Lohnsteuerbescheinigung: Definition, Inhalte und Praxistipps

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung führt auf, welche Lohnsteuerabzüge der Arbeitgeber tatsächlich vom Gehalt seiner Angestellten abgeführt hat. Das Dokument dient als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden. Neben Steuerabzügen und Sozialabgaben enthält die Lohnsteuerbescheinigung weitere Informationen zu Freibeträgen, Steuerklasse und Steuermerkmalen. Mitarbeitende können diese für ihre Steuererklärung verwenden.

Vor 2013 wurde mit Papierlohnsteuerkarten gearbeitet. Seitdem erfolgt die Bearbeitung komplett digital. Die Finanzbehörden haben hierfür die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELSTAM) eingeführt, die in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Die ELSTAM enthalten die Daten, die früher auf der Vorderseite der Papierkarte standen.

Unternehmen können unter Angabe von Geburtsdatum und Steuer-ID der Angestellten alle für den Lohnabzug relevanten ELSTAM aus der Datenbank abrufen. Einmal im Kalenderjahr übermitteln sie die Daten zu den abgeführten Bruttoabzügen digital an die Datenbank der Finanzbehörden. Ihren Mitarbeitenden geben sie einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.

Ein wesentlicher Vorteil des digitalen Verfahrens: Angestellte müssen ihrem Arbeitgeber steuerrelevante Änderungen – wie Heirat, Kirchenaustritt oder Änderung bei Kinderfreibeträgen – nicht gesondert mitteilen. Eine Nachricht an die zuständige Melde- oder Finanzbehörde reicht aus. Diese vermerken die Änderungen automatisch in ELSTAM, sodass der Arbeitgeber immer die korrekte Lohnsteuer abführt.

Arbeitgeber müssen die Daten für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung spätestens bis zum letzten Tag des Februars im Folgejahr ans Finanzamt übermitteln. Daher erhalten Angestellte ihre Lohnsteuerbescheinigung meist zusammen mit der Lohnabrechnung (engl.: Payroll) für den Februar, oft aber schon im Dezember oder Januar. Und zwar auf dem gleichen Weg wie die monatlichen Abrechnungen – digital oder in Papierform.

Wenn ein Arbeitsverhältnis mitten im Jahr endet, schicken viele Unternehmen den Ex-Mitarbeitenden die Lohnsteuerbescheinigung kurz nach deren Vertragsende zu.

Wenn Angestellte einen oder mehrere Monate arbeitslos waren und Arbeitslosengeld bezogen haben, erhalten sie für diese Zeit von ihrem zuständigen Arbeitsamt eine Lohnsteuerbescheinigung. Wenn sie diese bis Ende Februar des Folgejahres nicht erhalten, sollten sie das Dokument schriftlich bei ihrem zuständigen Arbeitsamt anfordern.

Lohnsteuerbescheinigung online verwalten

In Personio werden Lohnsteuerbescheinigungen automatisch in der digitalen Personalakte der Mitarbeiter:innen gespeichert – und können jederzeit von ihnen heruntergeladen werden.

Mehr zur digitalen Personalakte

Auf dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung finden sich diverse Informationen zum Einkommen, zum Arbeitsverhältnis und zu persönlichen Steuermerkmalen.

Neben dem Bruttolohn und der Lohnsteuer sind in der Regel angegeben:

• Steuer-Identifikationsnummer

• Steuerklasse

• Information zur Kirchensteuer

• Kinderfreibeträge

• Lohnsteuerfreibetrag

• Solidaritätszuschlag

• Beiträge zur gesetzlichen und privaten Kranken- und Pflegeversicherung

• Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung

• Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen und berufsständigen Rentenversicherung

Seltener bzw. je nach Einzelfall sind außerdem folgende Felder ausgefüllt:

• Versorgungsbezüge

• Kurzarbeitergeld

• Unterbrechungszeiträume ohne Gehaltsanspruch

• Verpflegungszuschüsse

• Arbeitgeberleistungen bei Auswärtstätigkeit und doppelter Haushaltsführung

Einige Begriffe erschließen sich für den Laien nicht unmittelbar, enthalten aber wichtige Informationen.

Dieser Betrag ist für Menschen relevant, die mehrere Jobs ausüben und dennoch ein niedriges Einkommen haben. Sie zahlen dadurch weniger Steuern. Wie funktioniert das?

Wenn sie im ersten Job ihren Lohnsteuerfreibetrag nicht ausschöpfen, können sie den verbleibenden Freibetrag auf den zweiten Job übertragen. Für diesen müssten sie sonst ab dem ersten Euro Lohnsteuer zahlen, da er immer mit Steuerklasse 6 gewertet wird. Durch den Übertrag wird die Lohnsteuer erst fällig, wenn der Jahreshinzurechnungsbetrag überschritten ist.

Versorgungsbezüge sind renten-ähnliche Einnahmen. Beamte im Ruhestand erhalten sie vom Staat, aber auch Hinterbliebene, Schwerbehinderte mit Erreichen einer bestimmten Altersgrenze oder Menschen in Erwerbs- oder Berufsunfähigkeit.

Die Versorgungsbezüge sind bis auf den Versorgungsfreibetrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Der Freibetrag wird prozentual und gem. §19 EStG berechnet.

Die eTIN ist eine 14-stellige elektronische Transfer-Identifikationsnummer aus Großbuchstaben und Zahlen, die dem Finanzamt erlaubt, die vom Arbeitgeber übermittelten Daten korrekt zuzuordnen. Dabei ist die eTIN ist nur eine Zwischenlösung, solange für den Arbeitnehmer keine Steuer-Identifikationsnummer vergeben wurde oder diese dem Arbeitgeber (noch) nicht vorliegt.

Manche Jobs erstrecken sich über mehr als zwei Steuerjahre, werden aber in einem Jahr gebündelt bezahlt. Wenn diese Jobs außerdem mindestens zwölf Monate dauern, kann in solchen Fällen die sogenannte Fünftelregelung angewendet werden. Dabei wird der Lohn so versteuert, als wäre er gleichmäßig über fünf Jahre angefallen, um eine einmalig hohe Steuerlast zu vermeiden. Ein typisches Beispiel für die Anwendung der Fünftelregelung ist die Abfindung.

Arbeitgeber müssen Lohnsteuerbescheinigungen für alle sozialversicherungspflichtig beschäftigten Angestellten ausstellen.

Mitarbeitende in Minijobs erhalten keine Lohnsteuerbescheinigung für ihre Tätigkeit, wenn der Arbeitgeber die geringfügige Beschäftigung pauschal versteuert. Die Mitarbeitenden müssen diese Tätigkeit dann nicht in ihrer Steuererklärung angeben.

Im Regelfall verschickt die Personalabteilung die Lohnsteuerbescheinigungen zum Ende des Kalenderjahres, spätestens im Februar. Um den Aufwand zu minimieren, bietet es sich an, sie zusammen mit der monatlichen Lohnabrechnung zu versenden.

Unternehmen, die eine moderne HR Software mit Mitarbeiter-Self-Services nutzen, haben es einfacher. Sie können ihren Mitarbeitenden die fertig erstellten Lohnsteuerbescheinigungen digital zur Verfügung stellen. Die Arbeitnehmer:innen loggen sich mit ihren Zugangsdaten ein und können sich ihre Dokumente jederzeit herunterladen und ausdrucken.

Lohnsteuerbescheinigung online anfordern

In Personio können Mitarbeitende persönliche Dokumente selbst herunterladen, ihre Daten verwalten und Anträge stellen. Ein einfacher Prozess für HR und Arbeitnehmer:innen.

Digitale Personalakte kennenlernen

Wer angestellt ist und seine Einkommensteuererklärung macht, braucht die Informationen der Lohnsteuerbescheinigung, um das Steuererklärungsformular richtig auszufüllen.

Die Angaben allein reichen zwar aus, um alle rechtlich notwendigen Informationen einzutragen. Arbeitnehmende, die die größtmögliche Steuerrückerstattung bekommen möchten, sollten aber darüber hinaus Werbungskosten oder Arbeitnehmerpauschbetrag geltend machen.

Entdecken Arbeitnehmer:innen einen Fehler in der Lohnsteuerbescheinigung, sollten sie sich an die Personalabteilung wenden und dies ansprechen. Arbeitgeber:innen können fehlerhaft übermittelte Lohnsteuerdaten nicht erneut übertragen, jedoch mit dem Finanzamt Kontakt aufnehmen. Das Finanzamt kümmert sich dann um erforderliche Korrekturen.

Die Lohnsteuerbescheinigung selbst ist ohnehin nicht rechtlich bindend. Arbeitnehmende benötigen daher keine korrigierte Version, sondern geben die einfach korrekten Daten in ihrer Steuererklärung ab. Erst der Steuerbescheid ist rechtsverbindlich.

Arbeitnehmer:innen sollten die elektronischen Lohnsteuerbescheide mindestens bis zum Renteneintritt aufbewahren. Denn sie könnten die Dokumente zur Berechnung der Rente oder zur Anfechtung falscher Rentenberechnungen benötigen. Aber auch schon früher können die Bescheide wichtig sein: zum Beispiel für den Antrag auf Elterngeld, für den Bafög-Antrag eines Kindes oder für den Nachweis über die Pflege von Angehörigen.

Arbeitgeber:innen sind gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuerbescheide zehn Jahre aufzubewahren.

Wenn Angestellte ihre Lohnsteuerbescheinigung verloren oder verlegt haben, können sie diese erneut bei ihrem Arbeitgeber anfordern. Dieser muss sie wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zehn Jahre archivieren. Auch ältere Dokumente können so bei ehemaligen Arbeitgebern wiederbeschafft werden.

Bietet der aktuelle Arbeitgeber digitale Mitarbeiter-Self-Services an, müssen Angestellte alte Bescheinigungen meist gar nicht bei der Personalabteilung anfordern. Auch ältere Dokumente stehen in den Online-Konten der einzelnen Mitarbeiter:innen zum Download bereit.