Mitarbeiterfeedback für effektives Personalmanagement

Beim Mitarbeiterfeedback handelt es sich um einen Prozess, bei dem die Arbeitsleistung, das Verhalten und die Fähigkeiten von Mitarbeiter:innen bewertet werden. Dieser Austausch unterstützt Angestellte dabei, den Anspruch an ihre Rolle zu erfüllen, und schafft ein positives und produktives Arbeitsumfeld. Dabei muss das Gespräch nicht zwingend zwischen Führungskraft und Angestellten ablaufen, sondern es gibt verschiedene Richtungen von Feedback:

• Top-down: Diese abwärts gerichtete Feedback-Variante beinhaltet die Bewertung des Mitarbeitenden durch die Führungskraft. Es hilft dabei, klare Erwartungen an die Rolle zu setzen, Leistungen zu bewerten sowie mögliche Entwicklungsbereiche zu identifizieren.

• Bottom-up: Feedback wird oftmals als Einbahnstraße betrachtet. Dabei ist es genauso wichtig, dass Angestellte auch ihren Vorgesetzten Rückmeldung geben. Auf diese Weise können Führungskräfte ihren Führungsstil sowie organisatorische Abläufe evaluieren und gegebenenfalls anpassen.

• Peer-to-Peer: Auch Rückmeldung zwischen Kolleg:innen spielt eine entscheidende Rolle, um ein offenes und teamorientiertes Arbeitsumfeld zu schaffen.

• 360-Grad-Feedback: Das 360-Grad-Feedback ist eine umfassende Form der Leistungsbeurteilung. Dabei werden Führungskräfte und Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Perspektiven beurteilt. Zu den Feedbackgebenden gehören Kolleg:innen, Vorgesetzte, Mitarbeiter:innen und externe Personen. Darüber hinaus beinhaltet das 360-Grad-Feedback auch eine Selbsteinschätzung. 

Neben den verschiedenen Richtungen kann man den Feedbackprozess auch nach Anlass unterscheiden. Dabei differenziert man zwischen formellem und informellem Feedback:

• Formelles Feedback: Das formelle Feedback erfolgt traditionellerweise zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen. Es findet regelmäßig zu festgelegten Terminen statt und hat eine klare Struktur. In der Regel bereiten sich beide Seiten sorgfältig auf das Gespräch vor und halten die Ergebnisse schriftlich fest. Zu formellen Feedbackgesprächen zählen beispielsweise das Jahresgespräch oder das Mitarbeitergespräch. Ziel dieses Austausches ist es, die Leistung des/der Mitarbeitenden zu bewerten und Ziele zu setzen.

• Informelles Feedback: Diese Form von Rückmeldung ist weniger strukturiert und erfolgt spontan im Rahmen der täglichen Arbeit. Es folgt keinen strukturierten Abläufen und kann jederzeit und ohne vorherige Absprache gegeben werden. Informelles Feedback kann sowohl positiv als auch negativ sein und hat somit großen Einfluss auf die Kommunikation am Arbeitsplatz. Um einen respektvollen Umgang im Miteinander zu gewährleisten, ist es sinnvoll, Feedbackregeln im Team festzulegen. 

Die verschiedenen Arten und Anlässe von Feedback unterstreichen die zentrale Bedeutung im Unternehmen. Laut einer Studie von Cubia aus dem Jahr 2023 halten 59 % der Beschäftigten es für „sehr wichtig“ oder „wichtig“, regelmäßig Feedback zu ihrer Arbeit zu erhalten. Diese Ergebnisse verdeutlichen die wichtige Rolle von konstruktivem Feedback für die Mitarbeiterzufriedenheit und die kontinuierliche Verbesserung in Unternehmen.

Um eine wirklich offene Feedbackkultur im Unternehmen zu schaffen, gehört zum Feedbacknehmen auch das Feedbackgeben. Wenn beide Prozesse reibungslos funktionieren, entsteht ein positives Arbeitsumfeld, das sich durch hohe Produktivität, weniger Fehlzeiten und eine bessere Unternehmenskultur auszeichnet. In Zeiten des Fachkräftemangels können solche Merkmale entscheidend sein, um Mitarbeiter:innen langfristig an das Unternehmen zu binden und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Um die positiven Effekte von Feedback auszuschöpfen, ist es wichtig, einen effektiven Feedbackprozess zu etablieren. Folgende Tipps können dabei hilfreich sein.

Überlegen Sie sich vorher genau, was Sie mit Ihrem Feedback erreichen wollen. Möchten Sie Ihre Kolleg:innen für ein erfolgreiches Projekt loben? Vielleicht möchten Sie eine Verhaltensänderung bei einem Mitarbeitenden erreichen, der immer zu spät kommt? Oder möchten Sie eine Kollegin in ihrer beruflichen Entwicklung unterstützen? Wichtig ist, dass Sie Ihr Feedback klar und präzise formulieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Negatives Feedback anzunehmen, fällt den wenigsten Menschen leicht. Gerade deshalb ist es sinnvoll, Kritikpunkte konstruktiv und lösungsorientiert zu formulieren. Auf diese Weise unterstützen Sie Ihre Angestellten dabei, ihre Leistung zu verbessern und klare Schritte zur Weiterentwicklung zu unternehmen.

Negatives Feedback zwischen zwei Komplimenten zu verpacken, ist wenig effektiv und wird oft als durchschaubar empfunden. Sparen Sie sich solche Methoden und bleiben Sie stattdessen offen und direkt. Das fördert eine ehrliche und klare Kommunikation, die es dem/der Mitarbeitenden erleichtert, konstruktives Feedback besser zu verstehen und anzunehmen.

Vermeiden Sie es, sich von Ihrer persönlichen Meinung leiten zu lassen, sondern stützen Sie sich auf klar messbare Fakten. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback sachlich und objektiv bleibt. 

Der Feedbackprozess sollte nicht ausschließlich von oben nach unten verlaufen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen dazu, auch ihre Kritikpunkte zu äußern. Das stärkt die Zusammenarbeit und schafft ein positives Arbeitsklima.

Regelmäßiges Feedback ist der Schlüssel zum Erfolg. Sparen Sie deshalb nicht alles für das jährliche Mitarbeitergespräch auf, sondern integrieren Sie kontinuierlich Feedback in den Arbeitsalltag. Auf diese Weise können Sie unmittelbare Verbesserungen fördern und eine offene Feedbackkultur etablieren.

Damit das Feedback auch wirkungsvoll ist, muss es in die Tat umgesetzt werden. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei einer klaren Zielsetzung, die Schritte zur Veränderung beinhaltet. Das zeigt, dass Sie an der Entwicklung Ihrer Angestellten interessiert sind und ihre Fortschritte berücksichtigen.

Nach dem Mitarbeiterfeedback sollten beide Parteien das Gespräch nachbereiten. So kann sichergestellt werden, dass das Feedback auch angenommen wird und ein Entwicklungsprozess in Gang gesetzt wird. Idealerweise wird zudem direkt ein Termin für ein Folgegespräch vereinbart, um stetige Verbesserung zu fördern und den Fortschritt zu überwachen.

Feedback geben und nehmen will gelernt sein. Um Mitarbeiter:innen zu unterstützen und eine offene Feedbackkultur zu etablieren, sind spezielle Feedbackschulungen von großem Nutzen. In diesen Schulungen lernen Angestellte, wie sie konstruktives Feedback geben und effektiv kommunizieren können. Anonyme Mitarbeiterbefragungen können zudem wertvolle Einblicke in die allgemeine Stimmung und Zufriedenheit im Unternehmen geben. Auch digitale Tools wie Feedback-Apps unterstützen eine offene Kommunikation, indem sie eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit bieten, Feedback zu geben und zu erhalten.

Lesetipp: Die Kommunikationsstile von Schulz von Thun für eine erfolgreiche Kommunikation und eine offene und ehrliche Arbeitsumgebung.

Digitale Tools können wesentlich dazu beitragen, den Feedbackprozess zu optimieren und eine offene Feedbackkultur zu etablieren. Erfahren Sie im Folgenden, welche verfügbaren Optionen es gibt und wie Sie diese effektiv in den Arbeitsalltag integrieren:

• 360-Grad-Feedback-Software: Die Feedback-Software von Personio automatisiert und erleichtert das Einholen von Feedback aus unterschiedlichen Perspektiven. Somit kann im Feedbackprozess erheblich Zeit gespart werden.

• Feedback-Apps: Feedback-Apps, wie beispielsweise Culture Amp oder Officevibe, bieten vielfältige Funktionen, die sich optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen, und ermöglichen einen regelmäßigen Austausch.

• Anonyme Feedback-Tools: Mithilfe von anonymen Feedback-Tools, wie TINYPulse oder SurveyMonkey, können Umfragen direkt an Mitarbeiter:innen versendet werden. Diese Tools bieten die Möglichkeit, die Ergebnisse auszuwerten und zu analysieren. Dabei wird die Anonymität der Angestellten während des gesamten Prozesses gewahrt, was zu ehrlichen und offenen Rückmeldungen führt.

• Echtzeit-Feedbacksysteme: Echtzeit-Feedbacksysteme, wie Slack und Microsoft Teams, erleichtern spontanes und unmittelbares Feedback im Arbeitsalltag. Sie tragen dazu bei, eine offene und direkte Feedbackkultur zu etablieren.

Die Auswahl des geeigneten Feedback-Systems für Ihr Unternehmen hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und der Organisationsstruktur ab. Um die gewählten Tools effektiv in den Arbeitsalltag zu integrieren, können Schulungen oder Workshops dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter:innen ihre Handhabung verstehen. Regelmäßige Feedbackrunden tragen zusätzlich dazu bei, Feedback als festen Bestandteil der Unternehmenskultur zu etablieren. Darüber hinaus ist es wichtig, die gesammelten Rückmeldungen sorgfältig zu analysieren und praktisch umzusetzen.

Um zu bewerten, wie hilfreich Ihre im Unternehmen genutzten Feedback-Tools sind, sollten Sie auf folgende Faktoren achten:

• Überprüfung der Nutzungsstatistiken: Überprüfen Sie die Nutzungsrate der Tools, um einzuschätzen, wie hoch die Akzeptanzrate unter den Mitarbeiter:innen ist.

• Frage der Feedback-Qualität: Bewerten Sie die Qualität der gesammelten Daten. Sind dabei konkrete Optimierungspotenziale zu erkennen? Sind diese präzise genug, um sie praktisch umzusetzen? 

• Feedback zur Tool-Nutzung: Holen Sie die Meinung der Angestellten zu den genutzten Systemen ein. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Systeme effektiv sind und den Bedürfnissen der Nutzer:innen entsprechen.

• Auswirkungen auf Unternehmensziele: Beurteilen Sie, inwieweit die Tools zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Dies kann beispielsweise eine gesteigerte Produktivität oder eine effektivere Kommunikation sein.

Wenn Mitarbeiterfeedback auf die richtige Weise vermittelt wird, hat es positive Auswirkungen auf die Unternehmenskultur. Denn positives Feedback schafft nicht nur ein offenes und freundliches Arbeitsumfeld, sondern verbessert auch die Arbeitsmoral der Angestellten. Es hilft dabei, Mitarbeiter:innen zu motivieren und zu inspirieren, denn jeder Mensch wird gerne für seine Arbeit gelobt. Beschäftigte fühlen sich dadurch wertgeschätzt und anerkannt, was ein positives Arbeitsklima schafft. Darüber hinaus verbessert effektives Feedback die Kommunikation im Unternehmen, fördert die Zusammenarbeit und verringert Missverständnisse. Eine offene Feedbackkultur ist daher der Schlüssel zu einer offenen und positiven Unternehmenskultur. 

Unternehmen, die die Vorteile eines effektiven Feedbacks erkannt haben und für sich nutzen, sind beispielsweise:

• Netflix: Der Streaming-Anbieter hat ehrliches und konstruktives Feedback fest in der Unternehmenskultur verankert. Um neue Mitarbeiter:innen zu ermutigen, Feedback aktiv zu geben und anzunehmen, gehen die bestehenden Mitarbeiter:innen mit positivem Beispiel voran. Ziel ist es, den regelmäßigen Feedbackprozess zur Gewohnheit werden zu lassen und damit die Basis für das Dream-Team zu schaffen.

• Google: Google nutzt eine umfassende 360-Grad-Bewertung, um Mitarbeiter:innen Feedback zu geben. Diese basiert auf Selbst- und Fremdeinschätzungen und vermittelt ein ganzheitliches und unvoreingenommenes Bild der Kolleg:innen. Da dieser Feedbackprozess einmal im Jahr stattfindet, können sich die „Googler:innen“ auf langfristige Ziele konzentrieren, ohne durch Micromanagement unter Druck gesetzt zu werden.

• Microsoft: Microsoft legt den Schwerpunkt auf kontinuierliches Feedback und Zusammenarbeit mithilfe ihres „Connects“-Programms. Der Feedbackprozess basiert auf alle zwei Monate stattfindenden Feedbackgesprächen zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen. Der Fokus bei diesen Gesprächen liegt auf 360-Grad-Feedback, den gemeinsamen Werten und auf Inklusion. Dadurch fördert Microsoft sowohl das Erreichen der Unternehmensziele als auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

In einer Unternehmenskultur, die aus offener und ehrlicher Kommunikation besteht, kann es natürlich auch einmal sein, dass ein Feedback negativ ausfällt. Schließlich ist niemand perfekt. Um auch im Umgang mit unerwarteter Kritik souverän zu bleiben, können nachfolgende Tipps hilfreich sein:

Atmen Sie kurz durch und nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Emotionen in den Griff zu bekommen. Bedenken Sie dabei, dass negatives Feedback keinesfalls einen Angriff auf Ihre Person darstellt. Im Gegenteil, Ihrem Gegenüber ist eine Verbesserung der Zusammenarbeit und Ihrer Leistung wichtig. 

Hören Sie Ihrem Gesprächspartner aktiv zu und vermeiden Sie Unterbrechungen. So stellen Sie sicher, dass Sie das Feedback verstanden haben, und zeigen, dass Sie es ernst nehmen.

Weisen Sie die Kritik nicht von sich, sondern übernehmen Sie Verantwortung dafür. Schließlich ist dies eine Möglichkeit, Ihre Leistung zu verbessern. Zeigen Sie zudem Bereitschaft zur Veränderung und bitten Sie Feedbackgebende um Unterstützung.

Leiten Sie Handlungsmaßnahmen, die Ihnen dabei helfen, das Feedback umzusetzen. Bei Bedarf können Sie sich Unterstützung bei Kolleg:innen, Vorgesetzten oder der Personalabteilung einholen.

​​Um zu überprüfen, ob das Feedback umgesetzt wurde und ob Fortschritte erzielt wurden, ist es sinnvoll, ein Folgegespräch zu vereinbaren. Dies zeigt, dass Sie die Kritik ernst nehmen und bereit sind, etwas zu ändern.

Um Mitarbeiter:innen im Umgang mit negativem Feedback zu unterstützen, ist es sinnvoll, den Feedbackprozess zur Gewohnheit werden zu lassen. Dabei sollte positives und negatives Feedback in einem ausgeglichenen Verhältnis gegeben werden, um Mitarbeiter:innen nicht zu demotivieren. Um sicherzustellen, dass dieser Prozess immer auf eine respektvolle Art und Weise abläuft, können Feedback-Guidelines implementiert werden, die zeigen, wie man konstruktives Feedback gibt. Darüber hinaus sollten Führungskräfte aktiv in den Verbesserungsprozess von Mitarbeitenden eingebunden werden und ihre Unterstützung anbieten. So fällt es den Mitarbeiter:innen leichter, Veränderungsmaßnahmen in Angriff zu nehmen. 

Effektives Feedback geben und nehmen sind essenzielle Fähigkeiten, die jede/r Mitarbeitende beherrschen sollte. Eine offene Feedbackkultur trägt nicht nur zur Mitarbeiterzufriedenheit und gesteigerter Produktivität bei, sondern fördert auch eine Unternehmenskultur, die sich durch effektive Kommunikation auszeichnet. In Zeiten des Fachkräftemangels können sich Unternehmen so von anderen abheben sowie Top-Talente anziehen und langfristig binden.

Einen effektiven Feedbackprozess im Unternehmen zu implementieren, kann für HR-Manager:innen eine Herausforderung darstellen. Das Performance-Management-System von Personio kann Sie dabei unterstützen, ein durchdachtes Feedback-System ohne großen Aufwand einzuführen. Durch automatisierte Erinnerungen und einfache Feedback-Zyklen und -Meetings können effiziente und regelmäßige Feedbackprozesse sichergestellt werden. 

Wie oft Mitarbeiterfeedback gesammelt werden sollte, hängt von Ihrer Unternehmensstruktur und -kultur ab. Es ist jedoch ratsam, einen regelmäßigen Feedbackprozess zu etablieren, um eine offene Kommunikation zu gewährleisten und stetige Verbesserung zu fördern.

Kleine Unternehmen ohne umfangreiche HR-Abteilungen können Feedback-Tools zur Unterstützung nutzen. So kann sichergestellt werden, dass qualitativ hochwertiges Feedback gesammelt und gleichzeitig analysiert wird. Auf diese Weise können klare Handlungsempfehlungen abgeleitet und umgesetzt werden. 

Bei Fernarbeit oder in digitalen Teams kommt der persönliche Austausch oft zu kurz. Gerade deshalb sind regelmäßige Feedbackgespräche besonders wichtig, um den Mitarbeiter:innen Rückmeldung zu ihrer Leistung zu geben und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu bieten, ihrerseits Kritik zu äußern.