Mitarbeiterbefragung: Musterfragebogen und Tipps

Wer fragt, der führt. Diese Weisheit aus der Diskussionskultur lässt sich problemlos auf eine breitere Informationsbasis stellen, mit der Sie als HR immer am Puls der Zeit in Ihrem Unternehmen sind. Denn nur wer weiß, was seine Mitarbeiter denken, wie sie auf aktuelle Veränderungen reagieren und ob die Führungskräfte das Steuer noch sicher in der Hand haben, kann eine erfolgreiche unternehmerische Zukunft anpeilen.

Das wirkungsvollste Werkzeug dafür ist die Mitarbeiterbefragung, die viel mehr als nur ein momentanes Stimmungsbarometer ist. Sie etabliert bei regelmäßigem Einsatz eine Feedbackkultur von unten nach oben, die in den Führungsetagen der meisten deutschen Unternehmen als immer wichtiger angesehen wird. Denn durch die Mitarbeiterbefragung erhalten die Beschäftigten eine Stimme, die auf jeden Fall gehört werden sollte.

Wie wichtig das Personalinstrument der Mitarbeiterbefragung mittlerweile ist, belegt eine wissenschaftliche Studie der Ruhr-Universität Bochum aus dem Jahr 2017. 200 Top-Unternehmen der DACH-Region wurden in puncto Mitarbeiterbefragung unter die Lupe genommen und die Entwicklung des Tools über einen Zeitraum von zehn Jahren untersucht.

Mit eindeutigen Ergebnissen: Befragten im Jahr 2007 immerhin schon 64 Prozent der Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmäßig, so taten dies zehn Jahre später bereits knapp 81 Prozent. Die Gründe für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen waren vielfältig:

• Internes Benchmarking

• Externes Benchmarking

• Verbesserung der internen Kommunikation

• Umsetzung der Unternehmensstrategie

Die Rücklaufquoten betrugen im Mittel beeindruckende 71 Prozent und 85 Prozent der Unternehmen banden die Befragten in den Folgeprozessen ein, in einer Kombination aus Rückmeldung und gemeinsamer Analyse.

Faires Feedback für jede:n sicherstellen

Ermöglichen Sie allen Mitarbeiter:innen eine gerechte Leistungsbeurteilung. Die standardisierten Feedback-Formularen und Bewertungsskalen in Personio bilden die perfekten Grundlagen dafür.

So klappt gerechtes Feedback

Unternehmen sehen in Mitarbeiterbefragungen primär folgende konkrete Nutzen:

• Identifikation von Warnsignalen innerhalb der Organisation

• Messung der Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft

• Messung der Stärken und Schwächen der eigenen Organisation als

• Entscheidungsgrundlage für Verbesserungen

• Evaluation der Effektivität eingeführter Programme und Richtlinien

• Prognose und Steuerung zentraler Ergebnisse wie Kundenzufriedenheit oder

• Produktivität

• Feedback für die Führung

Betrachtet man diese konkreten Ansätze in einer Gesamtschau, zeigt sich, dass Mitarbeiterbefragungen eine doppelte Wirkung erzielen: als Frühwarnsystem und als strategisches Steuerungsinstrument.

Neben der Beurteilung sog. Soft Facts wie Betriebsklima, Mitarbeitermeinungen oder individueller Arbeitszufriedenheit unterstützen regelmäßige Befragungen alle Veränderungsprozesse im Unternehmen. Ganz gleich, ob es um einen Wandel in der Unternehmenskultur, um organisatorische oder strategische Anpassungen geht, über Mitarbeiterbefragungen erfahren Sie, wie die eigenen Mitarbeiter diese unternehmensrelevante Faktoren beurteilen und bewerten. Und können entsprechend optimieren.

Mit anderen Worten: Wenn es hakt, sind Mitarbeiterbefragungen wie ein Seismograph und Kompass für HR und Geschäftsleitung.

Bevor Sie den Prozess zu einer Mitarbeiterbefragung aufsetzen, gilt es, die generelle Ausrichtung abzustecken. Vorab sind zahlreiche Fragen zu klären, die natürlich in hohem Maße von den Bedingungen und Voraussetzungen im eigenen Unternehmen abhängen.

• Soll die Umfrage unternehmensweit erfolgen?

• Über welchen Zeitraum läuft die Befragung?

• Welche Kanäle können und sollen die Mitarbeiter zur Teilnahme nutzen?

• Welche Datenschutzbestimmungen sind zu beachten?

• Reichen die IT-Infrastruktur und die IT-Sicherheit?

• Können Sie die Befragung im eigenen Haus stemmen oder benötigen Sie Beratung und externe Unterstützung? In welchen Phasen benötigen Sie Support?

• Welchen Erkenntnisgewinn streben Sie an?

• Welche Ressourcen benötigen Sie von anderen Abteilungen, z.B. Unternehmenskommunikation oder IT?

Wenn der Rahmen der Mitarbeiterbefragung steht, sollte geklärt werden, welche Methode und welches Format zur Mitarbeiterbefragung am besten passt und wer die Maßnahme durchführen soll.

Prinzipiell können Mitarbeiterbefragungen intern oder extern durchgeführt werden. Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile.

Externe Lösung: Bietet sich an, wenn in Ihrem Unternehmen weder ausreichende Ressourcen noch Erfahrung und Kenntnisse vorhanden sind. Sehr wichtig: Eventuelle Mitarbeiterbedenken zum Thema Anonymität werden durch die Auslagerung zerstreut! Geringer Personalaufwand auf Ihrer Seite. Hohes Tempo bei der Umsetzung. Fachliche Expertise.

Interne Lösung: Sinnvoll, wenn Sie als HR über das entsprechende fachliche Knowhow verfügen und die Ressourcen für regelmäßige Mitarbeiterbefragungen ausreichend sind. Sie kennen die Ins und Outs Ihres Unternehmens am besten, wissen, in welche Richtung die Befragungen gehen sollen. Kaum Reibungsverluste. Geringe Zusatzkosten, aber hoher Zeitaufwand durch Ressourcenbindung. Eventuell geringeres Vertrauen auf Seiten der Mitarbeiter, weil die Auswertung intern erfolgt.

Das auch heute gängige Format ist die klassische Mitarbeiterbefragung, die sog. Vollbefragung, bei der alle Beschäftigten in einem regelmäßigen Turnus zu einem relevanten Themenpaket befragt werden. Die Digitalisierung hat die Papierfragebögen weitgehend abgelöst – in der Regel finden Mitarbeiterbefragungen heute online statt, mit den üblichen Vorteilen: geringere Kosten und logistischer Aufwand.

Nicht zu vergessen ist aber, dass Datenschutz und Übertragungssicherheit große Herausforderungen darstellen. Klassische Mitarbeiterbefragungen können durch mündliche Interviews ergänzt werden, etwa wenn Sonderthemen in einzelnen Bereichen abgefragt werden sollen.

Eine Mitarbeiterbefragung lässt sich grob in vier Phasen gliedern, die eng ineinandergreifen und eine Art Kreislauf ergeben:

Bildung eines Projektteams, Information der Arbeitnehmervertreter und des Datenschutzbeauftragten, Erstellung eines Kommunikationskonzepts und eines Zeitplans, Budgetierung, Entwicklung des (Online)Fragebogens, Einrichtung der IT, Tests und QM

Begleitung und Überwachung der Umfrage, Laufendes Controlling der Beteiligungsquote, eventuell kommunikative Maßnahmen zur Stützung oder Verlängerung des Umfragezeitraums, laufendes Reporting an Geschäftsführung

Aufbereitung der eingegangenen Daten bzw. digitale Erfassung von Fragebögen, Klärung der Ergebnisdarstellung (in Aufbau und Design), Abstimmung über Vergleiche und Benchmarks, Zustellung der Ergebnisse an die verantwortlichen Führungskräfte

Nach der Mitarbeiterbefragung ist vor der Mitarbeiterbefragung, im wahrsten Sinne des Wortes. Den Worten müssen Taten folgen, Ergebnisse wahrgenommen und vor allem ernstgenommen werden. Also: Mitarbeiter mit größtmöglicher Transparenz über Gesamt- und relevante Einzelergebnisse informieren, konkrete Veränderungsprozesse aufsetzen und umsetzen. Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen mitnehmen. Maßnahmen und Ziele überwachen und in die folgende Mitarbeiterbefragung einbringen.

• Wahren Sie absolute Anonymität – sonst verlieren Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter. Mit Recht.

• Lassen Sie Ihren Worten auf jeden Fall Taten folgen, sonst verpuffen Elan und Effekt der Befragung schnell und Sie werden unglaubwürdig.

• Binden Sie die Mitarbeiter von Anfang an ein und holen Sie sich nicht nur symbolischen Rückhalt durch die Geschäftsführung.

• Einmal ist keinmal – Regelmäßigkeit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Mitarbeiterbefragungen.

• Unterschätzen Sie den internen Aufwand nicht – denn wie gesagt: Nach der Mitarbeiterbefragung ist vor der nächsten Mitarbeiterbefragung. Der Kreislauf muss funktionieren.