Mitarbeiterprofile erstellen – mit praktischer Vorlage

Ein Mitarbeiterprofil ist eine digitale Zusammenfassung der beruflichen Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen einer Person im Unternehmen. In dem Sinne kann es als Erweiterung der digitalen Personalakte gesehen werden – nur sind hier ausgewählte Informationen unternehmensintern sichtbar. Mitarbeiterprofile dienen dazu, Mitarbeitende miteinander zu vernetzen und Expertise innerhalb des Unternehmens transparent zu machen. Diese Profile werden oft im Intranet, Kollaborationsplattformen wie Teams oder auch auf Sharepoint, Google Drive oder OneDrive veröffentlicht. 

Mitarbeiterprofile leben davon, dass Kolleg:innen diese eigenverantwortlich ausfüllen und nutzen. Informationen wie Kontaktdaten können zwar automatisch hinterlegt werden, aber gerade persönliche Nice-to-knows wie Hobbys müssen sie selbst angeben.

Während das Anforderungsprofil im Recruiting dazu dient, die Qualifikationen und Fähigkeiten zu definieren, die Kandidat:innen für eine bestimmte Position mitbringen müssen, konzentriert sich das Mitarbeiterprofil auf die vorhandenen Qualifikationen und Erfahrungen der Angestellten. Es hilft dabei, das interne Wissen transparent zu machen und Mitarbeitende vorzustellen, anstatt neue Talente zu gewinnen.

Außerdem kennen Sie aus dem Recruiting-Prozess bestimmt Kompetenzprofile. Im Vergleich zu Mitarbeiterprofilen beschränken sich diese ähnlich wie die Anforderungsprofile auf Skills und Erfahrungen der Bewerbenden. Mitarbeiterprofile sind dahingehend weniger ausführlich und nehmen außerdem weitere Informationen wie persönliche Interessen auf.

Ein Mitarbeiterprofil erfüllt zwei wichtige Funktionen in Unternehmen: 

1. Vernetzung: Durch Mitarbeiterprofile können sich Kolleg:innen besser miteinander vernetzen. Bei zunehmend remoten bzw. hybriden Arbeitsmodellen ist es für die Unternehmenskultur essentiell, dass sich Team-Mitglieder weiterhin miteinander vertraut machen können. Mitarbeiterprofile bieten einen Einblick in die persönlichen Interessen, Hobbys und beruflichen Qualifikationen. Kolleg:innen können so bspw. die Person aus dem letzten Call besser kennenlernen und vielleicht auch Gemeinsamkeiten finden. Das fördert die Kommunikation und die zwischenmenschlichen Beziehungen im Unternehmen.

2. Expert:innen finden: Gerade Kolleg:innen, die vielleicht remote gestartet sind und noch kein großes Netzwerk im Unternehmen haben, stehen früher oder später vor dem Problem, dass sie für ein bestimmtes Thema eine interne Ansprechperson suchen. Durch die Mitarbeiterprofile können sie leicht herausfinden, wer spezielle Fähigkeiten, Kenntnisse oder Erfahrungen hat. Das ist extrem wichtig, wenn es darum geht, das Know-how und die Ressourcen im Unternehmen optimal zu nutzen. Mitarbeiter:innen können auf diese Weise gezielt Expert:innen für Unterstützung, Rat oder zur Zusammenarbeit identifizieren und kontaktieren. So tragen Mitarbeiterprofile dazu bei, die Effizienz und Qualität der Arbeitsprozesse zu steigern, was letztendlich auf die Performance einzahlt.

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Im Großen und Ganzen haben Unternehmen ziemlich viel Spielraum, wenn es darum geht, wie sie ihre Mitarbeiterprofile gestalten möchten. Folgende Informationen sollten aber idealerweise enthalten sein:

• Berufserfahrung, spezielle Qualifikationen wie Zertifikate oder Kurse, die sie im Rahmen der Personalentwicklung absolviert haben

• Fähigkeiten und Kompetenzen

• Berufliche oder persönliche Interessen

• Hobbys

• Aktuelle Kontaktinformationen

• Aktuelles Foto

Darüber hinaus sind noch weitere Inhalte möglich, beispielsweise aktuelle Projekte, ein Lieblingszitat, der Musikgeschmack oder eine kurze persönliche Vorstellung. Wer dem Ganzen eine kleine Prise Humor mitgeben möchte, kann auch Fotos von tierischen Home-Office-Kolleg:innen aufnehmen. 

Wenn es zu Ihrer Unternehmenskultur passt, werden Sie gerne kreativ! Im Idealfall haben die Mitarbeiter:innen Spaß daran, ihr Profil auszufüllen und durch die Profile der anderen Kolleg:innen zu scrollen.

Mitarbeiterprofile können in verschiedenen Unternehmensplattformen und -systemen erstellt oder hinterlegt werden. Hier sind einige Beispiele:

Intranet: In Zeiten von Social Intranets integrieren viele Unternehmen ähnlich wie bei LinkedIn oder Facebook direkt Profile ihrer Mitarbeiter:innen als Erweiterung der digitalen Personalakte (natürlich nur mit Informationen, die öffentlich eingesehen werden dürfen). Informationen wie Standort, Kontaktinformationen oder Position sind dort schon vorausgefüllt, alles weitere füllen die Angestellten aus.

Microsoft 365: In Teams und Co. können in der Profilkarte erweiterte Informationen wie “Über mich” oder “Projekte” angelegt werden, sodass Unternehmen sie als Mitarbeiterprofil einsetzen können. 

Laufwerke, GoogleDrive, OneDrive & Co: In Dokumentenmanagement-Systemen können Mitarbeiterprofile zentral abgelegt werden. So können die Profilinformationen bspw. gleich passend mit Projekten verknüpft werden.

Je nachdem, wo das Mitarbeiterprofil bei Ihnen im Unternehmen “zu Hause ist”, gibt es verschiedene Methoden, um es zu erstellen. In den meisten Fällen erfolgt dies digital, entweder indem Sie das Profil in einem firmeninternen System wie dem Intranet anlegen oder eine spezielle Vorlage verwenden. In jedem Fall ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter:innen ihr Profil nicht nur einmal erstellen, sondern es regelmäßig aktualisieren. Nur so bleibt das Profil aussagekräftig und hilfreich für Kolleg:innen und das Unternehmen insgesamt.

Damit das klappt, sollten Vorbilder im Unternehmen, einschließlich der Geschäftsleitung, mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn Führungskräfte ihre eigenen Profile aktiv pflegen und aktualisieren, spornt das Mitarbeiter:innen an, es auch zu machen. Das fördert nicht nur die Akzeptanz von Mitarbeiterprofilen, sondern zeigt auch, dass das Unternehmen Wert auf Transparenz und das Teilen von Fachwissen legt. 

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Sie können Mitarbeiterprofile in verschiedenen Formen und Formaten gestalten, die zu den individuellen Bedürfnissen und der Unternehmenskultur passen. Hier sind einige Beispiele für unterschiedliche Darstellungsweisen von Mitarbeiterprofilen:

Natürlich sind auch Mischformen möglich, die bspw. Textelemente mit Grafiken kombinieren.

Die Wahl des Profilformats hängt von den Unternehmenszielen und den Vorlieben der Mitarbeiter:innen ab. Einige Unternehmen bevorzugen eine einheitliche Darstellung, während andere ihren Angestellten mehr kreative Freiheit geben. Unabhängig von der Form ist es entscheidend, dass die Profile immer informativ und aktuell sind, um ihren vollen Nutzen zu entfalten.

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