Künstliche Intelligenz im Recruiting: ein Leitfaden für HR

KI-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten, den Recruiting-Prozess zu erleichtern und effizienter zu gestalten. So lassen sich Prozesse wie Personalbeschaffung und Kandidatenauswahl gut optimieren:

1. Die Analyse vergangener Stellenangebote dient KI dazu, die Gestaltung neuer Stellenanzeigen und Stellenbeschreibungen zu automatisieren.

2. Fragen von Bewerbenden werden bereits vor der erfolgten Bewerbung qualitativ durch einen auf das Unternehmen zugeschnittenen Chatbot beantwortet.

3. Im Rahmen einer Bewerberanalyse trifft die KI eine Vorauswahl an vielversprechenden Bewerber:innen bzw. Lebensläufen. Dabei wird die Eignung für die ausgeschriebene Stelle anhand des Lebenslaufs vor dem Hintergrund der benötigten Qualifikationen bewertet.

4. Im Assessment-Center stellt sich lernfähige KI individuell auf Bewerbende ein und erlangt auf diesem Weg detaillierte Kenntnisse über das Vorhandensein bzw. die Ausprägung von Hard Skills und Soft Skills.

5. Anhand einer Analyse von Wortwahl und Sprache lässt sich bestimmen, inwiefern Bewerber:innen zur Unternehmensphilosophie passen.

6. Auf Basis der erlangten Informationen im Bewerberauswahlprozess sowie des Vergleichs mit früher gesammelten Daten wird eine abschließende Vorhersage der zu erwartenden Jobperformance getroffen.

Wer sich vor dem Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting über die Vor- und Nachteile informiert, ist potenziellen Komplikationen einen Schritt voraus.

• Entlastung des HR-Teams: Die Automatisierung von repetitiven Aufgaben ermöglicht es Personaler:innen, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.

• Qualitätssteigerung hinsichtlich Recruiting und Candidate Experience: Durch die Einführung von KI in die unternehmensinternen Arbeitsprozesse können diese kritisch hinterfragt und gezielt verbessert werden.

• Objektivität: Artificial Intelligence ist – bei korrekter Programmierung – neutral und frei von Vorurteilen. Dies befähigt die AI dazu, objektive Entscheidungen zu treffen oder auf mutmaßlich subjektive Entscheidungen (z. B. wegen eines unbewussten Vorurteils – „unconscious bias“) von Personaler:innen hinzuweisen. 

• Effiziente Personalbeschaffung: Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting lassen sich Aufgaben schneller und folglich meist auch kostensparender bearbeiten. Der Anteil der erfolgreich durchgeführten Bewerbungsprozesse steigt.

• Verfügbarkeit: Multilinguismus und Arbeiten rund um die Uhr stellen für KI-Anwendungen kein Problem dar. Zudem lässt sich die künstliche Intelligenz im Recruiting bei einem hohen Arbeitsaufkommen mühelos skalieren.

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• Unpersönlichkeit: Menschen empfinden künstliche Intelligenz häufig als unpersönlich. Nicht hilfreiche Chatbots oder mit einer Roboterstimme geführte initiale Bewerbungsgespräche können in der Folge dazu führen, dass sich Kandidat:innen nicht wertgeschätzt fühlen. Um dem entgegenzusteuern, ist es sinnvoll, Bewerbenden zusätzlich persönliche Ansprechpartner:innen zuzuweisen.

• Schlechtes Image: Laut einer Studie der Internationalen Hochschule wird künstliche Intelligenz im Recruiting umso negativer wahrgenommen, je später sie im Bewerbungsprozess eingesetzt wird. Dies steht im Einklang damit, dass sich ca. 72 Prozent der Befragten wünschen, dass die letzte Entscheidung in jedem Bewerbungsschritt von Menschen getroffen wird.

• Mangelnde Flexibilität: Künstliche Intelligenz ist in der Regel stark vom Trainingsdatensatz abhängig. Im ungünstigen Fall ist dieser nicht so frei von Stereotypen und Vorurteilen wie gewünscht. Zudem ist der Wissensstand der KI von der Aktualität und Korrektheit der Trainingsdaten abhängig.

• Kontrollverlust: KI-Programme geben für ihre Entscheidungen meist keine Begründung an. Personaler:innen fällt es in der Folge schwer, nachzuvollziehen, warum Bewerber:innen ausgeschlossen werden.

Über die einzelnen Schritte des Recruiting-Prozesses hinweg gibt es stets eine gemeinsame Schnittstelle: den Menschen und seine natürliche Sprache. Aus diesem Grund nutzen viele KI-Rekrutierungstools Natural Language Processing (NLP). In der Folge können Stellenausschreibungen, Lebensläufe, Fragebögen und eingehende Fragen durch die KI analysiert, verstanden und anschließend bearbeitet werden. 

Zudem können sich ausgewählte KI-Systeme im Rahmen von maschinellem Lernen weiterentwickeln. Auf diese Weise lassen sich KI-Anwendungen basierend auf Trainingsdaten, wie bereits vorhandenen Dokumenten, gezielt auf ein Unternehmen zuschneiden.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, künstliche Intelligenz auch für Ihr Recruiting zielführend einzusetzen:

Ermitteln Sie zunächst, welche konkreten Ziele mit dem KI-Recruiting-Tool angestrebt werden. Geht es beispielsweise darum, die Qualität, die benötigten Ressourcen oder die Verfügbarkeit zu erhöhen?

Durch eine gründliche Analyse des derzeitigen Recruiting-Prozesses lassen sich Hindernisse, Mängel und Optimierungspotenziale identifizieren. Der Fokus sollte dabei vorrangig darauf liegen, zu ermitteln, welche Herausforderungen bestehen und welche Abläufe durch den Einsatz künstlicher Intelligenz im Recruiting potenziell erleichtert werden.

Erstellen Sie anhand der zuvor bestimmten Ziele und Aufgaben eine Liste geeigneter KI-Recruiting-Tools. Abhängig vom Einsatzgebiet kommen jeweils unterschiedliche Lösungen infrage. Applicant Tracking Systeme (ATS) wie das von Personio decken beispielsweise den gesamten Bewerbungsprozess ab, während andere Tools sich lediglich auf spezielle Bereiche wie die Stellenausschreibung fokussieren. Achten Sie bei der Auswahl der Applikation neben den benötigten Funktionen auch darauf, inwiefern sich verändernde Anforderungen mit der Software bewältigen lassen.

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Stellen Sie sicher, dass Daten wie Lebensläufe, Bewerbungen, Stellenausschreibungen und Jobbeschreibungen sauber strukturiert sind. Entfernen Sie sämtliche personenbezogenen Daten oder stellen Sie alternativ eine Einwilligung zur Verarbeitung sicher.

Abhängig von der gewählten KI-Applikation gilt es, die künstliche Intelligenz im Recruiting zu trainieren oder zu individualisieren. Nutzen Sie hierfür die im vorherigen Schritt aufbereiteten Daten. Auf deren Grundlage lassen sich wichtige Merkmale und Kriterien definieren, die im späteren Recruiting-Prozess von der künstlichen Intelligenz zu berücksichtigen sind.

Vor seinem breitflächigen Einsatz im gesamten Unternehmen ist es notwendig, das neue KI-Recruiting-Tool in einem oder mehreren Pilotprojekten zu testen. Wählen Sie eine bestimmte Untergruppe von Kandidat:innen oder Stellenausschreibungen und bewerten Sie in der Folge die von künstlicher Intelligenz gelieferten Ergebnisse. Vergleichen Sie insbesondere die KI-Ergebnisse mit denen der bisherigen Prozesse und berücksichtigen Sie das Feedback der beteiligten Personaler:innen.

Kristallisieren sich bei der Kandidatenauswahl bestehende Vorurteile heraus, müssen diese umgehend beseitigt werden. In diesem Sinne gilt es zu untersuchen, ob die Trainingsdaten zu einer Verzerrung führen oder ob bei der Interpretation der Ergebnisse nicht haltbare Entscheidungen getroffen werden.

Personaler:innen benötigen einen vertieften Einblick in die Funktionsweise der künstlichen Intelligenz im Recruiting und müssen sich gleichzeitig deren Grenzen bewusst sein. Nur auf diese Weise gelingt es, das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.

So wie die Rekrutierung neuer Fachkräfte ein ständig fortlaufender Prozess ist, sollte auch der Rekrutierungsprozess selbst iterativ verbessert werden. Verfeinern Sie den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting auf der Grundlage von Feedback, Datenanalysen und veränderten Bedingungen. Testen Sie darüber hinaus regelmäßig neue Funktionen, um stets auf dem Laufenden zu bleiben.

In welchen Schritten und wofür künstliche Intelligenz im Recruiting eingesetzt wird, sollte den Bewerbenden stets transparent kommuniziert werden. Informieren Sie sie über die verarbeiteten Daten, den Datenschutz und die Maßnahmen, die einen fairen Recruiting-Prozess gewährleisten. Gehen Sie offen auf Bedenken und Fragen Ihrer Bewerbenden ein.

Da die künstliche Intelligenz im Recruiting wichtige Entscheidungen automatisiert treffen soll, sind objektive, aktuelle und vor allem korrekte Daten von großer Wichtigkeit. Können diese nicht gewährleistet werden, leidet schlussendlich die Qualität. 

Eine weitere Herausforderung bei der Verwendung von KI in HR stellt der Themenkomplex rund um Datenschutz, Compliance und Ethik dar. Geltende Datenschutzgesetze sowie Informationspflichten müssen unbedingt eingehalten und Transparenz sowie Fairness gegenüber den Bewerbenden sichergestellt werden.

Die Einführung von KI-Recruiting in den Recruiting-Alltag hat zu einer Veränderung des Aufgabengebiets von Personaler:innen geführt. Dieser Trend wird sich aller Wahrscheinlichkeit nach fortsetzen. Folglich werden sich Recruiter:innen immer mehr den Tätigkeitsgebieten zuwenden, die persönliche Interaktion zwingend erfordern. Sei es, um die menschliche Komponente im Bewerbungsgespräch aufrechtzuerhalten, sei es, um komplexe Entscheidungen zu treffen oder schlichtweg die Bedienung und Kontrolle der künstlichen Intelligenz zu gewährleisten. 

Unterm Strich obliegt es Personaler:innen, beim Recruiting die ideale Kombination aus menschlicher Urteilsgabe und künstlicher Intelligenz einzusetzen. Auf diese Weise gelingt es, den eigenen Wettbewerbsvorteil auf dem Recruiting-Markt zu maximieren. 

Sie möchten wissen, ob KI auch für Ihren Recruiting-Prozess eine sinnvolle Bereicherung darstellt? Dann vereinbaren Sie ein persönliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Personio Conversations Sie dabei unterstützen kann.

Der ethische Einsatz von KI im Recruiting setzt voraus, dass geltende Datenschutzgesetze beachtet und befolgt werden. Zusätzlich sollte die Nutzung künstlicher Intelligenz den Bewerbenden transparent kommuniziert und gegebenenfalls deren Einverständnis eingeholt werden. Weitere Empfehlungen zum ethischen Einsatz von KI findet man beim Deutschen Ethikrat.

Zu den relevanten Schulungen rund um den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting zählt die Einarbeitung von Personaler:innen, Anwender:innen und Netzwerkadministrator:innen.

Der Einsatz von KI bietet sich vor allem bei repetitiven Aufgaben, z. B. im Rahmen der Prozessoptimierung, an. Anstatt den/die Recruiter:in zu ersetzen, erfolgt demnach durch künstliche Intelligenz im Recruiting vielmehr eine Verschiebung der menschlichen Tätigkeit. Strategische Entscheidungen (z. B. die Auswahl geeigneter Kanäle für Multiposting) und komplexe Sachverhalte bleiben Aufgabe des Menschen.