Mitarbeitergespräch richtig führen mit Leitfaden (Checkliste)

Das Mitarbeitergespräch ist ein Führungsinstrument im Personalbereich und zielt auf die Mitarbeiterentwicklung ab. Es sollte regelmäßig stattfinden, damit die besprochenen Inhalte leicht nachvollziehbar bleiben und der Lern- sowie Entwicklungseffekt gesteigert wird (im Gegensatz zu einem Jahresgespräch, bei dem das Feedback eines ganzen Jahres in einem Termin besprochen wird).

Vor allem ist ein konstanter und ungezwungener Austausch wichtig. Feedback sollte also zur Unternehmenskultur gehören, denn nur so wird es auch im Alltag gelebt. Dies kann sich unterschiedlich äußern: Sich auf einen Kaffee treffen und über das letzte Projekt sprechen, nach jedem abgeschlossenen Projekt gemeinsam ein Retro machen und darüber sprechen, was gut/schlecht gelaufen ist, oder sich im internen Kommunikationstool eine Nachricht schreiben.

Wie ist der Status quo? Welche Perspektiven ergeben sich für die nächsten Monate? Im Mitarbeitergespräch geht es darum, sich über Erwartungen, Pläne und (nicht unbedingt monetäre) Ziele auszutauschen und auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen. Diese Schritte sollen die persönliche und fachliche Entwicklung des Mitarbeiters fördern sowie durch Wertschätzung motivieren und die Mitarbeiterbindung stärken.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen dem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch und dem institutionalisierten Gespräch. Anlassbezogene Gespräche werden von Führungskraft oder Mitarbeiter initiiert. Sie haben immer ein aktuelles Ereignis als Anlass, zum Beispiel:

• Besonders herausragende oder schlechte Leistungen

• Konflikte

• Nötige Eingriffe in Arbeitsabläufe, Prozessänderungen

• Nichteinhaltung von Vorgaben

• Optimierung von Arbeitsabläufen

• Arbeitsunfälle

• Längere oder häufige Krankheit eines Arbeitnehmers

Im Gegensatz dazu findet das institutionalisierte Gespräch regelmäßig und ohne speziellen Anlass statt. Es dient der allgemeinen Betrachtung der Mitarbeiterleistung, ist standardisiert und wird anhand eines Leitfadens geführt. Sie bewerten die Leistung des Mitarbeiters über einen längeren Zeitraum hinweg und erarbeiten Möglichkeiten, damit er oder sie sich weiterentwickeln kann.

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Leistung effektiv steigern

Ein entscheidender Aspekt von Mitarbeitergesprächen ist die Evaluation, die eine systematische Reflexion der vergangenen Leistungen und Entwicklungen ermöglicht. Durch einen strukturierten Rückblick auf erreichte Ziele, durchgeführte Projekte und persönliche Entwicklungsbereiche werden nicht nur vergangene Leistungen bewertet, sondern auch die Grundlage für zukünftige Zielsetzungen gelegt.

Die Evaluation sollte auf objektiven Kriterien basieren und ermöglicht Führungskräften und Mitarbeitern gleichermaßen, Erkenntnisse für die kontinuierliche Weiterentwicklung zu gewinnen. Dabei ist es wichtig, dass sowohl Erfolge als auch Herausforderungen konstruktiv besprochen werden, um realistische und motivierende Zielvereinbarungen für die Zukunft zu definieren. Eine effektive Evaluation trägt somit maßgeblich zur individuellen Mitarbeiterentwicklung und zur Gesamtleistung des Teams bei.

Ein effektives Mitarbeitergespräch sollte gut strukturiert sein, um einen klaren und zielführenden Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter zu ermöglichen. Hier ist eine grundlegende Struktur, die für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch genutzt werden kann:

• Freundliche Begrüßung und Schaffung einer angenehmen Gesprächsatmosphäre.

• Kurze Einleitung, um den Zweck des Gesprächs zu erklären und den Gesprächsverlauf zu skizzieren.

• Besprechung der vergangenen Leistungen, Projekte und Zielsetzungen.

• Strukturierte Evaluation von Erfolgen und Herausforderungen.

• Betonung von positiven Leistungen und Anerkennung.

• Festlegung von klaren, realistischen und motivierenden Zielen für die Zukunft.

• Diskussion über Entwicklungsbereiche und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

• Abstimmung von individuellen Zielen mit den übergeordneten Unternehmenszielen.

• Gegenseitiges Feedback zu Arbeitsweise, Zusammenarbeit und Unterstützung.

• Offene Kommunikation über Erwartungen und Bedürfnisse.

• Besprechung von beruflichen Perspektiven und Karrieremöglichkeiten.

• Identifizierung von Weiterbildungsbedarf und Entwicklungspfaden.

• Klar formulierte Vereinbarungen und Maßnahmenplan.

• Zeitrahmen für die Umsetzung der besprochenen Punkte.

• Positive Zusammenfassung des Gesprächs und Ausblick auf die Zukunft.

• Festlegung eines Zeitpunkts für ein Follow-up-Gespräch.

• Klärung offener Fragen und Bereitstellung von Unterstützung.

Durch diese Struktur wird sichergestellt, dass das Mitarbeitergespräch einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt, der sowohl die Vergangenheit als auch die Zukunft berücksichtigt und Raum für eine offene und konstruktive Kommunikation schafft.

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Damit Mitarbeitergespräche konstruktiv und zukunftsorientiert ablaufen, muss HR Struktur schaffen. Nur mit einer guten inhaltlichen Vorbereitung und Struktur, geht der Mitarbeiter am Ende motiviert aus dem Gespräch raus und kann an seiner Leistung arbeiten. Er muss wissen, wo die Baustellen sind und wie er an ihnen arbeiten kann.

Neben positiven Aspekten der Arbeit können diese Notizen auch Kritikpunkte enthalten. Kritik sollte sich jedoch immer auf konkrete Situationen beziehen, damit der Mitarbeiter die Beurteilung als objektiv empfindet und nachvollziehen kann.

Sie können Führungskräften Tipps und Tools an die Hand geben, damit Gespräche gut vorbereitet und strukturiert durchgeführt werden. Orientieren Sie sich dabei an dieser Checkliste:

• Laden Sie den Mitarbeiter frühzeitig ein und informieren Sie ihn über die Besprechungspunkte.

• Reservieren Sie einen geeigneten Raum, in dem Sie ungestört sind.

• Planen Sie ausreichend Zeit ein.

• Führen Sie die Mitarbeiterbewertung rechtzeitig durch und übermitteln Sie dem Mitarbeiter einen Bewertungsbogen für die Selbstbewertung.

Bereiten Sie sich inhaltlich vor:

• Über welche Aspekte wollen Sie sprechen?

• Haben Sie alle Informationen und Beweise/Beispiele, um Ihre Argumentation zu untermauern?

• Was soll sich nach dem Gespräch ändern? Überlegen Sie sich Ziele, die Sie mit dem Gespräch erreichen wollen.

• Was sind die Stärken des Mitarbeiters? Was schätzen Sie am meisten an der Zusammenarbeit/der Arbeit des Mitarbeiters?

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über die persönliche Situation des Mitarbeiters, z. B. Familienprobleme/gesundheitliche Probleme. Das ist vor allem bei Kritikgesprächen wichtig.

• Wie liefen vergangene Gespräche zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter ab? Bereiten Sie sich auf mögliche Diskussionspunkte vor.

• Wie gehen Sie damit um, wenn Sie sich nicht mit dem Mitarbeiter einig werden? Überlegen Sie sich mögliche Reaktionen.

• Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre ohne Störungen, wie zum Beispiel Handys.

• Fördern Sie den Dialog und lassen Sie den Mitarbeiter erzählen.

• Definieren Sie Ziele und Inhalte zu Gesprächsbeginn.

• Seien Sie aufmerksam und hören Sie aktiv zu.

• Dokumentieren Sie wichtige Punkte.

• Legen Sie abschließend realistische Vereinbarungen fest. Zielvereinbarungen sollten immer motivieren und nicht überfordern. Personaler unterstützen hierbei, indem Sie einen Performance-Management-Prozess definieren, der Ziele systematisch erfasst und Mitarbeiter auf diese Weise entwickelt und bindet. Konkrete Beispiele zum Zielvereinbarungen finden Sie in diesem Artikel.

• Reflektieren Sie den Gesprächsverlauf. Gibt es Punkte, die Sie beim nächsten Mitarbeitergespräch besser machen können?

• Erstellen Sie ein Protokoll, auf das sich Führungskraft und Mitarbeiter einigen.

• Unterstützen Sie den Mitarbeiter bei der Umsetzung der vereinbarten Ziele.

Geben Sie den Führungskräften in Ihrem Unternehmen diese fünf möglichen Stolpersteine mit und vermeiden Sie dadurch negative Eindrücke, die zu Demotivation und Geringschätzung führen könnten.

Behandeln Sie das Mitarbeitergespräch nicht als notwendiges Übel, sondern als wertvollen Teil Ihrer Führungsaufgabe. Das Gespräch sollte fester Bestandteil Ihrer Terminplanung sein und auch dem Mitarbeiter rechtzeitig kommuniziert werden.

Planen Sie für jeden Mitarbeiter genug Zeit ein, damit im Gespräch kein Termindruck entsteht und Sie keinen gehetzten Eindruck machen. Wenn nötig, verteilen Sie die Gespräche über mehrere Wochen. So hinterlassen Sie einen professionellen und engagierten Eindruck bei Ihren Mitarbeitern und haben es leichter, der Personalabteilung Ihre Ergebnisse aus den einzelnen Gesprächen zurückzuspiegeln.

Das Mitarbeitergespräch, sofern es jährlich stattfindet, ist dazu gedacht, auf eine längere Arbeitsphase zurückzublicken. Sie sollen gemeinsam aufgreifen, was in dieser Zeit vorangetrieben wurde und was nicht. In der Konsequenz heißt das, dass Sie wissen müssen, was Ihr Mitarbeiter im gesamten letzten Jahr geleistet hat. Andernfalls wirkt dies unvorbereitet und vermittelt dem Mitarbeiter Geringschätzung.

Diese Vorbereitung ist keine leichte Aufgabe und bedarf im Idealfall nicht nur punktueller, sondern kontinuierlicher Aufzeichnungen. Protokollieren Sie gewisse Dinge, setzen Sie sich Erinnerungen und machen Sie sich während des Jahres die Ereignisse bewusst, die für das Mitarbeitergespräch von Relevanz sein können. Dazu zählt auch, dass sie über Fortbildungsmöglichkeiten, Gehaltspotential und andere organisatorische Dinge Bescheid wissen. Sind Sie aus terminlichen Gründen nicht in der Lage, das Gespräch angemessen vorzubereiten, verschieben Sie es lieber.

Es gibt immer wieder Situationen, in denen die Mitarbeiterleistung nicht zur Zufriedenheit der Vorgesetzten führt. Tritt dieser Fall ein, ist es für Führungskräfte wichtig, nicht mit generellen negativen Aussagen oder Vorwürfen auf die Mitarbeiter einzureden, sondern spezifische Rückmeldung zu konkreten Sachverhalten zu geben. Sätze wie: "Ihre Leistungen sind nicht zu unserer Zufriedenheit” oder “Sie arbeiten nicht, wie wir uns das vorstellen” sind absolute No-Gos, da sie unspezifisch und vorwurfsvoll sind.

Diese Art der Kritik lässt den Mitarbeiter weder die Fehlersituation identifizieren noch das konkrete Fehlverhalten erkennen. Im schlimmsten Fall kann dies sogar zu Vertrauensverlust oder einer persönlichen Kränkung des Mitarbeiters führen. Bleiben Sie also bei spezifischen Beobachtungen und Beispielen. Vermeiden Sie Verallgemeinerungen und behalten Sie im Hinterkopf, dass der Mitarbeiter sich im besten Fall am Ende des Gesprächs einen konkreten Plan zur Verbesserung seiner Arbeit zurecht legen können soll.

Ein wichtiger Teil der Zielerreichung ist die Zielsetzung. Sind Mitarbeiter dabei nicht involviert und werden Ziele in einem Unternehmen rein von oben nach unten diktiert, kann es sein, dass für den Mitarbeiter eine Nichterreichung der Ziele bereits bei der Zielsetzung absehbar war.

Bei einem korrekt geführten Mitarbeitergespräch ist es deswegen essentiell, dass Mitarbeiter und Vorgesetzter in einen gleichwertigen Dialog einsteigen. Nur in diesem können beide Seiten ihre Argumente und Meinungen darlegen. So kann auch eine etwaige Nichterreichung der Ziele aufgearbeitet und die zukünftige Zusammenarbeit verbessert werden.

Zielerreichung und Weiterentwicklung stehen in engem Zusammenhang. Produktivitäts- oder Ergebnisprobleme werden nicht durch einfache Wenn-Dann-Gleichungen gelöst. Hier gilt es, echte Führungsqualitäten zu zeigen und gemeinsam mit dem Mitarbeiter an dem “Wie” der Zielerreichung zu arbeiten. Durch die Ausübung von übermäßigem Druck haben Sie als Vorgesetzter meist mehr zu verlieren als zu gewinnen.

Manche Mitarbeiter fiebern dem Mitarbeitergespräch über Monate entgegen, um endlich ihrem Ärger Luft zu machen, gelobt zu werden oder die erhoffte Gehaltserhöhung anzusprechen. Geben Sie ihnen diesen Freiraum und lassen Sie eine echte Aussprache zu.

Bereiten Sie sich gezielt vor, hören Sie zu und profitieren Sie von der Möglichkeit, die vergangene gemeinsame Arbeitszeit zu reflektieren. Wenn Sie sich vor dem nächsten Mitarbeitergespräch diese potentiellen Fehler vor Augen führen, geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Chance, das ungeliebte Mitarbeitergespräch in einen Produktivitätsmotor zu verwandeln.