGB § 623 gesetzlich vorgeschriebene Schriftform nicht aus. Das Kündigungsschreiben muss auf Papier ausgedruckt werden und mit der Originalunterschrift des Arbeitgebers (z.B. des Geschäftsführers) oder seines Vertretungsberechtigten versehen sein. Fehlt diese eigenhändige Unterschrift, ist die Kündigung unwirksam. Eine eingescannte Unterschrift reicht nicht.

Achtung! Wessen Unterschrift auf dem Kündigungsschreiben stehen muss, hängt von der Rechtsform des Arbeitgebers an. Im Rahmen der sog. Gesamtvertretung können nur mehrere Personen gemeinsam kündigen.

2. Die Kündigung muss fristgerecht erfolgen

Dieser Grundsatz gilt lediglich für eine ordentliche Kündigung, die aus betriebsbedingten, personenbedingten oder verhaltensbedingten Gründen erfolgen kann. Bei einer ordentlichen Kündigung sind die Fristen durch das Gesetz, in Tarifverträgen oder auch durch den jeweiligen Einzelvertrag geregelt. Eine außerordentliche Kündigung hingegen erfolgt fristlos.

In diesem Artikel haben wir die ordentliche Kündigung nochmals für Sie aufgeschlüsselt.

So führen Sie ein transparentes Austrittsgespräch

Auch wenn Sie sich von einem Mitarbeiter getrennt haben, sollten Sie sich als HR ihm gegenüber professionell verhalten. Dazu gehört ein faires und Austrittsgespräch, das Sie mit unserem Fragebogen einfach vorbereiten können.

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Was genau muss ein Kündigungsschreiben bei einer ordentlichen Kündigung enthalten?

Neben der Anrede, dem Ort und dem Datum, an dem das Schreiben aufgesetzt worden ist, gehört in das Kündigungsschreiben zwingend lediglich die Kündigungserklärung, die wie folgt formuliert werden kann:

„… hiermit kündige ich das zwischen uns bestehende Arbeitsverhältnis, begründet durch den Arbeitsvertrag vom ________ (Datum des Arbeitsvertrages einfügen), ordentlich fristgerecht zum ______ (Datum einfügen), höchst hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.“

Machen Sie im Kündigungsschreiben selbst keine weiteren Nebenkriegsschauplätze auf. Dazu zählen etwa Angaben zu eventuellem Resturlaub, dem auszustellenden Arbeitszeugnis und zur Rückgabe der Arbeitsmittel. Auch der Hinweis auf die Anhörung des Betriebsrats (falls vorhanden) oder der Hinweis auf die Meldepflicht bei der Arbeitsagentur gehören nicht zwingend in das Kündigungsschreiben, sollten aber auf begleitenden Texten der Kündigung mitgegeben werden. Bieten Sie dem zu kündigenden Arbeitnehmer durch eine klare, transparente und knappe Formulierung keine Angriffsfläche.

Im Fall einer ordentlichen Kündigung sind Sie nicht verpflichtet, dem Mitarbeiter den Grund für seine Kündigung mitzuteilen. Eine ordentliche Kündigung wird ohne Angabe von Gründen nicht unwirksam! Bei einer außerordentlichen Kündigung müssen Sie anders vorgehen, denn diese kann nur aus einem wichtigen Grund erfolgen. Auch wenn Sie den Grund im Kündigungsschreiben nicht nennen müssen, sollten Sie beachten, dass Sie dem Arbeitnehmer auf sein Verlangen die Gründe schriftlich benennen müssen.

Achtung: Eine außerordentliche Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden des Kündigungsgrundes ausgesprochen werden. Hier kann der Betroffene verlangen, dass ihm der Kündigungsgrund unverzüglich schriftlich mitgeteilt wird.

Beachten Sie: Kommt es bei einer ordentlichen Kündigung zu einer Kündigungsschutzklage, müssen Sie als HR beweisen, dass ein anerkannter Kündigungsgrund vorliegt.

Ihre Kündigung kann alle formalen und rechtlichen Kriterien erfüllen – und dennoch ungültig sein, wenn die Zustellung des Kündigungsschreibens nicht korrekt erfolgt ist, denn

eine Kündigung wird frühestens mit ihrem Zugang wirksam.

 Es gibt zahlreiche verschiedene Optionen für die Zustellung, die folgenden zwei eignen sich für den Arbeitgeber:

• Das Kündigungsschreiben wird dem Empfänger persönlich übergeben – und mindestens ein Zeuge ist dabei anwesend.

• Das Kündigungsschreiben wird dem Empfänger durch den Gerichtsvollzieher übersandt.

Achtung: Verweigert der Empfänger etwa den Empfang des Kündigungsschreibens, sind Sie als HR am Zug: Das Dokument ist erneut zuzustellen. Und nach den Erfahrungen des ersten Versuches diesmal besser persönlich. Lassen Sie sich den Empfang des Schreibens durch den Arbeitnehmer schriftlich bestätigen.

Schwierig wird es für den Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer den rechtzeitigen, also fristgerechten Zugang der Kündigung über den Postweg bestreitet – dann sind Sie als Arbeitgeber in der Beweispflicht. Auch deshalb ist die Übergabe des Kündigungsschreibens unter Zeugen mit schriftlicher Bestätigung die sicherste Variante.

• Stellen Sie das Kündigungsschreiben nicht „zur Unzeit“ zu, die beabsichtigte Kündigung könnte im Einzelfall dann unwirksam sein, wenn Sie „sittenwidrig“ oder „treuwidrig“ gehandelt haben.

• Kündigen Sie einen mündlich geschlossenen Arbeitsvertrag auf keinen Fall mündlich, sondern auf jeden Fall schriftlich.

• Kündigen Sie auf keinen Fall, ohne die Kündigungsfrist zu berücksichtigen (hier Kündigungsfrist berechnen) – auch wenn Sie den betroffenen Mitarbeiter lieber heute als morgen loswerden möchten. Arbeiten Sie genau, denn ein Irrtum beim Termin kann eine Kündigung unwirksam werden lassen.

• Hören Sie auf jeden Fall den Betriebsrat an und informieren Sie ihn rechtzeitig und umfassend.