Warum eine HR Software auch für Mitarbeiter nutzerfreundlich sein sollte

Die Einführung oder Umstellung einer HR Management Software bringt nicht nur für die Personalabteilung Änderungen mit sich. Jeder Mitarbeiter aktualisiert über die Software selbst seine Stammdaten, erfasst seine Arbeitszeiten oder reicht seine Urlaubsanträge ein. Führungkräfte müssen die Anträge ihrer Mitarbeiter genehmigen und beispielsweise regelmäßiges Feedback und Leistungsbeurteilungen über die Software pflegen. All diese und viele weitere Funktionen werden unter dem Begriff Employee Self Service zusammengefasst.

Der Verzicht auf Papier allein oder die Umstellung auf eine neue Software bedeuten noch keine Verbesserung für die Anwender. Die HR Software muss nutzerfreundlich sein: für die Mitarbeiter der Personalabteilung, letztendlich aber für alle Mitarbeiter, die damit in Berührung kommen. Finden die Mitarbeiter die neue Zeiterfassung, evtl. auch über eine digitale Stempeluhr, zu kompliziert und umständlich, wünschen sie sich die alte Excel-Tabelle oder das Papierformular zurück.

Die Produktitvitätssteigerung und die Entlastung der Personalabteilung durch die Employee Self Services sind Hauptargumente für die Einführung von HR Software. Mit einer zu komplizierten Software können Sie diese Ziele nicht erreichen. Die Nutzerfreundlichkeit für alle Anwender ist deshalb ein Kriterium, das nicht vernachlässigt werden darf.

Von HR Software profitiert nicht nur HR: So überzeugen Sie interne Stakeholder

Der Begriff umfasst viele verschiedene Bereiche, die über das rein optische Design hinausgehen. Dazu gehören Aspekte wie:

• Die Software muss einfach verständlich und ohne besondere Kenntnisse oder Training bedienbar sein.

• Der Nutzer muss sich einfach zurechtfinden und wichtige Informationen und Funktionen ohne Umwege erreichen können.

• Die Software muss auf jedem Gerät funktionieren und gut bedienbar sein.

Im Endeffekt ist eine Software dann nutzerfreundlich, wenn die Nutzer es subjektiv als angenehm empfinden, mit einer Software zu arbeiten.

Dass Informationen und Funktionen digital immer und überall verfügbar sind, ist nicht nur eine Erleichterung, sondern kann Stress und Überlastung am Arbeitsplatz verursachen. Mitarbeiter müssen immer mehr administrative Aufgaben neben ihrem Tagesgeschäft selbst übernehmen und selbst unterwegs verfügbar sein. Employee Self Services bedeuten für die Mitarbeiter also zunächst einmal: zusätzliche Arbeit. Machen Sie ihnen das Leben nicht unnötig durch komplizierte, ineffiziente Software schwer.

Gerade Führungskräfte ächzen unter der hohen bürokratischen Belastung, die die Leitung eines Teams oder einer Abteilung mit sich bringt. In der Studie Human Capital Trends von Deloitte gaben 57% der befragten Führungskräfte an, dass Ihr Unternehmen sie nur schlecht dabei unterstützt, mit engen Zeitplänen zurechtzukommen und den Informationsfluss unter den Mitarbeitern zu steuern.

Mit nutzerfreundlicher HR Software können Ihre Mitarbeiter nötige Verwaltungsaufgaben so schnell wie möglich erledigen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Nutzerfreundliche Software erhöht die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erheblich, und damit den ROI (Return on Invest) Ihrer Software, sprich: Welchen Gewinn machen Sie mit der Software? In einer Studie von IBM wird geschätzt, dass sich jeder Euro, den Sie in die “einfache Nutzung” von Software investieren, 10- bis 100-fach auszahlt.

Führungskräfte genehmigen täglich Anträge oder Berichte, pflegen Informationen zu ihren Mitarbeitern, werten Daten aus. Kleinste Zeiteinsparungen summieren sich über längere Zeit und wirken sich erheblich auf die Produktivität aus.

Mit einer nutzerfreundlichen HR Software zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie als Arbeitgeber die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter wertschätzen und sie so gut wie nur möglich bei ihren Aufgaben unterstützen möchten.Arbeitnehmer, vor allem Vertreter der jüngeren Generation Z, akzeptieren unansehnliche und komplizierte Unternehmenssoftware nicht mehr. Sie stellen an die Software ihres Arbeitgebers die gleichen Anforderungen, wie sie sie von ihren privaten Smartphone-Apps kennen. Eine moderne, nutzerfreundliche HR Software ist also nicht zuletzt ein wichtiger Faktor, wenn Sie als innovativer Arbeitgeber wahrgenommen werden und junge, digital-affine Talente anziehen möchten.

Komplizierte und ineffiziente Software führt zu zusätzlicher Belastung und Frust bei Ihren Mitarbeitern und senkt deren Produktivität, das ist klar. Wenn Ihre Mitarbeiter mit der Software überfordert oder von ihr genervt sind, reagieren sie eventuell mit Verweigerung: Sie nutzen die Software so selten wie möglich.

Sicher können Sie die Mitarbeiter zwingen, die Arbeitszeiten in der Software zu erfassen. Doch wenn es um die Pflege einer Wissensdatenbank oder der Leistungsbeurteilungen geht, sind sie auf die Akzeptanz der Mitarbeiter angewiesen, speziell der Führungskräfte. Nutzen die weiterhin Parallel-Lösungen wie Papierakten oder lokale Dateien, müssen Sie als Personaler nachher die Informationen aufwändig zusammentragen.

In der HR Software können Mitarbeiter Daten wie ihre letzte Gehaltsabrechnung, ihr aktuelles Urlaubszeitkonto oder ihre letzte Beurteilung selbst abrufen. Dauert die Suche in der Software länger als ein Anruf in der Personalabteilung, werden sie sich weiterhin für letztere Option entscheiden. Die Employee Self Services entlasten Sie als Personal dann nicht – stattdessen müssen Sie eventuell zusätzliche Support-Anfragen zur Software beantworten.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Ziele, besseren Service für die Mitarbeiter anzubieten und die Kosten in der HR zu senken, hängen stark von der Nutzerfreundlichkeit der HR Software für alle Mitarbeiter ab. Lassen Sie diesen Punkt außer acht, gefährden Sie den ROI Ihrer HR-Lösung und die Akzeptanz bei der Geschäftsführung sowie den Mitarbeitern.

Was genau macht eine nutzerfreundliche HR Software aus? Wie entscheiden Sie, ob die von Ihnen favorisierte Lösung nutzerfreundlich ist oder nicht? Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Fragen, die Sie stellen sollten und mögliche Lösungsansätze einer nutzerfreundlichen HR Software.

• Bietet die Software einen schnellen Überblick über das vorhandene Angebot?

• Kann der Nutzer ohne lange Suche zu jeder Funktion oder Information innerhalb der Software navigieren?

• Kann der Nutzer regelmäßige Aufgaben so schnell wie möglich erledigen? Spart er dabei Zeit, im Vergleich zur bisherigen Vorgehensweise?

• Sind die Funktionen “intuitiv”? Versteht auch ein ungeübter Nutzer, wie er die Software bedienen kann?

• Sind alle Texte und Buttons gut zu lesen und zu erkennen?

• Lässt sich die Software auch unterwegs und auf Mobilgeräten angenehm bedienen?

• Lädt die Software schnell und funktioniert ohne Verzögerungen?

Jede HR Software hat ihr eigenes Konzept. Doch die meisten setzen auf bewährte Best-Practice-Ansätze wie die folgenden:

• Klar strukturiertes Hauptmenü mit aussagekräftigen Bezeichnungen.

• Suchfunktion, um ohne Zwischenschritte zu einem Bereich zu springen.

• Tab-Navigation (“Reiter”), um schnell zwischen einzelnen Bereichen umschalten zu können, statt im Browser vor- und zurückspringen zu müssen.

• Ein sogenanntes “Dashboard” auf der Startseite enthält Direktlinks zu allen Funktionen, die der Nutzer täglich oder regelmäßig braucht. Dadurch kommt er mit einem Klick zu allen wichtigen Bereichen.

• Weniger wichtige oder selten genutzte Funktionen können auf Unterseiten “versteckt” beziehungsweise über das Menü erreicht werden.

Rollenbasiertes Zugangsmodell: Nur Funktionen anbieten, die für die jeweilige Rolle (Mitarbeiter, Teamleiter, Abteilungsleiter, etc.) erforderlich sind. Nicht genutzte Funktionen ausblenden.

• Jeder Nutzer kann sich sein Dashboard selbst anpassen und dort Funktionen verlinken, die er oft braucht.

• Leicht zu lesenden Texte und große Schaltflächen.

• Buttons und Menüs befinden sich immer an der gleichen Stelle und sind durchgängig gleich benannt.

• Farben, Formen und Grafiken oder Icons verdeutlichen die einzelnen Funktionen.

• Das Layout der Webseite passt sich an die jeweilige Displaygröße des verwendeten Geräts an (Responsive Design).

• Alle Elemente sind auch auf kleinen Bildschirmen gut zu erkennen und per Touch (Tippen mit dem Finger) zu bedienen.

• Die Software ist auch von zuhause oder unterwegs über das Internet erreichbar, nicht nur über das Intranet des Unternehmens.

• Die Software lädt über eine mobile Datenverbindung ausreichend schnell.

Beziehen Sie die Nutzerfreundlichkeit für alle Mitarbeiter als Kriterium konkret in Ihre Überlegungen für eine HR Software mit ein. Statt nur Funktionen aufzuzählen, die Sie brauchen, fragen Sie sich: Wie können wir jeden einzelnen Prozess für unsere Mitarbeiter so einfach wie möglich gestalten? Wie muss die Software aussehen, damit sie in diesem Prozess bestmöglich unterstützt werden?

Über die Antworten müssen Sie nicht mutmaßen und keine wissenschaftliche Studie durchführen. Fragen Sie einfach die, die es betrifft: Die Nutzer, nämlich Ihre Mitarbeiter. Testen Sie eine HR Software

mit einer Gruppe verschiedener Mitarbeiter über einige Wochen und werten Sie das Feedback aus. Sie werden schnell feststellen, ob Ihre Mitarbeiter die Software als nutzerfreundlich und als echte Unterstützung für ihre Arbeit empfinden.