Onboarding: Die Checkliste für den optimalen Prozess

Unter einem Onboarding Prozess versteht man die Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Das Onboarding, ein Konzept aus dem Personalmanagement, nutzt dafür Maßnahmen, die es Mitarbeitenden erleichtern sollen, sich "an Bord" des neuen Unternehmens zurecht zu finden.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet in der Regel mit der Probezeit, also nach ca. sechs Monaten. Allerdings hängt die Dauer des Onboardings maßgeblich mit der Komplexität der Stelle zusammen – es sind also auch kürzere oder längere Zeiträume möglich.

Ein gutes Onboarding hat die Aufgabe…

• neue Mitarbeiter schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen,

• ihnen die Unternehmenskultur und interne Prozesse näher zu bringen und

• sie zu unterstützen, Kontakte zu Kollegen aufzubauen.

Das übergeordnete Ziel von Onboarding ist also, die Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeiters zu steigern und Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber aufzubauen. Das hat positive Auswirkungen auf das Employer Branding und verringert Kündigungen während der Probezeit.

Werden Software-Tools für das Onboarding herangezogen, spricht man von digitalem Onboarding. In diesem Zuge laufen die zugehörigen Prozesse ressourcensparend, flexibel und teilweise automatisiert ab. Die neuen Mitarbeitenden sind in der Lage, alle relevanten Unterlagen und Trainings abzuarbeiten – sowohl von zu Hause aus als auch vor Ort im Unternehmen.

Erfolgt das Onboarding hingegen aus der Ferne, handelt es sich um Remote-Onboarding – eine Variante, die in Zukunft vermutlich häufiger anzutreffen sein wird. Nachdem neu eingestellte Beschäftigte die benötigte Hardware per Post erhalten haben, können sie sämtliche Trainings vom heimischen Büro aus absolvieren.

Für HR-Manager:innen bieten sich verschiedene erfolgversprechende Maßnahmen an, um neue Kolleg:innen dabei zu unterstützen, schnell und sicher im Unternehmen bzw. im neuen Tätigkeitsbereich anzukommen. 

Die einzelnen Schritte beinhalten:

• Formalitäten klären: Ist das Vertragliche geregelt? Sind die benötigten Zugriffsrechte geklärt? Hat die/der Neue passende Dienstkleidung erhalten? Diese Aspekte sollten mindestens eine bis zwei Wochen vor dem Start bedacht werden.

• Informationen bereitstellen: Weiß die/der neue Beschäftigte, wann sie oder er wo zu erscheinen hat? Wurden alle wesentlichen Instruktionen vorab per E-Mail verschickt?

• Kolleg:innen einbinden: Alle am Onboarding-Prozess beteiligten Mitarbeitenden sollten über anstehende To-dos im Bilde sein. Typischerweise handelt es sich hierbei etwa um das Sekretariat, Office-Management, IT und gegebenenfalls um Patinnen oder Paten, die das neue Teammitglied zu Beginn unterstützen.

Sorgen Sie für einen produktiven Start

Verteilen Sie Onboarding-Aufgaben manuell oder automatisch an Kolleg:innen – sie werden rechtzeitig von Personio erinnert, damit für Neuankömmlinge am ersten Tag alles bereit ist.

Mitarbeitende effizient onboarden

• Arbeitsplatz vorbereiten: Im Optimalfall treffen neue Mitarbeitende schon am ersten Tag auf einen voll funktionstüchtigen Arbeitsplatz. Dies beinhaltet neben einem Sitzplatz etwa eine Zutrittskarte bzw. einen Schlüssel zu den Räumlichkeiten, einen Mitarbeiterausweis, einen Computer inkl. Zubehör, einen (freigeschalteten) Account, Softwarelizenzen und gegebenenfalls ein Mobiltelefon oder einen Firmenwagen.

• Termine koordinieren: Laden Sie die neue Kollegin/den neuen Kollegen zu anstehenden Terminen bzw. Terminserien ein. Planen Sie zudem Gespräche zum Kennenlernen derjenigen Kolleg:innen, die für die zukünftige Zusammenarbeit wichtig sein werden. 

• Mitarbeiterschulungen organisieren: Welche Schulungen sind zu Beginn von Bedeutung, beispielsweise für Software, Geräte oder unternehmensinterne Regeln und Umgangsformen? Diese sollten zeitnah gebucht werden, um die Einarbeitungszeit zu beschleunigen oder Leerlaufzeiten zu vermeiden.

• Zuständigkeiten festlegen: Bei einer neu geschaffenen Position kommt es oft zu einer Umverteilung von Verantwortlichkeiten. Teamleiter:innen sollten dies detailliert an die davon betroffenen Mitarbeitenden kommunizieren. 

• Willkommenspräsent besorgen: Eine kleine Aufmerksamkeit zeugt von Wertschätzung und kurbelt die Motivation der/des neuen Mitarbeitenden an. Geeignet sind beispielsweise Schreibutensilien mit unternehmenseigenem Branding, Trinkflaschen, Rucksäcke oder Gutscheine.

Um frischgebackenen Mitarbeitenden das typische Montagmorgen-Chaos zu ersparen, bietet sich eine nicht allzu frühe Startzeit an. Damit bleibt den am Onboarding beteiligten Kolleg:innen zusätzliche Vorbereitungszeit.

Mit diesen To-dos gelingt der erste Tag:

1. Neueinsteiger:innen willkommen heißen: Die kleine Aufmerksamkeit zur Begrüßung steht idealerweise schon bereit und kann ihre Wirkung entfalten. Solch kleine Aufmerksamkeiten stärken das Zugehörigkeitsgefühl Ihres neuen Teammitglieds von der ersten Sekunde an und bleiben lange im Gedächtnis. 

2. Vorstellung veranlassen: Zum Einstieg empfehlenswert ist eine kleine Vorstellungsrunde. Zumindest die direkten Kolleg:innen der gleichen Abteilung sowie zugewiesene Patinnen oder Paten sollten sich und den eigenen Aufgabenbereich präsentieren. Dies erleichtert die Kontaktaufnahme und senkt die Hemmschwelle, bei Fragen um Hilfe zu bitten.

3. Teamgeist stärken: Ein gemeinsames Mittagessen mit den direkten Kolleg:innen stärkt das Gemeinschaftsgefühl und schafft eine vertrauensvolle Basis für die zukünftige Zusammenarbeit.

4. Vorschau auf das Onboarding geben: Neuen Mitarbeitenden sollte der Ablauf des Onboardings erklärt werden und was sie in den kommenden Tagen und Wochen erwartet. Ein schriftlich fixierter Plan erleichtert die Einarbeitung. Verfügt Ihre HR-Software über eine Onboarding-Funktion, dann stellen Sie die Tasks und Erinnerungen darüber ein.

5. Gegenseitige Erwartungen klären: Vorgesetzte und Neulinge sollten ihre Vorstellungen bezüglich der neuen Tätigkeit erneut besprechen. So können Missverständnisse gleich im Vorfeld vermieden werden.

6. Erste Aufgaben zuweisen: Das neue Teammitglied sollte von vornherein in Projekte eingebunden werden. Auch die Gestaltung spannender erster Aufgaben hilft dabei, Begeisterung für die Stelle zu entwickeln.

7. Rechtliches klären: Sind rechtliche bzw. regulatorische Dokumente oder Standard Operating Procedures (SOPs) für die neue Tätigkeit relevant? Diese müssen aufmerksam gelesen und unterschrieben werden, bevor bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden dürfen.

8. Unternehmensrundgang machen: Was passiert im Unternehmen wo und wer ist für welche Bereiche zuständig? Ein klares Bild darüber vermittelt ein Rundgang durch alle übrigen Abteilungen.

9. Produkte vorstellen: Gerade für Kolleg:innen aus produktfernen Bereichen ist es wichtig zu wissen, welche Produkte oder Dienstleistungen das Unternehmen anbietet.

10. Unternehmensziele klären: Welches Ziel verfolgt das Unternehmen im kommenden Quartal oder Jahr und mit welcher Strategie wird dieses verfolgt? Diese Angaben sollten sich auch in der Zielvereinbarung der/des jeweiligen Mitarbeitenden wiederfinden.

11. Unternehmenswerte vermitteln: Das Wissen darüber, welche Werte im Unternehmen gepflegt werden, ist entscheidend für eine Identifikation mit dem neuen Arbeitgeber. Besonders relevant wird dies, wenn neue Kolleg:innen aus einem gänzlich anderen Umfeld kommen – beispielsweise vom Start-up zu einem Großkonzern. Wie ist die Feedbackkultur? Gibt es gemeinsame Mittagessen, Events oder Ähnliches? Erklären Sie jene Werte, die für alle gleichermaßen gelten.

12. Teamgeist zeigen: Oftmals fällt es neuen Mitarbeitenden schwer, sich in bestehende soziale Strukturen einzugliedern. Sorgen Sie proaktiv dafür, dass sich zwischen dem Team und den Neulingen auch fernab des Schreibtischs ein Zusammengehörigkeitsgefühl entwickelt.

Tipp: Bei Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeitenden stellt eine Fotogalerie im Intranet oder eine Fotowand im Büro eine große Orientierungshilfe dar.

Effizientes Onboarding mit Personio

“Früher hat uns das On- und Offboarding viel Zeit gekostet. Mit den Vorlagen, die wir jetzt nutzen, sind wir viel effizienter”, sagen Viktoria Bechthold und Lara Schweinebart von CleverShuttle. Das können Sie auch für Ihr Unternehmen schaffen.

Mitarbeitende effizient onboarden

Was ist beim Onboarding nach der ersten Woche zu beachten? Ist die erste Arbeitswoche geschafft, stehen zwei weitere To-dos auf der Agenda:

1. Eindrücke abfragen: Erkundigen Sie sich über die positiven und negativen Eindrücke der Neueinsteigenden während ihrer ersten Woche. Ziehen Sie daraus Rückschlüsse, wie man das Onboarding oder grundlegende Unternehmensprozesse optimieren kann. 

2. Folgeinformationen liefern: In der ersten Woche sind sehr viele Eindrücke zu verarbeiten. Das, wofür man noch keine Zeit gefunden hat, sollte Stück für Stück nachgeliefert werden – etwa Urlaubsregelungen, Arbeitszeiten, Abkürzungsverzeichnisse usw.

Vorlage zur Onboarding Präsentation herunterladen

1. Regelmäßiges Feedback geben: Was bringt das beste Onboarding, wenn nach den ersten Wochen keine Revision der bisherigen gemeinsamen Arbeit erfolgt? Wichtig ist ein Feedback-Gespräch nach einem gewissen Zeitraum und es ist sinnvoll, dies auch regelmäßig zu wiederholen. Neben der Bewertung von Mitarbeitenden geht es auch darum, Eindrücke hinsichtlich ihrer Mitarbeitererfahrung zu gewinnen.

2. Kontakte fördern: Hatten Kolleg:innen aus verschiedenen Abteilungen ihren ersten Arbeitstag gemeinsam angetreten, lässt sich der abteilungsübergreifende Austausch mit einem organisierten Mittagessen fördern. Ein solches Treffen nach einigen Wochen erleichtert die Aufrechterhaltung von Kontakten und fördert das Betriebsklima.

Etwa 200 neue Mitarbeitende durchlaufen im Jahr ein Onboarding bei Mailchimp. Ein paar Highlights:

• Employee Integrations Associates stellen sicher, dass Neueinsteiger:innen sich willkommen fühlen und alle nötigen Ressourcen erhalten. Feedback-Gespräch am Ende der ersten Onboarding-Woche.

• Es gibt eine Reise durch alle wichtigen Büros/Locations, einen Chat mit zweien der Gründer:Innen und kostenlose Mittagessen.

• Mitarbeiter:innen leisten den neuen Kolleg:innen in der ersten Woche beim Lunch Gesellschaft.

• Die Neuankömmlinge erhalten Willkommensgeschenke, die ihren  Lieblingssnacks, -farben und Hobbys entsprechen (nachdem sie einen Fragebogen ausgefüllt haben).

Das Unternehmen Verisys stellte im Zuge der Corona-Pandemie auf mobile Arbeit um, was für zahlreiche Mitarbeitende mit geringen IT-Kenntnissen eine zusätzliche Herausforderung bedeutete. Das daraufhin etablierte System kommt nun auch Neueinsteiger:innen zugute:

• Neue Mitarbeitende erhalten ein Starterpaket nach Hause geschickt. Neben der für die Arbeit erforderlichen technischen Ausstattung sind auch Geschenk- und Dekoartikel enthalten.

• Durch detaillierte und leicht zu befolgende Video-Anleitungen werden Beschäftigte dazu befähigt, ihr heimisches Büro inkl. Computer einzurichten.

• Um den Onboarding-Prozess zu verbessern, fragt Verisys aktiv nach Feedback.

Das Unternehmen Buffer baute jahrelang auf ein 45-tägiges Bootcamp für neue Teammitglieder, das für diese jedoch ein Übermaß an Stress bedeutete. Der neue Prozess beinhaltet:

• 5 zeitgesteuert versendete E-Mails, die schrittweise die wichtigsten Infos enthalten.

• Ein zentrales Onboarding-Dokument, das wichtige Links und Ressourcen sowie tagesbasierte Checklisten enthält.

• Ein Team aus gleich 3 Onboarding-Buddys, die jeweils eigene Rollenbeschreibungen für ihre Mentorenfunktion erhalten: die direkte Führungskraft, einen Kultur-Buddy sowie einen „Kumpel“-Buddy.

Jetzt kostenlose Onboarding-Checkliste herunterladen.

Mit Personio starten neue Mitarbeiter schneller durch

Mit Personio sind neue Teammitglieder ab dem 2. Tag startklar, denn jeder Mitarbeiter weiß genau, welche Aufgaben vor dem Onboarding zu erledigen sind.

Mitarbeitende effizient onboarden

• Erstellen Sie ein Onboarding-Konzept inkl. Checklisten, das die unterschiedlichen Aufgaben der drei Onboarding-Phasen umfasst. Eine spezifische Checkliste sollte es sowohl für neue Mitarbeitende als auch für Führungskräfte, HR-Manager:innen und ggf. weitere Beteiligte geben. Welche internen Fachbereiche und Personen sind zu welchem Zeitpunkt für die anstehenden Aufgaben verantwortlich?

• Kalkulieren Sie Vorlaufzeiten: Dies gilt beispielsweise für die Bereitstellung von Zutrittskarte, Mitarbeiterausweis, Bürobedarf, PC und Software. Ebenfalls zu bedenken: die Datenbereitstellung in der Lohnbuchhaltung und das Anlegen einer Personalakte.

• Planen Sie gemeinsame Events wie Mittagessen, Rundgänge und Kennenlerntermine für mehrere neue Mitarbeitende zugleich.

• Erbitten Sie benötigte rechtliche Dokumente und Personaldaten von Neuzugängen rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag.

• Optimieren Sie kontinuierlich Ihren Onboarding-Prozess, indem Sie Feedback von frisch eingearbeiteten Beschäftigten einholen. 

• Nutzen Sie eine HR-Software, in der einzelne Arbeitsschritte des Onboardings automatisiert ablaufen – von den administrativen Aufgaben bis zum Einarbeitungsplan. So behält HR den Überblick und das Onboarding läuft effizienter ab.

Von einem gut ausgearbeiteten Onboarding-Konzept profitieren neue Mitarbeitende wie Arbeitgeber gleichermaßen – unter anderem hinsichtlich einer soliden Mitarbeiterbindung und gestärkten Unternehmenskultur. Auch erreichen neue Teammitglieder besonders schnell ein produktives Stadium und schaffen damit einen Wert für das Unternehmen, wenn ihr Start adäquat vorbereitet und begleitet wird. 

Den koordinativen Aufwand erleichtert man durch ein strukturiertes Vorgehen, etwa mithilfe eines Onboarding-Konzepts und Checklisten. Noch mehr Zeitersparnis erhalten Unternehmen durch Nutzung einer Personalsoftware, die das Onboarding mit dem Bewerbermanagement und der digitalen Personalakte verknüpft: Die Software von Personio verschlankt zudem den Arbeitsaufwand des Onboarding-Prozesses durch die Automatisierung von Aufgaben, Erinnerungen und Begrüßungsmails. Nehmen Sie mit unserem Team Kontakt auf, um noch mehr hilfreiche Funktionen kennenzulernen.

Der Onboarding-Prozess umfasst die systematische Einarbeitung und Integration von neuen Mitarbeitenden sowie die zugehörigen vorbereitenden Maßnahmen. In diesem Zuge werden Arbeitsmittel bereitgestellt, Schulungen terminiert und Treffen zum Kennenlernen des Teams organisiert.

Die Einarbeitung in Unternehmensprozesse und -strukturen, Gerätschaften und Software ist ein essenzieller Teil des Onboardings. Diese dient dazu, neue Kolleg:innen sowohl fachlich als auch sozial in die Organisation zu integrieren.

Das Onboarding hilft neuen Mitarbeitenden dabei, Anschluss an die Unternehmenskultur, relevante Vorgänge und die anderen Kolleg:innen zu finden. Auf diese Weise trägt man von Anfang an zur Mitarbeiterbindung bei und bewirkt, dass Neulinge schnellstmöglich produktive Arbeit leisten.

Die intensive Phase des Onboarding-Prozesses umfasst meist die erste Arbeitswoche, insbesondere den ersten Arbeitstag. Bis sämtliche relevanten Schulungen und Einarbeitungen abgeschlossen sind, vergehen jedoch oft einige Monate.