Offboarding: Prozess, nützliche Checkliste & Best Practices

Mit dem Begriff „Offboarding“ beschreibt man den Prozess, den Angestellte während des Ausstiegs aus einem Unternehmen durchlaufen. Für Personalverantwortliche geht der Offboarding-Prozess mit zahlreichen organisatorischen Herausforderungen einher. 

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind IT-Dienstleister:in. Ihre Mitarbeiter:innen sind Spezialist:innen auf ihren Gebieten, arbeiten bei der Kundschaft vor Ort und werden stundenweise bezahlt. Wenn nun einer Ihrer Mitarbeitenden kündigt, müssen viele Aufgaben gleichzeitig koordiniert werden. Ihnen als Arbeitgeber bzw. Personaler:in obliegt es in diesem Fall zu entscheiden, in welcher sinnvollen Reihenfolge und mit welcher Schwerpunktsetzung die erforderlichen Schritte eingeleitet werden:

• Wie und wann erkläre ich betroffenen Kund:innen, dass wir vorerst keine Kapazitäten haben, um sie zu betreuen? 

• Wann kommuniziere ich die Kündigung an die restliche Belegschaft? 

• Woher bekomme ich schnell einen Ersatz mit dem gleichen Know-how?

• Wie gestalte ich einen professionellen Austrittsprozess, sodass der/die ehemalige Mitarbeiter:in weiterhin positiv über das Unternehmen spricht und so zu einem erfolgreichen Employer Branding für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter:innen beiträgt?

Es zeigt sich, dass der Austritt von Angestellten nicht nur den Verlust einer wichtigen Arbeitskraft bedeutet, sondern auch ein Bündel an vielen Aufgaben einschließt, die priorisiert und strukturiert werden müssen. Gerade deswegen ist es wichtig, einen standardisierten Offboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen einzuführen. 

Offboarding umschreibt einen bewusst gestalteten Trennungsprozess. Der Weggang per se ist zunächst einmal nicht gravierend. Der Durchschnitt der Beschäftigten in Deutschland bleibt nicht länger als sieben Jahre im gleichen Unternehmen, vor allem nicht zum Berufseinstieg. Neue Kolleg:innen bringen innovative und kreative Ideen mit in das Unternehmen; insbesondere junger Zuwachs kann für frischen Wind in konservativ geführten Konzernen sorgen.

Um die Frage zu klären, wie man auch in schwierigen Fällen das Offboarding ideal gestaltet, unterscheiden wir im Folgenden vier möglichst verschiedene Szenarien:

• Szenario 1: Ein:e Mitarbeiter:in kündigt nach fünf Jahren. Er/Sie sucht das offene Gespräch in aller Ehrlichkeit und bedauert den Austritt aus der Firma.

• Szenario 2: Aus finanziellen Gründen müssen Sie eine:n Angestellte:n entlassen. Diese:r ist seit 20 Jahren in Ihrem Unternehmen beschäftigt.

• Szenario 3: Eine Auseinandersetzung in einer Abteilung führt langfristig zu schlechter Stimmung. Ein:e Mitarbeiter:in und Sie sind absolut nicht auf einer Wellenlänge. Er/Sie kündigt, ohne das persönliche Gespräch zu suchen.

• Szenario 4: Der/Die Mitarbeiter:in, der/die am längsten für Sie tätig war, hat das Renteneintrittsalter erreicht und steht nun vor einem neuen Lebensabschnitt.

So berechnen Sie die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen.

Download: Mit dieser Offboarding-Checkliste bleibt nichts liegen

Hinterlassen Sie einen positiven letzten Eindruck bei Mitarbeitenden. Mit dieser Checkliste bleibt keine Aufgabe liegen und Sie können sich um das Wesentliche kümmern – eine wertschätzende Verabschiedung.

Checkliste hier herunterladen

Wie gestalten sich nun die unterschiedlichen Offboarding-Prozesse im Hinblick auf die einzelnen Szenarien?

Der erste Fall ist wohl der üblichste und auf persönlicher Ebene unproblematisch. Ihre Mitarbeitenden suchen aktiv das Gespräch mit Ihnen, erklären die zugrunde liegende Intention und bedauern den Fortgang. Hier können Sie alle der unten genannten Offboarding-Schritte problemlos durchführen. Die Offboarding-Checkliste liefert Ihnen eine weiterführende Anleitung.

Jemanden entlassen zu müssen, ist nie angenehm und auch wenn es zum Beruf von HR-Verantwortlichen gehört, fällt es jedes Mal aufs Neue schwer.

Nach einem offenen Gespräch, bei dem Mitarbeitende die Gründe für die Kündigung erfahren, sollten Sie ihm eine professionelle Outplacement-Beratung anbieten, insbesondere in Fällen von Personalfreisetzung.

Im Rahmen der Outplacement-Beratung lässt man scheidenden Mitarbeitenden eine professionelle Beratung im Hinblick auf die berufliche Neuorientierung zukommen. Outplacement-Beratung umfasst Tätigkeiten wie das Bewerbungsschreiben und die Vorbereitung auf zukünftige Vorstellungsgespräche. Auf diesem Weg wird ehemaligen Mitarbeitenden dabei geholfen, sich auf dem Arbeitsmarkt zurechtzufinden und neu zu orientieren. Gerade bei langjährigen Mitarbeitenden soll dies nicht nur eine wertschätzende Geste darstellen, sondern aktiv gelebte soziale Verantwortung eines modernen Unternehmens. 

Laut der McKinsey-Umfrage aus dem Jahr 2022 kann sich jeder dritte Befragte vorstellen, den Job zu wechseln. Die wichtigsten Kündigungsgründe unterteilen sich dabei in Unzufriedenheit mit dem Gehalt, den Führungskräften oder den Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung.

Nicht selten ist eine Kündigung seitens der Arbeitnehmenden die Folge eines persönlichen Konfliktes. Wenn alle Maßnahmen zur Konfliktlösung gescheitert sind, sollten Sie sich natürlich weiterhin professionell verhalten. Nur weil Mitarbeitende und Sie so gar nicht miteinander harmonieren, heißt das nicht, dass alle anderen im Unternehmen das genauso sehen. Über ein (ehemaliges) Teammitglied schlecht zu reden, gehört nicht zum guten Ton und schürt Kritik und Misstrauen unter der Belegschaft.

Bleiben Sie sachlich, wünschen Sie scheidenden Mitarbeitenden persönlich alles Gute für die Zukunft und behandeln Sie sie nicht anders als andere Angestellte.

Arbeitnehmer:innen, die in naher Zukunft in Pension gehen, haben oft Angst vor diesem neuen Lebensabschnitt. Nach ca. 40 Jahren als Arbeitnehmer:in mit einem geregelten (Arbeits-)Alltag kann es sehr beängstigend sein, von heute auf morgen keiner festen täglichen Aufgabe nachzugehen. 

Fangen Sie auch diese besondere Gruppe von Angestellten auf. Geben Sie ihnen ein Gefühl der Wertschätzung und danken Sie ihnen mit einem Abschiedsgeschenk und/oder einer Rede für ihren langjährigen Einsatz. Zusätzlich können Sie durch regelmäßige Newsletter oder Einladungen zu Unternehmensveranstaltungen den Kontakt pflegen. Manche Mitarbeiter:innen freuen sich, wenn sie vor dem Renteneintritt noch in die Auswahl des Nachfolgers und seine Einarbeitung eingebunden werden. Diese Verantwortung gibt den ausscheidenden Personen noch einmal ein Gefühl der Wichtigkeit und Wertschätzung.

• To-do-Liste erstellen: Erstellen Sie eine detaillierte Liste mit den notwendigen Offboarding-Schritten – wenn möglich in Form eines konkreten Zeitplans.

• An alles gedacht? Das Offboarding ist ein Prozess, in dem viele verschiedene Einzelaufgaben anfallen. Mit unserer Offboarding-Checkliste als PDF behalten Sie jedes Detail im Blick.

• In guter Erinnerung bleiben: Ehemalige Mitarbeiter:innen werden Ihnen die aufmerksame Verabschiedung danken, indem sie sich lobend über Ihr Unternehmen äußern.

• Mitarbeiter:innen einbinden und Zugriffsberechtigungen erteilen: Vergeben Sie Zugriffsberechtigungen an Mitarbeiter:innen, die am Offboarding beteiligt sind. So können diese den Status ihrer Aufgaben in Personio selbst aktualisieren.

• Automatische Erinnerungs-Mails: Die eingebundenen Mitarbeiter:innen erhalten automatische E-Mails, die sie rechtzeitig vor Ablauf der Frist an zu erledigende Offboarding-Aufgaben erinnern.

Damit das Offboarding zur Zufriedenheit aller Beteiligten verläuft, gilt es, jedem einzelnen Schritt des Weges mit einem guten Plan zu begegnen. 

Eine offene und ehrliche Kommunikation zu Beginn des Offboarding-Prozesses ist enorm wichtig. Holen Sie sich Feedback ein und geben auch Sie ehrliche Rückmeldung. Erklären Sie scheidenden Mitarbeiter:innen das weitere Vorgehen und stellen Sie klar, dass Ihnen die berufliche und persönliche Entwicklung (und Entscheidung) Ihres Gegenübers wichtig ist. 

Lesetipp: Darüber sollten Sie im Austrittsgespräch reden, inklusive Vorlage.

Alle Mitarbeiter:innen haben das Recht auf ein Arbeitszeugnis. Unterstützen Sie ehemalige Angestellte auf ihrem neuen beruflichen Weg mit einem aussagekräftigen Arbeitszeugnis, einem qualifizierten Arbeitszeugnis, oder einem Ausbildungszeugnis. Auch ein Referenzschreiben kann von ehemaligen Mitarbeiter:innen gefordert werden. Ähnlich verhält es sich mit Praktikanten, die am Ende ihrer Zeit im Unternehmen eine Praktikumsbescheinigung erhalten sollten, die ihre Leistungen und erworbenen Kompetenzen dokumentiert. Arbeitgeber sollten zudem die Bedeutung der Arbeitsbescheinigung im Auge behalten, da sie ein entscheidendes Dokument ist, wenn ehemalige Mitarbeiter:innen Arbeitslosengeld beantragen möchten.

Im Gegenzug können Sie ehemalige Mitarbeiter:innen bitten, eine positive Unternehmensbewertung auf Bewertungsportalen, wie beispielsweise kununu, zu hinterlassen.

Insbesondere wenn Mitarbeitende lange und eigenständig in einem Unternehmen tätig sind, ist eine detaillierte Dokumentation ihrer Aufgabengebiete unerlässlich. Lassen Sie die Mitarbeitenden alle bearbeiteten Aufgaben chronologisch zusammenfassen, denn nur so lässt sich sicherstellen, dass kein Know-how verloren geht. Zudem erleichtert die Dokumentation von Aufgaben die Einarbeitung der Nachfolger:innen erheblich.

In vielen Unternehmen ist es üblich, eine kleine Ausstandsfeier zu gestalten. Gewöhnlich bringen scheidende Mitarbeiter:innen dafür einen Kuchen oder Ähnliches mit. Als Führungskraft können Sie beispielsweise die Getränke spendieren, den Arbeitsplatz heimlich schmücken oder eine Abschiedskarte mit Unterschriften von der Belegschaft überreichen. Das unterstreicht Ihre Wertschätzung und verstärkt das professionelle Offboarding, wodurch Ihr Unternehmen trotz Beendigung des Arbeitsverhältnisses als seriöser Arbeitgeber auftritt.

Stay in contact! Nur weil Sie ab sofort keine Kolleg:innen mehr sind, muss man sich nicht aus dem Weg gehen. Im Gegenteil! Halten Sie Kontakt zu Ihren ehemaligen Mitarbeitenden und erweitern Sie auf diese Weise zugleich Ihr Netzwerk. Bieten Sie die Aufnahme in den Unternehmensnewsletter an, um ehemalige Angestellte auch in Zukunft auf dem Laufenden zu halten.

Technisches Offboarding muss genauso durchdacht ausgeführt werden wie das persönliche. Alle Zugänge und Accounts müssen gesperrt bzw. gelöscht werden. Im Idealfall wird der Computer neu aufgesetzt. Die Übergabe von Firmeneigentum, wie z. B. einem Firmenhandy, Schlüsseln oder Keycards, schließt den Offboarding-Prozess ab.

Automatisch an Offboarding-Aufgaben erinnern lassen

Die eingebundenen Mitarbeiter erhalten automatische E-Mails, die Sie rechtzeitig vor Ablauf der Frist an zu erledigende Offboarding-Aufgaben erinnern.

Mehr zum Offboarding

Informieren Sie das Team frühzeitig über den Abschied des/der Mitarbeitenden. Wenn Sie mit den Informationen proaktiv auf die Mitarbeiter:innen zugehen, fühlen diese sich ernst genommen und beruhigt.

Weiß die Belegschaft vor der Kundschaft Bescheid, ist es wichtig, entsprechende Sprachregelungen zu kommunizieren. Key-Account-Manager:innen oder Ansprechpartner:innen sollten Kündigungen, die Kunden direkt betreffen, immer auch persönlich kommunizieren. Legen Sie wohlüberlegt fest, wer wann und auf welche Weise vom Austritt des/der Mitarbeitenden erfährt.

Auch in der Kommunikation mit der Kundschaft gilt es, Transparenz zu wahren. Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, ist eine Mitteilung immer dann angebracht, wenn die Angestellten regelmäßig mit Kunden oder Geschäftspartner:innen kommuniziert haben oder für deren Betreuung zuständig sind. 

Informieren Sie ausgewählte Kunden schon vor Ende des Arbeitsverhältnisses darüber, dass die Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen, und bitten Sie um Entschuldigung für eventuell daraus resultierende Unannehmlichkeiten.

Bei einer langjährigen und guten Zusammenarbeit kann es zudem von Vorteil sein, wenn Sie Kunden eine etwaige Nachfolgersuche offen kommunizieren. Sobald eine Nachfolge gefunden ist, sollte sich diese persönlich bei der Kundschaft vorstellen. 

Um sich beim Offboarding unnötige Arbeit zu ersparen, bietet es sich an, Vorlagen zu erstellen. Dank Personio können Sie ganz unkompliziert einen Musterbrief verfassen und abspeichern: Verlässen Mitarbeitende das Unternehmen, greifen Sie einfach auf Ihre vorgefertigten Musterunterlagen zurück.

Gestalten Sie beliebig viele Vorlagen für Ihre Offboarding-Prozesse. So optimieren Sie die Abläufe und sparen Zeit bei der Erstellung häufig benötigter Unterlagen.

Kündigung durch Mitarbeiter:innen, Entlassung, Pensionierung oder vorübergehende Auszeit? Weisen Sie allen Mitarbeiter:innen die passende Vorlage zu.

Jedes Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen zieht zwangsläufig irgendwann ein Offboarding nach sich.

Zu einer guten Trennungskultur gehören zahlreiche Aspekte, die oft parallel zu berücksichtigen sind. Transparenz, Ehrlichkeit und persönliche Wertschätzung für die erbrachten Leistungen nehmen dabei den höchsten Stellenwert im Umgang mit ehemaligen Arbeitnehmenden ein. Ein standardisierter Offboarding-Prozess unterstützt Sie dabei, einen professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen. Hierdurch wird Ihr Arbeitgeberimage gestärkt und eventuellen Rechtsstreitigkeiten vorgebeugt.

Eine gut durchdachte Offboarding-Checkliste leitet Sie mit konkreten Aufgaben und hilfreichen Tipps durch den Offboarding-Prozess und dient dazu, Ihre Personalarbeit noch weiter zu professionalisieren.

Software wie die von Personio kann Ihnen darüber hinaus dabei helfen, die To-dos Ihrer Offboarding-Checkliste digital abzubilden. Das bedeutet in der Praxis: Sobald die Personalabteilung den Offboarding-Prozess einmalig definiert hat, bekommen verantwortliche Mitarbeiter:innen im Falle von ausscheidenden Angestellten automatisch anstehende Aufgaben zugewiesen.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es wichtig, einen strukturierten Offboarding-Prozess zu implementieren. Dazu gehören die Rückgabe von Unternehmenseigentum, die Klärung von Resturlaubstagen, die Übermittlung wichtiger Unterlagen und Informationen sowie die Durchführung von Exit-Interviews. In diesem Rahmen ist es auch bedeutsam, eine positive Beziehung zu bewahren, die die Tür für eine mögliche Wiedereinstellung nach Kündigung offen hält, falls sich zukünftige Gelegenheiten ergeben.

Die Dauer des Offboardings kann variieren, je nach den individuellen Anforderungen und Prozessen des Unternehmens. Im Allgemeinen kann es zwischen ein paar Tagen bis zu mehreren Wochen dauern.