Mandantenfähigkeit in der Praxis: Ein Leitfaden für Unternehmen

Mit Mandantenfähigkeit (engl. Multi-Tenancy) wird die Funktionsweise einer Software bezeichnet, mehrere parallele Instanzen einer Software zu verwalten. Dabei läuft die Anwendung in einer einzigen IT-Infrastruktur bzw. Cloud und bedient verschiedene voneinander getrennte Mandant:innen (beispielsweise Kund:innen, Tochtergesellschaften oder Abteilungen). 

Eine mandantenfähige Software-Architektur ist abzugrenzen vom Single-Tenancy-Modell, bei dem die Anwendung exklusiv für einen Mandanten – manchmal auch Mieter genannt – zur Verfügung steht.

Mitte 2023 kam Cloud-Computing bei 89 Prozent der in Deutschland beheimateten Unternehmen zum Einsatz, wie der von Bitkom herausgegebene Cloud Report 2023 darlegt. Den meistgenannten Treiber für diesen Trend bildete für 64 Prozent der Unternehmen die Reduktion von Kosten. 

Mit mandantenfähiger, cloudbasierter Software lässt sich neben den Ausgaben auch die Effizienz von Geschäftsprozessen erhöhen:

• Gemeinsame Ressourcennutzung: Die unterschiedlichen Mandanten verwenden dieselbe Hardware und können je nach Implementierung auch auf gemeinsame Datenbanken zugreifen. Je mehr Mandanten das System nutzen, desto geringer fallen die Lizenzkosten für eine Software in der Regel aus.

• Zentrale Verwaltung: Die Daten aller Mandanten bzw. untergeordneten Einheiten sind zentral einsehbar. Zudem laufen Wartung, Überwachung der IT-Sicherheit und das Einspielen von Updates von einer einzigen Stelle aus ab. 

• Skalierbarkeit: Bei Bedarf lässt sich das System flexibel um neue Mandant:innen erweitern, ohne dass Kosten und Aufwand signifikant steigen.

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Die Eigenschaft der Mandantenfähigkeit verleiht vielerlei Arten von Software Skalierungs- und Einsparpotenziale. In Unternehmen sind folgende Anwendungsfälle häufig anzutreffen:

• Buchhaltung: Eine mandantenfähige Buchhaltungssoftware ist zweckmäßig für Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften, Filialen oder unabhängigen Projekten. Die Finanzdaten werden separat erfasst und dennoch besitzt eine zentrale Stelle die Gesamteinsicht. 

• Lohnabrechnung: Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Mitarbeitenden an verschiedenen Arbeitsplätzen oder in unterschiedlichen Unternehmen erfolgt unter Berücksichtigung ihrer spezifischen Besonderheiten. 

• Learning-Management: Ein Lernmanagementsystem mit Mandantenfähigkeit erlaubt es, zahlreiche Lernumgebungen mit individuellem Erscheinungsbild zu realisieren. Ein solches System ist ideal für den Wissensaustausch regionaler Niederlassungen oder fachlich getrennter Abteilungen mit verschiedenen Lernbedürfnissen.

Eine Software mit Mandantenfähigkeit kennt zwei Kategorien von Daten, mit denen gearbeitet werden kann: mandantenübergreifende sowie mandantenabhängige Daten. Bei Ersteren kann es sich etwa um universelle Systemkonfigurationen oder um Steuersätze und länderspezifische Währungen bei einer Buchhaltungssoftware handeln. Besonders schützenswert sind jedoch die mandantenabhängigen Daten, zu denen unter anderem Kundenstamm- und Buchungsdaten zählen. 

Anwendungen mit Mandantenfähigkeit sind datenschutzkonform umsetzbar, sofern man technische Maßnahmen zur Mandantentrennung einsetzt. Diese umfassen etwa:

• mandantenspezifische Berechtigungen (diese limitieren oder unterbinden mandantenübergreifende Datenzugriffe)

• eine logisch getrennte Datenhaltung

• eine mandantenspezifische Verschlüsselung

• die Nutzungsprotokollierung für administrative und mandantenspezifische Tätigkeiten

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Software mit Mandantenfähigkeit wird in der Regel in einer Cloud-Umgebung bzw. einem Rechenzentrum ausgeführt, wobei man zwischen öffentlichen (Public Clouds) und organisationsspezifischen (Private Clouds) unterscheidet. 

Eine Public Cloud verwaltet die Anwendungen von verschiedenen (Unternehmens-)Kunden, meist im Rechenzentrum der Dienstleistenden.

In einer Private Cloud hingegen sind beispielsweise alle Tochterunternehmen eines Konzerns in einer mandantenfähigen Software abgebildet, was Unternehmen die volle Kontrolle über die IT-Infrastruktur ermöglicht. Dies ist vor allem in Bezug auf die Datensicherheit von Bedeutung, die zu den größten Herausforderungen beim Verwalten einer Softwareumgebung mit Mandantenfähigkeit zählt. Die private Cloud-Lösung bedeutet darüber hinaus höhere Kosten für den Unterhalt der komplexen Infrastruktur, für dessen Konfiguration, Wartung und Absicherung man eigenes IT-Personal bereitstellen muss. 

Skalierbare und mandantenfähige Cloud-Anwendungen bilden einen wichtigen Baustein für die Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen. Je komplexer oder überregionaler die Geschäfts- und Organisationsstruktur, desto nutzbringender gestaltet sich dieser Zugewinn an Ressourcenteilung durch Anwendungen mit Mandantenfähigkeit. 

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Um DSGVO-konform zu sein, müssen Grundsätze wie die Zweckbindung, Rechtmäßigkeit, Datenminimierung und Vertraulichkeit gewährleistet werden. Geht die Datenverarbeitung mit hohen Risiken für die Rechte und Freiheiten von Personen einher, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig.

Damit die Datenschutzstandards nach DSGVO und BDSG eingehalten werden, sollten regelmäßige Kontrollen – etwa durch eine unabhängige Institution – stattfinden.

Eine Buchhaltungssoftware mit Mandantenfähigkeit gestattet die parallele Datenverwaltung verschiedener Abteilungen oder Tochterunternehmen. Eine zentrale Einsicht und Berichterstattung ist möglich, ohne dass die verschiedenen Mandanten auf die gegenseitigen Buchhaltungsdaten zugreifen können. Auch lassen sich Prozesse wie etwa die Rechnungsfreigabe entsprechend unterschiedlichen Bedürfnissen individualisieren und konfigurieren.

Die Schritte zur Implementierung von Mandantenfähigkeit unterscheiden sich je nach Anwendung. Manche Anwendungen lassen sich lediglich in begrenztem Umfang in die bestehende Infrastruktur integrieren. Essenzielle Gesichtspunkte sind die Datensicherheit und der Datenschutz, deren Einhaltung man bereits im Vorfeld berücksichtigen sollte.