Leistungsbeurteilung: Was Mitarbeiter demotiviert

So verbreitet die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern ist, so sehr verpufft ihre Wirkung im Arbeitsalltag. Das belegt eine Umfrage von Accenture aus dem Jahr 2016 unter 2.100 Führungskräften und Mitarbeitern. 94 Prozent der befragten Führungskräfte stimmten der Aussage zu, „dass Leistungsbewertungen zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse beitragen" würden. Doch nur knapp 40 Prozent waren der Ansicht, dass die aktuellen Methoden und Prozesse auch wirklich dafür geeignet seien.

Bei den Mitarbeitern das gleiche Bild: Zwei Drittel finden ihre Leistung nicht objektiv beurteilt und knapp 60 Prozent empfinden die regelmäßige Bewertung als negatives Erlebnis. Neun von zehn sind überzeugt, dass sich ihre Arbeit durch eine andere Form der Leistungsbewertung verbessern würde.

Trotzdem will grundsätzlich niemand auf dieses Instrument verzichten. Rund 90 Prozent der Führungskräfte und Mitarbeiter wünschen sich, dass traditionelle Bewertungssysteme weiterhin eine Rolle spielen. Auch Boni und Prämien sollen auf Basis von Leistungsbewertungen gezahlt werden.

Dr. Matthias Hofmuth, Director of HR bei Flixbus, hat gemeinsam mit seinem Team einen Feedbackprozess entwickelt. Laut Hofmuth ist es am wichtigsten, die Mitarbeiter aktiv in den Entwicklungsprozess miteinzubeziehen.

Das Fazit lautet: Gut gedacht, schlecht gemacht. Was funktioniert an den üblichen Methoden nicht? Was beeinträchtigt die motivierende Wirkung der Leistungsbeurteilung? Studien als auch das Interview mit Dr. Hofmuth zeigen, dass es hauptsächlich an vier Fehlern liegt:

• Leistungsbeurteilungen finden zu selten statt.

• Leistungsbeurteilungen sind intransparent.

• Leistungsbeurteilungen sind nicht individuell.

• Führungskräfte sind schlecht vorbereitet.

Feedback – Lob oder Kritik – wirkt nur, wenn es zeitnah erfolgt. Gute Führungskräfte loben ihre Mitarbeiter oft und konkret, genauso sprechen sie immer wenn nötig unter vier Augen Verbesserungspotenziale an. Da das Ereignis, auf das sich das Feedback bezieht, noch frisch in Erinnerung ist, fällt es leichter, Feedback anzunehmen und zu verinnerlichen.

Wer käme ernsthaft auf die Idee, seinem Kind oder Partner einmal pro Jahr gesammelt für seine Mühen zu danken und ihm alle bis dahin unterlaufenen Fehler zu unterbreiten? Eine jährliche Mitarbeiterbeurteilung ist genau das. Wahrscheinlich kann sich der Mitarbeiter kaum mehr an die Ereignisse erinnern, die seiner Bewertung zugrunde liegen. Selbst wenn doch, klingt ein Monate später geäußertes Lob wenig ehrlich und lange im Nachhinein geübte Kritik wie eine Abrechnung.

Einige große Unternehmen wie Microsoft, Google oder Accenture sind deshalb dazu übergegangen, das jährliche Mitarbeitergespräch samt Leistungsbeurteilung (engl. Performance Appraisal) abzuschaffen. Die naheliegende Alternative dazu sind halbjährliche oder quartalsweise Gespräche. In Abteilungen mit Projektgeschäft kann eine Bewertung nach Abschluss jedes einzelnen Projekts sinnvoll sein. Manche Unternehmen haben sogar wöchentliche Fünf-Minuten-Gespräche mit jedem Mitarbeiter eingeführt.

Bei der Leistungsbeurteilung den Überblick behalten

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Performance-Funktion kennenlernen

Intransparenz ist einer der Hauptgründe dafür, warum Leistungsbeurteilungen durch die Mitarbeiter als ungerecht empfunden werden. In einer Untersuchung wurde festgestellt, dass „faires Verhalten” im Mitarbeitergespräch einen wesentlich größeren Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit hat als die Bewertung selbst oder etwaige Bonuszahlungen.

Jeder Mitarbeiter sollte nachvollziehen können, welche Faktoren Einfluss auf seine Bewertung genommen haben. Welche Ziele hat er konkret erfüllt, welche nicht? Wo hat er überdurchschnittliche Leistung erbracht, wo Fehler gemacht? Versteht er das nicht, wird er seine Beurteilung letztendlich als rein subjektive Meinung des Vorgesetzten wahrnehmen: „Der Chef kann mich eben nicht leiden.”

In der erwähnten Umfrage sagten knapp 70 Prozent der befragten Mitarbeiter, dass sie sich transparente Beurteilungen wünschten. Doch weniger als 30 Prozent erlebten eine solche Offenheit in der Realität.

Häufigere, regelmäßige Beurteilungen sind schon ein wesentlicher Schritt in die richtige Richtung. Wenn der Zeitraum der Beurteilung relativ kurz ist, fällt es leichter, sich auf konkrete Situationen zu beziehen. Im Idealfall machen sich Führungskräfte laufend Notizen über die Leistung eines Mitarbeiters. So können sie im Gespräch anhand von Beispielen nachvollziehbar begründen, worauf sich eine Kritik bezieht. Oder konkret für eine hervorragende Leistung loben.

Zur Transparenz gehört auch, dass Ziele klar definiert und dokumentiert sind.

„Da die Belegschaften vielfältiger werden, müssen Organisationen ihre Mitarbeiter so individuell behandeln wie ihre Kunden”, sagt Rouven Fuchs von Accenture, einer der Verantwortlichen für die Studie. Standardisierte Bewertungsbögen über alle Abteilungen eines Unternehmens hinweg werden den verschiedenen Anforderungen von Mitarbeitern nicht mehr gerecht.

Ist es sinnvoll, die Kreativität eines Call-Center-Mitarbeiters zu bewerten, der ganztags telefonische Bestellungen aufnimmt und ins System eingibt? Welchen Nutzen bringt es, über die Belastbarkeit eines Top-Vertrieblers zu urteilen, der permanent unterwegs ist und 50 bis 60 Stunden pro Woche leistet? Was hält ein Mitarbeiter wohl von allgemeinen Zielvorgaben, die er in seinem Aufgabenbereich gar nicht erfüllen kann?

Individuelle Zielvereinbarungen und Bewertungen sind einer der Schlüssel zur Mitarbeitermotivation. Das bedeutet, dass für unterschiedliche Bereiche unterschiedliche Bewertungssysteme, z. B. das 360-Grad-Feedback für Führungskräfte, entwickelt werden müssen, zumindest aber unterschiedliche Kennzahlen. Führungskräfte müssen genug Spielraum bekommen, um Zielvereinbarungen nach eigenem Ermessen auf ihre Mitarbeiter zuschneiden zu können.

Zum Jahresende hin häuft sich in der Regel die Arbeit von Führungskräften. Beurteilungen für fünf, zehn, zwanzig oder mehr Mitarbeiter vorzubereiten und ebenso viele Gespräche zu führen, ist eine zusätzliche Belastung. Die Folgen? Wie am Fließband abgewickelte Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen, die keinem weh tun. Hauptsache, die Angelegenheit ist vom Tisch und es gibt nicht allzu viel Unruhe während des wichtigen Jahresendgeschäfts.

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Ohne intensive Vorbereitung jedes einzelnen Gesprächs wird die Leistungsbeurteilung als Instrument zur Motivation nicht funktionieren. Wertschätzung lässt sich nicht durch einen bürokratischen Akt vermitteln. Da kann das Bewertungssystem noch so ausgeklügelt sein. Wie lässt sich dieses Dilemma lösen: Wirkungsvollere Leistungsbeurteilungen bei gleichzeitig akzeptablem Arbeitsaufwand?

Diese Fehler sollten Sie in Mitarbeitergesprächen unbedingt vermeiden.

Regelmäßige, transparente und individuelle Leistungsbeurteilungen erfordern eine Menge an Verwaltungsaufwand. Bewertungssysteme müssen ausgearbeitet, Kennzahlen definiert, Fragebögen erstellt, verteilt und ausgefüllt, Einschätzungen geschrieben, Zielerreichungen dokumentiert und erfolgsabhängige Zahlungen berechnet werden. Um nur einige der Aufgaben zu nennen. Am Ende des Tages bleibt oft nur wenig Zeit für die Menschen selbst, um die es eigentlich geht.

Diese Bürokratie lässt sich nicht vermeiden, aber deutlich effizienter erledigen. Eine Software für das Performance-Management hilft dabei. Sie können etwa für jeden Mitarbeiter individuelle Leistungskennzahlen definieren, qualitative wie quantitative. In der digitalen Personalakte jedes Mitarbeiters können Sie laufend Leistungsnachweise sammeln, Bewertungen erfassen und freie Kommentare anlegen.

Faires Feedback für jede:n sicherstellen

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So klappt gerechtes Feedback

Achten Sie hierbei unbedingt auf Datenschutz, denn bei den erfassten Daten handelt es sich um persönliche Mitarbeiterdaten, die entsprechend sicher und zugriffsbeschränkt gespeichert werden müssen. Um faire und objektive Beurteilungen zu bekommen, können Sie jeden Mitarbeiter von mehreren Führungskräften bewerten lassen. Erfolgsabhängige Gehaltsbestandteile werden aufgrund von erreichten Zielen automatisch kalkuliert und in die Gehaltsabrechnung übernommen.

Alle für die Leistungsbeurteilung relevanten Informationen sind an einer Stelle gespeichert. Vor einem Mitarbeitergespräch kann sich die Führungskraft einen aussagekräftigen Überblick verschaffen, lange und mühsame Vorbereitungszeiten werden überflüssig. Die Führungskraft kann sich darauf konzentrieren, jeden Mitarbeiter persönlich zu fördern und zu motivieren. Die Leistungsbeurteilung wird so von einer jährlichen Pflichtübung zu einem festen Bestandteil der täglichen Personalarbeit.

Erfolg kann nur haben, wer sich Ziele setzt und regelmäßig überprüft, ob er sie erreicht hat. Die Leistungsbeurteilung ist deshalb zu Recht ein beliebtes Instrument in der Personalführung.

Vermeiden Sie die erwähnten vier Fehler bei der Leistungsbeurteilung und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter regelmäßig, transparent nachvollziehbar und individuell bewertet werden. Dies gelingt Ihnen am besten im Rahmen eines strukturierten Performance-Management-Prozesses. Warum? Ein Prozess hilft Ihnen, Ihren Führungskräften und letztendlich auch Ihren Mitarbeitern einen Rahmen um die Leistungsbeurteilung zu legen. Sie stellen damit sicher, dass das Performance Management richtig abläuft und bei allen Beteiligten denselben Stellenwert hat.