Mitarbeiterschulung: Konzepte, Methoden & 5 Praxistipps

Durch eine Mitarbeiterschulung sollen Beschäftigte eines Unternehmens weitergebildet werden. Sie können darin sowohl fachliche als auch soziale Kompetenzen erlernen und vertiefen. Vom Gruppenseminar bis zum Einzel-Coaching: Eine Mitarbeiterschulung kann viele Formen annehmen. Solche Weiterbildungsmaßnahmen sind ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung.

Die Anforderungen im Arbeitsleben verändern sich dauernd und es kommen neue hinzu. Damit die Unternehmen und die dort beschäftigten Menschen damit Schritt halten können, müssen sie ständig dazulernen; nicht umsonst gibt es den Begriff des „lebenslangen Lernens“.

Als Arbeitgeber müssen Sie deshalb Angebote für die Schulung und Weiterqualifizierung Ihrer Mitarbeitenden machen. Davon profitieren am Ende alle. Was sind konkret die Vorteile regelmäßiger Mitarbeiterschulungen?

• Mitarbeitende erlernen neue Fähigkeiten. Sie werden dadurch produktiver und liefern bessere Ergebnisse.

• Die Mitarbeitenden bleiben motiviert und zufrieden, da sie sich persönlich weiterentwickeln können.

• Mitarbeitende können mit mehr Verantwortung und Führungsaufgaben betraut werden.

• Statt neue Beschäftigte einzustellen, können aktuelle Mitarbeitende für neue Aufgaben qualifiziert werden.

• Statt Mitarbeitende zu entlassen, wenn ihre Stellen wegfallen, können sie umgeschult werden.

• Die Zusammenarbeit und der Zusammenhalt in den Teams werden verbessert.

Kostenlose Mitarbeiterschulungen können zudem ein wichtiges Argument im Recruiting sein, um Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu begeistern. Viele Arbeitnehmende legen nicht nur Wert auf gute Bezahlung und Rahmenbedingungen. Sie möchten sich weiterbilden und nach und nach mehr Verantwortung übernehmen. Sie entscheiden sich deshalb für Arbeitgeber, die ihnen das ermöglichen.

Kosten für Mitarbeiterschulungen sind Betriebsausgaben. Sie gelten jedoch nicht als Arbeitsentgelt, deshalb sind keine Lohnsteuern oder Sozialabgaben darauf fällig. So profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmende auch finanziell davon.

Mitarbeiterpotenziale besser erkennen

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Grundsätzlich kann jede Art von Weiterbildungsmaßnahme als Mitarbeiterschulung bezeichnet werden. Entsprechend groß ist die Auswahl möglicher Themen. Sie können etwa Schulungen anbieten zu folgenden Gebieten:

• Fachliche Qualifikationen, die für eine bestimmte Aufgabe notwendig sind

• Datenschutz, DSGVO: Umgang mit personenbezogenen Daten

• IT-Sicherheit: erkennen und vermeiden von Cyber-Angriffen

• Arbeitsschutz: Prävention von Arbeitsunfällen und Krankheiten

• Software: Nutzung von speziellen Softwareprogrammen, etwa ein HR Self-Service-Portal

• Soft-Skill-Training: Kommunikation, Konfliktlösung, Zeitmanagement und so weiter

• Führungsfähigkeiten

• Compliance: Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, etwa Vermeidung von Korruption

• Förderung von Gleichberechtigung und Diversity; Anti-Mobbing-Training

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Neben der Themenauswahl muss ein passendes Konzept für die Mitarbeiterschulung gewählt werden. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wie viele Personen sollen geschult werden?

• Wie ist der bisherige Kenntnisstand der Teilnehmenden?

• Soll die Schulung einmalig oder öfter stattfinden?

• Soll die Schulung eher theoretisch oder praktisch sein?

• An welchem Ort kann sie durchgeführt werden?

Danach können Sie ein Schulungskonzept entwickeln. Welche Schulungsformate und Methoden stehen Ihnen zur Verfügung? Ein kurzer Überblick.

Der Klassiker der Mitarbeiterschulung ist das Seminar. Die Teilnehmenden treffen sich für mehrere Stunden oder Tage in einem Raum. Durch Vorträge, Diskussionen und Gruppenarbeiten erlernen sie ein neues Thema.

Der Workshop funktioniert ähnlich. Der Schwerpunkt liegt jedoch auf der aktiven Mitarbeit der Teilnehmenden. Statt Dozent:innen zuzuhören, sollen sich alle das Lernthema selbst durch Einzel- und Gruppenarbeiten selbst erschließen. Beliebte Workshop-Methoden sind etwa Rollenspiele, Brainstorming oder die gemeinsame Arbeit an einer echten Aufgabe oder einem fiktiven Fallbeispiel.

Statt sich persönlich in einem Raum zu treffen, können Seminare und Workshops auch online durchgeführt werden. Dafür braucht es Software wie Videokonferenzlösungen und digitale Whiteboards.

Virtuelle Schulungen wurden zuletzt immer beliebter. Mitarbeitende können aus dem Homeoffice daran teilnehmen. So sparen Unternehmen Reisekosten und die Teilnehmendem die Zeit für die Anreise.

Um Mitarbeitende individuell zu fördern, bieten sich Maßnahmen wie Einzeltrainings und -coachings an. Diese können aus Gesprächen und Kurseinheiten bestehen, aber auch aus praktischen Schulungen “on the job”; dazu zählt auch die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden.

Mentoring eignet sich vor allem, wenn Menschen nach größerer Verantwortung und Führungspositionen streben. Sie werden dabei über längere Zeit von einer erfahrenen Person (Mentor:in) begleitet, die ihre Erfahrung weitergibt und den oder die “Mentee” sowohl in der fachlichen als auch menschlichen Entwicklung unterstützt.

Zuletzt ist auch das Selbststudium, oder das eigenständige Lernen, eine unverzichtbare Form der Weiterbildung. Mitarbeitende sollten motiviert werden und die Möglichkeit bekommen, selbst ihr Wissen zu vertiefen und Neues zu lernen. Das können sie im einfachsten Fall tun, in dem sie Zeitschriften und Bücher lesen, im Internet recherchieren oder im Team über neue Themen sprechen.

Digitale Lernangebote oder E-Learning ermöglichen ganz neue Wege für die Weiterbildung von Mitarbeitenden. Sie ergänzen klassische Mitarbeiterschulungen oder haben sie in gewissen Bereichen sogar weitgehend verdrängt.

Beschäftigte können an Online-Kursen teilnehmen, sich Lernvideos anschauen und Aufgaben lösen; von ihrem Arbeitsplatz aus und immer dann, wenn sie gerade Zeit haben. Mit Smartphone-Apps können sie dies sogar während der Zugfahrt zur Arbeit tun.

Größere Unternehmen bauen bereits Lernplattformen auf und produzieren eigene Kurse. Doch auch als kleineres Unternehmen können Sie E-Learning nutzen. Sie könnten etwa eine Mitarbeiterschulung einmal auf Video aufnehmen und sie dann im Intranet allen zur Verfügung stellen. Außerdem können Sie viele Kurse zu populären Themen kaufen.

E-Learning hat den Vorteil, dass es sich besser in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Bei Seminaren lernen die Teilnehmenden eine Menge Wissen in kurzer Zeit. Es danach jedoch umzusetzen ist schwer. Oft ändert sich nichts. Regelmäßig in kleinen „Häppchen“ zu lernen, ist wesentlich effektiver; man kann das Gelernte danach gleich anwenden.

Präsenzschulungen und E-Learning lassen sich auch kombinieren: Etwa können die Teilnehmende ein Seminar besuchen und danach den Stoff durch weitere Online-Kurseinheiten vertiefen. In diesem Fall spricht man von Blended Learning („Gemischtes Lernen“).

Sollten Sie Mitarbeiterschulungen intern organisieren oder von externen Anbietern einkaufen? Das können Sie von Fall zu Fall entscheiden. Wahrscheinlich werden sie beide Wege nutzen. Sie können auch externe Dozenten in Ihre Inhouse-Schulungen einbinden. Damit Sie für sich den besten Weg finden, listen wir für Sie nachfolgende jeweils die Vor- und Nachteile auf.

Vorteile:

• Sie können die Inhalte selbst gestalten und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

• Sie können eigenes Personal, Ihre Räume und andere Ressourcen nutzen und dadurch Kosten sparen.

• Durch die Entwicklung der Weiterbildungen lernen alle Beteiligten und Sie bauen internes Know-how auf.

Nachteile:

• Sie haben hohen Aufwand für Organisation, Vorbereitung und Durchführung.

• Sie benötigen dafür qualifizierte Mitarbeiter, die sich bereits im Thema auskennen und gute Schulungen halten können.

Vorteile:

• Sie haben wenig eigenen Aufwand.

• Sie holen sich Know-how von außerhalb, das sie bisher noch nicht im Unternehmen hatten.

• Spezialisierte Anbieter können eventuell höhere Qualität bieten als bei Inhouse-Schulungen.

Nachteile:

• Sie haben nur begrenzt Einfluss auf die Inhalte und Durchführung der Schulung.

• Externe Trainer:innen kennen die internen Herausforderungen nicht im Detail.

• Individuelle Konzepte mit externen Anbietern zu entwickeln, ist teuer.

Sind interne oder externe Schulungen günstiger? Die Kosten lassen sich kaum vergleichen. Kaufen Sie eine Weiterbildung ein, zahlen Sie einen festen Preis. Für interne Schulungen müssen Sie viele verschiedene Kosten berechnen, von Personal- bis Raumkosten.

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie eine Schulung immer wieder abhalten müssen, kann es sich lohnen, Konzept, Inhalte und Materialien selbst zu entwickeln. Die Kosten amortisieren sich dann über die Zeit. Für Weiterbildungen, die sie nur einmal oder selten benötigen, ist es wahrscheinlich günstiger, ein externes Seminar oder einen Kurs zu kaufen.

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So klappt gerechtes Feedback

Mitarbeiterschulungen sind teuer. Die Investition lohnt sich jedoch – wenn Sie es richtig angehen. Mit diesen Tipps werden Ihre Weiterbildungsprogramme ein Erfolg.

Planen Sie Mitarbeiterschulungen nicht erst, wenn Sie akuten Bedarf haben oder Mitarbeitende danach fragen. Planen Sie langfristig in Verbindung mit Ihrer Unternehmensstrategie und Ihrer Personalbedarfsplanung.

Fragen Sie sich: Welche Kompetenzen benötigen wir im Unternehmen in einem Jahr oder in drei Jahren? Welche zusätzlichen Aufgaben kommen auf uns zu? Wie können wir unsere Mitarbeitenden frühzeitig dafür qualifizieren? Wie viele neuen Mitarbeiter:innen müssen eingelernt werden?

Stellen Sie auf dieser Basis ein Schulungsprogramm zusammen.

Berücksichtigen Sie bei der Planung nicht nur Ihren Bedarf als Arbeitgeber. Schließlich müssen Ihre Mitarbeitenden auch motiviert sein und mitmachen. Überlegen Sie, wer sich für welche Schulungen eignet und wo die Potenziale der Einzelnen liegen. Sprechen Sie mit den einzelnen Angestellten und fragen Sie sie nach Ihren Wünschen und persönlichen Zielen.

Darauf aufbauend können Sie langfristige Entwicklungspläne erarbeiten. In diesem Rahmen sind Schulungen nicht nur eine „nette Abwechslung“, sondern helfen Mitarbeitenden wirklich, sich weiterzuentwickeln.

Durch langweilige, theoretisch Vorträge und Powerpoint-Präsentationen lässt sich Wissen nicht sehr effektiv vermitteln. Je spannender und abwechslungsreicher eine Mitarbeiterschulung ist, desto aufmerksamer werden die Teilnehmenden sein.

Verwenden Sie etwa schön gestaltete Lehrmaterialien und zeigen Sie Videos. Bauen Sie Gruppenaktivitäten zwischen zwei Vorträgen ein. Binden Sie die Teilnehmenden so oft wie möglich aktiv in die Gestaltung mit ein, durch Spiele, Diskussionen oder Workshop-Aufgaben.

Auch die bereits beschriebenen digitalen Mittel machen Weiterbildung für die Beschäftigten spannend. Viele lernen lieber selbst online oder mit Apps, als sich stundenlang in ein Seminar zu setzen.

Mitarbeiterschulungen sind kein Selbstzweck: Sie möchten, dass Ihre Angestellten die erlernten Fähigkeiten in Ihrer Arbeit praktisch anwenden. Da geht nicht von allein. Viele benötigen Unterstützung, um das theoretische Wissen zurück im stressigen Alltag umzusetzen.

Begleiten Sie Ihre Mitarbeitenden dabei, zum Beispiel indem Sie nach einiger Zeit weitere Schulungen oder digitale Kurse anbieten. Trainer:innen können die Mitarbeitenden einzeln weiter je nach Bedarf trainieren. Die Führungskräfte sollten mit den einzelnen Mitarbeitern im Gespräch sein, um zusätzlichen Bedarf festzustellen und Lösungen zu finden.

Personal- und Fachabteilung müssen mit ihren Weiterbildungsbudgets auskommen. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiterschulungen konkret etwas bringen und Ihr Geld gut investiert ist.

Formulieren Sie konkrete Ziele, was Sie mit Ihren Programmen erreichen möchten. Messen Sie mindestens jährlich, ob Sie diese Ziele erreicht haben. Das können Sie etwa anhand eines Kompetenzmodells, anhand der Leistungsbeurteilungen oder anderer Kennzahlen tun. Auch Umfragen unter Mitarbeitenden und Führungskräften geben Ihnen Aufschluss über die Qualität der Mitarbeiterschulungen.

Mitarbeiterschulungen finden in den unterschiedlichsten Formen statt. Neben Einzelseminaren und Gruppenworkshops erfahren auch Onlineangebote – wie z. B. Lernplattformen – wachsende Beliebtheit. 

Damit eine Mitarbeiterschulung Früchte trägt, ist es wichtig, bei der Planung alle Aspekte und Interessen mit einzubeziehen. Dazu zählen sowohl die Vorstellungen der jeweiligen Mitarbeitenden als auch übergreifende Unternehmensziele sowie das vorhandene Budget. 

Da sich Aufgaben und Prozesse mit der Zeit verändern, müssen Mitarbeiter:innen ihre Kompetenzen von Zeit zu Zeit „updaten“. Mithilfe von bedarfsangepassten Mitarbeiterschulungen kann sowohl die Mitarbeiterqualifikation als auch die Motivation hochgehalten werden.

Wie viel Zeit eine Mitarbeiterschulung in Anspruch nimmt, ist abhängig von Umsetzungsform und Zielvorgabe. Während ein Gruppenworkshop häufig nur im Rahmen eines Vormittags abgehalten wird, erstrecken sich Mentorenprogramme häufig über mehrere Wochen.

Die Kosten einer Mitarbeiterschulung hängen primär von Inhalt, Dauer und Umfang ab. Zudem erweist sich mitunter externes Fachpersonal als sinnvolle Investition.