Mitarbeiterhandbuch: Was unbedingt rein sollte

Ein Mitarbeiterhandbuch enthält Unternehmensrichtlinien, Einblicke in die Kultur und Erwartungen an das Mitarbeiterverhalten sowie ihre Leistung. Auch die Pflichten des Arbeitgebers sind im Mitarbeiterhandbuch aufgelistet. Üblicherweise wird das (digitale) Dokument von HR erstellt.

Die kurze Antwort lautet ja. Ein Mitarbeiterhandbuch fördert nicht nur Ihre Unternehmenskultur, sondern erfüllt auch einen rechtlichen Zweck. Es dokumentiert Unternehmensregeln, Disziplinarverfahren und sogar arbeitsrechtlich relevante Themen und Vorschriften.

Ihr Mitarbeiterhandbuch muss aber kein verstaubtes Regelwerk sein. Zappos zum Beispiel verwendet ein Comic-Layout, wie dieses Video erklärt, und Disqus (ein Unternehmen, in dem alle stolz darauf sind, im Herzen alle Geeks zu sein) teilt sein Handbuch in ein "Culture Book" und ein formales, rechtliches Dokument auf.

Einer der wichtigsten Vorteile von Mitarbeiterhandbüchern besteht darin, dass Sie Ihre Unternehmenskultur transparent machen. Sie beantworten damit die Fragen nach dem “Warum” und “Wie” Ihrer Arbeit. HubSpot zum Beispiel hat seinen 128-seitigen Kulturkodex als Slideshare aufbereitet.

Zu den Vorteilen eines Mitarbeiterhandbuchs gehören außerdem

• das Festlegen realistischer Erwartungen an die Mitarbeiter

• Informationen zu den Leistungen (von der Krankenversicherung über bezahlten Urlaub bis hin zu Sonderleistungen wie Freistellungen für wohltätige Zwecke oder andere Mitarbeitervorteile)

• die Erklärung, was Mitarbeiter von ihrem Management und Führungsteam erwarten können und welche Verhaltensweisen gefördert und belohnt werden

• der Schutz Ihres Unternehmens

Manchmal knirscht es in der Beziehung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Das Mitarbeiterhandbuch verdeutlicht Ihre Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeiter*innen und zeigt, was Sie im Gegenzug von ihnen erwarten. Es klärt Erwartungen und beugt Missverständnissen im Arbeitskontext vor. Darüber hinaus kann das Mitarbeiterhandbuch dabei helfen, Ihr Unternehmen zu schützen, wenn ein Mitarbeiter versucht, einen Rechtsanspruch gegen Sie geltend zu machen.

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Zu welchen Zeiten sollten Mitarbeiter*innen verfügbar sein – auch bei flexiblen Arbeitszeiten? Gibt es Belohnungen für das Recruiting neuer Mitarbeiter? Wie geht das Unternehmen mit Belästigung am Arbeitsplatz und Gewalt um? Haben Sie eine Richtlinie für psychische Gesundheit? Wie werden die Daten Ihres Unternehmens und die Ihrer Kunden geschützt? Diese Arten von Fragen sollte ein gutes Mitarbeiterhandbuch beantworten.

Hier sind die Kernbereiche, die Ihr Handbuch abdecken sollte:

Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte Informationen über Arbeitsverträge, die Einstellungsprozesse von Mitarbeitern, Anwesenheitsregeln und alle Richtlinien und Verfahren zur Chancengleichheit enthalten.

Zeigen Sie gesetzliche Vorschriften zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz auf. Auch die Themen Vertraulichkeit, Datenschutz und die Vorgehensweisen Ihres Unternehmens bei Belästigung oder Gewalt am Arbeitsplatz sollten Sie hier aufführen.

In diesen Abschnitt (auch Code of Conduct genannt) gehören Informationen über die Kleiderordnung (falls vorhanden), die Verwendung von Geräten (z. B. dürfen Mitarbeiter ihre eigenen Mobiltelefone verwenden oder wird ihnen eines zur Verfügung gestellt?), Umgang mit möglichen Interessenkonflikten mit anderen Unternehmen, Regeln für Besucher vor Ort (vor allem, wenn Sie mit vertraulichen Informationen arbeiten) und die etwas heiklen Themen wie z. B. die Frage, wie man mit Beziehungen am Arbeitsplatz umgehen sollte.

Wann wird den Mitarbeiter*innen ihr Gehalt überwiesen? Wie oft findet eine Leistungsbeurteilung statt? Und gibt es formelle Initiativen zur Karriereentwicklung?

Hier Vorlage zur Leistungsbeurteilung herunterladen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiterhandbuch alle Leistungen abdeckt, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren – einschließlich Sozialleistungen, Home-Office, wie Spesen geltend gemacht werden können, alle anderen Leistungen wie Firmenwagen, Parkplätze bis hin zu Firmenhandys oder Laptops. Oft wissen Mitarbeiter*innen gar nicht, von welchen Vergünstigungen sie profitieren können. In diesem Abschnitt können Sie auch andere “Benefits” aufführen, z. B. morgendliches Frühstück an der Müslibar oder Rabatte in Clubs und anderen Einrichtungen.

Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte herausstellen, wie viel Jahresurlaub jede*m Mitarbeiter*in zur Verfügung steht und was im Falle einer unbezahlten Freistellung geschieht. Decken Sie auch Szenarien wie kurz- oder langfristigen Krankheitsurlaub, Mutterschaftsurlaub, Vaterschaftsurlaub oder Sabbaticals ab. Einige Unternehmen bieten auch bezahlte Freistellungen für wohltätige Zwecke an, z. B. einen halben Tag pro Quartal für Mitarbeiter, die an Hilfsprogrammen für Flüchtlinge oder ehrenamtlichen Tätigkeiten teilnehmen. Auch diese Dinge sind Material für Ihr Mitarbeiterhandbuch.

Urlaubsanträge blitzschnell bearbeiten

Mitarbeiter*innen und Führungskräfte planen ihren Urlaub mit Personio per Klick selbst. HR behält alles im Blick und hat Zeit, sich auf Wichtigeres zu konzentrieren.

Urlaube mit Personio verwalten

Ein Mitarbeiterhandbuch muss auch regeln, was passiert, wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen. Wichtige Fakten sind Disziplinarverfahren oder -richtlinien, Kündigungsfristen, wie und wann das Arbeitsverhältnis beendet wird – sowohl aus der Sicht des Arbeitnehmers als auch aus der Sicht des Arbeitgebers – und welche Richtlinien Ihr Unternehmen bezüglich der Bereitstellung von Referenzen für frühere Mitarbeiter hat.

In einem Mitarbeiterhandbuch können Sie außerdem ein Schlaglicht auf die Persönlichkeit oder Arbeitskultur des Unternehmens werfen. Schon das Design kann Aufschluss geben – ist es modern, lustig, formell oder praktisch gestaltet? Sinnvoll kann es sein, Ihre Vision (falls Sie eines haben) sowie ein paar Hintergründe über die Kultur Ihres Unternehmens einzufügen.

Erzählen Sie zum Beispiel Geschichten über erfolgreiche oder besonders zufriedene Mitarbeiter. Fügen Sie Diagramme ein wie die Firma Valve, bringen Sie Informationen auf den Punkt und sorgen Sie dafür, dass die Inhalte verständlich sind und das Lesen des Handbuchs Freude macht.

Egal, wie Sie Ihr Handbuch gestalten – als Fotobuch wie Facebook oder als Webseite, die die Mitarbeiter*innen digital unterschreiben müssen wie AirMason für Sterling Mining Co.: Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden es tatsächlich lesen und dies mit ihrer Unterschrift bestätigen. Speichern Sie das unterzeichnete Dokument am besten zentral, etwa in einer digitalen Personalakte.

Ein Mitarbeiterhandbuch ist die Verkörperung all Ihrer Regeln und Vorschriften. Und wenn Sie noch keins haben, ist es vielleicht an der Zeit, eines zu erstellen? Hier finden Sie eine hilfreiche Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch