Lohnabrechnung auslagern: Vorteile, Kosten, Prozesse
Die Lohnabrechnung ist für HR ein zeitintensiver, vor allem aber auch komplexer und fehleranfälliger Prozess. Deshalb kann es sinnvoll sein, die Lohnbuchhaltung an externe Experten wie Steuerberater oder externe Lohnbüros auszulagern und damit Zeit, Geld und jede Menge Stress zu sparen.
In diesem Beitrag erläutern wir Vorteile, Chancen und Herausforderungen, wenn Sie die Lohnabrechnung in professionelle Hände legen. Außerdem: wichtige Infos zu Kosten der externen Lohnabrechnung beim Steuerberater und bei Lohnbüros und eine interessante Alternative – Lohnabrechnung über Lohnsoftware, die ein fester Bestandteil ihres All-in-One-HR-Systems ist.
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Was bedeutet Lohnabrechnung auslagern?
Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung auslagern, übertragen die Verantwortung für die Berechnung und Abwicklung der Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeitenden bewusst an einen externen Dienstleister, der auf das Thema Lohnabrechnungen spezialisiert ist. In der Regel handelt es sich dabei um Lohnbüros oder Steuerberatungskanzleien.
Warum Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung auslagern
Die Lohnabrechnung ist ein komplexes und vor allem fehleranfälliges Thema, das spezifisches und aktuelles Expertenwissen voraussetzt. Insbesondere KMU tun sich vor allem in Zeiten eines ausgeprägten Fachkräftemangels schwer damit, für die eigene Lohnbuchhaltung passendes Buchhaltungspersonal zu finden und langfristig an sich zu binden. Deshalb gehen sie den Weg des Outsourcings der Lohnbuchhaltung.
In diesem Zusammenhang muss der sich momentan stark verstärkende Trend zur Auslagerung von Dienstleistungen an hochspezialisierte Serviceunternehmen betrachtet werden. Die sogenannte „as-a-Service“-Welt boomt. Unternehmen greifen in vielen Feldern auf Service-Dienstleister zurück – von Software as a Service über Devices as a Service bis hin zu Platform as a Service. In diesen Bereich fällt auch das Outsourcen von Lohnbuchhaltung.
Aus diesen Gründen braucht Ihre Lohnabrechnung neue Ansätze.
Lohnbuchhaltung auslagern: Vor- und Nachteile
Ob ein Unternehmen seine Lohnbuchhaltung auslagert oder nicht, sollte von der Unternehmensführung sorgfältig abgewogen werden. Schließlich handelt es sich um ein Kernelement in der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden.
Bedeutenden Vorteilen für das Unternehmen stehen durchaus einige Nachteile gegenüber, deren mittel- und langfristige Konsequenzen gesehen und ausbalanciert werden müssen.
Lohnbuchhaltung auslagern Vorteile | Lohnbuchhaltung auslagern Nachteile |
Deutliche Zeitersparnis für das Unternehmen durch Auslagern des Prozesses | Sicherheitsbedenken bei der Übermittlung kritischer personenbezogener Daten an einen Dritten |
Interne Ressourcen können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren | Starke Abhängigkeit vom externen Dienstleister (Gefahr eines Vendor Lockins) |
Dienstleister verfügen über stets aktuelle fachliche Expertise und Erfahrung, deshalb werden Fehleranfälligkeit und Risiken minimiert | Abgabe von Verantwortung im Rahmen einer zentralen Arbeitgeberaufgabe kann zu Kontrollverlust im Unternehmen führen |
Dienstleister bieten oft ein breiteres Portfolio an, wie z.B. Beratungsleistungen bei Fragen rund um die Entgeltabrechnung | Kosten liegen über dem für die Lohnabrechnung eingeplanten Budget, insbesondere dann, wenn die Lohnbuchhaltung über einen Steuerberater erfolgt |
Unternehmen hat die volle Kostenkontrolle und Kostentransparenz, weil die Dienstleistungen klar budgetierbar sind | Kommunikationsprobleme zwischen Unternehmen und Dienstleister können zu Fehlern und Verzögerungen führen |
Lohnbuchhaltung wird durch Expertise der Dienstleister stets gesetzeskonform durchgeführt und die Behördenmeldungen erfolgen fristgerecht |
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Mitarbeitende in der HR sind nicht an Stichtage zur Lohnbuchhaltung gebunden und haben dann keine Anwesenheitspflicht |
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Lohnabrechnung vom Steuerberater erstellen lassen
Wenn Sie die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeitenden von einem Steuerberater erstellen lassen, lohnt ein Blick auf den eigentlichen Prozess sowie auf die Kosten, die Ihnen durch diese externe Dienstleistung entstehen.
Der Prozess
Zunächst muss das Unternehmen dem Steuerberater alle notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen, die für die Lohnabrechnung erforderlich sind. Dazu zählen in erster Linie die Mitarbeiterdaten wie Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Gehälter, Lohnzettel, Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabzüge sowie weitere relevante Informationen. Im Idealfall kann diese Übermittlung auf digitalem Weg erfolgen – über sichere Schnittstellen und entsprechende Software, die auch von beiden Seiten gemeinschaftlich genutzt werden kann. Der Steuerberater richtet die Lohnbuchhaltung erstmalig ein.
Nach erfolgreicher Einrichtung erstellt der Steuerberater auf Basis der übermittelten Daten monatlich zu den Stichtagen die Lohnabrechnungen für alle Mitarbeitenden. Dabei müssen einerseits die geltenden gesetzlichen Vorschriften und andererseits die internen Richtlinien des Unternehmens berücksichtigt werden. Das Unternehmen muss den Steuerberater stets rechtzeitig über Änderungen in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung informieren. Dies betrifft z. B. Krankheitstage, Gehaltsanpassungen, neue Bankverbindungen, neue Arbeitsverträge bei neuen Mitarbeitenden usw.
Der Steuerberater nimmt jeden Monat die erforderlichen DEÜV-Meldungen an die relevanten Behörden vor, also an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt. Dazu zählen die Abgabe von Lohnsteueranmeldungen, Sozialversicherungsmeldungen und andere erforderliche Berichte.
Der Steuerberater kann auch die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeiter, also die Lohnauszahlung, veranlassen, entweder direkt oder über das Unternehmen selbst. Dies hängt von den individuellen Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Steuerberater ab.
Selbstverständlich stellt der Steuerberater seinen Kunden die Lohnabrechnungen zur Verfügung. Das Unternehmen muss diese archivieren, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu entsprechen.
Die Kosten einer Lohnabrechnung über den Steuerberater
Wenn Sie die Lohnabrechnung an einen Steuerberater auslagern, werden die Kosten entweder pro Kopf oder auf Basis einer Monatspauschale berechnet. Der Preis ist anbieterabhängig.
Die Einrichtung einer Lohnbuchhaltung und die Einrichtung eines Mitarbeitenden beim Steuerberater werden pro Kopf berechnet. Die Jahresmeldungen werden pro Meldung kalkuliert. Sonderarbeiten wie Recherchearbeiten, Mutterschutzgeld o.ä. basieren meist auf dem Stundensatz des beauftragten Steuerberaters.
Grundlage für die Vergütung von Steuerberatern ist die Steuerberatungsvergütungsordnung (StBVV), von der ein Steuerberater nach Vereinbarung in Textform mit seinen Mandanten aber abweichen kann.
Exkurs: Erstellen Sie die Lohnabrechnung selbst über eine Lohnsoftware
Neben der Auslagerung der Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister haben Sie eine weitere Option, die im Zuge der HR-Digitalisierung immer mehr an Bedeutung gewinnt. Sie erledigen die Lohnabrechnung über eine Lohnsoftware, die aber nicht als Software-Insel, sondern als fester Teil einer All-in-One HR-Software aufgehängt ist. Langfristig profitieren die meisten Unternehmen von dieser Wahl, wie unabhängige Tests belegen.
Bei Personio Payroll erscheinen alle in der HR-Software gespeicherten Mitarbeiterdaten in Echtzeit in der Lohnabrechnung. Jede Änderung wird sofort angezeigt, aufwändige Kommunikationsschleifen entfallen, mögliche kritische Fehler entdeckt das Tool von selbst.
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Insbesondere für KMU rentiert sich die Lohnbuchhaltung über eine Lohnsoftware. Gute Lohnabrechnungsprogramme erhalten Sie bereits ab etwa 30 Euro im Monat. Ihr Vorteil? Sie behalten stets die volle Kontrolle über die Lohndaten Ihrer Mitarbeitenden, haben keine Probleme mit neuen rechtlichen Vorgaben oder Gesetzesänderungen und können schnell digitale Lohnabrechnungen erstellen.
Lohnbuchhaltung über ein Lohnbüro erstellen lassen
Alternativ zum Steuerberater können Sie die Lohnbuchhaltung auch über sog. Lohnbüros erstellen lassen. Diese externen Dienstleister haben sich auf die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert und bieten ihre Expertise „as-a-Service“ an.
Der Prozess
Der Prozess der Lohnbuchhaltung über ein Lohnbüro folgt den gleichen Schritten wie wir sie in Abschnitt 3 dieses Beitrags detailliert erläutern. Von der Datenerfassung, dem erstmaligen Anlegen der Lohnbuchhaltung über die Erstellung der Lohnabrechnungen bis hin zu den gesetzeskonformen Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger.
Die Kosten
Lohnbüros decken in der Regel die gesamte Bandbreite der Lohn- und Gehaltsabrechnung ab – und zwar vom Kleinunternehmen bis zu mittelständischen und Großunternehmen. Sie bieten auch Entgeltabrechnungen im öffentlichen Dienst an. Dabei sind die Preise für Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung in der Regel nach Unternehmensgröße gestaffelt. Außerdem bieten die meisten Lohnbüros individuelle Paketlösungen an, in denen unterschiedliche Leistungen enthalten sind - von Basis- bis zu Premium-Paketen.
Grob gesagt bieten Lohnbüros eine Lohnabrechnung bereits zwischen 5 und 10 Euro pro Mitarbeiter im Monat an. Prüfen Sie unbedingt, welches Leistungsportfolio sich hinter welchem Tarif verbirgt und wägen Sie ab, welche Leistungen der Lohnbuchhaltung sie auslagern möchten und welche Sie benötigen. Lohnbüros sind in der Regel günstiger als Steuerberater oder Steuerkanzleien – da diese oftmals die eigentliche Arbeit selbst wieder an Dienstleister outsourcen.
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