Lohnzettel online: Vorteile, Abruf, Erstellung

Bei der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung (engl.: Payroll) wird der gesamte Abrechnungsprozess auf digitale Beine gestellt. Hierfür bietet sich vor allem eine ganzheitliche HR-Software an, die im Idealfall sämtliche Personalprozesse vereinen und abbilden kann. Der zentrale Vorteil einer unternehmensübergreifenden HR-Plattform: Sämtliche lohnrelevanten Daten werden online und zentral gespeichert. Als Single Source of Truth.

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 Lohnabrechnung online läuft in den meisten verwendeten HR-Tools nach einem ähnlichen Schema in fünf Schritten ab. So sieht der Prozess in Personio aus:

1. In der Digitalen Personalakte können Mitarbeitende per Employee Self Service ihre personenbezogenen Daten selbst ändern.

2. Die Software prüft diese Änderungen (und eventuelle Fehler) – die HR sofort sichtbar angezeigt werden.

3. HR kann per Mausklick in Echtzeit eine Testabrechnung durchführen.

4. HR gibt per Mausklick die Testabrechnungen für die finale Lohnabrechnung frei – damit erhält die Finanzbuchhaltung automatisch die relevanten Informationen.

5. Nach der finalen Abrechnung stehen die Lohnzettel online für die Mitarbeitenden zum Abruf zur Verfügung.

Diese Details müssen unbedingt in der Lohnabrechnung stehen

Personio hat übrigens durch eine Schnittstelle zu DATEV Lohnprogrammen die Möglichkeit geschaffen, die Lohndaten einfach per Mausklick zwischen dem DATEV Rechenzentrum und Personio zu übermitteln – rechts- und datenschutzkonform.

Reduzieren Sie Ihren Aufwand bei der Entgeltabrechnung

Schluss mit dem Daten-Hin-und-Her zwischen Ihnen und Ihrem Steuerberater. Mit der Schnittstelle von Personio und DATEV ist nur noch ein Klick nötig, um Ihre Dokumente sicher ins DATEV-Rechenzentrum zu übertragen.

Mehr zur Lohnabrechnung mit Personio

In dieser Tabelle erhalten Sie auf einen Blick die Vorteile des Lohnzettels online. Und wir haben die Nachteile nicht einfach vergessen. In einer auf digitale Prozesse setzenden Arbeitswelt gibt es in Sachen Lohnzettel einfach keine.

Sobald die digitale Lohnabrechnung abgeschlossen ist, werden die Lohn- und Gehaltsdokumente den Mitarbeitenden sicher auf elektronischem Weg bereitgestellt. Sie können ihren Lohnzettel online dann einfach und unproblematisch herunterladen. Dieser Vorgang ist grundsätzlich in nahezu allen HR-Software-Lösungen ähnlich.

Der Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitenden einen Zugang zu einem Mitarbeiterbereich in der verwendeten HR-Software zur Verfügung und schaltet ihn dort frei. Bei Personio etwa ist dieser Bereich die Digitale Personalakte, wo Mitarbeitende dann u.a. zentrale Dokumente rund um Lohn und Gehalt einsehen und auch per Mausklick herunterladen können.

In anderen Software-Lösungen heißen diese Bereiche beispielsweise „elektronische Schließfächer“ oder „Abrechnungsbereiche“. In der Regel können Mitarbeitende dort auch E-Mail-Benachrichtigungen einrichten – sie erhalten dann immer eine neue Nachricht an ihr geschäftliches E-Mail-Konto, wenn ein neuer Lohnzettel online vorliegt.

Sichere Systeme schützen den Zugang mindestens über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei einigen kommt auch die Online-Funktion des Personalausweises zum Einsatz, um die höchstmögliche Sicherheit der personenbezogenen Daten auf dem Lohnzettel zu gewährleisten. Weitere Infos zum Datenschutz lesen Sie in Abschnitt 6 dieses Beitrags.  

Lohnzettel auf Papier fühlen sich zwar gut an, haben aber einen wesentlichen Nachteil gegenüber ihren digitalen Geschwistern – sie können leicht verloren gehen. Das kann auf dem Postweg oder beim nachlässigen Umgang mit der Ablage der relevanten Unterlagen zuhause passieren. Ihre Lohnzettel sollten Mitarbeitende sicher und langfristig ablegen, sie gelten als wichtige Nachweise für die Rentenversicherung.

Fehlende oder verlorengegangene Lohnzettel können Mitarbeitende bei HR erneut und formlos beantragen – der Arbeitgeber ist zwar rechtlich nicht verpflichtet, einen Lohnzettel erneut zuzustellen, doch üblicherweise wird er dem Wunsch des Mitarbeitenden nachkommen. Sollte sich das Unternehmen allerdings weigern, können Arbeitnehmer:innen auch beim zuständigen Finanzamt Auskünfte zu ihren Lohnsteuerdaten einholen.

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Im Handumdrehen zur fertigen Lohnabrechnung

Bereiten Sie Ihre Entgeltabrechnung mit Personio laufend vor: Mitarbeitende ändern persönliche Daten selbst – HR bestätigt nur noch. Gleichzeitig werden Arbeitszeiten und Boni automatisch in die Abrechnung übernommen.

Vorbereitende Lohnabrechnung kennenlernen

Nein, es existiert keine rechtliche Grundlage dafür, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden am Ende eines Monats einen Gehalts-Zettel auf Papier ausdrucken und zukommen lassen müssen.

Die Gewerbeordnung sieht zwar in § 108 vor, dass „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform“ erteilt werden muss. Dieser „Textform“ wird HR aber sowohl mit einem Papierausdruck als auch einem Lohnzettel online – also einer digitalen Lohnabrechnung – gerecht. Denn wenn Mitarbeitenden der Lohnzettel erteilt worden ist, können sie ihn speichern oder ausdrucken.

Als „erteilt“ gilt ein Lohnzettel dann, wenn er – wie es arbeitsrechtlich so schön heißt – in den „Machtbereich“ der Mitarbeitenden eingegangen ist. Mit anderen Worten: Mitarbeitende müssen die Möglichkeit haben, ihren Lohnzettel online auch abzurufen. Und sie muss sich ausdrücklich oder konkludent damit einverstanden erklärt haben, elektronische Erklärungen zu empfangen. Arbeitsrechtler empfehlen daher, dass HR diese Einverständniserklärung auf Basis § 108 GewO z. B. im Rahmen des Arbeitsvertrages einholt.

Laut § 87 Abs.1 Nr. 4 Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei Zeit, Ort und Art der Auszahlung von Lohn und Gehalt. Die Form ist ausdrücklich nicht aufgenommen. Somit kann der Arbeitgeber ohne Betriebsratsmitwirkung entscheiden, eine digitale Lohnabrechnung einzuführen – er muss die Arbeitnehmervertreter aber darüber rechtzeitig und umfassend informieren. Der online Lohnzettel kann auch in einer freiwilligen Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Die Lohnabrechnung zum Ende eines Monats ist für zahlreiche KMU immer noch ein Aufgabenset, das enorm viel Zeit kostet und fehleranfällig ist. Dabei gibt es intelligente Software-Lösungen, die den Prozess „Erstellung des Lohnzettels“ komplett digitalisieren und HR dadurch zeitlich stark entlasten.

Daten einfach hin und her schicken: Das können mehrere Lösungen. Doch sämtliche relevanten Dokumente mit nur einem Klick ins DATEV-Rechenzentrum datenschutzkonform zu schicken (und bei Bedarf wieder zurück), funktioniert nur über eine Schnittstelle zur HR-Software. Personio und DATEV haben gemeinsam eine derartige Schnittstelle entwickelt – zum Wohl der Mitarbeitenden, die pünktlich und korrekt ihren Lohnzettel online empfangen. Und zum Wohl der Abrechnenden – egal, ob sie in einem externen Lohnbüro oder in der internen Abrechnung sitzen.

So funktioniert es:

In Personio werden sämtliche lohn- bzw. gehaltsrelevanten Daten automatisch in die vorbereitende Lohnbuchhaltung übernommen.Per Mausklick gehen die Lohndaten dann an das DATEV-Rechenzentrum. Einfach und sicher. Anschließend wird die Lohnabrechnung erstellt und die Abrechnungsdokumente wieder in Personio übertragen. Ein letzter Check – und dann können sich die Mitarbeitenden ihren Lohnzettel online selbst herunterladen.

So profitieren Sie von der Partnerschaft zwischen Personio und DATEV.

Gehaltsdaten enthalten personenbezogene Daten. Deshalb muss HR beim Lohnzettel online dem Datenschutz ein besonderes Augenmerk widmen. Auf dem Lohnzettel stehen Daten wie Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum und Religionszugehörigkeit. Diese Daten dürfen nicht in falsche Hände geraten.

• Grundlage datenschutzrechtlicher Regelungen sind die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Zentrale Punkte in Bezug auf die Lohnabrechnung sind dabei u.a.

• Personenbezogene Daten von Mitarbeitenden müssen bei Verarbeitung, elektronischer Übertragung, Transport oder Speicherung vor unbeteiligten Dritten geschützt werden.

• Unternehmen müssen alle technischen und organisatorischen Maßnahmen für die Erstellung von Lohnzetteln online adäquat umsetzen.

• Die genutzten Systeme müssen vertraulich und ausfallsicher sein.

• Personen, die mit der Software arbeiten, müssen eine Berechtigung zum Datenzugriff haben.

Goldene HR-Regel: Beim Umgang mit personenbezogenen Daten, etwa bei der Lohnabrechnung, müssen Sie ausnahmslos alle Vorgaben von DSGVO und BDSG im Auge behalten.

Schluss mit dem Listenchaos – so bereiten Sie Lohndokumente perfekt vor

Wenn Ihre Mitarbeitenden den Lohnzettel online am Ende eines Monats direkt aus dem Employee Self Service herunterladen, sollte dieser Datenabruf verschlüsselt erfolgen. Sie müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende nur Zugriff auf ihren eigenen Lohnzettel online haben.

Deshalb sollte ein zweistufiges Autorisierungssystem im Employee Self Service oder im Intranet die Regel sein. Mitarbeitende melden sich dort an und rufen dann mit ihren Benutzerdaten ihren Lohnzettel online ab.

Auch bei der Digitalisierung der Lohnzettel gelten Datenschutzregeln, etwa dann, wenn die Daten der vorbereitenden Lohnabrechnung vom Lohnbüro übertragen werden. Alle Angaben müssen dabei vor den Blicken und Zugriffen Unbefugter geschützt sein.